摘 要：聲像檔案是一種生動(dòng)、形象的特殊載體檔案，能細(xì)致、具體地記錄工作。基層單位只有做好聲像檔案管理工作，才能促進(jìn)聲像檔案作用和價(jià)值得到充分發(fā)揮。但從實(shí)際情況來(lái)看，在基層聲像檔案管理過(guò)程中仍然存在很多缺陷和不足?；诖耍恼绿岢隽思訌?qiáng)基層聲像檔案管理的措施，以期提高基層聲像檔案管理工作效率。

關(guān)鍵詞：基層聲像；檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

聲像檔案涵蓋了多種不同的材料載體，包括錄像帶縮微制品、影片、照片、唱片、底片等，以聲音和視頻的形式記錄和保存基層單位各項(xiàng)活動(dòng)情況，便于人們回顧和了解過(guò)去的事件和事物。同時(shí)，也為后人提供了研究和學(xué)習(xí)的資源 。聲像檔案不僅適用于基層單位，國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)團(tuán)體及個(gè)人的各項(xiàng)活動(dòng)都可以利用聲像檔案記錄信息，確保活動(dòng)信息的真實(shí)性。隨著社會(huì)科技水平的快速提升，聲像檔案已經(jīng)成為社會(huì)生產(chǎn)、生活中不可或缺的一部分，聲像檔案管理工作也越來(lái)越重要。

以筆者單位為例，作為西安科技系統(tǒng)的基層單位，自20世紀(jì)90年代以來(lái)，我單位一直設(shè)有聲像室，專門(mén)拍攝、整理和歸檔留存科技系統(tǒng)各類科技活動(dòng)的影像資料。盡管2019年因機(jī)構(gòu)改革經(jīng)歷拆分與合并，但此項(xiàng)業(yè)務(wù)仍得以繼續(xù)，足以說(shuō)明聲像檔案工作的必要性和價(jià)值。多年的聲像工作積累了大量的圖片與視頻資料，為保障這些資料的安全留存與有效利用，在單位合并后，以原聲像室工作人員為主要力量，開(kāi)始籌備建設(shè)科技宣傳資料庫(kù)，對(duì)數(shù)十年來(lái)所拍攝和保存的視頻、圖片資料采用數(shù)字化整理、錄入與存儲(chǔ)，規(guī)范存檔，著力為相關(guān)工作提供及時(shí)、高效的影像資料服務(wù)。目前，雖然已按計(jì)劃初步完成了資料庫(kù)圖片與視頻的錄入工作，但在具體聲像檔案管理過(guò)程中仍面臨一些問(wèn)題亟待解決，本文就這些問(wèn)題展開(kāi)分析，并提出相應(yīng)的改進(jìn)意見(jiàn)。

一、聲像檔案管理的價(jià)值

聲像檔案管理的價(jià)值主要體現(xiàn)在四個(gè)方面。一是信息共享與傳遞。聲像檔案管理系統(tǒng)可以幫助基層單位實(shí)現(xiàn)對(duì)工作內(nèi)容的全面記錄和管理，包括會(huì)議、 研討會(huì)、培訓(xùn)等各類活動(dòng)的文檔、音頻和視頻等信息，為信息的共享與傳遞提供了便捷，從而提高了工作效率；二是知識(shí)管理與積累。基層科技單位的聲像檔案記錄了各類科技活動(dòng)的內(nèi)容和成果，這些資料更真實(shí)、生動(dòng)和直觀，可以作為知識(shí)的積累和管理工具，也可以用于回顧和總結(jié)過(guò)去的經(jīng)驗(yàn)，為未來(lái)的科技交流活動(dòng)提供參考和借鑒，促進(jìn)知識(shí)的傳承和創(chuàng)新；三是資源整合與利用?？茖W(xué)的聲像檔案管理系統(tǒng)能夠整合本單位的各類資源開(kāi)展工作，通過(guò)對(duì)聲像檔案的分析和利用，更好地規(guī)劃和配置資源，提升各項(xiàng)科技與交流活動(dòng)的效益和影響力；四是決策支持與評(píng)估。聲像檔案的建立和管理可以為決策者提供數(shù)據(jù)支持和參考，幫助他們做出科學(xué)的決策。同時(shí)，通過(guò)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的分析和評(píng)估，可以判斷科技活動(dòng)的成效，為改進(jìn)工作提供依據(jù)。

二、基層聲像檔案管理中存在的主要問(wèn)題

1.歸檔管理問(wèn)題

以實(shí)際工作為例，因開(kāi)展多年的聲像工作，前期積累了數(shù)量巨大的圖片與視頻資料。僅初步統(tǒng)計(jì)的圖片資料共計(jì)6萬(wàn)余幅，總大小共計(jì)440GB，轉(zhuǎn)錄錄像帶、Beta盒式錄像磁帶等視頻內(nèi)容500余盤(pán)，上傳視頻資料文件多達(dá)6T。內(nèi)容包括歷年重大科技活動(dòng)跟拍、自制科技專題宣傳視頻、各種會(huì)議資料圖片留存、文件證書(shū)翻拍以及人員信息采集等，記錄了各類科技活動(dòng)、項(xiàng)目、成果等重要資料。對(duì)數(shù)量龐大的視頻和圖片文件重新整理篩選、分類歸檔及資料上傳十分消耗時(shí)間和精力，極大地增加了管理難度。同時(shí)，由于聲像檔案具有一定的管理標(biāo)準(zhǔn)，但大部分基層檔案達(dá)不到保管的標(biāo)準(zhǔn)要求，無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)館藏老照片的長(zhǎng)期保存，破壞了老照片的原有狀態(tài)，破損、褪色以及發(fā)霉等問(wèn)題時(shí)有發(fā)生。另外，受到保管條件的影響，錄像帶和老磁帶不斷出現(xiàn)各種問(wèn)題，對(duì)影像和聲音帶來(lái)了很大的干擾，其可利用價(jià)值明顯降低。隨著科技水平的迅速提升，播放設(shè)備不斷推陳出新，之前的錄像帶和錄音帶已不再適用，讀取率和識(shí)別率明顯降低。最近幾年，數(shù)字影像技術(shù)進(jìn)入發(fā)展的迅猛期，聲像檔案的實(shí)用性越來(lái)越高，但傳統(tǒng)聲像檔案載體受損面臨的風(fēng)險(xiǎn)也越來(lái)越多。特別是隨著數(shù)字化時(shí)代的到來(lái)，呈現(xiàn)出大量的各種不同類型的信息數(shù)據(jù)，對(duì)聲像檔案的保管也變得更加困難。不但要做好媒體存儲(chǔ)介質(zhì)的安全工作，還要確保聲像檔案材料完好無(wú)缺。雖然數(shù)碼聲像檔案編輯處理方式較為簡(jiǎn)單，但不易保存，經(jīng)常出現(xiàn)修改或刪除等問(wèn)題，降低了聲像檔案的真實(shí)性和完整性，不利于管理部門(mén)聲像檔案收集工作的高效開(kāi)展。

2.安全問(wèn)題

目前，數(shù)碼照片和視頻檔案管理、保存與編目檢索在安全性和可靠性方面存在著諸多問(wèn)題，對(duì)于內(nèi)部信息和重要數(shù)據(jù)的保護(hù)更是面臨著巨大挑戰(zhàn)。第一，隨著數(shù)碼相機(jī)、智能手機(jī)等設(shè)備設(shè)施的普及，拍攝和存儲(chǔ)的數(shù)碼照片和視頻數(shù)量不斷增加，保存也更加隨意，如果將其作為歸檔資源，就需要確保這些檔案信息的安全性，避免數(shù)據(jù)丟失和被泄露；第二，存儲(chǔ)介質(zhì)損壞也是一個(gè)常見(jiàn)的問(wèn)題。數(shù)碼照片和視頻通常存儲(chǔ)在硬盤(pán)、光盤(pán)、U盤(pán)等介質(zhì)上，但這些介質(zhì)容易損壞或丟失。一旦發(fā)生此問(wèn)題，就會(huì)導(dǎo)致檔案無(wú)法讀取或丟失，給用戶帶來(lái)不便和損失；第三，文件格式不兼容也是一個(gè)重要問(wèn)題。由于不同設(shè)備設(shè)施和應(yīng)用程序使用不同的文件格式，可能導(dǎo)致某些檔案無(wú)法被讀取、編輯或處理，使得檔案的利用價(jià)值受到限制，并增加了管理和保存的困難；第四，病毒和惡意軟件的威脅也不可忽視。聲像檔案更容易受到病毒和惡意軟件的攻擊，導(dǎo)致檔案被刪除或篡改等，將嚴(yán)重影響檔案的安全性和可靠性。

3.管理設(shè)備設(shè)施問(wèn)題

近年來(lái)，隨著科技的不斷進(jìn)步與發(fā)展，聲像設(shè)備性能大幅提升，其設(shè)備類型也越來(lái)越多樣化，如攝像機(jī)、數(shù)碼相機(jī)等，被普遍應(yīng)用于基層單位行政管理及各生產(chǎn)科室，促進(jìn)了聲像檔案管理的開(kāi)展。但目前，很多基層單位依然使用過(guò)去陳舊的聲像檔案管理儲(chǔ)存設(shè)備設(shè)施，不能及時(shí)更新?lián)Q代，無(wú)法達(dá)到理想的管理效果。其主要原因就是基層對(duì)聲像檔案管理設(shè)備設(shè)施的重視度不夠高，資金、場(chǎng)地和人員等存在現(xiàn)實(shí)困難，只將重點(diǎn)放在照片產(chǎn)生和攝錄器材上，忽視了照片的儲(chǔ)存與保管。這些問(wèn)題的存在，降低了聲像檔案的保管質(zhì)量與效果，縮短了檔案的使用壽命，不利于聲像檔案價(jià)值與作用的發(fā)揮。

4.檔案利用和服務(wù)問(wèn)題

編目錄是聲像檔案管理中工作量最大、最為煩瑣的一項(xiàng)工作，需要投入大量的人力和時(shí)間實(shí)行詳細(xì)分類、標(biāo)引和著錄，需仔細(xì)審查。當(dāng)前，檔案管理系統(tǒng)以文書(shū)檔案管理為主，目錄錄入過(guò)程不夠清晰，全文檢索功能較低，展現(xiàn)出的聲像檔案內(nèi)容有所欠缺，往往無(wú)法滿足公眾需求，還有很多需要補(bǔ)充和改進(jìn)的地方。而且，大部分檔案館沒(méi)有將早期保存的照片檔案資料生成數(shù)字形式，對(duì)其開(kāi)發(fā)利用難度較大，因此，需要進(jìn)一步完善檔案管理系統(tǒng)，以滿足聲像檔案的利用和深度檢索需求。

5.缺乏復(fù)合型專業(yè)技術(shù)人員

復(fù)合型專業(yè)技術(shù)人員是聲像檔案管理工作中不可或缺的組成部分，技術(shù)人員需要具備較高的業(yè)務(wù)水平和管理能力，只有這樣，才能提高聲像檔案的管理質(zhì)量和水平。但在實(shí)際中，很多聲像檔案管理人員知識(shí)儲(chǔ)備嚴(yán)重不足，聲像檔案管理技術(shù)薄弱，沒(méi)有加強(qiáng)專業(yè)技術(shù)知識(shí)的學(xué)習(xí)。聲像檔案管理部門(mén)雖然開(kāi)展了管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動(dòng)，但培訓(xùn)內(nèi)容側(cè)重于紙質(zhì)檔案的保管，對(duì)聲像檔案維護(hù)利用方面的培訓(xùn)力度較低。同時(shí)，在培訓(xùn)過(guò)程中一味重視理論知識(shí)的講解，無(wú)法在實(shí)際工作中發(fā)揮指導(dǎo)作用，導(dǎo)致檔案人員在工作中缺少創(chuàng)新性，不利于其實(shí)踐能力與實(shí)踐技能的提升。

三、加強(qiáng)基層聲像檔案管理的措施

1.分類管理

為提高聲像檔案管理工作的效率，可以從分類管理的維度對(duì)聲像檔案管理流程展開(kāi)分析。第一，建立完善的檔案編目系統(tǒng)。通過(guò)建立檔案編目系統(tǒng)，可以按照時(shí)間、主題及地點(diǎn)等方式對(duì)數(shù)字照片和視頻檔案分類和整理，從而方便快速定位需要的檔案。這種分類方式可以是文件夾形式，也可以利用專業(yè)的檔案管理軟件開(kāi)展分類編目；第二，定期清理無(wú)用文件也是管理數(shù)字照片和視頻檔案的重要環(huán)節(jié)。及時(shí)刪除不需要的檔案，可以釋放存儲(chǔ)空間，提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確性；第三，使用專業(yè)的檔案管理軟件也可以提高管理效率和準(zhǔn)確性。這些軟件可以自動(dòng)化地開(kāi)展檔案編目、整理和歸檔，提高工作效率和準(zhǔn)確性，為本單位的數(shù)字檔案管理提供強(qiáng)有力的支持；第四，建立完善的責(zé)任制度。選擇專業(yè)能力較強(qiáng)的管理人員作為聲像檔案管理工作的主要負(fù)責(zé)人，明確其工作職責(zé)，從收集、整理、歸檔和管理等不同環(huán)節(jié)實(shí)施聲像檔案管理工作，確保此項(xiàng)工作能夠有效推進(jìn)和落實(shí)。

2.安全管理

聲像檔案的安全管理，要確保有良好的保存環(huán)境，在規(guī)范的要求下保存，做好防潮、防水工作，避免陽(yáng)光直射，控制好檔案保存環(huán)境的溫度和濕度，避免檔案出現(xiàn)破損問(wèn)題。另外，還需要加強(qiáng)檔案信息的安全保護(hù)措施，推動(dòng)聲像檔案的數(shù)字化，并對(duì)重要檔案信息異地備份，加強(qiáng)備份工作安全監(jiān)控，以保障檔案信息資源的安全。同時(shí)，可以安裝安全防護(hù)軟件，定期更新軟件版本和病毒庫(kù)，預(yù)防病毒和惡意軟件的攻擊。定期檢查和維護(hù)數(shù)碼照片和視頻檔案，確保其完整性和可讀性。如果發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，就應(yīng)及時(shí)修復(fù)或恢復(fù)檔案，以確保其安全性和可靠性。

3.加強(qiáng)設(shè)備設(shè)施管理

加大檔案信息化建設(shè)力度，改善檔案管理硬件環(huán)境，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理，提高并優(yōu)化聲像檔案管理水平。最近幾年，很多基層單位的項(xiàng)目活動(dòng)越來(lái)越繁雜，原有的圖庫(kù)管理系統(tǒng)已經(jīng)無(wú)法滿足活動(dòng)需求。因此，基層單位必須對(duì)圖庫(kù)系統(tǒng)做出改進(jìn)和完善，確保成品電子文檔全部歸檔到位。另外，檔案資源是檔案管理工作中不可或缺的組成部分，基層單位應(yīng)做好檔案資源的保管工作，避免出現(xiàn)浪費(fèi)檔案資源的不良現(xiàn)象。同時(shí)，要結(jié)合聲像檔案的特殊性，提高硬件設(shè)備設(shè)施資金的支持力度，提升檔案管理的硬件環(huán)境。在此過(guò)程中，加強(qiáng)設(shè)備設(shè)施更新，確保設(shè)備設(shè)施與聲像檔案保管條件的一致性，為聲像檔案創(chuàng)造可長(zhǎng)期保存的環(huán)境和條件，充分發(fā)揮聲像檔案的作用。

4.加快推進(jìn)檔案開(kāi)放利用

首先，加強(qiáng)制度建設(shè)。完善檔案開(kāi)放利用的相關(guān)政策法規(guī)，明確各級(jí)政府及相關(guān)部門(mén)、檔案機(jī)構(gòu)和檔案管理人員在檔案開(kāi)放利用中的職責(zé)和義務(wù)，確保檔案開(kāi)放利用的合法性和規(guī)范性；其次，提高檔案開(kāi)放利用服務(wù)水平。加強(qiáng)檔案信息的數(shù)字化建設(shè)，建立檔案信息平臺(tái)，提高檔案信息查閱、獲取、利用的效率和便捷性，并加強(qiáng)對(duì)檔案信息的質(zhì)量控制和安全保障；最后，廣泛宣傳檔案開(kāi)放利用的意義和價(jià)值。加大宣傳力度，讓更多人了解檔案開(kāi)放利用的重要性和實(shí)際效果，并引導(dǎo)公眾積極參與檔案開(kāi)放利用，促進(jìn)公眾對(duì)企事業(yè)單位的監(jiān)督和社會(huì)治理的改善。

5.培養(yǎng)聲像檔案管理人才

聲像管理部門(mén)應(yīng)為檔案管理人員提供教學(xué)與實(shí)習(xí)機(jī)會(huì)，鼓勵(lì)檔案管理人員積極參與到聲像檔案的采集、整理及數(shù)字化處理工作中，提高其實(shí)際操作能力，積累豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。同時(shí)，培訓(xùn)現(xiàn)有檔案管理工作人員，使其了解最新的聲像檔案管理理論、技術(shù)和標(biāo)準(zhǔn)，不斷提高專業(yè)水平。另外，聲像檔案管理部門(mén)可以和文化機(jī)構(gòu)、媒體公司建立良好的合作關(guān)系，共同開(kāi)展實(shí)踐項(xiàng)目、研究課題等，為學(xué)生提供實(shí)踐基地和就業(yè)機(jī)會(huì)。從不同方面培養(yǎng)聲像檔案管理人才，促進(jìn)聲像檔案管理工作高效開(kāi)展。

四、結(jié)束語(yǔ)

總之，聲像檔案工作是基層單位檔案管理工作中不可或缺的組成部分，應(yīng)該得到充分的重視和保護(hù)。在數(shù)字化時(shí)代，基層單位應(yīng)積極采取現(xiàn)代化的檔案管理方法，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，通過(guò)建立完善的檔案編目系統(tǒng)、定期備份和云存儲(chǔ)、多存儲(chǔ)介質(zhì)備份、定期清理無(wú)用文件以及使用專業(yè)的檔案管理軟件，確保聲像檔案的安全性、可靠性和高效性。這些措施不僅能夠保護(hù)檔案本身，還能確保檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和便捷化，推動(dòng)聲像檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用和共享，從而更好地服務(wù)于本單位的發(fā)展和建設(shè)。通過(guò)合理規(guī)劃和有效實(shí)施聲像檔案管理，必將能夠更好地保護(hù)和傳承本單位的歷史、成果和經(jīng)驗(yàn)，促進(jìn)基層檔案事業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展。

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（作者單位：西安地區(qū)科技交流中心）

作者簡(jiǎn)介：方炬（1976—），女，漢族，陜西西安人，本科，館員，研究方向：檔案管理，檔案編研。