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        高職院校招生檔案的保密與應(yīng)用

        2017-09-18 23:09:58劉康
        文教資料 2017年15期
        關(guān)鍵詞:高職院校

        劉康

        摘 要: 高職院校招生檔案是高職院校招生程序的真實記錄,也是證明學(xué)生錄取結(jié)果及以后查證調(diào)檔的憑據(jù)和證明。盡管高職院校招生檔案的管理和應(yīng)用已經(jīng)普及多年,但是部分院校仍然存在“重視保密,輕視應(yīng)用”或是“重視應(yīng)用,輕視保密”的現(xiàn)象。本文基于此從檔案的保密與應(yīng)用兩個方面探討了高職院校招生檔案,希望能為其他高職院校在處理招生檔案時提供一些借鑒。

        關(guān)鍵詞: 高職院校 招生檔案 保密與應(yīng)用

        高職院校招生檔案指的是在高職院校進(jìn)行對外招生工作中所產(chǎn)生的具有存檔價值的招生計劃、各種數(shù)值參數(shù)、紙質(zhì)宣傳材料、音像制品、各種文檔的電子版及其他文件匯編等各種招生相關(guān)材料。

        1.高職院校招生檔案的保密

        1.1招生檔案保管過程中的保密

        在招生檔案的保管過程中,檔案密級并不是一成不變的,因此檔案管理人需要根據(jù)招生檔案的具體內(nèi)容、招生開展情況及檔案的應(yīng)用程度對檔案密級程度進(jìn)行適時的調(diào)整。根據(jù)我國《保密法》的規(guī)定,嚴(yán)格貫徹涉密內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)和保密規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行,根據(jù)招生過程的實際需要不斷調(diào)整招生檔案的開放利用程度,對此應(yīng)從以下兩個方面保障:

        1.1.1加強(qiáng)招生檔案存放硬件設(shè)施的完善和設(shè)施維護(hù)。高職院校應(yīng)該根據(jù)為招生部門設(shè)立專門的庫房,專門保管相關(guān)的招生檔案。與此同時,出于對招生檔案的有效保護(hù)和保密,針對絕密、秘密檔案,必須同非絕密型檔案加以區(qū)別,并分別進(jìn)行保存,還應(yīng)為其設(shè)置專門的絕密檔案存儲柜,增設(shè)防盜裝置與防盜鎖,切忌將招生檔案庫房安設(shè)在樓層底層,還應(yīng)注意設(shè)置相應(yīng)的防盜門、防盜窗等加固措施。招生檔案保管庫房必須同檔案部門辦公室分開,凡是涉及招生涉密工作的檔案保管庫房,必須委派專人加以管理,同時,制定完善的管理制度,對于無關(guān)或無權(quán)限員工,應(yīng)嚴(yán)禁其進(jìn)入庫房中,通過硬件設(shè)施完善與維護(hù),切實保障招生檔案的嚴(yán)格保密。

        1.1.2轉(zhuǎn)變思路,完善制度,為招生檔案保密、保護(hù)工作的開展提供保障。一方面,檔案部門全體員工應(yīng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理觀念,充分意識到招生檔案保密工作的重要性,認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案保密法律法規(guī)及規(guī)章制度,使招生檔案的保密與管理工作盡快邁入正軌。另一方面,盡快完善、細(xì)化高職院校招生檔案管理的各項規(guī)章制度,促進(jìn)檔案保密工作的規(guī)范化發(fā)展。應(yīng)結(jié)合高職院校招生實際狀況,對不同保密等級的招生檔案進(jìn)行劃分,并分別設(shè)置不同的管理規(guī)范制度,并嚴(yán)格加以執(zhí)行,使檔案保密、管理工作能夠做到有據(jù)可依、有章可循。

        1.2招生檔案應(yīng)用過程中的保密

        在一些高職院校招生檔案的應(yīng)用過程中,傳統(tǒng)“重藏輕用”的思想十分嚴(yán)重,這同招生檔案應(yīng)用過程中保密工作的不到位脫不了關(guān)系,招生檔案管理人員擔(dān)心過于開放和應(yīng)用招生檔案,會導(dǎo)致很多檔案資源信息的泄漏,因而過于小心謹(jǐn)慎,不注重充分發(fā)揮招生檔案資源應(yīng)有的作用和價值。為了轉(zhuǎn)變這一現(xiàn)狀,關(guān)鍵在于加強(qiáng)招生檔案應(yīng)用過程中的保密工作。具體而言,應(yīng)從如下幾個方面著手:

        1.2.1構(gòu)建完善的監(jiān)管機(jī)制。

        加強(qiáng)招生檔案,特別是保密等級較高的招生檔案資源的監(jiān)督與管理,結(jié)合不同用戶的使用目的,采取有針對性的監(jiān)督與保護(hù)措施。當(dāng)然,還應(yīng)做好相關(guān)規(guī)章制度及法律法規(guī)的宣傳工作,使檔案使用者認(rèn)識到檔案保密工作的重要性,并做到不損壞、不泄露、不傳播。此外,有關(guān)管理人員應(yīng)對檔案的使用情況及動態(tài)進(jìn)行嚴(yán)密觀察、監(jiān)督,及時掌握招生檔案資源的應(yīng)用效果。同時,還應(yīng)完善登記制度,對于存在惡心損壞、泄漏、傳播檔案信息的行為及時加以處理,將損失降至最低。

        1.2.2制訂合理的檔案管理方案。

        針對招生檔案保密等級的差異性,做好不同等級檔案的應(yīng)用保密工作,避免可能存在的檔案信息擴(kuò)散、泄漏、傳播等問題。同時,制訂完善、合理的檔案管理方案,采取分層次管理等方式,針對涉密原件盡量不要出借,僅提供查檔服務(wù);針對保密級別的檔案,應(yīng)分別采取盒裝存儲,避免可能引發(fā)的檔案資料混亂等情況。此外,還應(yīng)結(jié)合原件的保密等級,對涉密檔案目錄、檔案卡進(jìn)行編制,構(gòu)建相應(yīng)的統(tǒng)計臺賬、存儲處索引牌等,實現(xiàn)涉密檔案的規(guī)范化、專業(yè)化管理。

        1.2.3做好檔案開放前的審查工作。審查工作是開放招生檔案前的重要環(huán)節(jié),其主要任務(wù)是科學(xué)而準(zhǔn)確地判定招生檔案的控制使用范圍。

        指派業(yè)務(wù)骨干根據(jù)標(biāo)準(zhǔn),對開放期限內(nèi)的招生檔案逐件進(jìn)行重點審查,判定開放與控制使用范圍,再由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)審查情況,權(quán)衡利弊,進(jìn)行綜合分析、審查,最終決定與批準(zhǔn),適時、適量地開放招生涉密檔案。

        2.高職院校招生檔案的應(yīng)用

        高職院校招生檔案的應(yīng)用主要負(fù)責(zé)服務(wù)高職院校的招生工作,招生檔案不僅能夠為招生工作人員提供全面的考生信息,而且能夠極大地提高招生投檔、錄取、志愿更新等招生工作效率。

        2.1在招生投檔、錄取工作中的應(yīng)用

        在考生第一志愿錄取工作中必須應(yīng)用招生檔案資源,在招生工作開始后,高職院校需要開啟錄取系統(tǒng),并登錄到招生頁面,授權(quán)合法方可進(jìn)行志愿投檔。在此過程中,高職院校招生人員需要對考生的投檔單進(jìn)行下載,這樣超過分?jǐn)?shù)線的考生均會呈現(xiàn)在投檔單上,便于有關(guān)人員審核,還可將預(yù)錄取意見直接進(jìn)行標(biāo)注,還可結(jié)合招生計劃,對考生招生檔案進(jìn)行調(diào)用,避免出現(xiàn)錄取缺口數(shù),最大限度地落實高職院校的招生計劃。在預(yù)錄取條件對比時也需要應(yīng)用招生檔案,招生人員通過檔案明確考生的代號、報考專業(yè)名稱、類型、學(xué)制、最高或最低分等情況,實現(xiàn)多條件綜合對比,有效確保錄取工作的質(zhì)量。在預(yù)錄取審核過程中,利用招生檔案顯示信息進(jìn)行第一志愿預(yù)錄取,并進(jìn)行錄取意見上傳,經(jīng)審核完成錄取工作。

        2.2在考生志愿更新中的應(yīng)用

        對于需要招收第二、三志愿的考生而言,需要等待其投檔信息更新完畢后,利用考生招生檔案進(jìn)行投檔。此時招生人員需要對其投檔單進(jìn)行二次下載和審閱,并開展志愿預(yù)錄取工作,待省招辦上傳相應(yīng)的審檔意見之后,給出相應(yīng)的錄取信息。經(jīng)多輪投檔、審閱、預(yù)錄取、核準(zhǔn),直到錄取結(jié)束,進(jìn)行錄取名單整理、打印。待所有招生工作完畢后,將所錄取名單加以封檔,并做好永久性保存工作,以便為新生入學(xué)、學(xué)籍及教學(xué)管理、畢業(yè)生辦證、就業(yè)分配及派遣等工作提供依據(jù)。

        2.3在招生內(nèi)容更改中的應(yīng)用

        有些考生面臨專業(yè)調(diào)劑等問題,此時需要應(yīng)用招生檔案資源,由招生人員負(fù)責(zé)對考生檔案進(jìn)行審閱,對于滿足錄取條件的學(xué)生進(jìn)行預(yù)錄取,再對其錄取專業(yè)情況進(jìn)行調(diào)整,此時涉及檔案內(nèi)容的更改等問題,如專業(yè)代號、名稱、計劃招生人數(shù)、已錄數(shù)人數(shù)、最高及最低分、平均分等內(nèi)容。招生時需要將所報考考生人數(shù)不足的專業(yè)向大專業(yè)方向調(diào)劑,需要對檔案進(jìn)行調(diào)整。若需要對招生計劃內(nèi)容進(jìn)行修改,則要結(jié)合招生檔案情況進(jìn)行招生計劃修改、提交、審核。若存在兩個及以上考生分?jǐn)?shù)相同,則需要查詢招生檔案信息,增設(shè)對比條件,如總分、各學(xué)科成績、學(xué)校情況、特征分等,增強(qiáng)錄取條件的可比性,擇優(yōu)錄取。

        2.4在招生錄取統(tǒng)計、分班、教學(xué)安排中的應(yīng)用

        在招生工作結(jié)束后需要對新生人數(shù)進(jìn)行統(tǒng)計、分班、組織和安排教學(xué)工作,這需要應(yīng)用招生檔案信息,結(jié)合檔案信息可以迅速統(tǒng)計不同專業(yè)的人數(shù),這樣院方可以迅速對該專業(yè)所需開展班級數(shù)目進(jìn)行確定,并組織教學(xué)、管理各部門,完成準(zhǔn)備工作,確保學(xué)生教學(xué)工作順利開展。此外,結(jié)合招生檔案中招生結(jié)果的統(tǒng)計和分析,有助于為高職院校下一輪招生專業(yè)情況提供依據(jù),結(jié)合市場需求,及時對專業(yè)、招生計劃等進(jìn)行調(diào)整,準(zhǔn)確把握好未來院校的辦學(xué)方向。

        3.結(jié)語

        高職院校招生檔案的保密和應(yīng)用工作十分煩瑣,不僅屬于一項系統(tǒng)性工程,而且是一個具有較強(qiáng)學(xué)科性、專業(yè)性、政治性、保密性的工作。為了切實搞好高職院校招生檔案的保密、管理與應(yīng)用工作,必須完善招生檔案的保密管理制度,提高管理人員與檔案使用人員的綜合素質(zhì),不斷創(chuàng)新檔案保密與管理方式,促進(jìn)高職院校招生檔案保密與管理工作的規(guī)范化、專業(yè)化發(fā)展。

        參考文獻(xiàn):

        [1]鄭善學(xué).高等學(xué)校電子文件歸檔管理面臨的問題及其對策研究[J].檔案學(xué)通訊,2011,29(06):258-260.

        [2]范巧麗.淺議高校電子檔案的管理與保護(hù)[J].浙江檔案,2012,19(07):140-141.

        [3]張寧.我國電子文件管理現(xiàn)狀調(diào)查與思考[J].檔案學(xué)通訊,2010,11(16):415-420.endprint

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