摘 要：干部人事檔案，綜合反映干部的基本情況，準(zhǔn)確鮮活的干部人事檔案能為學(xué)校選人用人等工作提供重要的參考依據(jù)［1］。高職院校作為人才密集單位，干部人事檔案管理水平的高低對學(xué)校的干部人才隊伍建設(shè)、事業(yè)發(fā)展有重要的影響。本文以干部人事檔案專項審核工作為契機，總結(jié)歸納新時代高職院校干部人事檔案管理存在的問題，深刻剖析產(chǎn)生問題的根源，提出進一步提升高職院校干部人事檔案管理水平的策略。

關(guān)鍵詞：專項審核；高職院校；干部人事檔案

中圖分類號：G271文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：2095-9052（2024）08-0076-03

引言

為深入貫徹《干部人事檔案工作條例》和全國干部人事檔案工作會議精神，江蘇省開展了干部人事檔案專項審核全覆蓋工作。按照要求，高職院校對具有副高級及以上專業(yè)技術(shù)職務(wù)人員的干部人事檔案進行審核。此次干部人事檔案專項審核暴露出高職院校干部人事檔案管理還存在一定問題，同時也對高職院校干部人事檔案工作提出了更高的要求。

一、高職院校開展干部人事檔案專項審核工作的意義

（一）落實全面從嚴(yán)治黨、從嚴(yán)管理干部的要求

全面從嚴(yán)治黨是黨的十八大以來黨中央作出的重大戰(zhàn)略部署，從嚴(yán)管理干部是從嚴(yán)治黨的首要任務(wù)［2］。開展干部人事檔案專項審核工作，對干部的各種信息進行嚴(yán)格審核，去偽存真、正本清源，是從嚴(yán)管理干部的一項重要手段。干部人事檔案記載著干部的德能勤績廉情況，借助干部人事檔案，組織部門可以全面了解干部的現(xiàn)實表現(xiàn)，為干部的選任、管理和監(jiān)督工作提供重要參考。通過開展此項工作，確保干部各項信息準(zhǔn)確、鮮活，為干部工作提供堅實的基礎(chǔ)。

（二）推動高職院校干部人事檔案管理規(guī)范化建設(shè)

高職院校通過專審工作，對本校的干部人事檔案工作進行全面的檢查，對干部人事檔案的內(nèi)容建設(shè)、日常管理等工作不足的地方可進行規(guī)范、完善，為進一步健全檔案接收、保管、轉(zhuǎn)遞、審核等配套方法提供有力的支撐。通過此項工作，干部人事檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平也得到進一步提升，為干部人事檔案管理的規(guī)范化建設(shè)提供有力支撐。

（三）提升選人用人公信力、營造風(fēng)清氣正政治生態(tài)的必然要求

近年來發(fā)現(xiàn)的干部人事檔案涂改造假等問題，嚴(yán)重?fù)p害了檔案的權(quán)威性和公信力。通過開展專項審核工作，對于有造假涂改等問題的信息可以及時進行糾正，推動檔案內(nèi)容還原本來面目，匡正了風(fēng)氣、教育了干部。檔案審核是選人用人的必經(jīng)程序，清爽的人事檔案在準(zhǔn)確識別干部、合理使用干部、防止“帶病提拔”等方面發(fā)揮了不可替代的作用，為營造風(fēng)清氣正的政治生態(tài)奠定堅實的基礎(chǔ)。

二、高職院校干部人事檔案存在的問題

（一）檔案材料歸檔不及時

高職院校中，干部人事檔案材料由不同部門上交至檔案收集部門，由檔案收集部門整理分類后歸入檔案。在專審工作中發(fā)現(xiàn)，部分教職工招錄相關(guān)材料、年度考核表、干部任免審批表等未及時歸檔。長期以來，高職院校干部人事檔案一直存在“你交我收”“你要我找”的被動管理模式［3］。高職院校干部人事檔案材料形成部門較多，材料形成部門由于檔案意識比較缺乏，沒有及時將需要歸檔的材料交至檔案收集部門，檔案收集部門也沒有及時催收相關(guān)材料，就導(dǎo)致了檔案材料歸檔不及時的問題。

（二）部分干部檔案材料缺失

干部人事檔案材料形成時間跨度較大，早期材料容易出現(xiàn)缺失的情況，具有不穩(wěn)定性。在審核中發(fā)現(xiàn)，團員材料由于形成時間較早，缺失情況較為普遍，黨員材料存在個別缺失現(xiàn)象。部分干部在進入學(xué)校之前有過工作經(jīng)歷，尤其是在私企工作的干部，缺少工作合同及工作調(diào)動等相關(guān)材料，導(dǎo)致難以對此階段的工作經(jīng)歷進行認(rèn)定。

（三）信息前后記載不一致

“三齡兩歷”是干部選拔任用時對干部人事檔案進行審核的重要內(nèi)容，也是干部專項審核工作首先要解決的問題。在審核中發(fā)現(xiàn)，部分檔案材料中“三齡兩歷”中“三齡”的信息存在著不同程度前后不一致的情況：年齡上，有的干部多項材料中記載的出生日期不一致。工齡上，部分干部在各個工作崗位的時間節(jié)點不清；有離職攻讀碩士或博士學(xué)位的干部按畢業(yè)后的工作時間作為自己的工作時間來填寫。黨齡上，主要為入黨時間的記憶不夠準(zhǔn)確，或?qū)⑷朦h時間誤認(rèn)為是預(yù)備黨員轉(zhuǎn)為正式黨員的時間。

三、高職院校干部人事檔案管理存在問題的原因剖析

（一）干部人事檔案管理制度機制尚不健全

部分學(xué)校對干部人事檔案管理工作不夠重視，尚未制定出臺相關(guān)制度規(guī)定。部分學(xué)校雖出臺了相關(guān)管理制度，但是仍存在如下問題：一是制度內(nèi)容不夠全面。有的學(xué)校尚未建立符合學(xué)校自身實際情況的收集歸檔內(nèi)容，沒有對歸檔范圍、歸檔期限、歸檔要求等作出明確的規(guī)定；二是制度出臺時間較早，內(nèi)容陳舊，未根據(jù)國家最新政策進行完善。經(jīng)調(diào)查，部分學(xué)校制度出臺時間為九零年左右，時間較為久遠(yuǎn)，制度作用發(fā)揮不明顯。

（二）干部人事檔案工作力量偏弱

目前，高職院校干部人事檔案管理工作在隊伍建設(shè)上仍存在一定的差距。一是人員配備不到位。有的學(xué)校未按照“千卷一人”的要求配備專職管檔人員，兼職人員由于自身還負(fù)責(zé)本部門的其他工作，因此在日常工作中沒有太多精力投入到人事檔案管理工作中。二是業(yè)務(wù)能力水平較低。負(fù)責(zé)人事檔案工作的人員有的并非檔案相關(guān)專業(yè)畢業(yè)，又缺少專業(yè)培訓(xùn)，專業(yè)化水平較低，導(dǎo)致材料形成不夠規(guī)范，信息認(rèn)定不夠準(zhǔn)確。三是自身職業(yè)認(rèn)可度低，工作態(tài)度消極。部分人事檔案工作人員存在對該項工作的重視程度不夠，工作作風(fēng)不扎實，責(zé)任心不夠強等問題。

（三）干部人事檔案工作宣傳教育不到位

雖然有的干部本人或相關(guān)部門意識到干部人事檔案對于干部本人的發(fā)展較為重要，但是由于高職院校普遍對干部人事檔案工作的宣傳教育不到位，無論是檔案材料形成的部門還是干部本人，對于人事檔案的內(nèi)容建設(shè)、歸檔范圍、材料標(biāo)準(zhǔn)以及歸檔期限等缺少最基本的了解，無法做到“心中有遵循”，因此停留在思想上重視，行動上滯后的狀態(tài)。組織人事部門對干部人事檔案問題的源頭缺少把關(guān)，導(dǎo)致后續(xù)各類問題的出現(xiàn)，最終造成了材料的不完整或信息的失準(zhǔn)。部分材料形成部門由于不清楚哪些材料需要入檔、如何入檔，加之材料收集部門又未進行及時有效的指導(dǎo)、溝通、督促，導(dǎo)致該入檔的材料未及時入檔，嚴(yán)重影響了干部人事檔案規(guī)范性的推進。

（四）干部人事檔案信息化建設(shè)相對滯后

《條例》對干部人事檔案工作的信息化提出了要求，要建立健全安全、便捷、共享、高效的干部人事檔案信息化管理體系。但大部分高職院校干部人事檔案工作的信息化建設(shè)一直處于較為落后的狀態(tài)，推進力度較?。?］。一方面是由于干部人事檔案信息化建設(shè)需要借助先進的技術(shù)或選擇外包商等進行實施，需要一定的費用，而大部分高職院校沒有給予相應(yīng)的經(jīng)費支持。另一方面，由于干部人事檔案材料主要為組織人事等相關(guān)部門在開展工作時需要查閱，檔案中的信息未能對其他職能部門的工作發(fā)揮價值，尚未建立干部人事檔案信息共享機制，不同部門、不同信息系統(tǒng)之間的壁壘仍然存在，檔案信息的服務(wù)率較低，因此多數(shù)高職院校僅停留在使用紙質(zhì)檔案層面，對于信息化建設(shè)一直未提上日程。另外，由于信息化建設(shè)牽涉到人力、財力、安全等方面，很多學(xué)校也存在畏難的情緒，因此建設(shè)情況相對滯后。

四、提升高職院校人事檔案管理效能的策略

（一）提高認(rèn)識，高度重視干部人事檔案管理工作

習(xí)近平總書記指出，檔案工作是一項非常重要的基礎(chǔ)性工作，經(jīng)驗得以總結(jié)、規(guī)律得以認(rèn)識、歷史得以延續(xù)、各項事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案?！陡刹咳耸聶n案工作條例》的印發(fā)及專審工作的開展表明上級部門對干部人事檔案管理工作的高度重視，同時也對此項工作的開展提出了更高要求［5］。高職院校要提升干部人事檔案管理效能，就需要自上而下從思想上提高對此項工作重要性的認(rèn)識。

一是學(xué)校黨委要對干部人事檔案管理工作進行統(tǒng)籌安排，堅持黨管干部原則，主動適應(yīng)新時代干部工作新要求，把干部人事檔案工作牢牢抓在手上，層層壓實責(zé)任，幫助協(xié)調(diào)解決各方面的困難，從而推動干部人事檔案管理工作高質(zhì)量開展。二是具體負(fù)責(zé)干部人事檔案工作的部門，要建立健全相關(guān)規(guī)章制度和工作機制，組織開展宣傳、指導(dǎo)，加強相關(guān)部門、教職工本人對干部人事檔案工作的了解；建立日常“雙向聯(lián)動”機制，經(jīng)常性、針對性地與材料形成部門加強溝通，形成工作合力，營造教職工以及相關(guān)部門大力支持干部人事檔案管理工作的良好局面，讓干部人事檔案工作不再停留在“說起來重要、做起來次要、忙起來不要”的階段。

（二）扎緊織密干部人事檔案制度“籠子”

加強制度建設(shè)和創(chuàng)新，要以《條例》為遵循，結(jié)合學(xué)校實際情況，認(rèn)真總結(jié)工作中的經(jīng)驗做法，突出問題導(dǎo)向，從內(nèi)容建設(shè)、日常管理、利用審核等方面，找出薄弱環(huán)節(jié)，堵塞漏洞，形成系統(tǒng)完備、科學(xué)規(guī)范、有效管用的從嚴(yán)管檔工作體系，使負(fù)責(zé)干部人事檔案工作人員有章可循［2］。

一是要加強干部人事檔案的內(nèi)容建設(shè)。干部人事檔案能否發(fā)揮存史、留憑、資政、育人的作用，關(guān)鍵是抓好內(nèi)容建設(shè)。首先明確干部人事檔案的分類及內(nèi)容，確保檔案材料的全面性；其次要明確檔案材料的內(nèi)容填寫、格式規(guī)范等要求，確保檔案材料的規(guī)范性。第三要限定材料歸檔時間期限，確保檔案材料的時效性。二是要對干部人事檔案日常管理各個方面做出明確的規(guī)定和要求。針對檔案日常管理的各個方面，例如檔案的建立、接收、保管等，都需要切實可行的規(guī)定，并在日常工作中認(rèn)真貫徹落實，避免因管理不當(dāng)出現(xiàn)檔案材料丟失、損壞，檔案信息被涂改等問題的出現(xiàn)。三是制定干部人事檔案利用審核的具體規(guī)定。檔案的價值和生命都在于“用”，用好了就是“活檔案”，用不好或者不用就是“死材料”。在規(guī)章制度的建立健全中，應(yīng)對可以利用的情況以及程序和要求作出明確的規(guī)定。四是對干部人事檔案的工作紀(jì)律及監(jiān)督作出規(guī)定。干部人事檔案對于國家、學(xué)校及干部個人有著重要的作用，是具有法律效力的憑證和依據(jù)。因此，應(yīng)嚴(yán)格人事檔案的工作紀(jì)律要求，防止出現(xiàn)偽造、篡改檔案等違法行為。相關(guān)職能部門對于干部人事檔案的各項管理規(guī)定、制度的貫徹落實情況還需要進行監(jiān)督檢查，維護檔案工作的嚴(yán)肅性和公信力。

（三）著力加強干部人事檔案工作隊伍建設(shè)

檔案管理人員是開展干部人事檔案管理的主體，其專業(yè)素養(yǎng)直接影響干部人事檔案管理的成效［6］。一是要確保人員力量配備到位，檔案管理工作人員要按照“千卷一人”要求配備，達(dá)不到千卷的要安排兼職人員負(fù)責(zé)此項工作，但要對其工作職責(zé)等進行明確規(guī)定。干部人事檔案管理工作較為繁雜，組織人事部門應(yīng)將工作作風(fēng)扎實、政治素質(zhì)較好的黨員干部選拔到檔案工作崗位。二是要提升檔案工作人員的責(zé)任意識。干部人事檔案對于了解干部、開展干部選拔任用工作等具有重要的作用，要引導(dǎo)干部人事檔案工作者以高度的責(zé)任心和使命感開展此項工作，大力弘揚“責(zé)任重于泰山”“視檔案如生命”精神，引導(dǎo)干部人事檔案工作人員不忘初心，牢記使命，深入貫徹落實好學(xué)校關(guān)于干部人事檔案工作的規(guī)章制度，推進檔案管理的規(guī)范化建設(shè)。三是要加強對檔案工作人員的政策和業(yè)務(wù)培訓(xùn)。檔案工作的政策性和專業(yè)性很強，學(xué)校要適時組織專兼職管理人員參加各級業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提升檔案工作隊伍的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。四是要對檔案工作隊伍采取鼓勵約束措施。組織人事部門對檔案工作隊伍要堅持嚴(yán)管厚愛相結(jié)合的原則，激勵約束并重。干部人事檔案工作較為繁雜，對于工作作風(fēng)扎實、工作表現(xiàn)優(yōu)秀的檔案管理工作人員給予一定的獎勵。對于不嚴(yán)守工作紀(jì)律，在工作中弄虛作假的人員要從嚴(yán)處理。

（四）持續(xù)推進干部人事檔案信息化建設(shè)

提升檔案信息化水平，是利用現(xiàn)代信息技術(shù)提升檔案工作水平的重要途徑，也是從技術(shù)上防止檔案涂改造假的有效手段。針對當(dāng)前高職院校干部人事檔案信息化建設(shè)推動力度較小的問題，學(xué)校黨委及相關(guān)部門應(yīng)拓寬工作思路，借助先進的技術(shù)，提升信息化水平。

一是確保經(jīng)費保障到位，克服畏難情緒。檔案的信息化建設(shè)因涉及系統(tǒng)購買或外包等工作，因此需要一定的經(jīng)費。學(xué)校黨委要對人事檔案工作的信息化足夠的重視，給予各方面的支持，讓推進該工作的領(lǐng)導(dǎo)、老師有足夠的底氣。具體負(fù)責(zé)干部人事檔案管理的部門要克服畏難情緒，深入信息化建設(shè)工作富有成效的兄弟院校開展調(diào)研，吸取借鑒好的工作經(jīng)驗方法，做好信息化建設(shè)的項目實施方案，對于信息化工作的組織實施、信息的安全保障等各方面考慮到位，將信息化工作提上日程。二是探索建立干部人事檔案信息共享機制。當(dāng)前將檔案利用貫穿干部“選、育、管、用”全過程上持續(xù)用力，同時也要深度開發(fā)干部人事檔案資源信息，為黨員教育管理、干部培養(yǎng)監(jiān)督、人才引進等工作服務(wù)。高效運用人事檔案信息，實現(xiàn)與學(xué)?，F(xiàn)有的人事系統(tǒng)數(shù)據(jù)的互通，切實能夠通過信息化建設(shè)提升干部人事檔案的利用率和服務(wù)水平。三是繃緊保密安全弦。干部人事檔案部分信息涉及干部本人的隱私，因此在干部人事檔案信息化的過程中要特別注意保密，防止干部個人信息出現(xiàn)泄漏的情況，增強風(fēng)險防范意識，要確保干部人事檔案的絕對安全，切實“系好安全帶”。

結(jié)語

高職院校應(yīng)深刻總結(jié)干部人事檔案工作中存在的問題，以《干部人事檔案工作條例》為根本遵循，不斷提升干部人事檔案工作的規(guī)范化、信息化水平等，扎實做好新時代干部人事檔案工作，為學(xué)校干部人才工作、學(xué)校的高質(zhì)量發(fā)展提供重要的支撐。

參考文獻(xiàn)：

［1］袁海芳.干部人事檔案專項審核對完善機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理的啟示［J］.邯鄲職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2022（9）：90-92.

［2］王偉東.事業(yè)單位干部人事檔案專項審核工作要點分析［J］.黑龍江檔案，2022（5）：228-230

［3］亢云潔，孔愛蘋.高校干部人事檔案專項審核工作的啟示［J］.蘭州交通大學(xué)學(xué)報，2019（3）：128-132.

［4］王喆.信息化背景下高職院校干部人事檔案建設(shè)的探索［J］.陜西檔案，2021（5）：51-53.

［5］莊菁.干部人事檔案專項審核工作現(xiàn)狀及解決對策［J］.黑龍江檔案，2021（6）：112-113.

［6］王振華.事業(yè)單位干部人事檔案規(guī)范化管理探討［J］.人事管理，2022（1）：145-146.