摘 要：在信息時(shí)代快速發(fā)展的背景下，管理效能提升成為當(dāng)務(wù)之急。文章聚焦于檔案管理領(lǐng)域，提出了推進(jìn)檔案“三合一”工作的策略。該策略包括制定統(tǒng)一的檔案管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、加大對檔案管理工作的投入以及采用先進(jìn)的檔案管理技術(shù)和方法等。通過實(shí)施這些策略，建立科學(xué)、高效、持續(xù)改進(jìn)的檔案管理體系，為機(jī)構(gòu)提供可靠的檔案管理工具，以期提升檔案管理效能。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)檔案整理；“三合一”制度

中圖分類號：G275 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

檔案在組織中扮演著至關(guān)重要的角色。隨著文件材料的不斷增加和檔案類型的日益多樣化，檔案整理的“三合一”工作面臨一系列挑戰(zhàn)。本文以威海市人社局檔案“三合一”工作實(shí)踐為例，深入研究并提出了全面的推進(jìn)方案，以提高檔案管理規(guī)范性和利用效率，應(yīng)對新時(shí)代檔案管理所面臨的多重挑戰(zhàn)，為組織提供更加高效、規(guī)范的檔案管理模式。

一、推進(jìn)檔案“三合一”工作的重要現(xiàn)實(shí)意義

1.有利于規(guī)范和指導(dǎo)檔案工作

檔案“三合一”制度將檔案分類方案、文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表三個(gè)方面的內(nèi)容合為一項(xiàng)制度，通過制定統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。通過實(shí)施檔案“三合一”制度，可以減少重復(fù)性工作，避免信息冗余和浪費(fèi)，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。

2.有利于豐富檔案內(nèi)容、優(yōu)化檔案結(jié)構(gòu)

機(jī)關(guān)檔案“三合一”制度在檔案門類設(shè)置方面有13個(gè)一級門類，機(jī)關(guān)單位可根據(jù)本單位“三定”方案展開門類設(shè)置，編制的主動性較強(qiáng)，能夠極大豐富單位的檔案內(nèi)容。在13個(gè)一級門類中，又有細(xì)化的二級分類，使得檔案層次的設(shè)置劃分更加清晰明確。科學(xué)、細(xì)致的檔案分類，會增強(qiáng)文件之間的內(nèi)在聯(lián)系，更有利于檔案的管理和利用。

3.有助于提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

推行機(jī)關(guān)檔案“三合一”制度對提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)具有顯著作用。這一制度通過13個(gè)一級門類的設(shè)置，為檔案管理人員提供了多元化的學(xué)習(xí)機(jī)會，使他們能夠全面掌握檔案管理的知識和技能，不僅僅局限于某一領(lǐng)域。這種制度鼓勵全員參與，激發(fā)了員工的檔案管理意識，形成了集體協(xié)作和共同學(xué)習(xí)的氛圍，有助于知識的傳承和分享，并促進(jìn)了檔案管理工作的進(jìn)一步開展，使其更加規(guī)范、高效，提高了機(jī)關(guān)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，從而更好地為組織和社會提供優(yōu)質(zhì)的檔案管理服務(wù)。

二、在推進(jìn)檔案“三合一”制度落實(shí)過程中遇到的問題

1.缺乏相關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)

在編制檔案“三合一”制度時(shí)，一個(gè)核心問題在于缺乏統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，這無疑加大了推行的難度。由于相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)尚未明晰，各個(gè)機(jī)構(gòu)在編制檔案“三合一”制度時(shí)，往往面臨缺乏明確指導(dǎo)的困境。缺乏標(biāo)準(zhǔn)不僅使得推行過程充滿了不確定性，也會造成檔案整理過程中的混亂和不一致。由于不同機(jī)構(gòu)可能采用不同的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范展開檔案整理，使得檔案整理的結(jié)果存在明顯差異，不僅增加了制度推行的復(fù)雜性，還影響檔案整理的質(zhì)量和檔案利用的效率。比如，各機(jī)關(guān)單位都有某博、某信公眾號等社交媒體賬號，“三合一”制度中社交媒體作為一個(gè)一級門類，需要保留哪些有價(jià)值的檔案資料，檔案資料以什么樣的形式保存還沒有具體明確的標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致各單位雖然建立了“三合一”制度，但無法加快推進(jìn)執(zhí)行。另外，規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的缺失，也使得培訓(xùn)和溝通變得困難。由于缺乏明確的標(biāo)準(zhǔn)，工作人員難以獲得清晰的操作指南，進(jìn)而增加了培訓(xùn)的復(fù)雜性。

2.缺乏專業(yè)人才支撐

隨著現(xiàn)代社會的快速發(fā)展，社會分工的細(xì)化使得工作中形成的檔案材料逐年增長，檔案整理、鑒定的工作量越來越多，且向?qū)I(yè)化方向發(fā)展。過去機(jī)關(guān)檔案靠一個(gè)專（兼）職檔案人員收集、整理檔案的情況已經(jīng)不符合現(xiàn)實(shí)的要求?！叭弦弧敝贫戎兴婕暗臋n案門類之全，無疑是對檔案工作人員的一大挑戰(zhàn)。例如，一級門類科技檔案中還包括科研檔案、基建檔案和設(shè)備檔案三個(gè)二級分類，對于普通的文書檔案工作者而言，由于缺乏這方面的學(xué)習(xí)和經(jīng)驗(yàn)，這些檔案的收集、整理和鑒定工作可謂是“無從下手”。專業(yè)且知識全面的檔案管理人才少之又少，只加強(qiáng)對一兩個(gè)文書檔案工作人員的培訓(xùn)教育，會導(dǎo)致機(jī)關(guān)單位檔案人才斷代，不利于檔案人才梯隊(duì)的建設(shè)。

因此，與其讓檔案工作人員努力學(xué)習(xí)吸收復(fù)雜難懂的專業(yè)知識，不如將相對較為簡單的檔案知識普及到各個(gè)工作領(lǐng)域，將檔案管理的知識轉(zhuǎn)化為每個(gè)機(jī)關(guān)工作人員都需要掌握的“常規(guī)”知識，更有利于檔案的收集和整理，加快檔案工作的效率和準(zhǔn)確度。這一提議理論上較容易實(shí)現(xiàn)，但在現(xiàn)實(shí)工作中，開展面向全體工作人員的檔案培訓(xùn)，從人力、物力、財(cái)力和時(shí)間等方面都面臨巨大挑戰(zhàn)，這也導(dǎo)致“三合一”制度的推行和實(shí)施困難重重。

三、編制檔案“三合一”制度的具體操作步驟

1.合理設(shè)置檔案分類方案

在編制機(jī)關(guān)檔案“三合一”制度時(shí)，需要綜合考慮人力資源社會保障部門的組織結(jié)構(gòu)、職能劃分和業(yè)務(wù)特點(diǎn)等方面，確保分類方案既能全面覆蓋機(jī)關(guān)的各項(xiàng)工作，又能夠靈活適應(yīng)機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)的變化。

首先，檔案分類方案直接影響著機(jī)關(guān)檔案是否能夠全面、真實(shí)地反映本機(jī)關(guān)的主要職能和工作全貌。人力資源社會保障部門檔案工作人員要充分了解人社局機(jī)關(guān)的業(yè)務(wù)范圍，將分類方案細(xì)化到與日常工作相匹配的層次，確保檔案門類齊全。門類齊全意味著工作人員不能把注意力集中在文書檔案、照片檔案、音視頻檔案這些已有的檔案門類上，應(yīng)該充分了解新時(shí)期具有重要保存價(jià)值的新型檔案門類，如網(wǎng)頁信息檔案、公務(wù)郵件檔案、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)檔案和社交媒體檔案等。建議檔案工作人員在實(shí)際編制工作中，根據(jù)國家檔案局第13號令《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》中所列的13個(gè)門類，逐一分析，不要輕易刪除某個(gè)一級分類。

其次，分類方案應(yīng)該是科學(xué)、層次明確的，有助于提高檔案管理的效率?？茖W(xué)的分類方案應(yīng)該能夠清晰地將檔案材料劃分為不同的門類和子類別，使檔案工作人員能夠迅速、準(zhǔn)確地找到需要的信息，提高檔案管理效率。層次明確的分類方案可以確保檔案的組織結(jié)構(gòu)清晰，整理過程中不會出現(xiàn)混亂和重復(fù)。此外，隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和機(jī)構(gòu)改革的推進(jìn)，機(jī)關(guān)工作可能會出現(xiàn)新的業(yè)務(wù)領(lǐng)域或調(diào)整舊有業(yè)務(wù)，分類方案應(yīng)具備靈活性，能夠及時(shí)更新調(diào)整以適應(yīng)這些變化。

2.明確文件歸檔范圍和檔案保管期限

編制機(jī)關(guān)檔案“三合一”制度。如果檔案分類方案是框架，那么精準(zhǔn)劃定的文件歸檔范圍和檔案保管期限就是構(gòu)建檔案工作這座大廈的一磚一瓦。首先，要根據(jù)《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》，確保文件材料應(yīng)收盡收。其次，要全面了解機(jī)關(guān)各類檔案的特性和業(yè)務(wù)流程，根據(jù)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等制定合理的檔案保管期限。不同業(yè)務(wù)領(lǐng)域和檔案類型可能有不同的保管要求，需要仔細(xì)分析每個(gè)檔案類別的特點(diǎn)，確保制定的保管期限既滿足法規(guī)和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求，又符合機(jī)關(guān)工作的實(shí)際需求。

對于與其他部門有共性的檔案，如網(wǎng)頁信息檔案，可以依據(jù)《政府網(wǎng)站網(wǎng)頁歸檔指南》的制度規(guī)范，結(jié)合本單位網(wǎng)站的具體特點(diǎn)來參照執(zhí)行。對于根據(jù)單位職能來確定歸檔范圍的文書檔案來說，除按照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》外，建議更多地考慮當(dāng)前時(shí)期檔案利用的特點(diǎn)來綜合決定。例如，當(dāng)前人社部門檔案查閱和利用的重點(diǎn)在人事任免、獎勵表彰等涉及干部人事檔案審核相關(guān)工作上，在文件材料歸檔過程中，應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注這部分檔案收集是否齊全完整，便于利用。

3.建立定期審查和更新機(jī)制

建立定期審查和更新機(jī)制是保障機(jī)關(guān)檔案“三合一”制度的有效性和適用性的關(guān)鍵。這一機(jī)制有助于保持制度的實(shí)用性和靈活性，確保檔案管理能夠不斷適應(yīng)機(jī)關(guān)的需求，提供可靠的檔案管理支持。定期審查需要關(guān)注制度的執(zhí)行情況和操作問題，包括了解制度的實(shí)際應(yīng)用狀況，是否存在操作難題或效率低下的情況。通過及時(shí)反饋和監(jiān)督，可以及早發(fā)現(xiàn)問題并采取措施來調(diào)整制度，以提高其實(shí)際執(zhí)行效果。同時(shí)，審查還要關(guān)注其他特殊情況，如法律法規(guī)、政策標(biāo)準(zhǔn)的更新以及組織結(jié)構(gòu)的調(diào)整等。通過全面的審查評估，可以確定制度是否仍然適應(yīng)當(dāng)前的需求和環(huán)境，也為制度的更新調(diào)整提供可靠的實(shí)踐依據(jù)。因此，審查過程中建立明確的更新機(jī)制是至關(guān)重要的，意味著需要制訂具體的計(jì)劃和時(shí)間表，確保制度得以定期更新。更新機(jī)制應(yīng)該包括責(zé)任人的明確分工、審查的頻率和程序及更新的具體內(nèi)容等方面的規(guī)定，以確保制度能夠及時(shí)反映機(jī)關(guān)檔案管理的最新需求。

4.做好“三合一”制度備案

2021年，新修訂的《檔案法》特別增設(shè)了“監(jiān)督檢查”一章，旨在將法律法規(guī)制度有效轉(zhuǎn)化為檔案治理的實(shí)際效果。自新《檔案法》實(shí)施以來，檔案的行政執(zhí)法檢查工作極大地促進(jìn)了機(jī)關(guān)的檔案管理工作，在幫助黨政領(lǐng)導(dǎo)干部和檔案工作人員強(qiáng)化檔案意識、推動履職盡責(zé)方面作用顯著。在這一背景下，各機(jī)關(guān)單位在制定“三合一”制度時(shí)，應(yīng)及時(shí)充分與檔案主管部門溝通，確保所制定的檔案管理制度在合理、合法、合規(guī)的基礎(chǔ)上得以落實(shí)。尤其是在“三合一”制度的13個(gè)一級門類中出現(xiàn)很多新型門類，對于檔案工作經(jīng)驗(yàn)不足的機(jī)關(guān)工作人員而言，與檔案主管部門密切溝通十分必要。機(jī)關(guān)單位制定的“三合一”制度需經(jīng)過檔案主管部門的審查和備案，確保制度的相關(guān)措施能夠順利執(zhí)行。已備案的制度，各機(jī)關(guān)單位應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行，以免在年度檔案執(zhí)法檢查工作中出現(xiàn)疏漏和失誤。

四、落實(shí)檔案“三合一”制度的工作策略

1.制定統(tǒng)一的檔案管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，明確檔案整理、歸檔和檢索要求

制定統(tǒng)一的檔案管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)是科學(xué)推行“三合一”工作的首要步驟。這一策略的核心在于確立一套明確的檔案管理規(guī)范，以規(guī)范和統(tǒng)一組織內(nèi)檔案整理、歸檔和檢索的操作流程。通過明確檔案整理的步驟、歸檔的標(biāo)準(zhǔn)以及檢索的要求，可以建立一個(gè)有序的檔案管理體系，提高工作效率和準(zhǔn)確性。同時(shí)，這一統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)當(dāng)充分考慮到行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)的要求以及組織內(nèi)部的實(shí)際需求。通過深入研究并融合相關(guān)的專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保制定的規(guī)范既符合行業(yè)工作實(shí)踐，又滿足組織內(nèi)部的實(shí)際運(yùn)作需要，使得檔案管理更加符合專業(yè)要求。規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的制定也需要注重易操作性和可持續(xù)性。在規(guī)范中應(yīng)明確具體的操作步驟和要求，確保能夠迅速理解和執(zhí)行。此外，規(guī)范應(yīng)該是動態(tài)的，能夠隨著檔案管理的發(fā)展不斷調(diào)整和更新，以適應(yīng)變化的需求和技術(shù)進(jìn)步。通過制定統(tǒng)一的檔案管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，能夠建立科學(xué)、高效、持續(xù)改進(jìn)的檔案管理體系，為“三合一”工作的順利推進(jìn)提供堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

2.加大對檔案管理工作的投入，提供穩(wěn)定的人員和經(jīng)費(fèi)支持

檔案管理工作的復(fù)雜性和重要性不言而喻。只有通過增加專業(yè)人員的數(shù)量和提升其綜合素質(zhì)，才能更好地推動檔案工作順利開展。機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位應(yīng)建立完善的檔案人員培訓(xùn)機(jī)制，通過知識和技能的傳授，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，使他們能夠更好地適應(yīng)和應(yīng)對日益復(fù)雜和多樣化的檔案管理工作。加強(qiáng)現(xiàn)有檔案專業(yè)技術(shù)人員的繼續(xù)教育學(xué)習(xí)，全面掌握本單位各檔案門類的收集整理方法，以便應(yīng)對快速發(fā)展的環(huán)境。

檔案管理需要資金來支持整理、分類、存儲和利用等工作的開展。機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位應(yīng)制定合理的經(jīng)費(fèi)預(yù)算，確保檔案管理工作有足夠的經(jīng)費(fèi)支持。此外，還應(yīng)建立經(jīng)費(fèi)使用制度和管理辦法，以確保資金投入的合理性和效益，可以通過建立詳細(xì)的經(jīng)費(fèi)管理和審計(jì)機(jī)制來實(shí)現(xiàn)，以確保經(jīng)費(fèi)得到合理使用，不浪費(fèi)資源。

3.采用先進(jìn)的檔案管理技術(shù)和方法，提高檔案整理和歸檔工作效率

科學(xué)推進(jìn)檔案“三合一”工作，關(guān)鍵在于采用先進(jìn)的檔案管理技術(shù)和方法，以提高檔案整理和歸檔工作的效率。第一，引入數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)是重要舉措。通過將紙質(zhì)檔案數(shù)字化，利用數(shù)據(jù)庫、云存儲等技術(shù)，可以提高檔案的可訪問性和檢索效率，減少物理存儲空間的占用。同時(shí)，采用自動化工具和智能化技術(shù)也是提高效率的關(guān)鍵。例如，利用文檔管理軟件、智能歸檔系統(tǒng)等能夠自動化歸檔和整理工作，減輕人工負(fù)擔(dān)，提高工作效率；第二，采用先進(jìn)的信息檢索技術(shù)，如全文檢索、數(shù)據(jù)挖掘等，有助于快速、準(zhǔn)確地定位所需檔案信息；第三，應(yīng)引入先進(jìn)的安全技術(shù)，確保檔案的保密性和完整性。尤其是人社部門，掌握大量群眾身份信息，應(yīng)采用權(quán)限管理、加密技術(shù)等手段，保障檔案信息不被非法訪問和篡改，不僅符合法律法規(guī)要求，還提高了檔案管理的安全水平；第四，關(guān)注新興技術(shù)的發(fā)展趨勢，及時(shí)更新檔案管理系統(tǒng)和方法也是至關(guān)重要的。持續(xù)關(guān)注行業(yè)的最新技術(shù)，如區(qū)塊鏈、人工智能等，有助于提高檔案管理的前瞻性和創(chuàng)新性，確保檔案管理始終處于科技的前沿。

伴隨新一代信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案工作者面臨著不斷創(chuàng)新和優(yōu)化工作方式方法的挑戰(zhàn)，需構(gòu)建更為高效的檔案管理體系。通過不斷探索創(chuàng)新和應(yīng)用相關(guān)技術(shù)手段，不斷完善整合檔案分類、文件材料歸檔范圍以及檔案保管期限的方案，規(guī)范檔案管理，促進(jìn)檔案工作全面開展，為各機(jī)關(guān)單位提供更為有力的支持，使其更好地適應(yīng)信息化時(shí)代的挑戰(zhàn)。

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（作者單位：威海市人才創(chuàng)新發(fā)展院）

作者簡介：王齊雨（1989—），女，漢族，山東威海人，館員，碩士研究生，研究方向：機(jī)關(guān)檔案、文書檔案 。