鄭維

摘要：高校檔案收集工作是高校檔案工作的基礎(chǔ)，如何進(jìn)行有效收集是每一個(gè)檔案收集人員必須思考的問(wèn)題，本文分析了高校檔案收集工作的目的，收集工作今后的發(fā)展趨勢(shì)，并在此基礎(chǔ)上提出高校檔案收集工作的重點(diǎn)和使這些目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)的有效途徑。

關(guān)鍵詞：高校；高校檔案；收集管理；趨勢(shì)研究

高校檔案收集工作是文件材料轉(zhuǎn)化為檔案的重要環(huán)節(jié)，是高校檔案工作的基礎(chǔ)。高校檔案收集工作如何實(shí)現(xiàn)“對(duì)歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，替未來(lái)著想”的要求，在工作中把握好為“過(guò)去、現(xiàn)在和未來(lái)”服務(wù)的尺度，真實(shí)地反映高校在招生、教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)活動(dòng)的發(fā)展軌跡，再現(xiàn)學(xué)校發(fā)展的歷史和記憶，弘揚(yáng)、展現(xiàn)校園文化精神和文脈，最大限度地滿(mǎn)足利用者的利用需求，是高校檔案收集工作必須思考的問(wèn)題。筆者覺(jué)得要厘清這一問(wèn)題，必須重新審視高校檔案收集工作的目的、研究它的發(fā)展趨勢(shì)，調(diào)整高校檔案收集工作的重點(diǎn)并通過(guò)多元化、有效的路徑使這些目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)，

1高校檔案收集工作的目的

1.1再現(xiàn)學(xué)校發(fā)展歷史

檔案具有憑證價(jià)值，文件成為檔案一般都結(jié)束現(xiàn)行使用價(jià)值，它留存的主要目的就在于存史，以備后世查考利用。檔案和圖書(shū)、情報(bào)等信息資源相比具有原始性、真實(shí)性等檔案所獨(dú)有的特性，肩負(fù)著為當(dāng)今和未來(lái)社會(huì)全面保留“社會(huì)記憶”這一獨(dú)特而重大的使命。高校檔案收集工作就是要為后人留下高校發(fā)展的歷史記錄，通過(guò)留存的檔案使后人了解學(xué)校發(fā)展的軌跡和實(shí)踐過(guò)程，為后人留存學(xué)校的記憶。

1.2傳承、弘揚(yáng)校園文化

大學(xué)是一個(gè)具有悠久歷史傳統(tǒng)和深厚文化底蘊(yùn)的獨(dú)特組織，我國(guó)高校發(fā)展的歷程就是一部濃縮的中國(guó)近、現(xiàn)代史，很多高校都有自己光榮的歷史。校園文化反映了一所學(xué)校獨(dú)有的思想觀念、價(jià)值取向、行為準(zhǔn)則和思維方式，體現(xiàn)了一所學(xué)校濃厚的人文情懷和氛圍。同時(shí)，高校擁有大量的知名人士，作為校園文化的一部分，他們成長(zhǎng)的過(guò)程就是把自己個(gè)人的理想、奮斗和祖國(guó)的發(fā)展緊密結(jié)合在一起，具有現(xiàn)實(shí)的教育意義。大學(xué)校園文化內(nèi)容博大精深，高校檔案收集工作就是要使高校深厚的文化底蘊(yùn)代代相傳，成為維系大學(xué)運(yùn)轉(zhuǎn)的內(nèi)在力量，推動(dòng)學(xué)校在繼承中發(fā)展。

1.3最大限度滿(mǎn)足利用者的需求

高校檔案收集工作的目的就是為了最大限度的提供利用。高校檔案利用的對(duì)象為學(xué)校管理者、教職工、學(xué)生、研究者和普通市民，教職工和學(xué)生是學(xué)校檔案利用的主體，他們利用的重點(diǎn)也應(yīng)成為高校檔案收集的重點(diǎn)。高校檔案收集工作應(yīng)以人為本，關(guān)注民生，加強(qiáng)與教職工和學(xué)生密切相關(guān)的檔案的收集工作，這也反映了高校收集工作的價(jià)值觀。

2高校檔案收集工作的趨勢(shì)

2.1檔案收集工作始終突出本校特色，弘揚(yáng)、傳承學(xué)校文化

隨著高校對(duì)自身文化建設(shè)和校史研究的深入，高校檔案收集工作必須反映本校的歷史和弘揚(yáng)、傳承本校的校園文化精神，否則檔案收集工作也就失去了最基本的意義和作用。收集工作要始終堅(jiān)持反映本校特色和亮點(diǎn)，使后人通過(guò)這些檔案史料能知道前人做了些什么，學(xué)校代代傳承的文化底蘊(yùn)和文脈是什么。

2.2 檔案收集工作將向精細(xì)化發(fā)展，將更多考慮編研工作的需求

檔案編研工作是檔案提供利用的重要手段之一，也是檔案館進(jìn)行自我宣傳的最佳途徑，檔案編研工作在檔案館今后的發(fā)展過(guò)程中將發(fā)揮越來(lái)越大的作用，檔案館要獲得更多的話語(yǔ)權(quán)也必須要有自己的研究型人才產(chǎn)生，因此在進(jìn)行檔案收集時(shí)，心中要想到用，有編研這根弦。高校檔案工作由于信息的相對(duì)滯后性，在對(duì)學(xué)校重大事件、重要活動(dòng)的把握上可能不像學(xué)校職能部門(mén)這么清晰，因此檔案編研工作可以另辟蹊徑，以小見(jiàn)大，通過(guò)寫(xiě)小事件反映學(xué)校的發(fā)展，寫(xiě)大事件中的一個(gè)小插曲、小趣事反襯大事件，因此在檔案進(jìn)行具體的收集過(guò)程中，需要獨(dú)具慧眼，在大事件、大活動(dòng)的收集過(guò)程中要注重一些小細(xì)節(jié)的收集，這些小細(xì)節(jié)可能成為我們今后編研的選題。對(duì)小細(xì)節(jié)的收集需要檔案收集人員動(dòng)腦筋，與部門(mén)溝通，了解活動(dòng)和事件發(fā)展的基本脈絡(luò)，這樣才能發(fā)現(xiàn)有趣的細(xì)節(jié)。因此，檔案資源建設(shè)將向精細(xì)化方向發(fā)展，不僅要有還要做到全，不管事件的大、小，只要把這一事件方方面面的檔案都收集完整，就能在檔案編研時(shí)提供有用的選題。

2.3 檔案收集工作將打破地域、空間限制，檔案將不再唯原件是從

隨著高校的發(fā)展，高校希望重塑校園文化精神，傳承校園文化內(nèi)涵，了解“我從哪里來(lái)”，對(duì)學(xué)校自身發(fā)展的歷史研究越來(lái)越重視，各個(gè)高校都掀起校史研究的熱潮，但是很多高校的發(fā)展歷盡滄桑，最初建校的歷史檔案資料可能不在中國(guó)在國(guó)外；有的學(xué)校經(jīng)過(guò)遷徙，學(xué)校相關(guān)的檔案資料可能不在本校在中國(guó)別的省市，因此，檔案收集工作面向的對(duì)象將打破了地域的限制，到國(guó)外、到國(guó)內(nèi)的綜合檔案館、到相關(guān)方面收集本校的檔案資料。同時(shí)檔案收集工作也將不受空間限制，可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)收集大量的有價(jià)值的資料，因此，大家更多地關(guān)注收集的齊全、完整，而不再要求檔案必須是原件。

2.4 檔案收集工作將以專(zhuān)題進(jìn)行，收集方式靈活，真正實(shí)現(xiàn)歸檔的齊全和完整

專(zhuān)題收集將成為高校檔案收集工作的常態(tài)，只要是關(guān)于某一主題的內(nèi)容，收集的范圍將從校內(nèi)到社會(huì)、從紙質(zhì)到電子、實(shí)物、從有形實(shí)體到網(wǎng)絡(luò)、從兼職檔案員到社會(huì)相關(guān)人士和相關(guān)活動(dòng)，收集的方式也日益靈活，可以是捐贈(zèng)、寄存、代為保管、也可以是提供復(fù)制件保存。同時(shí)高校之間的資源也將越來(lái)越多地實(shí)現(xiàn)共享，檔案收集工作將就一個(gè)專(zhuān)題，形成一個(gè)最大半徑的圓，對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行全方位收集。

2.5 檔案收集工作將始終貫穿民生理念

檔案收集工作最終是為檔案提供利用，高校檔案利用群主要是學(xué)校管理者、教職工、學(xué)生、研究者和普通市民，其中高校教職工和學(xué)生主要是為了自身需要利用檔案。同時(shí)，隨著時(shí)代的發(fā)展，高校檔案也必然會(huì)向社會(huì)開(kāi)放，顯示它文化事業(yè)機(jī)構(gòu)的本質(zhì)，因此高校檔案收集工作必須牢牢抓住民生，服務(wù)民生，以人為本，建立覆蓋本校的民生檔案資源，只有利用者需要了，檔案館才有生命力和活力，高校檔案館才能真正成為利用者需要來(lái)、愿意來(lái)的文化機(jī)構(gòu)。

2.6 檔案收集載體形式呈現(xiàn)多元化趨勢(shì)

檔案收集工作隨著時(shí)代的發(fā)展，載體形式將不斷變化，紙質(zhì)檔案作為一種靜態(tài)載體將依然存在，但是新型載體形式如照片、視頻、書(shū)畫(huà)、實(shí)物檔案、電子文件、動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)庫(kù)的收集將越來(lái)越受到重視。照片、視頻、書(shū)畫(huà)和實(shí)物檔案都具有極強(qiáng)的直觀性，同時(shí)，實(shí)物檔案還具有載體多樣性的特點(diǎn)，可能是木制的、可能是玻璃制品也可能是布質(zhì)結(jié)構(gòu)的，這些特點(diǎn)也為檔案多維度、全方面反映學(xué)校生活提供了可能。同時(shí)，為了今后舉辦展覽的需要，口述檔案也將是檔案館今后收集的一種重要方式，口述檔案使人聞聲如見(jiàn)人，比紙質(zhì)檔案生動(dòng)、形象，具有紙質(zhì)檔案不可取代的價(jià)值，口述檔案也是檔案收集工作面對(duì)重大事件、重要任務(wù)進(jìn)行搶救記錄的重要方式?？谑鰴n案訪談的同時(shí)也是進(jìn)行人物檔案收集的契機(jī)。今后高校檔案工作要取得應(yīng)有的地位必須對(duì)檔案載體形式擴(kuò)容，為檔案提供多途徑利用做好物質(zhì)準(zhǔn)備。

3、完善高校檔案收集工作的有效路徑

3.1檔案收集工作和收集人員必須觀念創(chuàng)新，收集工作建立一定的考評(píng)機(jī)制

任何一項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展都需要?jiǎng)?chuàng)新，檔案收集工作必須在創(chuàng)新中找準(zhǔn)發(fā)展定位，必須和學(xué)校整體發(fā)展的思路相銜接、相融合，只有投入到學(xué)校的大發(fā)展中才有機(jī)遇。收集工作人員必須自我加壓，建立一套完善的考評(píng)機(jī)制，對(duì)具體收集工作的質(zhì)和量進(jìn)行考核，通過(guò)入庫(kù)案卷的隨機(jī)抽檢不斷調(diào)動(dòng)收集人員工作的積極性和創(chuàng)造力，提高收集人員的工作能力、工作水平，因?yàn)槿瞬攀鞘聵I(yè)發(fā)展的第一推動(dòng)力。

3.2統(tǒng)籌兼顧、完善檔案工作制度

檔案收集工作是一項(xiàng)經(jīng)常性、長(zhǎng)期性、連續(xù)性的工作，同時(shí)由于高校各部門(mén)職能的交叉，同一活動(dòng)往往涉及多個(gè)部門(mén)，因此必須建立完善的制度保障，使工作制度化。首先是崗位保障，通過(guò)健全校園兼職檔案員管理網(wǎng)絡(luò)，使部門(mén)檔案管理工作落實(shí)到具體的崗位和人員。其次是計(jì)劃來(lái)保障，根據(jù)學(xué)校中心工作，擬訂檔案工作的年度計(jì)劃和中短期規(guī)劃，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，使檔案收集工作納入學(xué)校整體工作之中。再次是制度統(tǒng)籌。根據(jù)學(xué)校實(shí)際情況，建立健全相應(yīng)的規(guī)章制度，報(bào)批學(xué)校審核后成為全校性的行為規(guī)范，使今后“執(zhí)法”時(shí)有法可依。最后是管理職能保障。高校檔案部門(mén)具有行政管理職能，檔案部門(mén)應(yīng)理直氣壯地行使該職能，使檔案“隱性”管理轉(zhuǎn)變?yōu)椤帮@性”管理，確保檔案收集工作的開(kāi)展。

3.3建立動(dòng)態(tài)的檔案歸檔范圍

目前，高校檔案歸檔的依據(jù)仍然是國(guó)家教育委員會(huì)1994年施行的《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類(lèi)法與高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》所確定的歸檔范圍，但這一歸檔范圍已不符合目前高校的發(fā)展形勢(shì)。事實(shí)上，高校每年歸檔的內(nèi)容是會(huì)有所變化的，因此必須建立動(dòng)態(tài)的檔案歸檔范圍來(lái)保證學(xué)校特色檔案的歸檔。筆者認(rèn)為動(dòng)態(tài)的檔案歸檔范圍即我們俗稱(chēng)的預(yù)立卷類(lèi)目表，收集人員應(yīng)每年做好學(xué)校各歸檔單位的預(yù)立卷類(lèi)目表。該類(lèi)目表分為兩項(xiàng)，一項(xiàng)為各歸檔單位的基本工作情況，另一類(lèi)則為歸檔單位的特色活動(dòng)和亮點(diǎn)工程，這樣通過(guò)每年建立動(dòng)態(tài)的歸檔范圍，保證學(xué)校重大活動(dòng)、重大事件和重大項(xiàng)目的歸檔。同時(shí)，該動(dòng)態(tài)的歸檔范圍明確歸檔載體包括紙質(zhì)、電子和實(shí)物。

3.4采用靈活的收集方式開(kāi)展檔案收集工作

高校很多重大活動(dòng)都臨時(shí)組織一個(gè)機(jī)構(gòu)，活動(dòng)結(jié)束，臨時(shí)機(jī)構(gòu)也就撤消。因此，收集人員應(yīng)時(shí)刻關(guān)注校園網(wǎng)，了解學(xué)校動(dòng)態(tài)，為重大活動(dòng)、重要事件、重大項(xiàng)目的報(bào)道建檔，及時(shí)與有關(guān)部門(mén)聯(lián)系，從源頭上保證材料的齊全。同時(shí)，檔案一般采用次年歸檔的方法，由于時(shí)間跨度長(zhǎng)，容易造成檔案材料的遺失，因此，檔案資源建設(shè)必須采用靈活的收集方式。在收集時(shí)間上，做到常規(guī)收集和實(shí)時(shí)收集相結(jié)合，集中收集和專(zhuān)題收集相結(jié)合，不僅收集紙質(zhì)檔案也注重電子文件、口述檔案和實(shí)物檔案的收集。同時(shí)，由于高校檔案來(lái)源的廣泛性，有些檔案非常珍貴，收集方式可采用移交、捐贈(zèng)、寄存和代為保管的方式。

3.5以檔收檔，完善高校檔案收集工作

高校檔案收集工作可以利用檔案進(jìn)行完善，保證歸檔材料的齊全、完整。如各部門(mén)的工作計(jì)劃和工作總結(jié)對(duì)本部門(mén)當(dāng)年的中心工作有詳盡的描述。在收集過(guò)程中可參照本部門(mén)的工作計(jì)劃、工作總結(jié)，了解哪些重要檔案缺失，把遺漏的重要檔案收集起來(lái)。對(duì)高校官方網(wǎng)站、年鑒、校報(bào)的收集也能起到完善檔案收集的目的，網(wǎng)站首頁(yè)、年鑒和校報(bào)上選用的照片具有代表性，一般為重要會(huì)議、重要活動(dòng)和重大成果的照片，在照片檔案的收集過(guò)程中，應(yīng)對(duì)照收集，保證重要照片檔案的歸檔。同時(shí)，通過(guò)查閱年鑒內(nèi)容，對(duì)收集不全、遺漏的檔案補(bǔ)充收集，保證檔案收集的完整齊全。

3.6檔案收集人員工作職業(yè)化

檔案收集人員今后將實(shí)現(xiàn)工作職業(yè)化。檔案收集人員職業(yè)化是指檔案收集人員從事檔案收集工作應(yīng)當(dāng)具備一定的職業(yè)素養(yǎng)和修養(yǎng)。首先，檔案收集工作是一項(xiàng)與人交往的工作，檔案收集人員應(yīng)具有良好的溝通能力和親和能力；其次，檔案收集是為未來(lái)存史，因此，收集人員應(yīng)具有職業(yè)的敏銳，具有收集前瞻性；再次，檔案收集人員應(yīng)具備一定的業(yè)務(wù)素養(yǎng)，養(yǎng)成每天關(guān)注學(xué)校網(wǎng)站的新聞、關(guān)注歸檔部門(mén)的網(wǎng)站、查閱學(xué)校校報(bào)的習(xí)慣，加強(qiáng)對(duì)學(xué)校工作了解，加強(qiáng)對(duì)歸檔單位的了解，在收集時(shí)知道部門(mén)、學(xué)院會(huì)產(chǎn)生哪些文件，哪些文件具有歸檔價(jià)值；同事具有學(xué)習(xí)新事物、新技術(shù)的能力，特別是信息技術(shù)的能力，目前電子檔案雙套制的歸檔模式今后必然被“單套制”所取代；最后，由于檔案收集有業(yè)務(wù)指導(dǎo)的要求，檔案收集人員不僅要有實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，更應(yīng)具有檔案理論水平，這樣在檔案收集過(guò)程中才能言之有物、言之有理、使人信服。

參考文獻(xiàn)：

[1]謝怡.高校檔案在大學(xué)文化建設(shè)中的作用[J].蘭臺(tái)世界，2007（6）：24-25

[2]鐘立揚(yáng).新媒體技術(shù)背景下高校檔案工作的創(chuàng)新路徑[J].浙江檔案，2010（4）：35-36

[3]蔣娟.高校檔案收集存在的問(wèn)題及對(duì)策探討[J].重慶教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2011（24）：159-161

[4]康勝利.檔案收集工作中問(wèn)題意識(shí)芻議[J].檔案，2019年（9）：53-55

[5]龍宇光、葉竹楠.大數(shù)據(jù)視野下的高校檔案收集管理變革[J] 產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2016年（20）：279-280