［摘 要］社會經(jīng)濟的快速發(fā)展對企業(yè)加強自身合同管理提出明確要求，合同是為了確定各自權(quán)利和義務而簽訂的共同遵守的條文，能夠有效約束合同雙方的履約行為。因此，加強企業(yè)合同管理內(nèi)部控制，能夠確保企業(yè)合同的有效簽訂，同時也能避免潛在的法律糾紛和財務風險，對企業(yè)提升管理水平意義重大。但就實際情況來看，部分企業(yè)合同管理內(nèi)部控制工作仍然存在諸多問題。鑒于此，本文就企業(yè)合同管理內(nèi)部控制現(xiàn)存問題展開闡述，并提出幾點優(yōu)化對策，以期能夠為業(yè)內(nèi)相關(guān)學者提供新的思維駐點。

［關(guān)鍵詞］企業(yè)；合同管理；內(nèi)部控制；現(xiàn)存問題；優(yōu)化對策

［中圖分類號］F27文獻標志碼：A

數(shù)字經(jīng)濟時代的到來，帶動了企業(yè)的進一步發(fā)展，企業(yè)為了在激烈的市場競爭中保持競爭優(yōu)勢和發(fā)展勢頭，就必須加強與其他企業(yè)的合作，通過協(xié)同發(fā)展的方式實現(xiàn)企業(yè)自身經(jīng)濟效益的提升。而合同是企業(yè)之間交易的重要依據(jù)，為了避免合作交易過程中的矛盾沖突和風險問題，企業(yè)必須做好合同管理內(nèi)部控制工作，最大限度保護企業(yè)的合法權(quán)益。但由于企業(yè)合同內(nèi)部控制涉及的內(nèi)容煩瑣，具有復雜性特征，導致實踐過程中問題頻發(fā)。這類問題的存在制約了企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展，為避免這些問題的發(fā)生，就必須深入分析合同管理內(nèi)控工作中的問題及原因，并根據(jù)分析結(jié)果落實優(yōu)化方法。

1 企業(yè)合同管理內(nèi)部控制現(xiàn)存問題

眾所周知，企業(yè)合同管理內(nèi)部控制工作內(nèi)容主要包含兩個方面：合同訂立和合同履行。在合同訂立時，為了避免后續(xù)經(jīng)濟糾紛的發(fā)生，會在合作雙方明確了解各項條款且認同的前提下簽字、蓋章，以便在合同履行時，避免出現(xiàn)與約定條款不符的財務問題糾紛。在合同簽訂和履約過程中，企業(yè)合同管理部門應對合同簽訂、履行及變更等情況進行詳細記錄和跟蹤，通過建立健全合同管理內(nèi)部控制機制，協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部各部門的任務分配和合同雙方的矛盾糾紛，能夠幫助企業(yè)樹立良好的社會形象。雖然加強合同管理內(nèi)部控制的優(yōu)勢眾多，但由于部分企業(yè)在實踐過程中仍然存在許多不足，導致合同管理內(nèi)控效果甚微，具體問題如下：

1.1 未能遵照合同簽訂流程，存在合同補簽現(xiàn)象

企業(yè)合作的主要目的是想通過協(xié)同發(fā)展的方式，促進企業(yè)自身規(guī)模拓展和效益提升，所以在合作過程中，企業(yè)往往會將自身利益放在首要位置。由于不同企業(yè)間的發(fā)展理念和企業(yè)文化存在差異，導致雙方在合作過程中易產(chǎn)生矛盾和經(jīng)濟糾紛。而合同管理內(nèi)部控制能夠有效避免經(jīng)濟糾紛，保障合同雙方合法權(quán)益。但就實際情況來看，部分企業(yè)對合同管理內(nèi)部控制并未引起充分重視，導致合同履約過程問題頻發(fā)。通常情況下，在簽訂合同時，雙方要確認合同條款合理才會簽字和蓋章。但部分企業(yè)偶爾存在先履行后簽約的情況，常見的有簽訂時間早于合同審批時間、合同履行時間早于合同簽訂時間兩個問題，由于合同管理內(nèi)部控制能夠通過對合同內(nèi)容的分析了解合作伙伴的商譽及實力，進而為戰(zhàn)略決策提供支持，所以這類先履行后簽約的問題，勢必會導致決策失控問題發(fā)生。此外，合同簽訂前就開始實際履行也會導致價格糾紛，由于企業(yè)實際已經(jīng)履行了合同內(nèi)容，為了不讓勞動成果白白浪費，勢必會同意合作伙伴更改合同價格，這種情況會導致企業(yè)自身處于弱勢地位，降低議價能力。即使不愿意合作伙伴更改合同條款內(nèi)容，但由于未能在事先合同簽訂時明確雙方的權(quán)利和義務，通過事后補簽的方式，勢必會增加合同糾紛概率［1］。

1.2 合同內(nèi)容與招投標文件不一致

企業(yè)合同管理內(nèi)控工作的主要目的是通過科學把控，避免因?qū)徍瞬粐?、把控不當而引發(fā)的合同糾紛問題，并實現(xiàn)自合同合理簽訂到履行環(huán)節(jié)的全流程管理。項目正式實施前會進行招投標工作，以此選擇和確定最佳的合作伙伴。確定中標人后，招標人會與中標人簽訂合同，合同內(nèi)容中的各項條款應保持完全一致。但就實際情況來看，部分企業(yè)在實施合同管理內(nèi)部控制時，出現(xiàn)招標人和中標人合同條款內(nèi)容不一致的情況，如部分項目合同單價、總價及部分項目費率約定等與招標文件不一致。由于中標人是嚴格按照合同內(nèi)容履行的，所以當合同內(nèi)容不一致時，就會導致經(jīng)濟矛盾糾紛問題的發(fā)生。造成該問題的根源是企業(yè)合同管理內(nèi)部控制不到位，招投標文件對合同實質(zhì)性內(nèi)容規(guī)定不清晰、不明確，最終導致中標人對合同條款的理解產(chǎn)生偏差。

1.3 合同內(nèi)容不明確，關(guān)鍵條款缺失

企業(yè)合同管理內(nèi)部控制是企業(yè)結(jié)合自身生產(chǎn)經(jīng)營和實際管理需求而采用的一種管理方法，旨在避免合同管理中的法律風險和經(jīng)濟糾紛，以及對企業(yè)正常運營產(chǎn)生的不利影響。在企業(yè)雙方簽訂合同時，為避免各類糾紛問題的發(fā)生，必須對合同主體、交貨與履行時間、價格與支付條款、質(zhì)量標準與驗收及知識產(chǎn)權(quán)、違約責任、賠償?shù)纫幌盗袉栴}進行明確，這樣才能在問題出現(xiàn)時有相應的條款依據(jù)可參照。但由于部分企業(yè)合同管理內(nèi)控不到位，導致合同內(nèi)容中的關(guān)鍵條款缺失，最終給企業(yè)帶來不可挽回的損失。如若合同中的交貨時間、履行時間沒有明確，勢必會對企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營造成負面影響，且合同條款中未能明確規(guī)定，企業(yè)也無法追究合作企業(yè)的法律責任。如果合同條款中的價格與支付條款、質(zhì)量標準、違約責任及賠償?shù)葪l款不明確，當企業(yè)收到的貨物存在質(zhì)量問題，或?qū)嶋H價格高于前期商議價格時，也無法進行有效問責。正是由于合同內(nèi)容的不明確，關(guān)鍵條款缺失，導致合同雙方的責任無法界定，引起更多矛盾和糾紛，不利于企業(yè)經(jīng)濟效益的提升。

1.4 合同管理基礎(chǔ)性工作薄弱

合同管理基礎(chǔ)性工作包括簽章、用印、編號、臺賬及歸檔等內(nèi)容，合同條款確定完畢后，由公司法定代表人或授權(quán)代理人簽字蓋章，如果企業(yè)合同管理內(nèi)部控制工作實施時，未能對對方代理人的身份進行確認，導致簽字蓋章的人并非相關(guān)權(quán)利人或沒有授權(quán)委托時，就無法保障合同效力。即使是對方相關(guān)權(quán)利人簽字蓋章后，合同用印沒有加蓋公司印章也會影響合同效力，這類不良問題的出現(xiàn)都會給企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展帶來不良影響。此外，合同編號能夠有效區(qū)分每份合同，且能夠提升合同管理效率。但部分企業(yè)實施合同管理內(nèi)部控制的過程中，并未對合同編號進行仔細核對和檢查，導致合同缺少編號、各部門合同編號不一致等問題頻發(fā)，這無疑給了不法分子利用編號漏洞制定虛假合同的可乘之機。同時，合同臺賬也是企業(yè)合同管理內(nèi)部控制的重要工作內(nèi)容，通過對合同的分類、整理及跟蹤，能夠提升合同管理規(guī)范性。但部分企業(yè)在實施合同管理內(nèi)部控制時，沒有明確臺賬登記要求和建立統(tǒng)一的合同履行臺賬，或是沒有對合同及時登記臺賬，這容易導致合同文本的遺失，也會引起多種風險問題的發(fā)生［2］。

1.5 超范圍履行合同

企業(yè)合同管理內(nèi)部控制能夠通過加強合同管理來避免多種風險問題，但在企業(yè)合同管理過程中，仍然存在超范圍履行合同的情況。超范圍履行合同主要是指合同到期后并未及時地簽訂和超過合同范圍支付兩種類型。通常情況下，合同到期時應進行內(nèi)部審批，且雙方確定繼續(xù)合作后才能增加合同履行周期，如果該工作過程中，未能與對方協(xié)商或沒有經(jīng)過內(nèi)部審批，那么就會影響合同執(zhí)行的效力。同時，兩家企業(yè)合作過程中，經(jīng)常會因為市場發(fā)展情況和其他因素影響而變更合同條款，如果企業(yè)合同管理人員未能對變更的條款進行細致審查，那么當條款存在風險時，就會對公司的合法權(quán)益產(chǎn)生損害。此外，合同簽訂完成后，企業(yè)也應加強合同管理內(nèi)部控制工作，對超范圍履行合同進行實時跟蹤和監(jiān)控，以此了解對方實際履行情況，及時發(fā)現(xiàn)超范圍合同履行中的風險，但部分企業(yè)并未做好該項工作，就無法及時發(fā)現(xiàn)合同履行中的風險隱患，容易導致企業(yè)受到法律訴訟［3］。

2 企業(yè)合同管理內(nèi)部控制問題的優(yōu)化對策

雖然企業(yè)合同管理內(nèi)部控制能夠提升合同管理效率和質(zhì)量，也能保護企業(yè)的合法權(quán)益，但通過研究得知，部分企業(yè)的合同管理內(nèi)部控制工作中存在著多種不足。這類問題不僅無法保障企業(yè)合法權(quán)益和實現(xiàn)企業(yè)的持續(xù)發(fā)展，也會對公司發(fā)展造成不利影響。因此，企業(yè)應采取如下措施：

2.1 做好合同內(nèi)容實質(zhì)性審查

為避免發(fā)生合同實質(zhì)性內(nèi)容與招投標文件不一致的問題，企業(yè)應建立健全合同審核流程和審查制度。合同中的條款內(nèi)容和涉及部門較多，為了保障合同中的每一項條款的合理性，企業(yè)應合理劃分不同部門的工作職責和內(nèi)容［4］。其中合同經(jīng)辦部門主要負責審查合同審批程序是否合規(guī)、報審資料是否一致、合同格式是否規(guī)范、合同訂立程序是否具有法律效力等；財務部門則主要負責與資金活動有關(guān)的工作內(nèi)容，細致審查合同中的結(jié)算條款，避免后續(xù)在資金結(jié)算時出現(xiàn)糾紛；法律事務管理部門主要審查合同中的免責條款、合同管轄權(quán)是否合法、合規(guī)，是否滿足公司合同管理要求。最后再由合同管理部門進行全面性的審查和把控，在該過程中，如果發(fā)現(xiàn)存在問題的條款，經(jīng)辦部門應對該問題進行調(diào)整，再由相關(guān)部門對該條例重新報請決策。

2.2 加強合同補簽問題管控

為了避免合同補簽而引發(fā)的各類問題，企業(yè)必須制定嚴格的合同補簽標準和制度，如果該業(yè)務領(lǐng)域在年度內(nèi)的補簽率較高，為了避免不良問題的發(fā)生，企業(yè)合同管理部門應加強對該業(yè)務領(lǐng)域的合同管控和監(jiān)督。同時，企業(yè)還應嚴格限定補簽適用場景，由于企業(yè)在發(fā)展過程中容易受到外部市場環(huán)境變化的影響，為了保障企業(yè)權(quán)益，企業(yè)應明確規(guī)定只有在緊急突發(fā)事件、緊急采購需求等情況下，才能夠根據(jù)實際情況和相應原則進行補簽。此外，為了避免補簽條款存在影響企業(yè)發(fā)展的風險因素，企業(yè)應加強對補簽合同的審核和監(jiān)督，為保障監(jiān)督質(zhì)量，企業(yè)合同管理部門應與財務部門、審計部門及紀檢部門等多個部門加強溝通和合作，共同完成該項工作，以此提升合同管理內(nèi)控工作的效率和質(zhì)量［5］。

2.3 實現(xiàn)合同全過程閉環(huán)管理

合同簽訂、履行等環(huán)節(jié)存在著許多不可控因素，為了保障企業(yè)權(quán)益，企業(yè)應該實現(xiàn)合同全過程的閉環(huán)管理，借此規(guī)避多種風險所帶來的不利影響。首先，合同簽訂時，經(jīng)辦人應先對合作企業(yè)的經(jīng)營許可、資質(zhì)及資金能力等情況開展詳盡調(diào)查，以此了解合作企業(yè)的實力和信譽。當通過調(diào)查確定能夠與其合作時，經(jīng)辦人應根據(jù)企業(yè)雙方商談結(jié)果擬定合同草稿，擬定后將合同提交上級部門審批，審批通過后簽訂合同。如若審批未能通過，就不能輕易簽訂合同。其次，履行合同時，企業(yè)必須根據(jù)合同條款約定來履行，且要對合同履行的關(guān)鍵節(jié)點進行全過程的動態(tài)監(jiān)督和管理。第三，當合同爭議不可避免時，為了保障企業(yè)雙方的權(quán)益，經(jīng)辦部門應及時向管理者進行匯報，企業(yè)雙方管理者再對存在爭議的內(nèi)容進行商議，如果協(xié)商達成一致后，則應該在合同中加入新的條款；如果未能達成一致，雙方就必須根據(jù)合同中說明的爭議解決方式的條款來執(zhí)行。最后，企業(yè)應加強合同管理內(nèi)部控制基礎(chǔ)性工作，合理完成編號審查、合同臺賬及歸檔等工作［6］。

2.4 加強合同管理內(nèi)控制度宣傳

合同管理內(nèi)部控制制度的落實需要相應的管理人員來完成，所以管理人員的能力對工作質(zhì)量也有著重要的影響。因此，為了規(guī)范和約束管理人員的工作行為，企業(yè)除了要制定相應的規(guī)章制度，還應定期組織相關(guān)管理人員的培訓工作，從培訓中讓其學習了解關(guān)于合同管理所涉及的法律法規(guī)、內(nèi)控規(guī)范及管理制度。當管理人員具備專業(yè)知識和能力，也明確了解企業(yè)合同管理的具體要求，不但可以在合同審查時及時地發(fā)現(xiàn)潛在隱患和風險，還能最大限度地規(guī)避違法違規(guī)現(xiàn)象出現(xiàn)。

2.5 動態(tài)監(jiān)控合同履行情況

為了掌握合同履行進展和避免履行時的風險問題，企業(yè)必須加強合同履行的動態(tài)監(jiān)控工作。企業(yè)合同經(jīng)辦部門需要定期對合同履行情況進行監(jiān)督，并將監(jiān)督情況記錄下來形成報告，定期將該報告上報合同管理部門和負責人。在報告遞交后，合同管理部門也應細致分析報告內(nèi)容，掌握合同雙方是否按照合同約定正常履約。此外，在合同結(jié)算時，其結(jié)算程序也應符合企業(yè)內(nèi)部管理制度要求，如果存在不符合要求的問題，財務部門有權(quán)拒絕付款，以確保合同履行過程的規(guī)范性［7］。

3 結(jié)語

合同管理是保障企業(yè)合法經(jīng)濟權(quán)益的重要手段，通過加強合同管理內(nèi)控工作，能夠減少企業(yè)風險問題和法律糾紛。但就目前情況看，部分企業(yè)該項工作仍然存在不足，不利于企業(yè)的轉(zhuǎn)型升級工作的推進。因此，在新時代企業(yè)要想獲得更為長遠的發(fā)展，就必須正視自身合同管理內(nèi)部控制中的弊端，并通過科學的合同實質(zhì)性內(nèi)容審查、補簽管控、全程閉環(huán)管理及動態(tài)監(jiān)控合同履行情況的措施，提升合同管理內(nèi)部控制質(zhì)效，助力企業(yè)實現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展目標。

參考文獻

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［作者簡介］張瑞平，女，山西呂梁人，山西焦煤霍州煤電集團呂梁山煤電有限公司，中級經(jīng)濟師，本科，研究方向：合同管理。