宋鵬飛

摘 要：隨著我國(guó)各項(xiàng)事業(yè)蓬勃發(fā)展，國(guó)家人才檔案等需要日益顯得重要，檔案對(duì)于個(gè)人、企業(yè)和國(guó)家都具備重要意義，它以多種形式記錄了各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)，通過(guò)檔案管理可以將其更好地保存下來(lái)。在檔案管理過(guò)程中，借助檔案管理原理，然后在信息系統(tǒng)的支持下，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)規(guī)范化地管理，可以實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展。本文就檔案管理原理以及檔案管理現(xiàn)代化的必要性進(jìn)行簡(jiǎn)要闡述，然后對(duì)檔案管理原理在檔案管理現(xiàn)代化中的應(yīng)用進(jìn)行分析，以此來(lái)增加人們對(duì)于檔案管理現(xiàn)代化的了解。

關(guān)鍵詞：檔案管理原理；檔案管理現(xiàn)代化；應(yīng)用

一、檔案管理原理

檔案管理工作具有長(zhǎng)期性和緩慢性，因此需要重視檔案保管的完整性。檔案管理工作可以劃分為不同的工作階段，且具備不同的特點(diǎn)，這意味著檔案管理過(guò)程中需要保證檔案信息的統(tǒng)一性，這樣才能便于管理。另外，檔案管理工作是一項(xiàng)內(nèi)部的工作，避開(kāi)了與外界的接觸，具備了封閉性，這也會(huì)給檔案后期的利用造成一定的不便，因此，檔案管理過(guò)程中，需要有一個(gè)完善的信息系統(tǒng)，將信息檔案完整且明確地保存好，便于人員可以一目了然地找到相關(guān)資料?？偠灾?，檔案管理需要具備統(tǒng)一性、完整性和科學(xué)性，這樣才能促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展。通過(guò)本文，主要就檔案管理原理以及檔案管理現(xiàn)代化的必要性進(jìn)行簡(jiǎn)要闡述，然后對(duì)檔案管理原理在檔案管理現(xiàn)代化中的應(yīng)用進(jìn)行分析，以此來(lái)增加人們對(duì)于檔案管理現(xiàn)代化的了解。

二、檔案管理現(xiàn)代化的必要性

檔案管理現(xiàn)代化是指以現(xiàn)代管理理論為基礎(chǔ)，通過(guò)信息化的手段對(duì)檔案信息進(jìn)行數(shù)據(jù)采集，然后管理員再發(fā)揮自身的主觀能動(dòng)性對(duì)檔案信息進(jìn)行分類、歸檔，從而使檔案管理向智能化系統(tǒng)化的方向進(jìn)行轉(zhuǎn)變。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，社會(huì)的信息化程度也明顯提高，這意味著信息檔案的數(shù)量、種類都在不斷的增加，這給檔案管理增加了很大的難度。檔案管理信息化可以幫助管理人員有效快速地區(qū)分開(kāi)各種檔案信息，從而降低檔案管理的難度，另外，在對(duì)檔案信息的安全性也能起到一定的保護(hù)作用。以電子形式進(jìn)行存檔的信息檔案，可以完整安全的保存在計(jì)算機(jī)內(nèi)，這也需要優(yōu)質(zhì)安全的信息系統(tǒng)的支持。通過(guò)建立檔案信息系統(tǒng)，除了可以確保檔案的安全性，還可以在一定程度上減少空間的浪費(fèi)。

三、檔案管理原理在檔案管理現(xiàn)代化中應(yīng)用

1.系統(tǒng)管理

系統(tǒng)管理體現(xiàn)的是一種標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化以及最優(yōu)化的管理，這也是現(xiàn)代化管理的理論基礎(chǔ)。通過(guò)將雜亂的事物進(jìn)行歸總排序，在整體思維的基礎(chǔ)上對(duì)其進(jìn)行管理，這樣的一種管理思路就屬于系統(tǒng)管理。管理現(xiàn)代化要求管理人員要改變傳統(tǒng)的小生產(chǎn)分割式的管理模式，構(gòu)建一種整體性的管理模式，對(duì)系統(tǒng)工程的各個(gè)區(qū)域進(jìn)行管理。在檔案管理現(xiàn)代化的過(guò)程中，管理人員依據(jù)系統(tǒng)管理的理論，在對(duì)檔案信息進(jìn)行分類處理時(shí)，需要先建立一個(gè)具有優(yōu)化性的信息處理系統(tǒng)，然后再以整體性為依據(jù)對(duì)檔案信息進(jìn)行處理，將檔案信息處理為具有標(biāo)準(zhǔn)性和統(tǒng)一性的數(shù)據(jù)文件，這樣可以方便檔案的日常管理和調(diào)用，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的系統(tǒng)化和現(xiàn)代化。

2.整分合原理

整分合管理指的是在進(jìn)行一項(xiàng)工作時(shí)，可先對(duì)整體情況做一個(gè)適當(dāng)?shù)囊?guī)劃，然后再進(jìn)行分工實(shí)施，最后再將這些事項(xiàng)整合在一起的一種管理模式。這樣的管理模式可以在很大程度上提高整體的管理效率。在檔案管理工作中，往往會(huì)接觸到多種形式且級(jí)別不同的檔案，如果只是將其歸為一個(gè)整體去進(jìn)行管理，沒(méi)有利用某些合適的歸類方法，就會(huì)導(dǎo)致后期在檔案利用的時(shí)候十分的混亂且占用時(shí)間會(huì)過(guò)長(zhǎng)。作為一名優(yōu)秀的檔案管理人員，在管理現(xiàn)代化的背景下，需要理清整體與部分的關(guān)系，清楚檔案信息之間的從屬關(guān)系，然后再掌握科學(xué)的排列組合的方法，對(duì)檔案信息進(jìn)行合理的歸類和排序，從而提高檔案管理信息化的進(jìn)程。一般來(lái)說(shuō)，檔案管理部門(mén)應(yīng)該設(shè)有幾個(gè)不同級(jí)別的分部門(mén)，然后將檔案部門(mén)當(dāng)年的總目標(biāo)進(jìn)行規(guī)劃，然后再細(xì)分出具體目標(biāo)分配到各個(gè)不同級(jí)別的分部門(mén)中，各分部門(mén)需要了解自身的職責(zé)和目標(biāo)，然后盡最大的努力去完成，從而保證整體目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

3.反饋原理

對(duì)檔案信息進(jìn)行反饋，一部分是對(duì)檔案管理工作的肯定，還有一部分是對(duì)檔案管理工作的建議。通過(guò)反饋，檔案管理人員可以了解到之前所進(jìn)行的檔案管理工作的缺陷所在，然后在進(jìn)行針對(duì)性地修改，使檔案管理系統(tǒng)更加完善。通過(guò)不斷地反饋和修正，檔案管理現(xiàn)代化才會(huì)發(fā)展的越好。在檔案管理的過(guò)程中，獲得相應(yīng)的反饋信息，可以幫助管理人員了解檔案管理工作的合理性，也可以促使他們對(duì)檔案管理工作做進(jìn)一步的優(yōu)化，從而更好的實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化

4.動(dòng)力原理

為了管理工作的有效開(kāi)展和進(jìn)行，需要有強(qiáng)大的動(dòng)力支撐來(lái)促使管理人員高效率的完成檔案管理的工作。在管理過(guò)程中，人員主要擔(dān)當(dāng)著管理者和被管理者的身份，當(dāng)人處于被管理者的身份時(shí)，往往需要有強(qiáng)大的激勵(lì)因素去促使他認(rèn)同這份工作然后全身心地投入。在檔案管理現(xiàn)代化的過(guò)程中，主要是以物質(zhì)動(dòng)力和精神動(dòng)力作為主要的激勵(lì)因素，來(lái)激發(fā)檔案管理工作者的主動(dòng)性。物質(zhì)是人們工作的基本需求，在使用物質(zhì)動(dòng)力時(shí)，需要保證物質(zhì)分配的公正性，以勞動(dòng)成果作為評(píng)價(jià)的標(biāo)準(zhǔn)，以此保證員工工作的積極性；精神需求一般是人們?cè)跐M足了物質(zhì)需求后會(huì)比較重視的事物，在運(yùn)用精神動(dòng)力激勵(lì)時(shí)，可以向員工傳達(dá)檔案管理工作與國(guó)家發(fā)展的關(guān)系所在，讓他們意識(shí)到自身的價(jià)值實(shí)現(xiàn)是與國(guó)家發(fā)展息息相關(guān)的，通過(guò)這樣的精神激勵(lì)，來(lái)刺激他們主動(dòng)性。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，通過(guò)對(duì)全文分析我們不難發(fā)現(xiàn)檔案管理原理在檔案管理應(yīng)用的過(guò)程中主要是起理論支持的作用。檔案管理原理基本不會(huì)有變化，但是信息時(shí)代在不斷的發(fā)展，走檔案管理現(xiàn)代化的路程，需要相關(guān)管理人員對(duì)檔案管理原理有深刻地理解，然后順應(yīng)時(shí)代的變化進(jìn)行靈活性地應(yīng)用，這樣才可以推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展。除此之外，由于檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜的過(guò)程，因此需要建立科學(xué)的管理系統(tǒng)，以此報(bào)證檔案管理資源的標(biāo)準(zhǔn)性、安全性和規(guī)范性，進(jìn)一步提高檔案管理工作的有效性和多樣性，從而提高檔案管理現(xiàn)代化的水平。

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