王林娜

(河北廣播電視大學(xué)，河北 石家莊　050071)

檔案管理模式的分析與研究

王林娜

(河北廣播電視大學(xué)，河北 石家莊050071)

摘要：檔案管理是一項(xiàng)原則性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作，是知識(shí)管理的重要組成部分。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展變化，現(xiàn)行的檔案管理模式已很難滿足社會(huì)對(duì)檔案管理的新要求。需要通過檔案管理模式分析，深刻認(rèn)識(shí)現(xiàn)行檔案管理模式存在的問題，并從當(dāng)前檔案管理工作實(shí)際出發(fā)，構(gòu)建新型檔案管理模式，以期通過檔案管理模式的不斷優(yōu)化，提高檔案管理的質(zhì)量和效益，確保檔案服務(wù)對(duì)象更準(zhǔn)確、更完整、更可靠地利用檔案。

關(guān)鍵詞：檔案管理模式；問題；改革創(chuàng)新；有效策略

檔案是人類社會(huì)歷史有文字記載以來記錄社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)、文化發(fā)展歷程的最原始載體，檔案管理是對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的系統(tǒng)性工作。受多種因素的影響，我國的檔案管理長期處于以政府為主導(dǎo)的封閉、半封閉狀態(tài)，在一定程度上影響了檔案信息資源社會(huì)公共屬性的充分發(fā)揮。隨著社會(huì)日益開放、經(jīng)濟(jì)和社會(huì)快速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式在很大程度上制約著其在公共領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，弱化了檔案管理的社會(huì)管理和公共服務(wù)職能。為此，檔案管理工作者要以《中華人民共和國檔案法》為指南，在“以服務(wù)為中心”的檔案管理思想指導(dǎo)下，從檔案管理模式的分析、現(xiàn)行檔案管理模式存在的問題以及如何構(gòu)建新型檔案管理模式等方面展開深入的研究。

一、檔案管理模式的分析

檔案管理模式是檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)性方式、方法，是促進(jìn)檔案管理和諧發(fā)展的可操作性知識(shí)體系，其內(nèi)涵包括檔案的收集、檔案的整理、檔案的保存、檔案的利用等四個(gè)方面。在我國作為一種歷史記錄而客觀存在的檔案實(shí)體有著悠久的歷史，從古代的甲骨檔案、石刻檔案、金文檔案、簡牘檔案、簡帛檔案發(fā)展到近代的紙質(zhì)檔案和現(xiàn)代的電子檔案都是一種重要的國家資源和社會(huì)資源[1]。然而，具有現(xiàn)代意義的檔案管理模式出現(xiàn)在我國不過百余年。我國目前的檔案管理模式脫胎于計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制，其特征表現(xiàn)在：(1)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理。各級(jí)政府統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)本行政區(qū)域檔案工作，各級(jí)檔案行政管理部門主管本行政區(qū)域的檔案事業(yè)，各級(jí)檔案館(室)是檔案資料的管理主體。(2)館(室)眾多，覆蓋廣泛。既有國家綜合檔案館，也有各類專業(yè)檔案館(室)和部門檔案館(室)，形成一個(gè)覆蓋廣泛的檔案館網(wǎng)。(3)定向收集，定期移交。各級(jí)各類檔案館(室)定向收集和保管本轄區(qū)、本專業(yè)檔案，機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織定期向檔案館(室)移交檔案。(4)期滿開放，有限利用。各級(jí)各類檔案館(室)收集保管的檔案，符合《檔案法》及其實(shí)施辦法規(guī)定的年限和條件的，要分期分批地向社會(huì)開放。[2]應(yīng)該肯定，現(xiàn)行檔案管理模式在健全管理體系、完善管理制度、促進(jìn)管理工作等方面具有不可抹殺的積極作用，但隨著政治、經(jīng)濟(jì)、文化的不斷發(fā)展，其暴露出的諸多問題必須引起我們高度重視。

二、現(xiàn)行檔案管理模式存在的問題

社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和公民維權(quán)意識(shí)的日益增強(qiáng)，使檔案信息資源開放共享的理念漸入人心，在民主政治、市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)、信息社會(huì)以及高新技術(shù)的大環(huán)境下，現(xiàn)行檔案管理模式存在的問題日益凸顯。

1.法律法規(guī)相對(duì)滯后，難以滿足信息公開的社會(huì)要求

在檔案管理基本法律法規(guī)方面，《中華人民共和國檔案法》及其《檔案法實(shí)施辦法》均頒布于20世紀(jì)80年代，30多年過去了，隨著時(shí)代的進(jìn)步和社會(huì)的發(fā)展，其中的一些條款已明顯地與新時(shí)期社會(huì)信息公開的要求不相適應(yīng)。[3]比如《檔案法》規(guī)定：“利用未開放檔案的辦法，由國家檔案行政管理部門和有關(guān)主管部門規(guī)定”；《檔案法實(shí)施辦法》規(guī)定：“利用未開放的檔案，須經(jīng)保存該檔案的保存單位同意?！庇捎诜蓻]有明確檔案行政管理部門和有關(guān)主管部門應(yīng)該怎么決定，如果有關(guān)主管機(jī)關(guān)出于自身利益的考慮任意行使自由裁量權(quán)，阻礙文件檔案公開，檔案利用者將難以從法律的角度提出抗辯，這顯然有悖于檔案信息“公開為原則，不公開為例外”的社會(huì)信息公開總要求。

2.檔案管理意識(shí)陳舊，不相適應(yīng)社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)的發(fā)展

由于我國長期實(shí)行計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制，檔案管理對(duì)國家機(jī)構(gòu)形成明顯的依附關(guān)系，中心任務(wù)是為政府及其相關(guān)業(yè)務(wù)服務(wù)，重藏輕用的檔案管理意識(shí)根深蒂固。使得檔案管理只有兩個(gè)作用：一是“保存”歷史資料，供回顧過去之用；二是“保存”現(xiàn)有信息，備將來回顧之用。[4]社會(huì)的不斷變革和發(fā)展以及新的社會(huì)領(lǐng)域和經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域的不斷產(chǎn)生，檔案的現(xiàn)實(shí)意義和社會(huì)意義不斷拓展，知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案、重大項(xiàng)目檔案、民營企業(yè)檔案、民生檔案、誠信檔案、等新型檔案層出不窮，傳統(tǒng)、陳舊的檔案管理意識(shí)越來越不適應(yīng)社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。必須對(duì)檔案管理工作的內(nèi)涵和外延給予適當(dāng)?shù)耐卣?，既要突出檔案記錄歷史、維護(hù)歷史真實(shí)面貌的存在價(jià)值，更要最大限度地開發(fā)其宣傳教育、資政襄政、繁榮科研、發(fā)展經(jīng)濟(jì)等社會(huì)功能。[5]

3.檔案管理方式落后，與信息社會(huì)的現(xiàn)實(shí)相背離

從目前的現(xiàn)狀看，大多數(shù)檔案館(室)都以征集、保存紙質(zhì)檔案文件為主，基礎(chǔ)性檔案管理工作仍以手工操作為主，利用者要查閱檔案文件必須到檔案保管現(xiàn)場(chǎng)。盡管檔案館(室)設(shè)置有索引查閱的工具，但仍然是耗時(shí)費(fèi)力，影響了社會(huì)公眾對(duì)檔案利用的認(rèn)知程度。[6]隨著社會(huì)信息化程度的提高，機(jī)關(guān)團(tuán)體和企事業(yè)單位都普及了辦公自動(dòng)化，相應(yīng)地改變了檔案的生成方式。一方面，計(jì)算機(jī)管理貫穿于檔案文件收集、篩選、歸檔的各個(gè)階段；另一方面，電子媒介越來越多地成為檔案資料的主要生成形式。[7]落后的檔案管理方式顯然難以適應(yīng)信息社會(huì)在記錄信息、傳達(dá)信息、留存信息中的革命性變遷。

三、構(gòu)建新型檔案管理模式

社會(huì)信息化程度的不斷提高和社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的日趨完善，對(duì)構(gòu)建新型檔案管理模式提出了越來越明確的要求。檔案管理工作者要立足服務(wù)社會(huì)、服務(wù)用戶這一基本點(diǎn)，在完善法律法規(guī)、變革管理意識(shí)、優(yōu)化管理機(jī)制、健全資源體系、改進(jìn)管理方式等方面展開積極的探索，以新型檔案管理模式的構(gòu)建促進(jìn)檔案信息資源的有效利用和共享。

1.完善檔案管理法規(guī)

完善的檔案管理法規(guī)是檔案管理的根本保障。為此，要在全面掌握新時(shí)期檔案管理現(xiàn)狀、總結(jié)檔案管理經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，充分考慮不同地區(qū)、不同部門、不同經(jīng)濟(jì)形式檔案管理的特點(diǎn)，提煉出具有普遍指導(dǎo)意義的管理辦法，提高檔案立法的科學(xué)性。[8]要加快對(duì)現(xiàn)有檔案管理法規(guī)和規(guī)章的清理和修訂，消除既有法規(guī)之間相互矛盾，實(shí)現(xiàn)檔案法規(guī)的統(tǒng)一性。要充分發(fā)揮不同社會(huì)階層的檔案立法積極性，在國家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織、公民個(gè)人的共同參與下，建立起以《中華人民共和國檔案法》為核心，由若干檔案行政法規(guī)、規(guī)章構(gòu)成的檔案管理法規(guī)體系。

2.變革檔案管理意識(shí)

意識(shí)決定行動(dòng)，檔案管理模式的變革要以檔案管理意識(shí)的變革為基礎(chǔ)。檔案管理人員要樹立與社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)、文化發(fā)展相適應(yīng)的檔案管理意識(shí)，深刻認(rèn)識(shí)新時(shí)期檔案館的人文屬性和社會(huì)屬性，明確檔案是全社會(huì)重要的不可或缺的信息資源，檔案的開發(fā)和利用是檔案自身價(jià)值得以實(shí)現(xiàn)的直接手段。[9]既要做好檔案收集、整理、鑒定、保管等基礎(chǔ)性管理工作，更要把為黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體和各界人士提供全方位的檔案信息服務(wù)作為檔案管理的核心和最終目標(biāo)。加快檔案開放步伐，適應(yīng)社會(huì)需求的變化，確立服務(wù)的主攻方向，拓寬檔案利用渠道，為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案服務(wù)。

3.優(yōu)化檔案管理機(jī)制

受計(jì)劃經(jīng)濟(jì)“小而全”“大而全”的檔案管理機(jī)制影響，幾乎每個(gè)單位都建有大小不一的檔案室。受檔案管理經(jīng)費(fèi)的限制，購置的檔案設(shè)施簡單，高檔、專業(yè)的檔案設(shè)施難以配備，造成各種資源的分散和浪費(fèi)。[10]為了適應(yīng)開放社會(huì)和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)對(duì)檔案資源的需求，檔案管理應(yīng)該在機(jī)制上進(jìn)行必要的優(yōu)化。由政府檔案主管機(jī)構(gòu)主持、協(xié)調(diào)，整合檔案管理資源，建立統(tǒng)一、集中的檔案管理體系，對(duì)分散于各個(gè)不同檔案機(jī)關(guān)的現(xiàn)行檔案資料進(jìn)行集中保管和提供利用，通過檔案資源的集約化管理，為市民提供文件檔案和信息的“一站式”服務(wù)。

4.健全檔案資源體系

檔案資源的豐富與完善是提高檔案館服務(wù)質(zhì)量效率的保障。要構(gòu)建起全方位的檔案資源收集渠道，形成完備的檔案資源體系。一是對(duì)于《檔案法》要求的檔案應(yīng)收盡收，保持檔案的系統(tǒng)性和內(nèi)在的有機(jī)聯(lián)系。二是將目光投向社會(huì)和民間，積極向社會(huì)征集檔案，發(fā)揮社會(huì)各階層在檔案資源建設(shè)中的優(yōu)勢(shì)。[11]三是結(jié)合政府OA系統(tǒng)的運(yùn)行和電子公文的推行，重視對(duì)電子檔案的管理工作，構(gòu)建電子檔案征集、歸類、存儲(chǔ)、查閱平臺(tái)，從制度上完善電子文件的歸檔管理。四是設(shè)立檔案征集專項(xiàng)基金，為經(jīng)濟(jì)、社會(huì)發(fā)展中的重要重要文獻(xiàn)、檔案收集、整理、存儲(chǔ)提供資金支持。

5.改進(jìn)檔案管理方式

現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，為檔案管理方式的改進(jìn)創(chuàng)造了有利的條件。檔案管理人員要加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和提高，不僅要對(duì)檔案收集、分類整理、存檔編號(hào)、原件查詢等手工操作過程嫻熟于心，更要適應(yīng)信息化社會(huì)對(duì)檔案管理的新要求，掌握數(shù)字檔案的開發(fā)、計(jì)算機(jī)程序的維護(hù)、數(shù)據(jù)庫信息導(dǎo)航等現(xiàn)代檔案管理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案的自動(dòng)編目、自動(dòng)統(tǒng)計(jì)、自動(dòng)檢索，創(chuàng)設(shè)檔案信息資源交換和查詢網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，[12]在檔案信息資源共享中升華檔案管理工作的價(jià)值和意義。

對(duì)檔案管理模式的分析與研究是檔案管理工作者常講常新的課題。我們要密切關(guān)注檔案管理理論與檔案載體形式的不斷發(fā)展，適應(yīng)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)活動(dòng)對(duì)檔案信息的新要求，推動(dòng)檔案管理模式向標(biāo)準(zhǔn)化、信息化與規(guī)范化的升級(jí)轉(zhuǎn)型，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化、高效化與系統(tǒng)化。

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[9][11]司臻.新時(shí)期檔案管理創(chuàng)新模式研究[J].管理觀察，2013(5)：56-57.

Analysis and Research of the Archives Management Mode

WANG Linna

(Hebei Radio & TV University, Shijiazhuang, Hebei 050071, China)

Abstract:Archives management is a kind of highly confidential work with strong discipline, which is an important part of knowledge management. With the change and development of social economy, the current files management mode has been difficult to meet the social requirements of new archives management. Through the analysis of archives management mode, there needs a profound understanding of the existing problems in archives management mode. From the reality of the current files management, research is needed on how to construct the new archives management mode. Thus to improve the quality and efficiency of archives management, through constantly optimizing the management mode, to ensure that clients can use the archives in a more accurate, more complete and more reliable way.

Key words:files management; problem; reform and innovation; effective strategy

收稿日期：2015-08-11

中圖分類號(hào)：G271

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1008-469X(2015)05-0102-03

作者簡介：王林娜(1979-)，女，河北石家莊人，檔案館員，主要從事檔案管理與研究。