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        試析高校檔案管理工作的創(chuàng)新

        2009-07-16 09:33:54李春燕
        新媒體研究 2009年8期
        關鍵詞:思考高校檔案管理

        李春燕

        [摘要]針對高校檔案管理非獨立性職能,重藏輕用、被動服務、人才使用、制度管理等問題。從四個方面就如何管理、使用、規(guī)范、進行大膽探索,從理論與實踐的高度結(jié)合上提出科學可行思路。

        [關鍵詞]高校 檔案管理 思考 創(chuàng)新

        中圖分類號:G47文獻標識碼:A文章編號:1671-7597(2009)0420167-01

        高校檔案工作要想在學校管理中體現(xiàn)出自身價值,適應社會主義市場經(jīng)濟體制的需要,跟上當今和未來世界發(fā)展的創(chuàng)新;檔案服務的思路創(chuàng)新;管理式手段的創(chuàng)新;提升檔案管理的品位。并通過落實加強檔案管理的各項措施,促進高校檔案管理上水平。

        一、模式的創(chuàng)新

        高校檔案館雖屬機關部門,但大多屬于非獨立結(jié)構(gòu),一般情況下掛靠校辦,或者是校辦的一個科室,其職能主要是執(zhí)行而非決策。這種管理模式已難以適應面向辦學的要求。隨著高校管理體制改革的深化,一些高校管理者逐步認識到檔案管理工作的地位和作用,在高校機構(gòu)改革中,先后將檔案管理從校辦或其他部門分離出來,獨立起來,升格為直屬單位,變成檔案管理的職能部門,由被動執(zhí)行變?yōu)橹鲃記Q策,對促進高校檔案管理變革具有重要意義。

        高校檔案工作的主體地位形成之后,就要注重學校的未來方向,把握前瞻性的特點,在檔案資源、檔案人力、檔案開發(fā)、外部環(huán)境等方面進行全方位創(chuàng)新,這就能使檔案機構(gòu)高效、安全、有位。各項工作從維持性向創(chuàng)造性發(fā)展,為檔案工作創(chuàng)造一個良好的氛圍。只有這樣,才能實現(xiàn)高校檔案工作的超越,呈現(xiàn)高校檔案事業(yè)不斷發(fā)展的前景。

        二、思路的創(chuàng)新

        1.管理觀念的創(chuàng)新。首先必須解放思想,更新觀念,徹底改變舊觀念,牢固樹立新觀念。盲目追求“小而全”“大而全”以藏為主,重藏輕用,被動服務,各自攻破,封閉自導,勢必造成檔案文獻資源的極度大浪費。觀念創(chuàng)新是管理創(chuàng)新的前提。管理創(chuàng)新的過程將始終貫穿著觀念創(chuàng)新的思想,觀念創(chuàng)新就是使管理得以成功的保證。管理創(chuàng)新必須確立現(xiàn)代化管理意識,特別是檔案管理知識化、網(wǎng)絡化、社會化,把知識和創(chuàng)新作為檔案工作的管理目標。本著“以人為本,服務至上”的服務理念,把滿足全社會用戶和學校的需求作為檔案管理工作的中心環(huán)節(jié)和價值走向,以創(chuàng)新理念和他新行為來加強檔案管理,開辟檔案管理發(fā)展的新途徑。

        2.管理內(nèi)容的創(chuàng)新。檔案館雖然收藏有學校文獻資源,但是不可能把所有的文獻資源收藏齊全。人們至今仍然會感到館藏資源的不足。單憑本館館藏難以滿足用戶的信息需求,必須調(diào)整,充實館藏內(nèi)容,提高館藏質(zhì)量。有目的、有重點、有計劃地采集用戶的需要的檔案資源,并對檔案文獻資源不斷地進行優(yōu)化、組織、集成,使其系統(tǒng)化、規(guī)范化、有序化,及時、準確、高效地為用戶提供服務。

        3.管理方式的創(chuàng)新。檔案管理的好壞往往要通過對管理水平的評價來確定。根據(jù)時代發(fā)展的需要,對檔案館管理水平的評價來確定,根據(jù)時代發(fā)展的需要,對檔案館管理水平的評價不能單純地看場所、設備和館藏。檔案管理主要應看檔案館對資源的開發(fā)利用程度和服務效果,檔案管理的管理工作重心要從對館舍設備、檔案資料的管理轉(zhuǎn)向?qū)τ脩艉蜋n案員的管理。檔案管理人員要面向用戶,走向用戶,想用戶之所想,急用戶之所急,館員與用戶之間的配合關系將更加融洽與協(xié)調(diào)。

        4.人才資源的創(chuàng)新。要樹立人才資源是第一資源的思想,克服“見物不見人”和“重使用、輕培養(yǎng)”的傾向,要針對檔案專業(yè)人員成長和工作特點,努力營造一種尊重個性,鼓勵創(chuàng)新,信息理解的良好環(huán)境,努力造就一支政治強、業(yè)務精、作風正、工作實、紀律嚴的專業(yè)人員。要完善檔案干部終身教育體系,不斷提高檔案培訓質(zhì)量,提升現(xiàn)職檔案人員的文化和專業(yè)程度,切實增強檔案干部和館員運用專業(yè)理論解決實際問題的能力,特別要加強大對優(yōu)秀青年檔案者的培養(yǎng)力度,加強多層次復合型專業(yè)人才隊伍的建設,注重在實踐工作中增減鍛煉人才。

        三、手段的創(chuàng)新

        長期以來受計劃經(jīng)濟運行和行政模式等特點的影響,高校的檔案管理模式存在著較為嚴重的傳統(tǒng)性傾向,其管理方式或手段是手工的,這對高校發(fā)展所帶來的影響,已越來越多地為人們所認識。加強這一行為的轉(zhuǎn)變,應成為高校檔案管理改革的重點,要用現(xiàn)代化管理手段替代傳統(tǒng)的手工管理,盡快做好庫藏條目錄入工作,實現(xiàn)檔案條目檢索自動化,以提高工作效率和服務質(zhì)量。技術的更新已成為衡量檔案工作現(xiàn)代化與否的標志之一。因此,檔案部門要積極參與機關辦公自動化系統(tǒng)的設計與建設,提出檔案管理方面的要求和建設。認真研究解決檔案現(xiàn)代化管理與學校辦公自動化的銜接問題,研究解決文檔一體化問題。采取多種形式,主動地把檔案工作重點與學校中心工作結(jié)合起來,為教學、科研服務,使高校檔案管理走上主導地位,實現(xiàn)管理手段方式的社會化、多元化和優(yōu)質(zhì)高校化。

        四、實踐與方法創(chuàng)新

        1.引進人本管理理念,加強知識管理的核心為人本管理。發(fā)揮館員主觀能動性,內(nèi)凝外聯(lián),改革創(chuàng)新,整體推進,要強化校內(nèi)宣傳,取得學校各方面的理解和支持,不斷把學校檔案工作推向新層次、新臺階。

        2.加強信息資源建設,開展資源整合。館藏優(yōu)化組合,提高檔案利用率。強化信息技術利用。及時購買檔案管理軟件,擴大對于電子及數(shù)字信息的發(fā)掘、整理、組織及使用,設計一個多功能并具有吸引力的網(wǎng)站來指導用戶直接使用各種有用的網(wǎng)上資源。

        3.人才資源管理。全員聘任競爭上崗,通過崗位的設置和工資待遇的分級,調(diào)動不同工作人員的積極性。建立科學的激勵機制。鼓勵館員輪崗,帶動知識在館內(nèi)流動,在工作中學習、成長。對那些通過寫作、出版、講座、或以輔導方式與他人共享自己隱性知識和專業(yè)技術知識的組織文化。在職培訓與繼續(xù)教育,加強館員的在職培訓及繼續(xù)教育,以保證專業(yè)知識的更新和擴充,防止其老化或停滯不前。同時,鼓勵館員利用業(yè)余時間參加各種繼續(xù)教育課程的學習,如計算機課程培訓。歸檔文件整理等。

        另外,在日常工作中要處理好三個關系。一是管理與利用的關系,不能只強調(diào)利用,就放松管理,削弱管理的行政職能;二是社會效益與部門經(jīng)濟利益的關系,在檔案信息利用過程中,首先要考慮的是社會效益。其次才是部門的經(jīng)濟利益,不能不顧社會效益一味追求部門的經(jīng)濟利益;三是保密與開放的關系。檔案中有許多國家機密是不能公開的,必須以國家的政治利益為重,不能犧牲國家的政治利益,威脅國家的政治安全,唯有與時俱進,正確處理這三個關系,才能不斷在發(fā)展中創(chuàng)新。在創(chuàng)新中發(fā)展。

        參考文獻:

        [1]鄭善學,關于高校實現(xiàn)文格一體化管理的對策性意見.

        [2]周繼香,高校評估檔案管理.

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