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高校數(shù)字檔案館建設(shè)策略研究

岳展弘

遼寧大學歷史學院， 沈陽110036

[摘要]高校數(shù)字檔案館是學校應用現(xiàn)代信息技術(shù)環(huán)境下應運而生的新型檔案館。當今的高校機構(gòu)以及其相應的教育體系越來越與科學技術(shù)密切聯(lián)系，在信息時代的潮流下，高校數(shù)字檔案館是必然趨勢。

[關(guān)鍵詞]數(shù)字檔案館；高校；建設(shè)策略；信息技術(shù)；數(shù)字化

新階段的數(shù)字信息技術(shù)涉及到社會的各個角落，高校數(shù)字檔案館是“數(shù)字化校園”的重要組成部分。高校數(shù)字檔案館是在現(xiàn)代數(shù)字信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的基礎(chǔ)上，“利用數(shù)字化手段進行存儲，以綜合檔案信息資源為處理核心，以超文本技術(shù)進行信息查詢，以高速寬帶通信網(wǎng)絡(luò)設(shè)施連接到全球各地，并對學校所有檔案資源進行有效地組織管理，以更高的效率將檔案信息提供給每一個利用者的一個基層的學校檔案數(shù)字庫。”[1]

近幾年，高等教育改革促使網(wǎng)絡(luò)教學的發(fā)展。各種課件、網(wǎng)絡(luò)課程、視頻教學等現(xiàn)代方式的出現(xiàn)，新的教學方式對數(shù)字檔案館的建設(shè)有了新的要求，而且高校出現(xiàn)異地辦學、合并辦學和合作辦學的現(xiàn)象，因此一些高校已突破了在空間上相對集中的教學模式和組織構(gòu)架，促使檔案信息的結(jié)構(gòu)要素也呈現(xiàn)多元化的現(xiàn)象。

一、信息資源建設(shè)策略

數(shù)字信息資源以計算機技術(shù)和多媒體技術(shù)為基礎(chǔ)，以數(shù)字形式存在的一種計算機處理信息形式。高校建立檔案數(shù)據(jù)庫，如學生教務(wù)系統(tǒng)、校園網(wǎng)信息系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)等，學校的教學、科研、管理等方面的紙質(zhì)文件及辦公自動化系統(tǒng)中的電子文件甚至是網(wǎng)站網(wǎng)頁上的正式的電子公文及校園工作信息，學校活動的宣傳報道等都屬于數(shù)字信息資源。因此數(shù)字信息資源需要收集與利用的，尤其是科研成果論文、論著等學術(shù)成果，都要進行收集、整理和利用。

1.信息資源數(shù)字化策略。高校數(shù)字檔案館信息資源豐富，比如說學生檔案、教工檔案、科研檔案等等，建設(shè)這一過程需要數(shù)字化信息生成技術(shù)來進行。信息資源數(shù)字化包括文本和多媒體的錄入和采集。主要應用于傳統(tǒng)檔案的信息資源數(shù)字化和文本和多媒體信息的數(shù)字化。

2.信息資源存儲策略。包括媒體的保存、更新、遷移和轉(zhuǎn)換。

3.信息資源共享策略。由于高校數(shù)字信息涉校內(nèi)事務(wù)多方面，因此需要全校各個機構(gòu)的合作來保存數(shù)字信息，來實現(xiàn)信息資源的共享，因此建立一個統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)平臺是建設(shè)數(shù)字檔案的前提條件。

二、組織與管理協(xié)調(diào)策略

我國檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理的原則，各級別類別的檔案機構(gòu)應具備相應的機構(gòu)設(shè)置與管理職能。而網(wǎng)絡(luò)平臺的的廣闊性，并且在存儲容量大具有優(yōu)勢，因此需要專業(yè)的組織與管理，決定了數(shù)字檔案館組織與管理的特殊性。

1.組織策略

（1）組織體系。從全校檔案資源整合和檔案事業(yè)發(fā)展的角度來看，數(shù)字檔案館貫穿于高校信息資源之中，因此，從統(tǒng)一的規(guī)劃和部署的標準來完善高校檔案行政管理。

（2）組建方式?！案咝?shù)字檔案館資源的統(tǒng)一管理、永久保存和有效利用是組建數(shù)字檔案館的根本出發(fā)點，統(tǒng)一管理取決于標準體系的建設(shè)，永久保存主要取決于數(shù)字檔案館的技術(shù)支撐體系的建設(shè)，而有效利用則取決于檔案資源的整合、集成與共享的程度。”從國家檔案事業(yè)發(fā)全局看，建設(shè)高校數(shù)字檔案館需要在國家檔案局的統(tǒng)一領(lǐng)導下，依照規(guī)定，實行數(shù)字化檔案信息的收集、整理、存儲、管理、提供利用、搭建平臺、系統(tǒng)運行維護以及數(shù)據(jù)組織、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)訪問等技術(shù)標準和管理規(guī)范，以此形成高校數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)體系結(jié)構(gòu)。

2.管理策略

建立數(shù)字檔案館需要具備完善的管理體制和合理業(yè)務(wù)標準。包括標準化與規(guī)范化管理、檔案管理自動化、檔案信息管理系統(tǒng)和管理服務(wù)體系的建設(shè)。

三、技術(shù)應用策略

高校數(shù)字檔案館的建設(shè)與發(fā)展，數(shù)字資源的組織與存儲等涉及了頂層設(shè)計、海量數(shù)據(jù)存儲、知識數(shù)據(jù)管理、多媒體數(shù)據(jù)檢索訪問、數(shù)字資源長期保存等專業(yè)技術(shù)，數(shù)字檔案館的順利運行需要大量的先進技術(shù)來獲得保障。

1.頂層設(shè)計技術(shù)與方法

頂層設(shè)計是一種體現(xiàn)總體管理過程的設(shè)計方法（Top-Down）。頂層設(shè)計要求以整個學校的角度考慮用全局視角去設(shè)計數(shù)字檔案館的方案并實施，并且體現(xiàn)整個數(shù)字檔案管理機構(gòu)的系統(tǒng)性，制定和明確任務(wù)目標。頂層設(shè)計的全局性與發(fā)展性能夠有效保障數(shù)字檔案館的建設(shè)。

2.海量數(shù)據(jù)存儲技術(shù)

隨著校園數(shù)字化的不斷深入，各類歸檔的電子文件日益增多，海量信息存儲的需求在不斷增強，這不僅需要用海量存儲設(shè)備進行存儲備份，更需要提供數(shù)字化檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)利用。這就需要借助于網(wǎng)絡(luò)的在線存儲技術(shù)以獲得更可靠的、更安全的存儲空間，提供更快速的訪問。其中包括直接附加存儲（DAS）技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)附加存儲（NAS）技術(shù)、存儲區(qū)域網(wǎng)（SAN）技術(shù)、內(nèi)容尋址存儲（CAS）技術(shù)。

3.知識管理與數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)

隨著高校的發(fā)展，校園積累的檔案數(shù)據(jù)量迅速增長，面對校園檔案館保存的海量數(shù)據(jù)，需要考慮如何運用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)與知識管理的相關(guān)知識，對檔案數(shù)據(jù)進行分析、整合、挖掘與共享，充分發(fā)揮檔案的價值，為高?；顒犹峁┲R服務(wù)。

4.多媒體數(shù)據(jù)訪問和檢索技術(shù)

多媒體檔案將會逐漸成為高校數(shù)字檔案館中重要的信息資源，如教師授課課件及視頻、校園宣傳片、高校歷史等。基于內(nèi)容的信息檢索（Content-Based Retrial）是一種新的數(shù)字資源檢索技術(shù)，是對多媒體對象的內(nèi)容及上下文語義環(huán)境進行檢索。主要包括三種類型：基于內(nèi)容的圖像檢索、基于內(nèi)容的視頻索引、基于內(nèi)容的音頻檢索。

5.數(shù)字資源長期保存技術(shù)

高校數(shù)字檔案館建設(shè)需要對其數(shù)字資源的長期保存。數(shù)字檔案館的長期保存主要應從應用系統(tǒng)的軟件和網(wǎng)絡(luò)存儲的硬件來研究。

6.服務(wù)導向體系架構(gòu)技術(shù)

SOA（Service-Oriented Architecture）是一種面向服務(wù)的體系架構(gòu)，能夠支持系統(tǒng)架構(gòu)者從面對業(yè)務(wù)需求的變化，幫助系統(tǒng)架構(gòu)者站在一個新的高度理解復雜系統(tǒng)的各種組件的開發(fā)與功能部署形式，以迅速的方式來架構(gòu)整個信息系統(tǒng)?；赟OA技術(shù)架構(gòu)高校數(shù)字檔案館的關(guān)鍵在于提供各種“服務(wù)”，即系統(tǒng)中精確定義的、封裝完善的、獨立于其他服務(wù)所處環(huán)境和狀態(tài)的函數(shù)。支持多個實體檔案館基于統(tǒng)一的數(shù)字檔案館服務(wù)平臺來開展現(xiàn)代檔案管理的綜合業(yè)務(wù)工作。

四、保障策略

1.安全保障策略

在數(shù)字檔案館需要解決網(wǎng)絡(luò)信息安全的問題。要解決這類問題，需要加強檔案信息資源安全保障技術(shù)的研究，來保障檔案資源的原始性、完整性、真實性。入侵檢測技術(shù)、容災技術(shù)、防火墻技術(shù)、數(shù)字水印技術(shù)以及加強對重要數(shù)據(jù)的備份工作，都是維護信息資源安全的重要措施。

2.人才策略

“數(shù)字檔案館的建設(shè)和運行需要人才力量的支撐，包括信息主管、網(wǎng)頁編輯人員、數(shù)據(jù)處理人員、信息鑒定人員、在線服務(wù)人員等，進而打造滿足數(shù)字檔案館建設(shè)需要的人才隊伍?！彼裕紫纫囵B(yǎng)和引進理論與實踐相結(jié)合的知識技術(shù)型人才，并且不斷進行檔案信息技術(shù)及理論知識的學習與培訓，在整體層次上提高工作人員的素質(zhì)。

高校數(shù)字檔案館則是將學校里的各項事務(wù)、教師與學生的檔案資源等材料進行數(shù)字化，存于計算機之中，然后再向校園網(wǎng)中發(fā)布，以數(shù)字檔案的形式向全校師生甚至是全社會提供查閱利用。如何在信息時代建立一個高層次、專業(yè)化、服務(wù)型的高校數(shù)字檔案館應當值得人們?nèi)リP(guān)注。

參考文獻

[1]張笑宇,賈惠娟.論高校數(shù)字檔案館體系的建設(shè)[J].云南檔案(檔案信息化建設(shè)),2009,(4):31.