游偉

摘要：會(huì)議是現(xiàn)代社會(huì)中企業(yè)和政府部門進(jìn)行思想交流和問(wèn)題決策的重要場(chǎng)合，對(duì)企業(yè)和政府的發(fā)展有著重要的意義。但在會(huì)議進(jìn)行的過(guò)程中，還存在不少問(wèn)題導(dǎo)致會(huì)議效果受到影響。因此要對(duì)智能會(huì)議系統(tǒng)在會(huì)議開(kāi)展過(guò)程中的可操作性與實(shí)用性進(jìn)行合理分析，充分發(fā)揮它在會(huì)議管理中的作用。本文將從系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)、原則、功能、以及應(yīng)用效果等方面進(jìn)行綜合性論述。

關(guān)鍵詞：智能會(huì)議系統(tǒng)；會(huì)議管理；應(yīng)用

近年來(lái)，我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平不斷提高，現(xiàn)代化信息技術(shù)也取得了快速進(jìn)展，各行業(yè)開(kāi)始重視智能會(huì)議系統(tǒng)在會(huì)議管理中的作用。一般來(lái)說(shuō)，智能化的會(huì)議室需要多種配套設(shè)施，借助現(xiàn)代化技術(shù)把這些不同作用的系統(tǒng)進(jìn)行結(jié)合，達(dá)到信息整合、資源共享的目的。尤其是當(dāng)前階段，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的迅速發(fā)展，多媒體設(shè)備的普及和無(wú)線網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)步等，為會(huì)議管理的系統(tǒng)化奠定了基礎(chǔ)。

一、系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)

無(wú)論是任何形式或規(guī)模的會(huì)議，一般都可以用智能會(huì)議系統(tǒng)進(jìn)行管理，在一定程度上有利于低碳環(huán)保型會(huì)議環(huán)境的建設(shè)，保證了資源的流通和參會(huì)人員之間的互動(dòng)，網(wǎng)絡(luò)投影、控制設(shè)備、移動(dòng)智能客戶端以及其他相關(guān)設(shè)備的有機(jī)結(jié)合，對(duì)提高會(huì)議系統(tǒng)的靈活性、智能化水平和效率起到了重要的作用。

二、系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)

（一）系統(tǒng)設(shè)計(jì)原則

為了順應(yīng)現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的發(fā)展趨勢(shì)，并在此基礎(chǔ)上保證會(huì)議的順利進(jìn)行，促進(jìn)企業(yè)和政府部門相關(guān)工作的開(kāi)展，智能會(huì)議系統(tǒng)的設(shè)計(jì)必須具備高度的可靠性、靈活的擴(kuò)展性和伸縮性以及不易被破壞等優(yōu)點(diǎn)。因此，系統(tǒng)設(shè)計(jì)要遵循以下原則：設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、安全高效、使用簡(jiǎn)單、易于管理等。

（二）系統(tǒng)設(shè)計(jì)思路

智能會(huì)議系統(tǒng)的構(gòu)成主要包括客戶端、服務(wù)器、無(wú)線投影設(shè)備和無(wú)線AP這四個(gè)部分。其中的服務(wù)器是對(duì)整個(gè)系統(tǒng)進(jìn)行后臺(tái)管理的核心設(shè)備，它的主要作用體現(xiàn)在對(duì)相關(guān)設(shè)備、用戶、會(huì)議內(nèi)容和進(jìn)程的管理上，從不同角度進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)，確保智能系統(tǒng)的安全性。智能會(huì)議室的客戶終端可以用來(lái)幫助用戶進(jìn)行會(huì)議信息的記錄與修改，并進(jìn)行及時(shí)有效的管理，另外用戶還能通過(guò)它與會(huì)議室內(nèi)的其他人分享資源，交流互動(dòng)。無(wú)線AP系統(tǒng)的配備，使得每一個(gè)會(huì)議室都形成局域網(wǎng)絡(luò)，各個(gè)會(huì)議室內(nèi)的網(wǎng)絡(luò)既彼此獨(dú)立又相互聯(lián)系地構(gòu)成完整的系統(tǒng)。為了進(jìn)一步確保會(huì)議內(nèi)容的安全性，必須對(duì)用戶進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)連接的權(quán)限適當(dāng)?shù)南拗疲罁?jù)分工的不同賦予他們各自訪問(wèn)網(wǎng)絡(luò)的權(quán)利，允許他們?cè)谔囟〞r(shí)間內(nèi)進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)。在會(huì)議中使用無(wú)線投影設(shè)備，主要是為了實(shí)時(shí)關(guān)注參會(huì)人員的工作狀態(tài)，了解用戶使用智能終端的情況，然后分別進(jìn)行權(quán)限和安全層面上的判斷，對(duì)投影權(quán)限進(jìn)行合理分配。

三、系統(tǒng)功能介紹

智能會(huì)議系統(tǒng)主要可以用來(lái)進(jìn)行原筆跡簽到、信息共享、共享白板、會(huì)議紀(jì)要、投票表決、會(huì)議溝通等。

原筆跡簽字：PAD設(shè)備充分考慮不同年齡段用戶的需求，既可以觸屏操作，又能選擇手寫的方式。在PAD上進(jìn)行簽字的感覺(jué)與在紙上進(jìn)行操作并不存在差別，字跡顯示清晰，色彩充分還原，使用戶可以得到極致的視覺(jué)享受。

信息共享：互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可以幫助用戶隨時(shí)隨地進(jìn)行內(nèi)容分享，為其他用戶瀏覽和了解信息提供方便。不僅如此，還能夠依據(jù)自己的需要對(duì)信息進(jìn)行相應(yīng)的編輯與修改，方便自己發(fā)表意見(jiàn)并參與討論。

共享白板：大致相當(dāng)于課堂上的小黑板，參加會(huì)議的人員可以在上面與其他人進(jìn)行實(shí)時(shí)的互動(dòng)與交流，對(duì)會(huì)議的內(nèi)容作深入地討論、增添相關(guān)內(nèi)容，多采用圖表交流的方式，幫助用戶更直觀地理解會(huì)議內(nèi)容，在一定程度上彌補(bǔ)了單純用文字進(jìn)行交流的缺陷，也拉近了參會(huì)人員之間的距離。

會(huì)議紀(jì)要：可以通過(guò)制定相應(yīng)的模板，提高會(huì)議紀(jì)要形成的速度，提高工作效率；手動(dòng)添加批注，對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行截圖，并在旁邊給出相應(yīng)的解釋說(shuō)明。

投票表決：在 PAD 設(shè)備上進(jìn)行投票表決，并對(duì)最終得票數(shù)進(jìn)行具體的統(tǒng)計(jì)，保證了投票的公平性，有利于參與人員對(duì)相關(guān)信息的了解，也避免了時(shí)間的浪費(fèi)。

會(huì)議溝通：參加會(huì)議的人員可以在過(guò)程中互相分享信息資源，及時(shí)接收會(huì)議通知，便于彼此之間的交流互動(dòng)資料分發(fā)。

四、系統(tǒng)應(yīng)用現(xiàn)狀

智能會(huì)議系統(tǒng)還沒(méi)有得到應(yīng)用之前，企業(yè)或是政府部門無(wú)論事情的大小，總喜歡時(shí)不時(shí)的開(kāi)個(gè)會(huì)來(lái)決定，有時(shí)候一個(gè)簡(jiǎn)單的問(wèn)題甚至要開(kāi)好幾次會(huì)，但不一定能把問(wèn)題解決好。在長(zhǎng)達(dá)幾個(gè)小時(shí)的會(huì)議中，重視的不是對(duì)事情的處理，而在于強(qiáng)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)的位次、發(fā)言的先后等一些無(wú)關(guān)緊要的問(wèn)題。在2012年12月4日召開(kāi)的中共中央政治局會(huì)議中，對(duì)會(huì)議的組織管理提出了一定要求，各部門要加強(qiáng)對(duì)會(huì)議作風(fēng)的改進(jìn)，減少不必要會(huì)議的召開(kāi)，那些進(jìn)行工作部署或是空提要求的會(huì)議要堅(jiān)決避免。切實(shí)保障會(huì)議的效率，領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言要言簡(jiǎn)意賅，正中要害。智能會(huì)議系統(tǒng)的應(yīng)用，有利于減少會(huì)前的籌備時(shí)間，在一定程度上促進(jìn)資源的節(jié)約，確保會(huì)議參與人員可以獲得充分的體驗(yàn)。

近年來(lái)，智能手機(jī)的普及率越來(lái)越高，不僅廣泛應(yīng)用于人們的日常生活，各種會(huì)議中也可以隨時(shí)見(jiàn)到它們的身影。尤其是微信軟件的的普及，更是為會(huì)議的召開(kāi)提供了方便，相關(guān)負(fù)責(zé)人可以在微信上建立一個(gè)會(huì)議群，把參加會(huì)議的人員拉進(jìn)去，及時(shí)地向他們發(fā)送會(huì)議通知，保證會(huì)議的及時(shí)開(kāi)展和順利進(jìn)行。到場(chǎng)的人員就可以實(shí)時(shí)跟進(jìn)會(huì)議動(dòng)態(tài)，了解開(kāi)會(huì)的目的。這既在一定程度上提高了會(huì)議工作的效率，又利于對(duì)參會(huì)人員的管理。

五、小結(jié)

總之，智能會(huì)議系統(tǒng)在對(duì)現(xiàn)代化會(huì)議進(jìn)行管理方面的作用越來(lái)越突出，有利于提高企業(yè)和政府會(huì)議的效率和智能化管理水平，完善會(huì)議管理制度，逐漸成為越來(lái)越多行業(yè)開(kāi)展會(huì)議的首選，推動(dòng)社會(huì)的不斷發(fā)展。

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