鐘正敏

摘要：隨著高校辦學(xué)規(guī)?；l(fā)展和經(jīng)費(fèi)渠道多元化增長，高校財(cái)務(wù)報(bào)銷日趨復(fù)雜化，“報(bào)銷難”問題逐漸凸顯。筆者結(jié)合自身高校財(cái)務(wù)工作實(shí)際，對“報(bào)銷難”的原因進(jìn)行分析，并給出了提升財(cái)務(wù)報(bào)銷效率的相關(guān)建議。

關(guān)鍵詞：高校；財(cái)務(wù)報(bào)銷；原因；對策

中圖分類號(hào)：F234 文獻(xiàn)識(shí)別碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2017）007-0-02

近年來，隨著高等教育事業(yè)的飛速發(fā)展，高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，經(jīng)費(fèi)總量與日俱增，經(jīng)濟(jì)活動(dòng)也日益復(fù)雜，使得財(cái)務(wù)報(bào)銷業(yè)務(wù)量及報(bào)銷難度大大增加，以致于“報(bào)銷難”的問題逐漸凸顯。財(cái)務(wù)報(bào)銷是高校財(cái)務(wù)管理工作中的基礎(chǔ)，因此提高財(cái)務(wù)報(bào)銷效率，提升財(cái)務(wù)服務(wù)水平，已成為當(dāng)前高校財(cái)務(wù)管理工作改革的重點(diǎn)。

一、當(dāng)前高校財(cái)務(wù)報(bào)銷存在的主要問題及“報(bào)銷難”的原因分析

1.財(cái)務(wù)人員沒有與經(jīng)費(fèi)總量同比增長

隨著高校進(jìn)一步發(fā)展，高校經(jīng)費(fèi)來源日益廣泛，經(jīng)費(fèi)總量不斷擴(kuò)大，同時(shí)由于來源渠道日益多元化，導(dǎo)致高校財(cái)務(wù)關(guān)系也愈加復(fù)雜，加之近年來國家財(cái)經(jīng)政策總體收緊，所有這些都導(dǎo)致高校財(cái)務(wù)報(bào)銷的工作量成倍的增加。但是由于編制的關(guān)系，財(cái)務(wù)人員卻不可能同比增加。以筆者單位為例，如表1所示。2006、2016前后十年，經(jīng)費(fèi)總量翻倍，科研經(jīng)費(fèi)更是增長了近八倍，但財(cái)務(wù)報(bào)銷崗位才增加了一個(gè)。

2.報(bào)銷模式有待創(chuàng)新

目前，高校財(cái)務(wù)報(bào)銷模式主要有三種：傳統(tǒng)窗口報(bào)銷、信封投遞式報(bào)銷、網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷，各種模式都有其優(yōu)缺點(diǎn)，網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷模式成為一種趨勢。網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷是指報(bào)銷經(jīng)辦人通過“網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)”，填寫報(bào)銷單，預(yù)約報(bào)銷時(shí)間，并在約定的時(shí)間到報(bào)銷大廳的對應(yīng)窗口辦理報(bào)銷業(yè)務(wù)。其優(yōu)點(diǎn)是，能有效的控制預(yù)算、報(bào)銷經(jīng)辦人不用排隊(duì)等候、通過預(yù)約系統(tǒng)能實(shí)時(shí)跟蹤該業(yè)務(wù)的處理進(jìn)程；其缺點(diǎn)是，因?yàn)轭A(yù)約號(hào)有限可能會(huì)出現(xiàn)搶號(hào)的現(xiàn)象，同時(shí)當(dāng)報(bào)銷單手續(xù)不全或內(nèi)容不清時(shí)，財(cái)務(wù)人員沒法當(dāng)面同報(bào)銷經(jīng)辦人進(jìn)行溝通，需電話聯(lián)系經(jīng)辦人等待其來報(bào)銷大廳處理，碰到這樣的情況會(huì)耗時(shí)較長。筆者單位當(dāng)前以網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷為主，該模式雖然獲得多數(shù)老師好評，但也碰到了不少問題，其中最為突出的是財(cái)務(wù)人員日均處理的業(yè)務(wù)量明顯下降了，原因是出現(xiàn)問題沒法當(dāng)面溝通而是電話聯(lián)系押后處理，這無形中延長了每筆報(bào)銷的單位時(shí)間，降低了報(bào)銷效率。

3.報(bào)銷經(jīng)辦人員不固定，信息不對稱

當(dāng)前，高校并沒有明確的制度規(guī)定財(cái)務(wù)報(bào)銷必須由固定的財(cái)務(wù)經(jīng)辦人員進(jìn)行報(bào)銷，只要涉及相關(guān)的經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)，每一個(gè)師生員工都有可能是財(cái)務(wù)報(bào)銷業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員，人員數(shù)量多且流動(dòng)性大，他們對財(cái)務(wù)專業(yè)性知識(shí)了解較少，這給財(cái)務(wù)核算人員宣傳、解釋及指導(dǎo)財(cái)務(wù)報(bào)銷知識(shí)帶來很大的困難。此外，由于國家不定期的出臺(tái)相關(guān)財(cái)經(jīng)政策、學(xué)校內(nèi)部也會(huì)不斷修訂各項(xiàng)財(cái)務(wù)規(guī)章制度，財(cái)務(wù)人員能夠進(jìn)行及時(shí)的更新，但是對于廣大師生來說，由于信息不對稱，他們對這些新規(guī)定新制度沒有更新，等到實(shí)際報(bào)銷時(shí)誤以為是財(cái)務(wù)人員有意為難，甚至產(chǎn)生意見分歧，這些都影響著財(cái)務(wù)工作效率及師生對財(cái)務(wù)服務(wù)的滿意度。筆者單位當(dāng)前報(bào)銷單合格率不高，主要的原因就是信息不對稱，客觀上導(dǎo)致了“報(bào)銷難”的情況時(shí)有發(fā)生。

4.報(bào)銷時(shí)間安排不盡合理

由于高校教師在平時(shí)大多忙于教學(xué)科研工作，疏忽了財(cái)務(wù)報(bào)銷，而在經(jīng)費(fèi)要被收回或發(fā)票要過期時(shí)才產(chǎn)生緊迫感，將積攢已久的發(fā)票集中報(bào)銷。然而集中報(bào)銷并不能達(dá)到預(yù)期的效果，一方面，老師在短時(shí)間內(nèi)填寫大量的報(bào)銷單肯定容易出錯(cuò)，加上本身對報(bào)銷規(guī)定了解不全，報(bào)銷單的合格率勢必不高，極易出現(xiàn)退單；另一方面，月底、期末、年末時(shí)財(cái)務(wù)部門工作本身很忙，大量的報(bào)銷業(yè)務(wù)勢必會(huì)給財(cái)務(wù)人員帶來巨大的心理壓力，報(bào)銷人員在報(bào)銷的過程中也容易產(chǎn)生焦慮的情緒，此時(shí)雙方在溝通時(shí)容易產(chǎn)生障礙，這在一定程度上勢必會(huì)影響財(cái)務(wù)報(bào)銷的效率和服務(wù)質(zhì)量。筆者單位每年都會(huì)出現(xiàn)這樣的現(xiàn)象，報(bào)銷高峰期主要集中在每年的3、6、9、12月，尤以年底最為突出。

二、高校財(cái)務(wù)報(bào)銷問題的優(yōu)化對策

1.增加財(cái)務(wù)人員數(shù)量，增設(shè)報(bào)銷崗位

當(dāng)前高校財(cái)務(wù)“報(bào)銷難”最主要的原因是人手不足。業(yè)務(wù)量增加了，業(yè)務(wù)復(fù)雜了，但人員卻得不到增長，兩者之間存在強(qiáng)烈的矛盾。應(yīng)當(dāng)適度擴(kuò)大財(cái)務(wù)人員規(guī)模，增加人數(shù)，增設(shè)報(bào)銷崗位。財(cái)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)如實(shí)向校領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況，積極增取人員編制。在正式編制沒有的情況下，可以申請?jiān)黾泳幫馊藛T。同時(shí)，增設(shè)財(cái)務(wù)報(bào)銷實(shí)習(xí)崗位，鼓勵(lì)財(cái)會(huì)專業(yè)學(xué)生來實(shí)踐實(shí)習(xí)，對他們進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓其輔助財(cái)務(wù)人員處理一些簡單的工作內(nèi)容，如前臺(tái)引導(dǎo)、發(fā)票合規(guī)性檢查、發(fā)票金額累加、會(huì)計(jì)檔案整理等。只有人員配備充足了，財(cái)務(wù)人員才有足夠的時(shí)間進(jìn)行思考和判斷，才能提高財(cái)務(wù)報(bào)銷工作質(zhì)量，并最終提高財(cái)務(wù)報(bào)銷效率。

2.配置財(cái)務(wù)初審員，搭建起財(cái)務(wù)人員和報(bào)銷人員的溝通橋梁

在國家財(cái)經(jīng)政策、高校自身財(cái)務(wù)規(guī)定總體收緊的情況下，報(bào)銷業(yè)務(wù)的合格率越來越低，這就意味著財(cái)務(wù)溝通和協(xié)調(diào)成本越來越高，是導(dǎo)致財(cái)務(wù)報(bào)銷低效率運(yùn)行的直接原因。結(jié)合筆者單位實(shí)際，建議應(yīng)在報(bào)銷大廳配置財(cái)務(wù)初審員。財(cái)務(wù)初審員類似于商業(yè)銀行的大廳經(jīng)理，其主要職責(zé)是收集報(bào)銷單并進(jìn)行初審，對于明顯有問題的單據(jù)當(dāng)面退給經(jīng)辦人，同時(shí)指導(dǎo)其如何補(bǔ)辦手續(xù)，初審?fù)ㄟ^的單據(jù)由其按預(yù)約窗口分派給制單人員，初審過的單據(jù)審核通過率會(huì)大大提高，避免了二次返工，這樣也提高了報(bào)銷效率。當(dāng)然，初審員需要全面了解學(xué)校的各類報(bào)銷規(guī)定，清楚各類財(cái)務(wù)流程。在職責(zé)履行中，初審員可以為報(bào)銷人員解答報(bào)銷中遇到的疑問，協(xié)助文件解讀、政策答疑，協(xié)調(diào)解決財(cái)務(wù)人員與報(bào)銷人員之間的矛盾分歧，維持報(bào)銷大廳秩序。

3.加強(qiáng)政策宣傳，推行財(cái)務(wù)報(bào)賬員制度

財(cái)務(wù)部門要加強(qiáng)政策宣傳力度，普及財(cái)務(wù)報(bào)銷知識(shí)，解決信息不對稱問題，實(shí)現(xiàn)報(bào)銷工作由事中控制、事后控制向事前控制轉(zhuǎn)變。首先，加強(qiáng)財(cái)務(wù)部門網(wǎng)站建設(shè)，將報(bào)銷中涉及到的國家財(cái)經(jīng)法律法規(guī)、高校財(cái)務(wù)規(guī)定、經(jīng)費(fèi)報(bào)銷流程、費(fèi)用支出范圍等報(bào)銷知識(shí)通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行公開，以方便報(bào)銷人查詢；其次，開通電話熱線、QQ群、微信群等咨詢平臺(tái)，為報(bào)銷人提供咨詢服務(wù)；第三，不定期開展報(bào)銷業(yè)務(wù)培訓(xùn)會(huì)或講座，讓全校師生全面地掌握財(cái)務(wù)報(bào)銷知識(shí)，了解財(cái)務(wù)報(bào)銷的流程與要求。同時(shí)，推行財(cái)務(wù)報(bào)賬員制度。財(cái)務(wù)報(bào)賬員制度是指經(jīng)二級(jí)單位推薦，財(cái)務(wù)部門為校內(nèi)各單位選拔固定的、業(yè)務(wù)熟練的報(bào)賬員，一般情況學(xué)院安排2人左右，職能部門安排1人左右，由財(cái)務(wù)部門對其進(jìn)行全面的報(bào)賬培訓(xùn)，定期對他們普及財(cái)務(wù)報(bào)銷知識(shí)，其主要工作職責(zé)是負(fù)責(zé)宣傳財(cái)務(wù)知識(shí)和本單位財(cái)務(wù)報(bào)銷工作。

4.引導(dǎo)師生報(bào)銷分流，合理安排報(bào)銷時(shí)間

為解決報(bào)銷時(shí)間過于集中的問題，緩解集中報(bào)銷帶來的壓力，財(cái)務(wù)部門可以采取報(bào)銷分流措施。對于大多數(shù)高校來說，財(cái)務(wù)報(bào)銷工作的高峰期一般集中在6、9、12月，大多是學(xué)期末或年末的時(shí)間，學(xué)期中間則相對輕松。針對這種情況，財(cái)務(wù)部門應(yīng)該有目的地引導(dǎo)各學(xué)院分散報(bào)銷時(shí)間，避免造成集中在期末報(bào)銷的擁擠現(xiàn)象。高校財(cái)務(wù)報(bào)銷中大部分是科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷，尤其要重視科研項(xiàng)目的報(bào)銷引導(dǎo)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)聯(lián)合科研部門督促科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人分階段合理使用經(jīng)費(fèi)，及時(shí)處理手中的票據(jù)，不要堆積到年末或項(xiàng)目結(jié)題前進(jìn)行。

5.加強(qiáng)財(cái)會(huì)隊(duì)伍建設(shè)，提高財(cái)務(wù)人員素質(zhì)

報(bào)銷效率的提高離不開高水平的業(yè)務(wù)能力。（1）加強(qiáng)會(huì)計(jì)人員職業(yè)道德培養(yǎng)，建立良好的職業(yè)習(xí)慣與品質(zhì)；（2）及時(shí)組織學(xué)習(xí)國家及學(xué)校新出臺(tái)的各類財(cái)務(wù)規(guī)章制度，全面、準(zhǔn)確地掌握新政策的各項(xiàng)內(nèi)涵，做到與時(shí)俱進(jìn)；（3）真正落實(shí)每周五下午的財(cái)務(wù)內(nèi)部學(xué)習(xí)制度；（4）財(cái)務(wù)軟件是財(cái)務(wù)人員做賬的工具，只有熟練掌握軟件的使用，才能提高工作效率，應(yīng)定期組織財(cái)務(wù)人員去財(cái)務(wù)軟件公司培訓(xùn)。

針對普遍存在的高校財(cái)務(wù)“報(bào)銷難”問題，各高校要結(jié)合本單位的實(shí)際情況，采取相應(yīng)措施消除財(cái)務(wù)報(bào)銷問題，提高財(cái)務(wù)報(bào)銷效率，努力提升財(cái)務(wù)管理和服務(wù)水平。

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