魏瑛杰　丁靜

摘 要：信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)是計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)時(shí)代最具代表性的科技工具，其在各行業(yè)領(lǐng)域的普及與廣泛應(yīng)用推動(dòng)了大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展的進(jìn)程。同時(shí)，在大數(shù)據(jù)技術(shù)帶動(dòng)下，各種海量的數(shù)據(jù)信息也逐漸被賦予了不同的價(jià)值，并成為寶貴的資源，在經(jīng)濟(jì)發(fā)展與文明進(jìn)步中發(fā)揮出重要作用。高校檔案在教育管理、人才培育和教學(xué)研究、教育教學(xué)創(chuàng)新方面有著至關(guān)重要的價(jià)值作用。伴隨著數(shù)字化時(shí)代、數(shù)據(jù)化時(shí)代的不斷演變，高校檔案作為高校重要的信息資源，對(duì)其管理工作的開展也逐漸開始向著智能化、數(shù)字化方向轉(zhuǎn)變。文章著重研究基于大數(shù)據(jù)的高校檔案管理創(chuàng)新與更新的對(duì)策，明確了大數(shù)據(jù)及高校檔案管理的相關(guān)概念內(nèi)涵，分析了大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理所存在的問(wèn)題與難點(diǎn)，并提出有效的管理創(chuàng)新對(duì)策，期望能夠?yàn)樘嵘咝n案管理質(zhì)量及效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理模式進(jìn)步提供一點(diǎn)參考。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；高校；檔案管理；管理對(duì)策

中圖分類號(hào)：G647.24 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

時(shí)代的進(jìn)步和文明的發(fā)展必然會(huì)加快技術(shù)更新的腳步，尤其是科技文明最為顯著和具有代表性的技術(shù)——信息技術(shù)。由此也產(chǎn)生了大量的數(shù)據(jù)信息，這些數(shù)據(jù)信息在被收集、識(shí)別、篩選和提取后形成數(shù)據(jù)庫(kù)，而其中所應(yīng)用的技術(shù)即為大數(shù)據(jù)技術(shù)。高校檔案管理的本質(zhì)是信息的管理，由于高校檔案信息數(shù)量大、復(fù)雜程度高，為保證高校檔案管理的效率、質(zhì)量與安全，就需要借助擁有強(qiáng)大數(shù)據(jù)處理和分析能力的大數(shù)據(jù)技術(shù)，構(gòu)建現(xiàn)代化高校檔案管理系統(tǒng)。但是目前，基于大數(shù)據(jù)的高校檔案管理仍然存在諸多難點(diǎn)，如人才的缺失、檔案信息數(shù)據(jù)安全、檔案處理技術(shù)與標(biāo)準(zhǔn)更新等，這些問(wèn)題的存在必然會(huì)對(duì)高校檔案管理的高效化、數(shù)字化建設(shè)產(chǎn)生一定影響。因此，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，高校檔案管理要積極改變傳統(tǒng)管理模式，加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理建設(shè)，從而滿足高?？焖侔l(fā)展對(duì)檔案信息的需求。

一、大數(shù)據(jù)與高校檔案管理

1.大數(shù)據(jù)

在數(shù)字化時(shí)代背景下，大數(shù)據(jù)已經(jīng)成為業(yè)界熱議的話題，從本質(zhì)上來(lái)說(shuō)，大數(shù)據(jù)是指?jìng)鹘y(tǒng)數(shù)據(jù)處理應(yīng)用軟件難以處理的大規(guī)模數(shù)據(jù)集合。它通常包括在數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、管理、分析及獲取有價(jià)值信息等方面，具有前所未有的復(fù)雜性和挑戰(zhàn)性的數(shù)據(jù)類型和數(shù)據(jù)量。大數(shù)據(jù)及其相關(guān)技術(shù)是在信息技術(shù)廣泛應(yīng)用和技術(shù)革新下所逐漸產(chǎn)生并得以不斷推廣與實(shí)踐應(yīng)用的，尤其是云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)和社交媒體的普及，使得全球數(shù)據(jù)量呈現(xiàn)出爆炸式增長(zhǎng)，諸多行業(yè)領(lǐng)域普遍引用了信息技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)與物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)開展運(yùn)營(yíng)管理和生產(chǎn)管理，意味著每天、每分、每秒，各個(gè)行業(yè)、各個(gè)領(lǐng)域都在產(chǎn)生和分享巨量的數(shù)據(jù)信息，由此誕生了大數(shù)據(jù)的概念，以應(yīng)對(duì)這種前所未有的數(shù)據(jù)處理需求。

從大數(shù)據(jù)表征角度來(lái)說(shuō)，其主要有四個(gè)明顯的特征：

其一，數(shù)據(jù)量十分龐大。大數(shù)據(jù)最為顯著的特點(diǎn)就在于數(shù)據(jù)量的龐大，而且是時(shí)刻呈幾何式增長(zhǎng)，其中包括了大量各種來(lái)源、不同類型的巨量數(shù)據(jù)。

其二，超快的處理速度。大數(shù)據(jù)主要由數(shù)字信息數(shù)據(jù)組成，由于大數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)量十分龐大，要想實(shí)現(xiàn)對(duì)海量數(shù)據(jù)的收集、整理、分類和存儲(chǔ)，必然需要具備快速處理和分析大量數(shù)據(jù)的技術(shù)能力。

其三，紛繁的數(shù)據(jù)種類。大數(shù)據(jù)涵蓋了各種各樣不同類型的數(shù)據(jù)信息，包括大量結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，如文檔和表格，還有半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，如電子郵件和網(wǎng)頁(yè)數(shù)據(jù)。此外，還有非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，具有代表性的是視頻和音頻。

其四，較低的價(jià)值密度。雖然在大數(shù)據(jù)時(shí)代數(shù)據(jù)信息呈現(xiàn)爆炸式增長(zhǎng)且規(guī)模巨大，但其中僅僅只有其中一部分具有價(jià)值。所以，需要借助工具從大量無(wú)用數(shù)據(jù)中識(shí)別、提取出有價(jià)值的數(shù)據(jù)信息。

2.高校檔案管理

高校檔案力求全面地反映高校的各項(xiàng)工作、活動(dòng)和成果。它涵蓋了高校教育、教學(xué)、科研、服務(wù)和文化等多個(gè)方面，還記錄了高校管理、學(xué)生工作以及國(guó)際交流等具體內(nèi)容。通過(guò)高校檔案，不僅可以系統(tǒng)地了解高校的工作情況，還可以深入了解高校各個(gè)方面的具體情況。

簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，高校檔案管理主要是指高校所有部門在日常工作開展中所產(chǎn)生各項(xiàng)信息數(shù)據(jù)的匯總、篩選與保存。對(duì)于高校來(lái)說(shuō)，其檔案分類主要包括黨群類、行政類、教學(xué)類、科研類、學(xué)生類、基本建設(shè)類、儀器設(shè)備類、出版類、產(chǎn)品生產(chǎn)類、外事類和財(cái)會(huì)類等多種類型，其中有大量對(duì)學(xué)校發(fā)展及社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)具備重要作用價(jià)值的信息。按照不同類型和檔案信息記錄要求又分為多種不同的檔案類別，按照特定管理標(biāo)準(zhǔn)及存儲(chǔ)要求，參照檔案信息產(chǎn)生時(shí)間、來(lái)源及內(nèi)容與具體特征，對(duì)檔案信息予以有層次的分類和整理保存。例如，根據(jù)文件的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和外形上的異同點(diǎn)和聯(lián)系組成一組文件材料，按照檔案管理的辦法分類組卷，經(jīng)過(guò)編目、裝訂成卷，形成檔案案卷，包括案卷封面、卷內(nèi)文件目錄（全引目錄）、卷內(nèi)文件和備考表等幾部分。

高校檔案管理人員需積極與學(xué)校各部門工作人員保持緊密溝通，確保檔案信息的真實(shí)性、完整性和存檔錄入的及時(shí)性，按照特定時(shí)間，依據(jù)具體的檔案歸類與存檔制度規(guī)定，組織所有教學(xué)、科研和管理等相關(guān)工作人員，及時(shí)對(duì)本部門檔案信息整理與匯總，并予以立卷。立卷相關(guān)責(zé)任人需嚴(yán)格遵守紙質(zhì)檔案文件信息及電子檔案信息形成具體規(guī)律，對(duì)所收集、整理的檔案信息文件予以系統(tǒng)的編號(hào)，并詳細(xì)填寫卷內(nèi)目錄，完成后交由本部門檔案存儲(chǔ)工作人員開展嚴(yán)格、詳細(xì)的核查后，確認(rèn)合格方可移交給高校檔案管理部門。

二、大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理現(xiàn)狀分析

高校檔案信息數(shù)量龐大且分類復(fù)雜，大數(shù)據(jù)的出現(xiàn)為高校檔案管理帶來(lái)了新的機(jī)遇，但同時(shí)也有新的挑戰(zhàn)。主要包括如何處理和分析大規(guī)模、復(fù)雜的數(shù)據(jù)信息，如何保護(hù)檔案信息數(shù)據(jù)的安全也是高校檔案管理工作的一大難點(diǎn)。

從目前各高校開展檔案管理工作現(xiàn)狀分析可以發(fā)現(xiàn)，在管理效率及管理質(zhì)量上仍存在一些不足，具體體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

第一，高校檔案管理相關(guān)系統(tǒng)及硬件設(shè)備設(shè)施較為落后。按照當(dāng)前部分高校檔案館內(nèi)應(yīng)用的檔案信息管理系統(tǒng)來(lái)看，有很大一部分高校檔案管理部門仍采用功能較為落后的初級(jí)信息管理系統(tǒng)，其在檔案管理功能方面較為單一，操作界面、設(shè)置模塊相對(duì)較為簡(jiǎn)單，甚至在功能上仍停留在簡(jiǎn)單的檔案信息錄入、關(guān)鍵詞檢索方面。并且，其中有很大一部分高校的檔案信息管理系統(tǒng)并未設(shè)置檔案信息統(tǒng)計(jì)功能，也沒有搭配信息數(shù)據(jù)分析技術(shù)軟件和數(shù)據(jù)管理功能模塊，系統(tǒng)軟件較為陳舊，更新較慢，沒有對(duì)硬件與軟件及時(shí)更新，無(wú)論是功能多樣性還是檔案信息安全性方面都遠(yuǎn)遠(yuǎn)無(wú)法達(dá)到高校檔案信息化與數(shù)字化的功能要求。

第二，高校檔案信息資源管理體系更新較慢且十分混亂。當(dāng)前，部分經(jīng)濟(jì)水平不高地區(qū)的高校，在檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)方面由于受到經(jīng)費(fèi)、技術(shù)局限影響，導(dǎo)致其并未構(gòu)建較完善的管理制度和監(jiān)督考核機(jī)制，特別是未建立專門用于各類檔案管理的相關(guān)制度與監(jiān)督管理機(jī)制，使得檔案管理部門各項(xiàng)工作開展效率低下，且無(wú)法保證檔案信息的安全和完整，更加無(wú)法做到及時(shí)更新，甚至常會(huì)出現(xiàn)多頭管理的情況，信息不完整，問(wèn)題較多。而學(xué)生在查閱自己檔案信息時(shí)，常常需要登錄多個(gè)系統(tǒng)或到多個(gè)部門查詢，如此碎片化、混亂的管理模式既不利于高校檔案的高效化管理，也不利于高校檔案利用率的提升。

第三，高校檔案信息安全管理水平較弱。網(wǎng)絡(luò)及大數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的特點(diǎn)之一在于其具有一定的開放性，且數(shù)據(jù)多點(diǎn)存儲(chǔ)、復(fù)雜系統(tǒng)及海量數(shù)據(jù)的存在必然會(huì)涉及數(shù)據(jù)信息的安全問(wèn)題。從實(shí)踐角度來(lái)說(shuō)，大部分對(duì)高校檔案信息產(chǎn)生威脅的因素均來(lái)自外部網(wǎng)絡(luò)，常會(huì)出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)攻擊或是利用現(xiàn)存防火墻、軟件后門及系統(tǒng)漏洞入侵系統(tǒng)，常常會(huì)發(fā)生泄露學(xué)校重要信息或師生個(gè)人信息的情況，尤其在檔案信息的錄入和存儲(chǔ)以及復(fù)制方面的信息技術(shù)水平越高，則檔案信息的安全風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)越大。由于高校檔案管理信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范相對(duì)滯后及缺失，導(dǎo)致安全管理方面也成為大數(shù)據(jù)檔案管理的弱項(xiàng)。

三、基于大數(shù)據(jù)的高校檔案管理對(duì)策

1.高度重視高校檔案管理信息化與智慧化建設(shè)

高度重視、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)是有效提高高校檔案管理信息化、智慧化的根本前提，要想引入具有先進(jìn)功能的大數(shù)據(jù)技術(shù)，就必須注重對(duì)相關(guān)硬件設(shè)備設(shè)施的完善。首先，從思想意識(shí)上做出積極改變，重視檔案信息化建設(shè)，明確高校檔案管理信息化、智慧化是提高高校檔案管理效率與質(zhì)量以及發(fā)揮檔案價(jià)值的必由之路，也是未來(lái)時(shí)代發(fā)展與高校發(fā)展的必然趨勢(shì)。只有真正重視檔案信息化工作才能夠更加積極地投入更多資源和資金。所以，各高校不僅要將更多資金和資源向檔案管理信息化建設(shè)傾斜，購(gòu)置更多先進(jìn)的設(shè)備設(shè)施，還要獲得當(dāng)?shù)卣?cái)政的支持，完善檔案管理場(chǎng)所及信息數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)等硬件設(shè)備設(shè)施，積極引進(jìn)功能先進(jìn)的軟件系統(tǒng)，從而為高校檔案信息化、智慧化建立必備條件。

一方面，高校檔案管理工作人員要及時(shí)轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，重視檔案管理的現(xiàn)代化，要積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理理念及管理技術(shù)，尤其要建立大數(shù)據(jù)檔案管理的新時(shí)代管理意識(shí)。高校尤其要能夠利用新媒體等多元化宣傳媒介，引入和宣傳先進(jìn)的檔案管理理念，提高全體檔案管理人員的大數(shù)據(jù)意識(shí)，不斷提升檔案管理工作的信息化、數(shù)字化水平，從而實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)管理的革新；另一方面，高校檔案管理人員也要積極學(xué)習(xí)更多先進(jìn)的大數(shù)據(jù)技術(shù)操作方法，尤其要掌握檔案信息數(shù)據(jù)處理的技術(shù)，結(jié)合高校引入的設(shè)備設(shè)施，不斷提升自身信息素養(yǎng)和技術(shù)操作水平，從而滿足高校檔案管理信息化、智慧化建設(shè)的要求。

2.積極開展高校檔案管理體系的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

高校檔案作為一所高校對(duì)外展示形象、對(duì)內(nèi)凝聚力量的重要途徑，其內(nèi)容質(zhì)量與整合力度直接關(guān)系到檔案的整體質(zhì)量。要實(shí)現(xiàn)高校檔案的高質(zhì)量發(fā)展，必須積極加強(qiáng)內(nèi)容整合與創(chuàng)新。對(duì)于高校檔案管理信息化、智慧化建設(shè)來(lái)說(shuō)，無(wú)論是高校管理層還是檔案管理人員，都應(yīng)該準(zhǔn)確認(rèn)識(shí)檔案標(biāo)準(zhǔn)化和數(shù)據(jù)化的關(guān)鍵點(diǎn)，能夠把握傳統(tǒng)檔案管理與現(xiàn)代檔案管理之間的差別，并通過(guò)提升檔案管理的數(shù)據(jù)化和標(biāo)準(zhǔn)化水平達(dá)到優(yōu)化檔案管理工作的目的。

一是要豐富檔案內(nèi)容，拓展信息廣度。高校檔案不應(yīng)僅限于羅列事實(shí)、堆砌數(shù)據(jù)，而應(yīng)通過(guò)系統(tǒng)整理和深入挖掘，將學(xué)校的重要事件、工作成果和發(fā)展規(guī)劃等信息全面呈現(xiàn)。同時(shí)，要注重從多角度、多層次篩選信息，確保檔案內(nèi)容全面而有重點(diǎn)；二是要健全檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化制度。高校要結(jié)合檔案管理工作現(xiàn)狀及現(xiàn)有管理體系更新標(biāo)準(zhǔn)化管理制度，無(wú)論是檔案信息的檢索、提取或是接收、電子信息交換、存儲(chǔ)及查詢等，都必須執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)化的操作流程和管理制度，以此來(lái)提高高校檔案管理工作的現(xiàn)代化水平；三是要重視對(duì)數(shù)字化檔案的制定與備份。根據(jù)目前高校各項(xiàng)教育教學(xué)管理及科研與黨政工作開展現(xiàn)狀，了解實(shí)際的檔案管理需求，明確各項(xiàng)管理要求，制定科學(xué)、健全的數(shù)字化檔案管理制度與考核標(biāo)準(zhǔn)；四是要強(qiáng)化宣傳力度，提升檔案影響力。除了在校內(nèi)廣泛宣傳外，還應(yīng)在社會(huì)上積極推廣學(xué)校的形象與成果。例如，可以通過(guò)校園網(wǎng)站、社交媒體等平臺(tái)發(fā)布相關(guān)內(nèi)容，吸引更多人關(guān)注和了解學(xué)校的發(fā)展?fàn)顩r。此外，還可以舉辦專題展覽、開展主題活動(dòng)等形式，讓更多人參與到學(xué)校檔案工作中來(lái)。

3.注重大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理安全保障體系的構(gòu)建

對(duì)于智慧化、現(xiàn)代化的檔案信息管理而言，信息安全一直是不可忽視的重點(diǎn)。因此，高校需關(guān)注現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)安全體系的建立，尤其要全面把握影響檔案管理工作的各項(xiàng)因素，并明確大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案管理安全的各項(xiàng)要求與挑戰(zhàn)，及時(shí)構(gòu)建功能先進(jìn)的檔案安全保障體系。

一是要加強(qiáng)數(shù)據(jù)分析能力。通過(guò)收集和整理學(xué)校的各類數(shù)據(jù)，運(yùn)用科學(xué)的數(shù)據(jù)分析方法，對(duì)數(shù)據(jù)深度挖掘和分析，從而發(fā)現(xiàn)學(xué)校發(fā)展中存在的問(wèn)題和不足，為學(xué)校的決策提供重要參考。同時(shí)，要注重?cái)?shù)據(jù)的更新與修正，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和時(shí)效性；二是要注重檔案管理網(wǎng)絡(luò)的安全性，以有效應(yīng)對(duì)數(shù)據(jù)化檔案管理的各項(xiàng)要求，運(yùn)用全新升級(jí)的網(wǎng)絡(luò)安全軟件做好檔案信息安全保護(hù)，從而最大程度上降低病毒侵襲的威脅；三是要重視檔案服務(wù)端網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)系統(tǒng)，成立專門的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)監(jiān)管部門，并安裝先進(jìn)的安全管理軟件，及時(shí)更新，以多種方式提高檔案信息服務(wù)端的網(wǎng)絡(luò)安全。

四、結(jié)束語(yǔ)

結(jié)合上文所述，基于大數(shù)據(jù)的高校檔案管理建設(shè)與技術(shù)更新是未來(lái)智慧校園建設(shè)發(fā)展的重要組成單元，高校需充分運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)的特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)，全面分析當(dāng)前高校檔案管理工作開展中存在的問(wèn)題及難點(diǎn)，將以大數(shù)據(jù)技術(shù)為基礎(chǔ)的智慧檔案建設(shè)融入校園建設(shè)中，尤其在制定相關(guān)規(guī)劃時(shí)應(yīng)做到同步考慮。高校應(yīng)積極利用有利的發(fā)展環(huán)境，使高校檔案管理數(shù)據(jù)化、智慧化發(fā)展得到政策層面的有效支持。在高?？傮w規(guī)劃下，將大數(shù)據(jù)技術(shù)和先進(jìn)的軟硬件設(shè)備設(shè)施積極融入檔案管理中，并以開放共享的建設(shè)模式加強(qiáng)高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)，更好地發(fā)揮高校檔案價(jià)值，使其成為促進(jìn)高校快速發(fā)展的基石。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉麗燕.基于大數(shù)據(jù)的高校檔案管理對(duì)策研究[J].行政事業(yè)資產(chǎn)與財(cái)務(wù)，2022，12（24）：97-99.

[2]王樹嫻.大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理模式創(chuàng)新研究[J].城建檔案，2020，40（11）：103-104.

[3]閆衛(wèi)東.大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理模式的創(chuàng)新與探索[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2020，7（9）：250-251.

[4]李 慧.簡(jiǎn)析大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理模式的變革與發(fā)展[J].數(shù)據(jù)，2022，75（9）：65-67.

[5]盧亞光，曹 莉，邵 偉.大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理模式的創(chuàng)新探究[J].電腦樂(lè)園，2021（011）：1-2.

[6]武韶佳.基于大數(shù)據(jù)基礎(chǔ)的高校檔案管理服務(wù)模式再造[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2020（2）：73-74.

[7]王青干.淺議大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案工作的創(chuàng)新發(fā)展[J].陜西檔案，2019（3）：31-32.

[8]關(guān)利革.大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理模式的變革與發(fā)展[J].科技風(fēng)，2022，7（9）：157-159.

[9]肖艷麗.大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理模式的改進(jìn)策略[J].文化產(chǎn)業(yè)，2022，14（28）：1-3.

[10]張 暉，吳園園，付 賀，劉 玥，高艷麗.大數(shù)據(jù)時(shí)代地方高校檔案管理模式創(chuàng)新研究[J].科技資訊，2022，20（22）：232-235

（作者單位：山東建筑大學(xué)）

作者簡(jiǎn)介：魏瑛杰（1989—），男，漢族，山東濟(jì)南人，本科，館員，研究方向：檔案數(shù)字化；丁靜（1977—），女，漢族，山東濟(jì)南人，碩士，副研究館員，研究方向：檔案數(shù)字化。