摘要：隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，市場(chǎng)競爭愈加激烈。在這種激烈的市場(chǎng)競爭中，企業(yè)為了獲取關(guān)鍵原材料等原因而預(yù)付賬款，如果對(duì)預(yù)付賬款未能妥善管理，有可能造成財(cái)產(chǎn)的流失。本文通過剖析企業(yè)預(yù)付賬款存在的風(fēng)險(xiǎn)以及風(fēng)險(xiǎn)形成的原因，進(jìn)而提出降低預(yù)付賬款風(fēng)險(xiǎn)的具體措施。為防控因預(yù)付賬款帶來的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)應(yīng)按《內(nèi)部控制具體規(guī)范》中關(guān)于采購與付款的相關(guān)規(guī)定建立預(yù)付賬款的授權(quán)審批制度，加強(qiáng)預(yù)付賬款的管理，特別是對(duì)大額預(yù)付賬款的監(jiān)控，定期追蹤核查，對(duì)預(yù)付賬款的期限、占用款項(xiàng)的合理性、不可收回風(fēng)險(xiǎn)等綜合判斷，對(duì)有疑問的預(yù)付賬款及時(shí)采取措施，將預(yù)付賬款資金風(fēng)險(xiǎn)和可能造成的損失控制在企業(yè)可以承受的范圍內(nèi)。

關(guān)鍵詞：預(yù)付賬款；內(nèi)部控制；采購；管理

DOI：10.12433/zgkjtz.20240314

一、企業(yè)預(yù)付賬款形成的原因及風(fēng)險(xiǎn)

（一）預(yù)付賬款形成的原因

預(yù)付賬款是購貨方按照采購合同約定，預(yù)先以貨幣資金或貨幣等價(jià)物等形式支付給提供貨物或勞務(wù)一方的款項(xiàng)，從而產(chǎn)生購貨方的一筆短期債權(quán)，是購貨方的流動(dòng)資產(chǎn)。同時(shí)，供貨方產(chǎn)生了一筆債務(wù)，形成預(yù)收賬款，要求供貨方按照合同約定以某種商品、提供勞務(wù)或服務(wù)抵償。預(yù)付賬款會(huì)造成購貨方資金的提前支出，一旦供貨方延期交貨或無法按照合同履約，又無法及時(shí)退還給購貨方款項(xiàng)，將造成購貨方的資金被供貨方占用，進(jìn)而導(dǎo)致購貨方資金周轉(zhuǎn)困難、資金成本增加甚至出現(xiàn)呆壞賬，最終影響購貨方的正常經(jīng)營和資金安全。

企業(yè)采用預(yù)付款的方式主要有三個(gè)方面的原因：一是預(yù)防重要原材料價(jià)格大幅上升，預(yù)先支付貨款可以采取對(duì)企業(yè)有利的價(jià)格購入原材料；二是企業(yè)所需的某種原材料供不應(yīng)求，企業(yè)需要預(yù)付貨款獲取原材料；三是由于生產(chǎn)、建設(shè)時(shí)間較長，供貨方需要先墊付材料等款項(xiàng)，為降低經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)和違約風(fēng)險(xiǎn)，供貨方一般要求購貨方先預(yù)付部分或全部貨款。

（二）預(yù)付賬款的風(fēng)險(xiǎn)

1.預(yù)付賬款一旦逾期，將加劇產(chǎn)生壞賬的風(fēng)險(xiǎn)

企業(yè)預(yù)付賬款的風(fēng)險(xiǎn)：一是與供貨單位發(fā)生糾紛，長期掛賬；二是業(yè)務(wù)人員沒有及時(shí)催要發(fā)票；三是供貨單位失聯(lián)或倒閉等。隨著時(shí)間的推移，解決問題的難度越來越大，加上業(yè)務(wù)人員的變動(dòng)，這些預(yù)付賬款產(chǎn)生壞賬的可能性勢(shì)必越大，從而給企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)損失。

2.預(yù)付賬款形成壞賬，增加了企業(yè)的資金成本和機(jī)會(huì)成本

企業(yè)預(yù)付款項(xiàng)為了獲得所需原材料或某種服務(wù)而提前支付的款型。企業(yè)預(yù)付賬款形成壞賬，即可能無法按照合同約定獲取所需原材料或某種服務(wù)，供貨商不退還相關(guān)款項(xiàng)，將直接面臨經(jīng)濟(jì)損失。在嚴(yán)重的情況下，影響企業(yè)正常經(jīng)營，增加了資金成本和機(jī)會(huì)成本。

另外，企業(yè)預(yù)付賬款發(fā)生壞賬，不僅影響正常生產(chǎn)經(jīng)營，還需耗費(fèi)一定的人力和財(cái)力追討，進(jìn)一步增加成本。

3.預(yù)付賬款的核算風(fēng)險(xiǎn)

企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)預(yù)付賬款科目的核算與管理。如果財(cái)務(wù)管理工作不規(guī)范，未能做好預(yù)付賬款科目的核算與管理工作，則可能存在預(yù)付賬款與其他往來款項(xiàng)科目混用、金額記錄有誤等會(huì)計(jì)基礎(chǔ)核算問題，無法準(zhǔn)確、真實(shí)反映預(yù)付賬款情況，繼而也無法開展有效的對(duì)賬、追償?shù)裙ぷ?，最終導(dǎo)致資產(chǎn)流失。

二、預(yù)付賬款風(fēng)險(xiǎn)形成的原因

（一）風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)薄弱

企業(yè)預(yù)付賬款風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)淡薄、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)缺乏的現(xiàn)象普遍存在，未真正開展預(yù)付賬款風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。相比應(yīng)收賬款，企業(yè)對(duì)預(yù)付賬款往往不重視，甚至忽略。預(yù)付賬款長期掛賬，一方面造成會(huì)計(jì)信息失真，另一方面，為資金安全管控帶來隱患，容易形成財(cái)務(wù)管理上的漏洞。

在部分企業(yè)預(yù)付賬款清理中，相關(guān)人員預(yù)付賬款風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)淡薄，如業(yè)務(wù)人員由于崗位調(diào)動(dòng)，未認(rèn)真落實(shí)預(yù)付賬款銷賬和工作移交，后續(xù)人員不清楚業(yè)務(wù)情況，清理難度加大。

企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)業(yè)務(wù)人員風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)教育，從思想上端正工作態(tài)度，正確認(rèn)識(shí)預(yù)付賬款管理工作的重要性和必要性，積極主動(dòng)參與到管理工作中。

（二）供貨商風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)體系不健全

目前，社會(huì)信用體系仍不健全，部分供貨商缺乏信用，具體表現(xiàn)之一：企業(yè)支付貨款后，供貨商不開具發(fā)票。部分企業(yè)預(yù)付賬款清理時(shí)發(fā)現(xiàn)，預(yù)付材料款金額雖不大，但筆數(shù)多，每筆金額較小，大部分屬于小額物資采購，廠家不開發(fā)票，造成預(yù)付賬款長期掛賬。

供貨商缺乏信用的另一個(gè)表現(xiàn)：商品存在質(zhì)量問題。發(fā)現(xiàn)某些預(yù)付賬款是因?yàn)樵O(shè)備質(zhì)量問題，設(shè)備不能驗(yàn)收合格，企業(yè)未履行合同余款的支付，供貨商既不更換設(shè)備，也不開具發(fā)票，導(dǎo)致預(yù)付賬款未能核銷。

（三）預(yù)付賬款內(nèi)部控制制度不健全

企業(yè)采購商品預(yù)付貨款后，業(yè)務(wù)人員未能及時(shí)跟進(jìn)供貨商，獲取發(fā)票，導(dǎo)致預(yù)付賬款長期掛賬，表明企業(yè)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度不健全。

預(yù)付賬款內(nèi)部控制應(yīng)從以下三個(gè)方面加強(qiáng)：一是職責(zé)分工是否明確；二是合同簽訂、采購行為是否按照相關(guān)規(guī)章制度審批，支付貨款是否按照合同約定執(zhí)行；三是預(yù)付賬款的跟蹤管理制度是否完善；四是處理壞賬損失的相關(guān)制度是否健全。

三、加強(qiáng)預(yù)付賬款管理的措施

通過以上對(duì)預(yù)付賬款的分析，企業(yè)應(yīng)提高重視、健全管理制度，從采購環(huán)節(jié)、合同簽訂以及審批環(huán)節(jié)等方面加強(qiáng)預(yù)付賬款管理。

（一）提高重視、健全管理制度

1.企業(yè)應(yīng)從風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)著手

從企業(yè)管理者到基層員工，都要提高對(duì)預(yù)付賬款的重視程度，強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)。培訓(xùn)管理人員的業(yè)務(wù)知識(shí)與風(fēng)險(xiǎn)防范知識(shí)，講授先進(jìn)的預(yù)付賬款管理方法和控制風(fēng)險(xiǎn)辦法，進(jìn)而為管理工作的開展打下良好的基礎(chǔ)。

2.以市場(chǎng)為導(dǎo)向，修訂和完善相關(guān)制度辦法

制度的建立是預(yù)付賬款管理工作開展的基礎(chǔ)。預(yù)付賬款是企業(yè)發(fā)生采購業(yè)務(wù)的一種正常經(jīng)濟(jì)現(xiàn)象，涉及金額有大有小，企業(yè)應(yīng)合理預(yù)測(cè)預(yù)付賬款額度。由于采購業(yè)務(wù)受市場(chǎng)環(huán)境、政策等因素影響，企業(yè)應(yīng)根據(jù)市場(chǎng)變化，及時(shí)調(diào)整完善相關(guān)制度辦法，包括信用政策、激勵(lì)機(jī)制等，及時(shí)解決問題。

3.優(yōu)化采購管理，完善采購申請(qǐng)制度明確相關(guān)部門或人員的職責(zé)權(quán)限，嚴(yán)格采購申請(qǐng)制度。對(duì)大額采購應(yīng)實(shí)行集體決策，進(jìn)行公開招標(biāo)。

鑒于預(yù)付賬款通常發(fā)生在采購環(huán)節(jié)，因此優(yōu)化采購管理，將為預(yù)付賬款的管理打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

加強(qiáng)企業(yè)采購管理主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面：

一是完善采購方案，有助于明確采購計(jì)劃，促使采購的合理性、科學(xué)性。企業(yè)應(yīng)當(dāng)制定采購指引清單。采購方式按照實(shí)際情況分為常規(guī)采購和非常規(guī)采購。采購審批手續(xù)通過制度、流程固化，確保采購程序合規(guī)合法。另外，企業(yè)完善采購定價(jià)機(jī)制，物資采購部門應(yīng)密切關(guān)注大宗物資市場(chǎng)價(jià)格變化情況，確定主要物資采購價(jià)格的控制范圍，促使企業(yè)在市場(chǎng)采購中變被動(dòng)為主動(dòng)，為采購工作提供制度保障，確保采購價(jià)格在預(yù)期范圍內(nèi)，保障企業(yè)利益。

二是完善供貨商分類標(biāo)準(zhǔn)，企業(yè)在選擇供貨商過程中，應(yīng)遵循公平、公正的原則，根據(jù)實(shí)際情況選擇合適的供貨商。供貨商分為五類：第一類試用供貨商，企業(yè)與其業(yè)務(wù)剛開始或者還不能確定是否將其納入合格供貨商的階段，此類供貨商需具備相關(guān)資質(zhì)，提供貨物的價(jià)格、質(zhì)量等均能滿足企業(yè)需求；第二類是合格供貨商，合格供貨商是企業(yè)與其合作一段時(shí)間后，其提供貨物的價(jià)格、質(zhì)量、速度以及售后服務(wù)等均能符合企業(yè)需求；第三類是戰(zhàn)略合作伙伴，此類供貨商不僅是合格供貨商，而且雙方長期合作達(dá)成共識(shí)，實(shí)現(xiàn)共贏；第四類為不合格供貨商，此類供貨商與企業(yè)合作，提供物資的價(jià)格、質(zhì)量、速度以及售后服務(wù)等不能滿足企業(yè)需求；第五類為黑名單供貨商，此類供貨商與企業(yè)合作中，存在弄虛作假、違法違規(guī)等行為，導(dǎo)致嚴(yán)重?fù)p失，應(yīng)不得與此類供貨商合作。通過對(duì)供貨商分類，有利于降低采購風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)將貨款支付方式與供貨商分類結(jié)合，有利于控制資金風(fēng)險(xiǎn)。

三是強(qiáng)化采購合同的履行，采購合同的訂立應(yīng)嚴(yán)格按照企業(yè)合同管理辦法，對(duì)合同標(biāo)的、貨款支付方式、發(fā)票開具、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等情況通過合同條款固化，通過合同運(yùn)用法律手段維護(hù)企業(yè)利益。合同簽訂后，企業(yè)與供貨商之間的采購行為應(yīng)嚴(yán)格按照合同條款執(zhí)行，避免不必要的糾紛。企業(yè)應(yīng)按照合同約定做好貨物驗(yàn)收、貨款支付、獲取發(fā)票等工作，對(duì)于異常情況，及時(shí)報(bào)告，提出解決辦法。采購人員應(yīng)密切關(guān)注合同執(zhí)行情況。企業(yè)將上述優(yōu)化采購管理的情況通過制度固化，并借助信息化手段確保落地，為預(yù)付賬款的管理打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（二）成立專門信用管理組織，評(píng)估預(yù)付賬款風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)貨物驗(yàn)收控制

企業(yè)應(yīng)建立合格的供貨商名錄，特別是對(duì)關(guān)鍵原材料實(shí)行庫存預(yù)警機(jī)制。在采購之前評(píng)估小組深入了解和評(píng)估供貨商的信用狀況，評(píng)估小組由企業(yè)管理者、法律顧問、財(cái)務(wù)人員、技術(shù)人員等組成。由于評(píng)估信用風(fēng)險(xiǎn)是一項(xiàng)專業(yè)性、技術(shù)性和綜合性較強(qiáng)的工作，企業(yè)應(yīng)組織專項(xiàng)工作組把關(guān)。通過對(duì)供貨商風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，建立供貨商信用檔案，可以有效控制預(yù)付賬款風(fēng)險(xiǎn)。

企業(yè)應(yīng)當(dāng)按照合同、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等文件，由獨(dú)立的驗(yàn)收部門或?qū)Ｈ藢?duì)采購貨物或勞務(wù)的數(shù)量、質(zhì)量等進(jìn)行驗(yàn)收，并出具驗(yàn)收證明。業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)向有關(guān)部門報(bào)告在驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況；同時(shí)有關(guān)部門應(yīng)查明原因，及時(shí)處理。

（三）加強(qiáng)預(yù)付賬款的跟蹤和責(zé)任考核

企業(yè)預(yù)付貨款后，業(yè)務(wù)人員應(yīng)當(dāng)落實(shí)責(zé)任并全程跟蹤，及時(shí)了解貨物或勞務(wù)進(jìn)度是否按照合同約定執(zhí)行，制定工作計(jì)劃，防止可能發(fā)生的意外和損失。業(yè)務(wù)人員的責(zé)任應(yīng)落實(shí)到采購崗位的關(guān)鍵控制點(diǎn)上。相關(guān)人員要按購貨合同約定的時(shí)間組織交貨，驗(yàn)收入庫，并在規(guī)定日期內(nèi)準(zhǔn)備發(fā)票、驗(yàn)收證明等附件及時(shí)報(bào)銷。企業(yè)一旦發(fā)現(xiàn)異常，應(yīng)當(dāng)及時(shí)采取措施，必要時(shí)通過訴訟等法律手段維權(quán)。在完善相關(guān)人員跟蹤制度的同時(shí)，健全績效考核及獎(jiǎng)懲掛鉤的制度。

（四）加強(qiáng)預(yù)付賬款會(huì)計(jì)核算控制，提高財(cái)務(wù)管理信息化水平

財(cái)務(wù)部門要定期或不定期分析預(yù)付賬款，特別要分析金額大、時(shí)間長的預(yù)付賬款，分析形成的原因，以及沒有銷賬的原因，及時(shí)發(fā)現(xiàn)其中可能存在的異常。必要時(shí)，可采取預(yù)付賬款專項(xiàng)清理工作。通過預(yù)付賬款清理工作，長期掛賬的預(yù)付賬款可以得到有效的解決。

加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理信息化水平，能夠讓管理者、財(cái)務(wù)部門以及業(yè)務(wù)部門之間的信息交流與溝通及時(shí)有效開展。提升財(cái)務(wù)管理信息化水平，有利于提高預(yù)付賬款管理的質(zhì)量和效率。

財(cái)務(wù)系統(tǒng)可以進(jìn)一步完善信息溝通渠道，建立信息溝通平臺(tái)，如增加往來款期限提示系統(tǒng)，當(dāng)出現(xiàn)超期未收或未付的款項(xiàng)時(shí)，系統(tǒng)能夠自動(dòng)提醒財(cái)務(wù)人員和業(yè)務(wù)人員，并形成超期的客戶信息，使收付款工作盡快開展。與此同時(shí)，利用財(cái)務(wù)系統(tǒng)的往來款項(xiàng)賬齡分析功能，讓財(cái)務(wù)人員實(shí)時(shí)掌握往來款項(xiàng)掛賬時(shí)間，對(duì)達(dá)到一定期限的掛賬款重點(diǎn)關(guān)注以便采取措施。

（五）提高財(cái)務(wù)人員業(yè)務(wù)處理水平

財(cái)務(wù)人員應(yīng)不斷提高學(xué)習(xí)能力，為財(cái)務(wù)人員提供培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、業(yè)務(wù)交流的機(jī)會(huì)，加強(qiáng)其業(yè)務(wù)處理水平，根據(jù)相關(guān)政策制度，并結(jié)合實(shí)際情況，在工作中正確運(yùn)用會(huì)計(jì)核算，提供及時(shí)真實(shí)的會(huì)計(jì)信息。

（六）加強(qiáng)審計(jì)監(jiān)督

加強(qiáng)審計(jì)監(jiān)督，形成預(yù)付賬款管理的閉環(huán)。例如，在預(yù)付賬款管理時(shí)，采購人員、審批人員等未按制度要求操作；再如個(gè)別業(yè)務(wù)人員因工作失誤未能提供相關(guān)信息，致使管理層作出錯(cuò)誤決策，該項(xiàng)業(yè)務(wù)形成的預(yù)付賬款在實(shí)際發(fā)生時(shí)可能形成呆壞賬，給企業(yè)造成經(jīng)濟(jì)損失。這就需要審計(jì)人員對(duì)企業(yè)的采購過程檢查和監(jiān)督，確保相關(guān)人員采購行為、相應(yīng)審批流程按照制度規(guī)定執(zhí)行，審計(jì)包括內(nèi)部審計(jì)和外部審計(jì)。

四、結(jié)語

綜上所述，企業(yè)應(yīng)高度重視預(yù)付賬款管理，通過建立健全預(yù)付賬款長效管理機(jī)制，將預(yù)付賬款管理常態(tài)化，做到閉環(huán)管理，有效控制預(yù)付賬款風(fēng)險(xiǎn)，將損失降到最低。

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作者簡介：邢娟（1987），女，湖北省黃石市人，碩士，中級(jí)會(huì)計(jì)師，研究方向?yàn)樨?cái)務(wù)管理。