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        淺析住房公積金的檔案管理

        2015-07-05 06:31:13熊應(yīng)長(zhǎng)
        2015年9期
        關(guān)鍵詞:管理對(duì)策存在問題

        熊應(yīng)長(zhǎng)

        摘要:住房公積金檔案是繳存單位及其在職職工從最初繳存住房公積金、中間提取、貸款、個(gè)人賬戶變更到個(gè)人離、退休全額支取并銷戶的全過程中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的全部資料信息?,F(xiàn)行檔案具有產(chǎn)生原因的多樣性、整理的隨時(shí)性、利用的針對(duì)性的特點(diǎn),存在重視性認(rèn)識(shí)不夠、收集不完整、管理人員力量薄弱、利用率低下、信息化程度低的缺點(diǎn),為此,應(yīng)采取高度重視檔案管理工作、規(guī)范管理住房公積金檔案、嚴(yán)格執(zhí)行查閱審批制度等措施來規(guī)范管理住房公積金檔案。

        關(guān)鍵詞:住房公積金檔案;檔案特點(diǎn);存在問題;管理對(duì)策

        住房公積金檔案是指建立住房公積金制度的單位及其在職職工,從最初繳存住房公積金、中間提取、貸款、個(gè)人賬戶變更到個(gè)人離、退休全額支取并銷戶的全過程中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的全部資料信息,是繳存單位及職工住房公積金賬戶設(shè)立、繳存、提取、使用、變更、注銷等活動(dòng)的原始記錄,是住房公積金管理中心、繳存單位做好住房公積金規(guī)范化管理工作的基礎(chǔ)保證和客觀依據(jù).如何在住房公積金日常管理中,做好住房公積金檔案管理,確保住房公積金資金安全運(yùn)行,成為各地住房公積金管理中心必須解決的實(shí)際問題。

        一、住房公積金檔案的特點(diǎn)

        1.住房公積金檔案產(chǎn)生原因的多樣性

        繳存單位有黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位及個(gè)體工商戶,在繳存開戶時(shí),提供的開戶資料是不一樣的;賬戶分立、合并、轉(zhuǎn)移,分本市和外地;提取分職工自己提取、單位經(jīng)辦人提取、職工死亡后繼承人提?。还e金貸款形成的資料更趨復(fù)雜,業(yè)務(wù)類型不同,形成的檔案必然種類繁多。

        2.住房公積金檔案整理的隨時(shí)性

        隨著住房公積金制度的不斷發(fā)展,各個(gè)管理部均建立業(yè)務(wù)辦理大廳,每天業(yè)務(wù)處理完畢后,每個(gè)窗口必須將當(dāng)天形成的住房公積金材料及時(shí)整理裝訂,按照業(yè)務(wù)辦理日期登記造冊(cè)歸檔,便于日后查詢使用。

        3.住房公積金檔案利用的針對(duì)性

        住房公積金檔案是用人單位及繳存職工履行繳存義務(wù)和享受公積金貸款的原始憑證,主要分財(cái)務(wù)檔案和貸款檔案兩大類,涉及資金變化的主要是財(cái)務(wù)資料,住房公積金是政府強(qiáng)制歸集的具有儲(chǔ)蓄性質(zhì)的資金,必須日清月結(jié),不能出現(xiàn)任何風(fēng)險(xiǎn)損失,而住房公積金管理中心內(nèi)部審計(jì),財(cái)政、審計(jì)部門監(jiān)管,離不開最初的財(cái)務(wù)票據(jù),而貸款檔案從最初受理,借款人填寫貸款材料到最后住房公積金放貸,形成檔案時(shí)間較長(zhǎng)。住房公積金貸款檔案能夠還原借款人當(dāng)時(shí)的歷史原貌,真實(shí)可信,具有法律效用,可以將貸款風(fēng)險(xiǎn)降到最低,加之貸款經(jīng)辦人員變化大等特點(diǎn),住房公積金中心對(duì)貸款逾期催收均以原始檔案為依據(jù),增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí),切實(shí)維護(hù)住房公積金資金安全。住房公積金檔案除給公積金管理提供服務(wù)外,更多的是方便職工查詢個(gè)人住房公積金繳存、提取、賬戶轉(zhuǎn)移情況,主要是服務(wù)電話12329、網(wǎng)絡(luò)查詢及網(wǎng)點(diǎn)窗口等形式。繳存職工在公積金結(jié)息日6月30日后可憑公積金對(duì)賬單查詢自己近一年的個(gè)人公積金賬戶變化情況。

        二、目前住房公積金檔案管理中存在的問題

        1.對(duì)檔案管理工作的重視性認(rèn)識(shí)不夠

        2002年5月13日國(guó)務(wù)院下發(fā)的《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)住房公積金管理的通知》中要求各級(jí)住房公積金管理機(jī)構(gòu),“要加強(qiáng)貸款風(fēng)險(xiǎn)管理,健全貸款檔案管理制度”,現(xiàn)階段仍然有人認(rèn)為,只要檔案不丟失就可以了,公積金檔案隨便放,到查詢使用的時(shí)候,才發(fā)現(xiàn)檔案的混亂不堪。沒有充分認(rèn)識(shí)檔案對(duì)公積金管理的重要性。

        2.檔案收集不完整

        現(xiàn)階段,隨著住房公積金業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展,各級(jí)住房公積金管理中心及基層管理部形成的文件、報(bào)表、憑證不斷增加,公積金檔案保管還沒有全國(guó)統(tǒng)一的規(guī)范性的具體要求,在收集、整理、審核檔案的過程中,完全按照工作習(xí)慣將資料整理裝訂。對(duì)檔案整理中的有些項(xiàng)目自作主張地不填或者隨便填寫。

        3.檔案管理人員力量薄弱

        近年來,繳存單位、繳存職工不斷增加,歸集、貸款資金總量突飛猛進(jìn),但是住房公積金管理中心的工作人員并沒有有效增加,檔案管理人員明顯不足,加之不少檔案管理人員沒有受過專業(yè)培訓(xùn),大量使用臨聘人員管理檔案,這部分人員工作經(jīng)驗(yàn)不足,缺乏公積金業(yè)務(wù)知識(shí),不懂計(jì)算機(jī)操作技能,常常造成檔案不能及時(shí)歸檔和完善,不能充分發(fā)揮檔案價(jià)值,直接影響到檔案的管理水平。

        4.檔案利用率低下

        公積金管理中心檔案管理主要停留在原件閱覽、借出和復(fù)印階段,服務(wù)手段落后,服務(wù)對(duì)象狹窄,大部分為繳存單位和繳存職工。特別是貸款過程中,相當(dāng)一部分檔案采集來源于銀行和社會(huì)公眾部門,而住房公積金中心的檔案完全可以與銀行和社會(huì)公眾部門交流。超過一定年限的檔案也未向檔案管理部門移交,導(dǎo)致檔案利用率低下。

        5.檔案信息化程度低

        現(xiàn)今社會(huì)已進(jìn)入高速信息化時(shí)代,而公積金檔案主要停留在紙質(zhì)時(shí)代,檔案管理人員日常大量的工作就是整理紙質(zhì)檔案,對(duì)檔案的信息化管理不高,數(shù)字化、多媒體化程度低,限制檔案的社會(huì)化共享,紙質(zhì)檔案既占用空間,在借閱時(shí)又易造成損失,導(dǎo)致管理成本上升。

        三、加強(qiáng)住房公積金檔案管理的對(duì)策

        1.高度重視檔案管理工作

        住房公積金管理中心要成立住房公積金檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組,設(shè)立辦公室,協(xié)調(diào)解決檔案管理中的遇到的難題和困難,將檔案管理列入各基層管理部目標(biāo)考核體系中,明確專人進(jìn)行檔案資料的收集、整理、審核等工作,確保檔案的真實(shí)準(zhǔn)確和完整齊全。多種形式培訓(xùn)檔案管理人員,使之成為既懂公積金業(yè)務(wù)又懂管檔案理的復(fù)合型人才,促使檔案管理上水平。

        2.規(guī)范管理住房公積金檔案

        住房公積金檔案涉及廣大繳存者的切身利益,按照《檔案法》和《住房公積金管理?xiàng)l例》之規(guī)定做好檔案管理制度設(shè)計(jì),依法管理檔案,形成規(guī)范化的操作流程。由于檔案的不可再生性,檔案室要具備防霉、防水、防火、防潮、防盜等條件,各地公積金管理中心及基層管理部要以創(chuàng)建AAAA級(jí)檔案室為目標(biāo),投入資金上硬件,安裝計(jì)算機(jī)檔案管理軟件,實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化、信息化,確保繳存單位及職工查詢方便快捷,實(shí)現(xiàn)日常業(yè)務(wù)處理電子化,建立計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫遠(yuǎn)程備份,嚴(yán)防數(shù)據(jù)丟失,確保計(jì)算機(jī)信息安全,實(shí)現(xiàn)檔案管理高標(biāo)準(zhǔn)。

        3.嚴(yán)格執(zhí)行查閱審批制度

        住房公積金是職工的住房?jī)?chǔ)金,作為一種職工個(gè)人檔案,具有保密性的特點(diǎn),住房公積金中心應(yīng)為繳存職工信息保密。檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱規(guī)定,查閱檔案之前必須履行批準(zhǔn)手續(xù)。對(duì)借閱歸還的檔案應(yīng)認(rèn)真檢查,防止紙質(zhì)資料的丟失、損毀,對(duì)不按查閱審批制度辦理查閱手續(xù),造成嚴(yán)重后果的追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。

        結(jié)語

        住房公積金檔案管理是住房公積金管理的重要組成部分,是住房公積金管理所有業(yè)務(wù)的最后總結(jié),是檢驗(yàn)所有工作好壞的標(biāo)尺,體現(xiàn)著公積金管理中心的管理水平,要積極探索新型檔案管理模式,完全實(shí)現(xiàn)公積金檔案信息化,充分發(fā)揮檔案的使用價(jià)值,提高檔案的使用效能,更好地促進(jìn)住房公積金事業(yè)的不斷發(fā)展。(作者單位:陜西省安康市住房公積金管理中心市直管理部)

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