傅榮根

摘 要：高校試卷是檢測高校學生學習水平和學校教學質量的重要指標，而試卷檔案管理，則是學校管理水平的重要體現。高校建立科學、合理的試卷檔案管理制度，是提升學校管理水平的重要手段，可以有效地提高學校的管理水平，提升學校的知名度。因此，主要研究高校試卷檔案管理的規(guī)范化道路和意義，為高校的試卷檔案管理提出一點意見和建議。

關鍵詞：高校；試卷檔案；紙質試卷；技術性問題

高校試卷內容十分豐富，所以試卷的整理歸檔就會涉及各個學院、各個系和相關的老師。試卷的歸檔是一個復雜的工程，尤其是后期的管理，如果沒有科學合理的管理方法，就會出現管理混亂，也就說明高校的管理水平低。因此，建立一個科學合理的試卷檔案管理體系和制度，有助于提高學校的管理水平。

一、試卷檔案管理存在的問題

目前，高校在試卷檔案管理方面還存在一定的問題。由于信息技術的發(fā)展，一部分試卷從紙質轉變成了電子版的試卷。但是這兩類試卷都存在一定的管理問題，高校對于紙質試卷的管理是有經驗的，但是在管理的過程中，還會出現紕漏。高校對于電子試卷的保管，還有一定的技術性問題。試卷檔案建立的目的是為了讓學校和老師充分利用，以便改善教學質量和明確教學方向，但是目前試卷檔案查詢利用率卻不是很高。

二、規(guī)范高校試卷檔案管理

1.試卷檔案管理制度應該與時俱進

當今社會是信息化社會，因此學校要與時俱進，檔案管理也要信息化。這樣才能減少檔案管理的手續(xù)和縮短過程。過去我國的高校對于試卷檔案管理都是由人工記錄管理，但是試卷管理是一個龐大的工程，涉及各個學院和各個系，過程十分繁瑣，浪費人力、物力和時間。所以，試卷檔案管理也要與時俱進，進行信息化改革，這樣才易于保存、易于查找、易于管理。同時樹立科學的、先進的管理理念，有助于規(guī)范試卷檔案管理。

2.優(yōu)化試卷檔案信息管理系統的應用功能

（1）教務系統信息的整合與利用

試卷管理是教務管理的職責之一。在教務管理中，有關試卷的內容繁多，因此在查詢試卷有關信息的時候十分不易。但是在信息化時代，教務系統也要信息化，所以要整合教務系統中有關的試卷信息。根據試卷的年份、學院、班級、科目和老師進行整理。同時可以建立相關的數據庫，在錄入一份資料之后，就可以共享信息，避免重復記錄相同的信息，減少學校工作人員的工作量。因此試卷檔案管理信息化是整合試卷檔案管理信息的有效途徑。

（2）試卷檔案系統功能的設計與優(yōu)化

優(yōu)化試卷檔案管理系統的設計，可以降低重復錄入信息量，避免信息出現錯誤，而且數據庫的建立，可以節(jié)省查找數據的時間。科學合理地設計數據輸出路徑，設計查找條件，比如學院、科目、班級等。實現試卷檔案信息系統的升級和優(yōu)化，可以統一管理試卷檔案信息，解決由于信息出現錯誤，導致管理混亂的問題，方便抽查試卷信息。

3.簡化試卷歸檔程序

由于試卷的內容十分多，所以根據不同的內容進行歸檔也是十分復雜的事情。因此，要想減輕試卷歸檔的繁重工作，就要簡化試卷歸檔流程。由于試卷的歸檔和各個學院及老師都有關系，因此在確定簡化歸檔流程之前，首先要弄清楚最重要的歸檔步驟，然后制作歸檔流程圖，按照流程進行試卷歸檔。這樣試卷歸檔就一目了然了。

4.保證試卷檔案的真實性

試卷是檢驗學生學習成果和學校授課質量的有效手段，所以試卷檔案管理就關系到學校的管理能力。但是，所有的試卷檔案的內容必須是真實有效的。試卷需要及時回收，記錄試卷相關信息，并且保證在這一階段沒有人能更改有關信息。只有保證試卷檔案記錄的真實性，才能在調取檔案的時候輕易地找到。

5.簡化試卷檔案查詢程序

高校的試卷檔案建立，目的是利用試卷了解自身教育的不足，以便提高教育教學質量，提高管理水平。因此，要建立方便快捷的試卷檔案調取查詢程序，減少不必要的手續(xù)。

三、高校試卷檔案管理的意義和重要性

高校試卷檔案管理是考核學校的管理能力的重要標準，也是學校的教學成果。試卷記錄的不僅僅是學生的成績，還有考核老師和學校之間的配合，這就間接地考核了學校各部門之間的配合能力和執(zhí)行能力。同時老師還可以根據試卷的測試結果，調整接下來的教學方向和重點，讓學生更容易接受老師所教的內容。

高校建立科學合理的試卷檔案管理機制，可以提高學校的管理水平。高效節(jié)能的管理方法，可以極大地節(jié)省人力、物力和時間，同時可以保證試卷保存完整，簡化了查找試卷檔案的步驟和手續(xù)。只有認識到試卷檔案管理的重要意義和作用，才能真正發(fā)揮試卷檔案管理的作用。

參考文獻：

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編輯 李建軍