肖立志

[摘 要]科技水平的飛速發(fā)展，使人們進(jìn)入了數(shù)字化時(shí)代，在各行各業(yè)的發(fā)展中，均能夠看到數(shù)字化的影子，而本文將要闡述的是“數(shù)字化”的普及，在中職學(xué)校日常校園管理中應(yīng)當(dāng)怎樣有效地應(yīng)用“工作流”。

[關(guān)鍵詞]中職學(xué)校；校園管理；數(shù)字化；工作流

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.04.150

[中圖分類號(hào)]G717 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2017）04-0-02

1 數(shù)字化同“工作流”之間的關(guān)系

數(shù)字化是在科技水平不斷發(fā)展的情況下衍生來的，本文將要探討的“數(shù)字化”主要是指辦公自動(dòng)化，其作為新型的一種辦公方式，是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能同現(xiàn)代化辦公體系結(jié)合的化身，只要是用于辦公業(yè)務(wù)的新設(shè)備、新技術(shù)以及新機(jī)器等均屬于辦公自動(dòng)化的范疇。中職學(xué)校為了實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公的有效性，需要對(duì)原有的管理結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化，組建一支優(yōu)秀的管理團(tuán)隊(duì)，并從學(xué)院管理的實(shí)際情況出發(fā)，對(duì)現(xiàn)有的管理模式進(jìn)行調(diào)整，從而使辦公效率得到提高。

早在20世紀(jì)的70年代就出現(xiàn)了“工作流”一詞，其是從辦公自動(dòng)化以及生產(chǎn)組織化等領(lǐng)域中總結(jié)出來的。人們?yōu)榱烁玫貙?duì)工作中的角色和任務(wù)進(jìn)行定義，就在一些行業(yè)規(guī)章的遵循下提出了“工作流”，其不僅能夠監(jiān)控工作任務(wù)完成情況，在一定程度上還能在工作效率提高的同時(shí)，使生產(chǎn)成本降低，因而被廣泛的應(yīng)用在企事業(yè)單位的日常管理中。

“數(shù)字化”的出現(xiàn)，人們對(duì)工作流提出了更高、更多的要求，其必須在“數(shù)字化”的應(yīng)用下使現(xiàn)有的資源利用率以及工作效率得到進(jìn)一步提高，并要求工作流程的透明度與規(guī)范性不斷增強(qiáng)，并且大多數(shù)工作者認(rèn)為只有信任度和溝通效果得到提升，才能確保良好的服務(wù)管理質(zhì)量，對(duì)校園管理也應(yīng)如此。

2 數(shù)字化校園管理中有效應(yīng)用“工作流”的方法

2.1 遵循重要管理原則

筆者經(jīng)過多年的工作實(shí)踐總結(jié)，在數(shù)字化校園管理中，若想達(dá)到“工作流”有效應(yīng)用的目的，就必須遵循以下幾項(xiàng)重要的管理原則。

2.1.1 遵循適用性原則

對(duì)中職院校日常的管理工作來講，數(shù)字化管理的有效性必須符合實(shí)際工作中的管理流程以及管理習(xí)慣，只有將學(xué)院管理工作的組織結(jié)構(gòu)以及體系真實(shí)地反映出來，才能有效應(yīng)用“工作流”。

2.1.2 遵循統(tǒng)籌性原則

首先需要重新思考和組織學(xué)校整體的管理結(jié)構(gòu)，以此將具體的工作流程確定出來，而要完成這一過程就必須組建一支管理團(tuán)隊(duì)，一般情況下，隊(duì)長(zhǎng)是直接由校長(zhǎng)擔(dān)任的，其選定某一個(gè)時(shí)間將各個(gè)部門的管理者組織到一起，重新對(duì)校內(nèi)工作管理流程進(jìn)行確定、商討、修正及測(cè)試等活動(dòng)。

2.1.3 遵循規(guī)范性原則

中職院校日常校園事務(wù)管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范均取決于“工作流”，此時(shí)在數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用下，其需要重新對(duì)日常管理記錄進(jìn)行協(xié)調(diào)和處理，并拋開一切的外界干擾因素，使學(xué)校業(yè)務(wù)管理的有效性和規(guī)范性得到保證。

2.2 “工作流”的具體應(yīng)用

2.2.1 應(yīng)用在校園日常管理體系中

首先應(yīng)當(dāng)將中職院校日常的崗位職責(zé)、管理模式以及管理體系等內(nèi)容確定出來，才能將“工作流”確定。現(xiàn)階段，經(jīng)過實(shí)踐調(diào)查某些中職院校并沒有在數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用下將現(xiàn)代化的院校管理體系構(gòu)建出來，依然使用著傳統(tǒng)的管理手段，即直接負(fù)責(zé)人是校長(zhǎng)，督辦人是副校長(zhǎng)，落實(shí)人是院系的這樣一種管理形式。若沒有應(yīng)用到信息化技術(shù)，那么所取得的管理效果是較差的。若是在管理中滲透了數(shù)字化，那么在信息傳遞速度增快的同時(shí)，校園整體管理效率也能得到提高。另外，各個(gè)中職院校應(yīng)根據(jù)自身辦學(xué)的特點(diǎn)，制定出不同的管理架構(gòu)。

2.2.2 應(yīng)用在工作流程中

設(shè)計(jì)校園管理工作流程的主要目的是為了在管理原則的遵循下，將更多的參與者納入其中，以便能將某個(gè)預(yù)期的校園管理目標(biāo)實(shí)現(xiàn)，促進(jìn)良好管理效果的取得。當(dāng)在數(shù)字化校園管理模式中應(yīng)用到“工作流”時(shí)，其能夠在充分對(duì)校園管理體系的考慮下，對(duì)各個(gè)部門現(xiàn)行的組織架構(gòu)進(jìn)行合理分工，隨后在設(shè)計(jì)“工作流”中納入更多的、有關(guān)固定事物處理的工作內(nèi)容，使其管理工作更加具體、詳細(xì)。將職能部門作為主管單位這樣一種管理形式，不僅能對(duì)各個(gè)部門的管理職責(zé)進(jìn)行明確，還能將更加具備快捷性、科學(xué)化與合理性要求的工作管理流程設(shè)計(jì)出來，促使管理效率不斷提升。如：中職院校的學(xué)生或教師因事請(qǐng)假，不再需要以紙質(zhì)的方式獲得班主任或上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的審批，只需要提交固定的請(qǐng)假申請(qǐng)表即可，圖1為請(qǐng)假申請(qǐng)單。

2.2.3 應(yīng)用在信息化控制中

筆者認(rèn)為中職院校首先應(yīng)當(dāng)根據(jù)校內(nèi)管理實(shí)況，在數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用下將OA功能性平臺(tái)創(chuàng)建出來。OA平臺(tái)能夠?qū)Α肮ぷ髁鳌毕嚓P(guān)的控制模塊進(jìn)行完善，如：管理模塊和分類管理模塊等，完善模塊的建立有助于提高流程操作的便捷性，諸如：修改、查詢或取消等。隨后應(yīng)當(dāng)在OA平臺(tái)的利用下設(shè)計(jì)出具體的“工作流”，而這首先需要對(duì)“工作流”應(yīng)用的基本情況進(jìn)行分析，如：管理部門、流程名稱、運(yùn)行范圍以及說明等，只有在充分掌握工作流程應(yīng)用實(shí)況、工作流程的分析圖以及表單信息表的基礎(chǔ)上，才能將更加行之有效的、數(shù)字化的“工作流”在OA平臺(tái)上設(shè)計(jì)出來。且校園管理者只需要在OA平臺(tái)上登錄，學(xué)校主頁面便會(huì)顯示出來，當(dāng)系統(tǒng)顯示登錄后，登錄者便會(huì)受到“待辦事宜”的通知，此時(shí)僅需要通過網(wǎng)絡(luò)頁面便能完成信息的傳送操作，若是登錄者在手機(jī)上下載了APP，在網(wǎng)絡(luò)狀態(tài)下也能靈活地控制好工作流程。

3 結(jié) 語

對(duì)中職院校日常的校園管理而言，管理是否有效在一定程度上決定了學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量以及社會(huì)形象的塑造。在社會(huì)信息化背景下，數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用越來越廣泛，將其應(yīng)用到中職院校日常“工作流”的管理中，是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，科學(xué)化“工作流”的應(yīng)用會(huì)促進(jìn)校園管理工作更加規(guī)范，有助于對(duì)各種資源的綜合利用。

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