文/長江水利委員會網絡與信息中心 熊沈凡

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淺談人事檔案管理的現(xiàn)狀及發(fā)展管理策略

文/長江水利委員會網絡與信息中心 熊沈凡

【摘要】本文首先闡述人事檔案的定義，然后分析當前人事檔案管理的現(xiàn)狀和存在的問題，最后根據(jù)實際情況分析人事檔案管理的發(fā)展策略。

【關鍵詞】人事檔案；管理策略；現(xiàn)狀

人事檔案管理是現(xiàn)代人力資源工作中非常重要的組成部分，如何做好人事檔案管理，對更好地應對當前國內外的新環(huán)境具有非常重要的作用。但是，在我國當前人事檔案管理中出現(xiàn)了一系列的問題，已經無法滿足現(xiàn)階段社會發(fā)展的需求，亟須采取相應的措施解決。筆者從當前人事檔案管理的現(xiàn)狀和存在的問題出發(fā)，并分析人事檔案管理的發(fā)展策略，以便為今后企事業(yè)單位的人力資源管理提供重要的依據(jù)。

一、人事檔案管理的現(xiàn)狀

所謂人事檔案就是將一個人的主要經歷、政治面貌、品德作風等多種情況記錄下來的文件資料，發(fā)揮著憑證、依據(jù)和參考的作用。

目前，人事檔案管理的現(xiàn)狀具體體現(xiàn)在以下幾個方面：一是以人為本的理念不斷深入。人事檔案涉及的內容多，涉及的面較廣，所以加強人事檔案管理是一項非常艱巨的任務。人事檔案管理既包括宏觀方面，也涉及到微觀方面。因此，在人事檔案管理過程中，必須堅持以人為本的理念原則。二是工作隊伍整體素質不斷提升。隨著人事檔案管理工作的不斷深入，人事檔案管理隊伍不斷壯大，綜合素質不斷提高，管理人員的整體素質和整體穩(wěn)定性較強。三是人事檔案管理逐漸步入現(xiàn)代化。所謂人事檔案管理現(xiàn)代化，主要是將現(xiàn)代信息技術手段應用到人事檔案管理工作中，能夠在一定程度上提升人事檔案管理工作效率。目前，在現(xiàn)代信息化時代，信息網絡技術的應用具有不可比擬的優(yōu)勢，在較大程度上擴大了人事檔案資料的利用范圍和服務水平。四是人事檔案管理制度基本社會化。當前各個單位與個人根據(jù)國家制定的相關法律法規(guī)，在堅持平等自愿和協(xié)商一致的基礎上，簽訂了聘用合同，確定了單位和個人的聘用關系，能夠充分調動起工作人員的積極性和創(chuàng)造性。同時，通過大力開展人事檔案管理代理制，在較大程度上實現(xiàn)了人才資源的優(yōu)化配置。

二、目前人事檔案管理存在的問題

（一）領導對人事檔案管理的重要性認識不夠。目前，在人事檔案管理工作中，部分領導對其重要性認識不夠，簡單地認為人事檔案管理只要不泄露秘密，不丟失文件，能夠合理應對查檔和工作人員外調工作即可。因此，在當前人事檔案管理過程中，領導者的關注度較低，經費投入較少，人事檔案管理室建設不規(guī)范，從而嚴重影響了人事檔案管理工作的開展。

（二）人事檔案管理人員工作素質較低。在當前各個單位人事檔案管理過程中，由于管理人員的入職門檻較低，很多管理人員的管理水平較低，管理手段較為落后，無法較好地應對當前人事檔案管理工作中出現(xiàn)的問題。同時，一些單位人事檔案管理人員更換較為頻繁，部分新人尚未接受工作培訓就參與到人事檔案管理中，對人事檔案管理工作的重要性、主要要求內容和業(yè)務都不了解，嚴重影響了人事檔案管理工作的開展。除此之外，由于部分人事檔案管理工作人員的專業(yè)業(yè)務素質較低，無法較好地推進檔案管理工作的開展，人事檔案管理內容不完整，整合不規(guī)范，在較大程度上影響了人事檔案管理的利用效率。

（三）人事檔案管理內容單一、手段陳舊。目前，在一些單位人事檔案管理過程中，管理內容較為單一，管理手段陳舊。同時，在當前各個單位的人事檔案管理過程中，一般政治性材料多，而反映檔案管理工作人員工作業(yè)績的材料較少，部分檔案資料信息不真實，在一定程度上增加了人事檔案管理的難度。除此之外，部分單位人事檔案資料在歸檔和整理的過程中不規(guī)范，存在資料檔案褪色、字跡擴散等問題，這對人事檔案長時間保存較為不利。

（四）人事檔案管理的信息化技術含量低。在現(xiàn)代信息技術快速發(fā)展的背景下，信息技術逐漸滲透到人事檔案管理中，人事檔案管理系統(tǒng)應用范圍不斷擴大，而部分單位人事檔案管理的信息化技術含量較低，無法充分發(fā)揮信息技術的作用。這樣的現(xiàn)象影響了人事檔案管理的效率，部分資源浪費較為嚴重。

三、人事檔案管理的發(fā)展趨勢

（一）人事檔案管理現(xiàn)代化。在單位人事檔案管理事業(yè)快速發(fā)展的背景下，人事檔案管理的內容越來越多，數(shù)量急劇增長，增加了檔案資料保管和利用的難度。但是，人事檔案管理現(xiàn)代化，主要是通過利用現(xiàn)代計算機設備處理人事檔案資料，傳遞人事檔案信息，在一定程度上節(jié)省了人事檔案管理的時間。同時，通過引進現(xiàn)代信息技術硬件設備，依托電子信息技術管理個人資料，構建起準確完善的人事資料信息數(shù)據(jù)庫，合理地將紙質檔案和電子檔案管理結合起來，較好地解決了當前人事檔案管理中存在的問題，為提升人事檔案資料利用效率創(chuàng)造了良好的條件。

（二）人事檔案信息化、標準化。目前，人事檔案社會化管理的目標之一就是整合人才信息資源。其中，人事檔案信息既包括本地的人才信息和資源，也包括其他地區(qū)的人才信息，所以依托信息技術，快速整合人事檔案資源，能夠較好地實現(xiàn)人事檔案資源信息整合的目的。其中，除了應用信息技術設備之外，還需要制定一套完善的管理制度，逐漸形成一套適合現(xiàn)代市場經濟發(fā)展的制度化、標準化管理方法，從而保障人事檔案管理制度更加嚴謹完善，最大限度發(fā)揮人事檔案管理工作在人

力資源管理工作中的作用。

（三）人事檔案信息網絡化。所謂人事檔案信息網絡化就是在人事檔案管理電子信息化技術應用的基礎上，嚴格遵守人事檔案管理的內容，充分利用人事檔案信息網絡化的優(yōu)勢條件，較好地實現(xiàn)人事檔案信息資源共享。因此，在人事檔案信息網絡化管理中，應該統(tǒng)籌思考，賦予具備人事檔案保管權利的部門相應的權限，以此規(guī)范人事檔案資料查閱。同時，由于現(xiàn)代社會管理的科學化，所以更需要構建起一支高素質的人事檔案管理隊伍，強化人事檔案管理人員培訓，以便更好地適應當前人事檔案管理工作的需求。

四、結論

在人力資源管理工作中，人事檔案管理是非常重要的一項工作，也是一項較為復雜的工作。由于當前人事檔案管理存在的問題，難以滿足現(xiàn)代社會的需求。因此，本文筆者根據(jù)存在的問題，提出人事檔案管理以后的發(fā)展趨勢，詳細分析了當前人事檔案管理的目標和改革方向，為之后人事檔案管理工作提供了重要的理論依據(jù)。因此，只有不斷探究，清晰地認識到所存在的問題，才能夠促進人事檔案管理更好地為社會服務。

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