文/吉林省高速公路管理局長春管理分局 丁亞楠

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電子檔案在事業(yè)單位檔案中的重要作用

文/吉林省高速公路管理局長春管理分局 丁亞楠

【摘要】本文對檔案在事業(yè)單位中的重要作用進(jìn)行研究，希望能對我國事業(yè)單位的檔案管理工作提供幫助。

【關(guān)鍵詞】電子檔案；事業(yè)單位；檔案管理；重要作用

隨著電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷更新，在我國事業(yè)單位的檔案管理中，電子檔案管理已經(jīng)逐漸取代了紙質(zhì)檔案的管理模式，并且逐漸居于主要的地位，可以說，這是對我國事業(yè)單位檔案管理工作的一次變革，它以自動化的辦公方式取代了純手工的辦公方式，提高了檔案管理人員的辦公效率，但是，任何事物在發(fā)展的過程中，都會存在一定的問題，這就需要我們進(jìn)行不斷的探索，尋找出改善問題的方式與方法，只有這樣，才能更好地使得電子檔案發(fā)揮其在檔案管理中的有效作用。

一、電子檔案管理概述

目前，在大多數(shù)事業(yè)單位檔案管理的工作中，基本運(yùn)用了電子檔案的管理方式，使得自動化辦公有了充分的發(fā)展空間，大大提高了工作人員的工作效率。在電子檔案管理工作中，工作人員只需要將檔案的信息輸入到計(jì)算機(jī)的系統(tǒng)之中，計(jì)算機(jī)便會將這些信息進(jìn)行編排，形成電子文件，然后再通過電子計(jì)算機(jī)后臺的運(yùn)作，將這些文件進(jìn)行統(tǒng)一的處理。這樣不僅僅方便了工作人員的檔案管理工作，同時(shí)也為用戶的檔案查詢帶來了一定的便利。這樣有利于事業(yè)單位各部門的協(xié)調(diào)發(fā)展，促進(jìn)我國事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展。

二、電子檔案管理的優(yōu)勢

在傳統(tǒng)的電子檔案管理工作中，事業(yè)單位的工作人員主要是以手工抄寫的方式來進(jìn)行檔案的管理與編排工作，這種工作方式的效率極其低下，工作量浩大，而且這項(xiàng)工作又比較繁瑣，所以，比較浪費(fèi)時(shí)間。同時(shí)，紙質(zhì)的檔案還不容易保存，會隨著時(shí)間的變化而受到不同程度的損壞。因此，為了提高事業(yè)單位工作人員的工作效率，將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)相結(jié)合運(yùn)用到事業(yè)單位的檔案管理工作中，形成自動化的電子檔案管理模式，提高了工作人員的工作效率，同時(shí)也提高了事業(yè)單位對檔案信息的有效利用，體現(xiàn)了它獨(dú)特的優(yōu)勢。

（一）高效、快捷。在事業(yè)單位的電子檔案管理工作中，利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)管理技術(shù)，在很大程度上為電子檔案的歸檔工作提供了快捷的管理手段，為信息的利用提供了快速的途徑，免除了傳統(tǒng)的手工檔案管理中立卷歸檔、檢索查找的困難，達(dá)到減輕檔案管理工作人員工作量的目的，提高了檔案歸檔的質(zhì)量和檢索的速度，使得檔案管理工作不再變得繁瑣與枯燥。另外，由于電子檔案實(shí)現(xiàn)了檔案的隨機(jī)管理，這就把集中的立卷工作變?yōu)榱穗S時(shí)整理立卷的工作，提高了立卷管理的水平，可以實(shí)現(xiàn)檔案隨時(shí)歸檔的目的。由此不難看出，高效與快捷是電子檔案管理的突出優(yōu)勢。

（二）及時(shí)補(bǔ)漏增缺。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，如果一旦出現(xiàn)檔案相關(guān)的文件收集不齊的情況，要想進(jìn)行補(bǔ)漏增缺，就一定要拆卷重做。而在電子檔案管理的工作中，如果出現(xiàn)類似的狀況，只要將檔案檢索出來，就可以隨時(shí)進(jìn)行補(bǔ)漏增缺的工作了，這在很大程度上提高了事業(yè)單位工作人員的工作效率，使得他們有更多的時(shí)間去對其他的工作進(jìn)行改善，不斷提高事業(yè)單位檔案管理的工作質(zhì)量。

（三）提高檔案的利用效率。電子檔案的管理提高了檔案管理的工作質(zhì)量，而檔案管理工作的本質(zhì)就是在于利用。傳統(tǒng)的文書立卷工作是人為的，是工作人員根據(jù)自己的理解來進(jìn)行的操作，具有一定的主觀性，對立卷工作的標(biāo)準(zhǔn)上很難實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一，就會影響立卷的質(zhì)量，為以后工作人員對檔案的利用工作帶來了極大的不便。而電子檔案管理的實(shí)施，就使得這些問題迎刃而解，使得檔案管理工作人員從繁瑣的工作中解脫出來，使他們有更多的時(shí)間進(jìn)行檔案其他工作的研究，進(jìn)而提高了文書檔案在檔案管理中的工作效率，為用戶提供了更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，大大提高了檔案的使用效率。

三、電子檔案管理在事業(yè)單位檔案管理中的重要作用

（一）強(qiáng)化了廣大檔案管理人員的檔案意識。很多工作人員對自己的檔案根本就不重視，所以，不能使他們的檔案被很好地利用以及保護(hù)。而電子檔案出現(xiàn)之后，由于它快捷，便于操作，實(shí)現(xiàn)了員工對自己的檔案管理的實(shí)踐，事業(yè)單位提高了對檔案的利用率，這就使得員工認(rèn)識到檔案對他們自身發(fā)展的重要性，進(jìn)而強(qiáng)化了他們的檔案意識。

（二）充分認(rèn)識電子計(jì)算機(jī)管理檔案工作的重要性?？梢哉f，電子檔案管理在很大程度上使得事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量得到了不斷的提高，尤其是在文件的管理上，運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辨認(rèn)到期應(yīng)銷毀的文件和檔案的歸檔利用工作，使得事業(yè)單位中從事檔案管理的工作人員，充分認(rèn)識到電子檔案管理的重要性，進(jìn)而促進(jìn)了事業(yè)單位的檔案管理工作順利地進(jìn)行，提高了檔案管理的質(zhì)量。

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