毛 晶

摘要:本文闡述了技工學(xué)校、中職類學(xué)校在學(xué)校所使用的各種教學(xué)管理軟件之上,開發(fā)學(xué)生管理系統(tǒng)的背景、開發(fā)目的、功能探討等方面的內(nèi)容。

關(guān)鍵詞:技校;學(xué)生管理;系統(tǒng)開發(fā)

一、 技工學(xué)校學(xué)生管理信息化工作簡介

(1)背景。當(dāng)前各技工學(xué)校、中等職業(yè)教育學(xué)校都使用各種教學(xué)管理軟件來管理學(xué)校的教學(xué)工作、行政管理工作、學(xué)生管理工作,學(xué)校各方面管理水平比之手工管理都有比較大的提高。這些教學(xué)管理軟件系統(tǒng)中就學(xué)生管理信息化方面來講,一般都具備學(xué)生的學(xué)籍管理、選課管理、成績管理、思想品德評語管理、學(xué)生考勤管理、獎勵與處分管理等功能。但是,這些教學(xué)管理系統(tǒng)中學(xué)生管理這方面也普遍存在一些問題。比如:①各種教學(xué)管理軟件中學(xué)生信息的字段普遍存在只能錄入學(xué)生的姓名、身份證號等基本信息項, 不夠完整全面,不能錄入和保存例如勞動部門下屬的技工學(xué)校必須掌握的很多信息項。如每個學(xué)生是否低保戶、是否軍轉(zhuǎn)省內(nèi)市外戶籍、是否特困、省內(nèi)扶貧、市內(nèi)扶貧、有無社保、雙百工程、是否退役士兵等等信息項,這項項目關(guān)系到此類學(xué)校日常上報到各級上級主管部門的報表以及各種政府專項撥款,因此必須錄入這些信息,而當(dāng)前個學(xué)校使用的教學(xué)管理軟件是通用型的,不能滿足技工學(xué)校和中職學(xué)校這方面的需要。②這些教學(xué)管理軟件系統(tǒng)中普遍沒有詳細(xì)的學(xué)生操行管理功能,這對學(xué)生科、教務(wù)科和班主任對學(xué)生進(jìn)行細(xì)致化的教育工作極為不利,也使得學(xué)校對學(xué)生做處理時缺乏詳盡的依據(jù)。③這些教學(xué)管理軟件系統(tǒng)中一般都不具備頂崗實習(xí)情況調(diào)查管理及統(tǒng)計分析功能,不方便學(xué)校做有關(guān)的頂崗實習(xí)方面的統(tǒng)計分析上報方面的工作。④這些教學(xué)管理軟件系統(tǒng)中一般都不具備就業(yè)調(diào)查跟蹤及統(tǒng)計分析功能,不方便學(xué)校做有關(guān)的就業(yè)統(tǒng)計分析上報方面的工作。由于以上種種不足,技工學(xué)校和中職類學(xué)校要做到高品質(zhì)的學(xué)生信息化管理水平,一般需要在核心業(yè)務(wù)管理平臺之上開發(fā)符合本校管理需要的學(xué)生數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。以下將介紹該系統(tǒng)設(shè)計、開發(fā)的有關(guān)功能的探討。

(2)開發(fā)目標(biāo)。①建立涵蓋學(xué)校學(xué)生管理工作方方面面的,任何一項學(xué)生管理工作都實現(xiàn)信息化處理,每一項學(xué)生管理工作都能實現(xiàn)共享的學(xué)生管理信息化平臺。②建立符合技工學(xué)?；蛑械嚷殬I(yè)學(xué)校學(xué)生管理目標(biāo)和要求的學(xué)生管理信息化平臺。③建立適合學(xué)校各個管理職能部門、各級領(lǐng)導(dǎo)、各個專業(yè)科室、全體班主任、全體教師都能參與到其中,都能擔(dān)任到管理職能的學(xué)生管理信息化平臺。

二、 功能探索

(1)學(xué)生信息的錄入及數(shù)據(jù)維護。學(xué)生信息的錄入,建議由學(xué)校的招生部門負(fù)責(zé)在招生工作結(jié)束后,統(tǒng)一錄入系統(tǒng)之中。招生部門最了解所招生學(xué)生的第一手資料,由他們錄入新生最詳盡的資料,在這個入口處把好學(xué)生資料的質(zhì)量關(guān),無疑是對后面的工作奠定了良好的基礎(chǔ)。當(dāng)學(xué)生資料在偶有變動時由班主任負(fù)責(zé)及時更新,因為班主任能夠最早掌握學(xué)生資料的變動情況。設(shè)計學(xué)校學(xué)生管理的學(xué)生資料信息的錄入功能時,必須考慮當(dāng)前學(xué)校學(xué)生管理業(yè)務(wù)的需要,設(shè)計數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和錄入功能的字段必須完整而全面,例如隸屬勞動部門的技工學(xué)校在當(dāng)前的管理要求下,就必須錄入每個學(xué)生是否低保戶、是否軍轉(zhuǎn)、應(yīng)屆往屆、專業(yè)級別、省內(nèi)市外戶籍、是否特困、是否(廣東省)東西兩翼地區(qū)、省內(nèi)扶貧、市內(nèi)扶貧、有無社保、雙百工程、是否退役士兵等等三十多個新加的信息項,這些信息項關(guān)系到此類學(xué)校日常上報到各級上級主管部門的報表以及政府的各種專項撥款,因此必須錄入這些信息。

(2)學(xué)生資料的綜合查詢及報表功能。各個學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)在做各種決策和管理的時候,或者各個管理部門要上報主管部門報表的時候,通常會隨時會打電話給招生、就業(yè)或者學(xué)生管理的部門要求各種的學(xué)生統(tǒng)計數(shù)據(jù)。比如今年招生或在校的農(nóng)村戶口的學(xué)生數(shù)據(jù)、本市戶口的學(xué)生數(shù)據(jù)、雙百工程的學(xué)生數(shù)據(jù)等。一般沒有實現(xiàn)學(xué)生管理信息化的情況之下,各部門都必須手忙腳亂地找各種EXCEL文檔按照要求統(tǒng)計一番,然后上報給領(lǐng)導(dǎo)。 但是由于學(xué)生資料經(jīng)常有變動,在此種情況之下EXCEL文檔中學(xué)生資料沒有同步更改,很多時候會造成統(tǒng)計結(jié)果有錯誤,而這些數(shù)據(jù)關(guān)系到一些政治工作和政府的各種撥款等工作,是容不得出錯的,因此學(xué)校還要發(fā)動各種力量多次核對,所耗費的人力是驚人的,教師們對此怨言頗多。所以,我們在設(shè)計開發(fā)學(xué)校學(xué)生管理系統(tǒng)的時候,一定要考慮設(shè)計學(xué)生資料綜合查詢的功能,充分利用系統(tǒng)中實時得以維護的學(xué)生資料,使得學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)或者有關(guān)部門上網(wǎng)在系統(tǒng)中輕輕松松自己選擇查詢條件,然后立即可以在屏幕上看到統(tǒng)計結(jié)果并且可以下載有關(guān)查詢的EXCEL文檔報表,大大提高辦公效率和工作質(zhì)量。

(3)學(xué)生操行管理功能。設(shè)計學(xué)校學(xué)生管理的學(xué)生操行管理功能時,必須調(diào)研學(xué)生管理部門、教務(wù)部門、班主任對學(xué)生各項操行管理規(guī)則,設(shè)計和開發(fā)出適合學(xué)校管理模式的學(xué)生操行管理功能。該功能是為學(xué)生科、教務(wù)科和班主任對學(xué)生進(jìn)行細(xì)致化教育工作提供的一個便利工具,同時也可作為學(xué)校對學(xué)生做處理時操行依據(jù)、家長查看自己孩子操行情況的一個溝通平臺。設(shè)計時需要注意的是做到操行管理細(xì)項務(wù)必做成動態(tài)可隨時設(shè)置和變化的,每一項相對應(yīng)的量化分也要是隨時設(shè)置和變動的,以滿足學(xué)生管理工作的不斷變化性,如果將這些項目做成固定的日后使用起來就會很被動。

(4)頂崗實習(xí)調(diào)查及就業(yè)跟蹤管理功能。在當(dāng)前學(xué)生管理工作的新形勢下,不管是教育系統(tǒng)中職學(xué)校,還是勞動系統(tǒng)屬下的技工學(xué)校,主管部門都要求學(xué)校對學(xué)生的頂崗實習(xí)情況、畢業(yè)三年之內(nèi)的就業(yè)情況進(jìn)行詳細(xì)的調(diào)查跟蹤及統(tǒng)計分析。這些工作如果手工做工作量巨大,而且各部門之間數(shù)據(jù)難以共享和同步,是當(dāng)前此類學(xué)校被困擾的一個難題。當(dāng)前各個學(xué)校所使用的教學(xué)管理軟件系統(tǒng)中基本上都不可能具備相關(guān)的功能,因此我們在設(shè)計和開發(fā)學(xué)生管理系統(tǒng)的時候必須考慮要具備這方面功能,來方便有關(guān)專業(yè)課、就業(yè)部門、班主任對頂崗實習(xí)情況、畢業(yè)三年之內(nèi)的就業(yè)情況進(jìn)行調(diào)查跟蹤及統(tǒng)計分析工作的進(jìn)行,減少他們的工作強度,提高工作效率,提高工作質(zhì)量。

(5)與其他上級主管部門的接口。為了與主管單位的業(yè)務(wù)管理平臺進(jìn)行無縫銜接,減少人工勞動,減少人工參與出錯的幾率,建議在設(shè)計學(xué)校學(xué)生管理的時候,要開發(fā)與其他上級主管部門業(yè)務(wù)管理平臺的接口功能。比如勞動系統(tǒng)下屬的技工學(xué)校就可以開發(fā)與省勞動廳的技工學(xué)校學(xué)籍管理系統(tǒng)對接的接口,方便隨時將學(xué)校的新生資料、其他學(xué)生資料等導(dǎo)入其中,使得這些日常工作快速而高質(zhì)量不出錯。

(6)軟件系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)設(shè)計。設(shè)計學(xué)校學(xué)生管理系統(tǒng)時要做到各個功能要緊密結(jié)合,結(jié)構(gòu)緊湊,便于使用,不能有重復(fù)或冗余。設(shè)計學(xué)校學(xué)生管理的各項功能、各個子系統(tǒng)時應(yīng)該有整體的設(shè)計全盤的考慮,不能隨意開發(fā)一個個功能獨立的小系統(tǒng),這樣會造成教師們使用時的混亂與不便,也會造成效率的降低。

(7)權(quán)限的合理設(shè)置和控制。設(shè)計學(xué)校學(xué)生管理系統(tǒng)時要充分考慮操作權(quán)限的問題,做到各管理部門、各專業(yè)科、各類人員的權(quán)限既嚴(yán)格控制、細(xì)化區(qū)分又完美共享,使得大家使用時安全可靠又方便快捷。

總結(jié):本篇內(nèi)容是本人從事學(xué)校信息化工作中,結(jié)合當(dāng)前學(xué)生管理的新形勢,對學(xué)生管理信息化工作的一點心得。有一些是個人經(jīng)驗,還有一些是不完整不全面的,希望同行們共同探討。

(珠海市高級技工學(xué)校)