摘 要：事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量關(guān)系其自身業(yè)務(wù)活動(dòng)開(kāi)展的質(zhì)量與效果，主要是因檔案管理工作與事業(yè)單位業(yè)務(wù)活動(dòng)存在密切的關(guān)聯(lián)，可為事業(yè)單位開(kāi)展各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)提供材料信息支持，而檔案材料信息的準(zhǔn)確性和嚴(yán)謹(jǐn)性關(guān)系各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的決策。因此，事業(yè)單位在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，必須重視此項(xiàng)工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，如何推進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化是事業(yè)單位開(kāi)展檔案管理工作需要重點(diǎn)考慮的問(wèn)題。文章分析了事業(yè)單位推進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的重要意義，并分析了事業(yè)單位開(kāi)展檔案管理工作存在的問(wèn)題，并提出解決問(wèn)題的措施，以期有效推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理工作；規(guī)范化；標(biāo)準(zhǔn)化

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

事業(yè)單位檔案管理是單位內(nèi)部對(duì)自身業(yè)務(wù)活動(dòng)及相關(guān)工作開(kāi)展過(guò)程中形成的有價(jià)值、真實(shí)、詳盡的材料信息總和。事業(yè)單位的檔案具有價(jià)值性、真實(shí)性等突出特點(diǎn)，檔案管理工作人員將檔案庫(kù)中具有價(jià)值的檔案實(shí)施分類(lèi)保管，當(dāng)單位開(kāi)展各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)需要使用這些檔案時(shí)可以充分利用，從而發(fā)揮歷史憑證及業(yè)務(wù)活動(dòng)開(kāi)展依據(jù)的作用。事業(yè)單位檔案與社會(huì)發(fā)展以及國(guó)家各項(xiàng)政策的制定存在密切的關(guān)聯(lián)。因此，事業(yè)單位需要做好檔案管理工作，保證檔案準(zhǔn)確無(wú)誤、真實(shí)可靠，并不斷推進(jìn)自身檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，從而發(fā)揮檔案的作用。但從目前來(lái)看，事業(yè)單位在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，也存在一系列問(wèn)題尚待解決。例如，缺乏復(fù)合型檔案管理人才、缺乏對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)以及檔案管理模式過(guò)于陳舊等。這些問(wèn)題的存在嚴(yán)重制約著事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的開(kāi)展，本文將重點(diǎn)對(duì)這些問(wèn)題逐一分析，并提出相應(yīng)的解決措施，以降低其對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作開(kāi)展帶來(lái)的制約作用。

一、事業(yè)單位推進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的重要意義

伴隨事業(yè)單位不斷運(yùn)行發(fā)展，其業(yè)務(wù)活動(dòng)的數(shù)量逐漸增多，并且其復(fù)雜程度也有所提升，導(dǎo)致與事業(yè)單位相關(guān)的各類(lèi)檔案信息越來(lái)越多，在這些檔案信息資料中，雖然包含一些重復(fù)資料和無(wú)效資料，但大部分信息資料是有效的，對(duì)于事業(yè)單位的歷史信息追溯以及業(yè)務(wù)活動(dòng)決策制定等方面均發(fā)揮重要的作用。因此，重視事業(yè)單位的檔案管理工作，并推進(jìn)此項(xiàng)工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理具有重要的意義。

1.有利于為事業(yè)單位后續(xù)發(fā)展提供支持

事業(yè)單位檔案主要是單位成立以來(lái)的工作成果和其他的重要信息資料，其涉及的范圍非常廣泛，關(guān)系到事業(yè)單位的業(yè)務(wù)管理、人事管理和后勤管理等，將這些信息資料編制成檔案，能夠從之前的工作成果中吸取經(jīng)驗(yàn)，為事業(yè)單位今后開(kāi)展各項(xiàng)疑難業(yè)務(wù)提供支持，也可以為事業(yè)單位日后在人事調(diào)度以及資源分配等方面提供依據(jù)。說(shuō)明事業(yè)單位檔案管理關(guān)系到各部門(mén)，若要充分發(fā)揮其作用，必須提升檔案管理的效果。因此，推進(jìn)檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化有利于提升檔案管理的質(zhì)量，從而為事業(yè)單位后續(xù)發(fā)展提供更加可靠的支持。

2.有利于提升事業(yè)單位檔案管理的整體水平

檔案管理是事業(yè)單位開(kāi)展各項(xiàng)活動(dòng)的基礎(chǔ)性管理工作，雖然此項(xiàng)工作只是對(duì)一些檔案資料展開(kāi)編制、存儲(chǔ)等，但其作用遠(yuǎn)不止于此，提高檔案管理水平是提升事業(yè)單位各項(xiàng)活動(dòng)開(kāi)展效果的重要保障。通過(guò)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理能夠使事業(yè)單位檔案管理工作井然有序，還能夠提升事業(yè)單位檔案的真實(shí)性與準(zhǔn)確性，能夠有效提升事業(yè)單位的檔案管理水平。

3.有利于為事業(yè)單位開(kāi)展內(nèi)部控制提供依據(jù)

事業(yè)單位的人事體系比較龐大，其個(gè)人履歷、職位調(diào)動(dòng)和德才表現(xiàn)等方面均會(huì)體現(xiàn)在人事檔案中。眾所周知，事業(yè)單位在人事任命時(shí)均需要開(kāi)展政治審查，而人事檔案記錄了個(gè)人在職期間所有的資料信息，可以作為政治審查的重要憑證，時(shí)刻督促著事業(yè)單位工作人員要潔身自律、愛(ài)崗敬業(yè)。同時(shí)，事業(yè)單位檔案可與上級(jí)管理部門(mén)制定的規(guī)章制度對(duì)接，通過(guò)事業(yè)單位檔案了解單位內(nèi)部相關(guān)事件或個(gè)人是否違反相關(guān)制度，也是確定責(zé)任的重要依據(jù)。

二、事業(yè)單位開(kāi)展檔案管理工作存在的問(wèn)題

近年來(lái)，我國(guó)事業(yè)單位通過(guò)不斷摸索，已經(jīng)在檔案管理工作方面取得了較多的經(jīng)驗(yàn)，但也存在一些問(wèn)題有待解決，具體問(wèn)題如下：

1.缺乏高素質(zhì)的復(fù)合型檔案管理人才

現(xiàn)階段，我國(guó)事業(yè)單位廣泛缺乏高素質(zhì)的復(fù)合型檔案管理人才。事業(yè)單位在人才招聘方面把關(guān)比較嚴(yán)格，尤其是對(duì)學(xué)歷要求比較高。目前，國(guó)內(nèi)大部分地區(qū)事業(yè)單位人才招聘要求一般均為本科或研究生學(xué)歷，但很多事業(yè)單位對(duì)招聘的人才并未設(shè)置專(zhuān)業(yè)門(mén)檻，很多從事檔案管理工作的人員均非檔案管理相關(guān)專(zhuān)業(yè)，因其未通過(guò)專(zhuān)業(yè)化的系統(tǒng)培訓(xùn)或者沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)學(xué)習(xí)，導(dǎo)致其缺乏專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，無(wú)法應(yīng)對(duì)復(fù)雜的業(yè)務(wù)要求。伴隨大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，事業(yè)單位檔案管理工作對(duì)人才的要求進(jìn)一步提升，不僅需要檔案管理人員具備較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，還需要其具備大數(shù)據(jù)思維以及一定的信息技術(shù)水平。但是，當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作人員的素質(zhì)水平和技能水平仍未能達(dá)到要求。在檔案管理信息化、智能化應(yīng)用不斷深入的背景下，事業(yè)單位檔案管理復(fù)合型人才匱乏，特別是計(jì)算機(jī)等信息類(lèi)學(xué)科專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員占比過(guò)低，檔案管理工作人員多為歷史學(xué)和檔案學(xué)專(zhuān)業(yè)，導(dǎo)致事業(yè)單位現(xiàn)有人員結(jié)構(gòu)不合理，無(wú)法滿(mǎn)足不斷升級(jí)的檔案管理需求。

2.缺乏對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)

目前，雖然大部分事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作均能夠給予一定的重視，但對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)卻存在嚴(yán)重的不足，導(dǎo)致檔案管理工作存在“重管輕用”的情況，無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。當(dāng)前，很多事業(yè)單位在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，簡(jiǎn)單認(rèn)為檔案管理工作就是為事業(yè)單位整理資料，只要將單位產(chǎn)生的資料做好匯總、整理和保管即可。在這一錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)下，很多事業(yè)單位只是將檔案簡(jiǎn)單地分類(lèi)，并將分類(lèi)后的檔案集中管理，并未依照事業(yè)單位檔案管理程序，類(lèi)別劃分不夠詳細(xì)、歸檔混亂等問(wèn)題時(shí)常出現(xiàn)。并且，事業(yè)單位并未對(duì)檔案管理人員做出嚴(yán)格要求，導(dǎo)致其在日常工作中缺乏對(duì)工作內(nèi)容的思考，無(wú)法針對(duì)現(xiàn)階段檔案管理工作向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)提出反饋意見(jiàn)。歸根結(jié)底就是由于事業(yè)單位檔案管理工作責(zé)任未落實(shí)到位，缺少行之有效的監(jiān)督考核機(jī)制，導(dǎo)致檔案管理工作人員對(duì)于自身職能職責(zé)缺乏足夠的認(rèn)知，對(duì)工作的態(tài)度存在“得過(guò)且過(guò)”的心理，存在對(duì)檔案管理工作的重視僅停留在管理層的現(xiàn)象。

3.檔案管理模式過(guò)于陳舊

從當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位采取的檔案管理模式來(lái)看，各層級(jí)事業(yè)單位采取的模式存在差異，大部分事業(yè)單位采取紙質(zhì)與電子檔案雙軌管理模式，只有少部分事業(yè)單位真正實(shí)現(xiàn)了檔案管理的無(wú)紙化模式。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理模式出現(xiàn)了更新，檔案的電子化管理也已經(jīng)成為過(guò)去式，出現(xiàn)了檔案云管理模式，可以將電子檔案存儲(chǔ)于云端，不僅不占用存儲(chǔ)空間，還具備較高的安全性，但其在事業(yè)單位中并未得到普及。有的地區(qū)對(duì)檔案管理工作缺乏重視，資金投入不足，使得事業(yè)單位仍然采取的是紙質(zhì)與電子檔案雙軌管理模式，雖然在過(guò)去很長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)為我國(guó)檔案管理事業(yè)發(fā)展提供保障，但在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，事業(yè)單位內(nèi)外部形成的信息量日益增加，對(duì)檔案管理的要求不再停留于“收、管、用”等基本管理方式層面，如果仍按照以前事業(yè)單位檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)，無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

三、事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的推進(jìn)措施

從當(dāng)前事業(yè)單位開(kāi)展檔案管理工作存在的問(wèn)題可知，其問(wèn)題主要聚焦于檔案管理人才、工作認(rèn)知以及管理模式三個(gè)主要方面。因此，事業(yè)單位若要實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，仍需從上述三個(gè)方面著手制定推進(jìn)措施。

1.重視高素質(zhì)、復(fù)合型檔案管理人才的引進(jìn)和培養(yǎng)

高素質(zhì)、復(fù)合型檔案管理人才是提升檔案管理效果、實(shí)現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的必要條件。事業(yè)單位應(yīng)該在重視檔案管理工作的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)對(duì)此類(lèi)人才的引進(jìn)和培養(yǎng)工作。

首先，事業(yè)單位應(yīng)該適當(dāng)提高招聘門(mén)檻，并采取補(bǔ)貼、調(diào)整薪酬和福利等方式吸引高素質(zhì)的復(fù)合型檔案管理人才，注重檔案管理人才隊(duì)伍結(jié)構(gòu)建設(shè)，引進(jìn)信息類(lèi)學(xué)科專(zhuān)業(yè)技術(shù)型人才，提高檔案管理人才隊(duì)伍的綜合素質(zhì)；其次，事業(yè)單位應(yīng)聘請(qǐng)檔案管理相關(guān)專(zhuān)家向單位內(nèi)部人員傳授工作經(jīng)驗(yàn)及理論知識(shí)并指導(dǎo)其工作，從而使檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平和專(zhuān)業(yè)知識(shí)技能得到全面提升；再次，鼓勵(lì)檔案管理工作人員“走出去，引進(jìn)來(lái)”，參與外部檔案管理培訓(xùn)活動(dòng)，積極向其他事業(yè)單位學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理模式、理念和方法，從而提升檔案管理人員的工作能力和綜合辦事水平；最后，加強(qiáng)事業(yè)單位的內(nèi)部培訓(xùn)工作，事業(yè)單位應(yīng)該定期召開(kāi)檔案管理培訓(xùn)會(huì)議、經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)，并通過(guò)交流探討的方式將先進(jìn)的檔案管理模式和方法融入事業(yè)單位檔案管理工作中，由專(zhuān)業(yè)的人做專(zhuān)業(yè)的事，使事業(yè)單位檔案管理工作實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

2.加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)

若要實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，要求事業(yè)單位管理者以及檔案管理工作人員均能夠全面、有效地認(rèn)識(shí)檔案管理工作。從管理者角度來(lái)講，作為單位的管理人員掌握著事業(yè)單位發(fā)展的動(dòng)向，并在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中具有決策權(quán)。因此，事業(yè)單位管理者必須認(rèn)清活動(dòng)決策過(guò)程中檔案信息資料發(fā)揮的重要作用，并意識(shí)到檔案管理工作實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的重要性，積極完善檔案管理制度，統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，將檔案管理工作的重要性傳播給單位的全體員工。同時(shí)，還要制定科學(xué)、完善的監(jiān)督考核機(jī)制，采取定期和不定期的考核方式，獎(jiǎng)優(yōu)懲劣，提高檔案管理工作人員的主觀(guān)能動(dòng)性，將崗位工作職能、職責(zé)真正落實(shí)到個(gè)人，保證事業(yè)單位檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。從檔案管理工作人員角度來(lái)講，同樣需要意識(shí)到檔案管理工作的重要性，并通過(guò)工作實(shí)踐認(rèn)清檔案管理工作與事業(yè)單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)之間的關(guān)聯(lián)性。在實(shí)際工作中，不斷創(chuàng)新檔案管理模式、工作方法等，積極借鑒國(guó)內(nèi)外檔案管理成功經(jīng)驗(yàn)。同時(shí)，結(jié)合自身實(shí)際情況和對(duì)檔案管理工作的正確認(rèn)識(shí)，完善事業(yè)單位的檔案管理體系，從而實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

3.創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理模式

在當(dāng)前科技高速發(fā)展的時(shí)代背景下，各行業(yè)實(shí)現(xiàn)快速發(fā)展。事業(yè)單位開(kāi)展檔案管理工作也受到科技因素的影響，檔案管理工作的方法及模式發(fā)生變化。同時(shí)，伴隨事業(yè)單位不斷深化改革，要求檔案管理工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化和智能化，從而提升檔案管理工作的質(zhì)量和效果。傳統(tǒng)檔案管理模式在當(dāng)前已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)事業(yè)單位檔案管理的工作需求，必須創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理模式。事業(yè)單位應(yīng)該積極創(chuàng)建檔案管理現(xiàn)代化模式，有效應(yīng)用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等信息技術(shù)，通過(guò)信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

首先，加大資金投入，拓寬資金來(lái)源渠道，可以通過(guò)與財(cái)政部門(mén)積極協(xié)商和發(fā)動(dòng)社會(huì)參與的方式，資金問(wèn)題解決后，事業(yè)單位應(yīng)重視自身軟硬件設(shè)備設(shè)施的建設(shè)和完善，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理信息化軟件和硬件設(shè)備設(shè)施的配套，從而為事業(yè)單位開(kāi)展檔案管理的現(xiàn)代化模式奠定基礎(chǔ)，可以引進(jìn)檔案管理系統(tǒng)軟件，建立數(shù)字檔案室，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的信息化和智能化；其次，聯(lián)合信息、業(yè)務(wù)和保密等政府部門(mén)共同構(gòu)建事業(yè)單位檔案管理信息平臺(tái)，通過(guò)該信息平臺(tái)為事業(yè)單位提供檔案服務(wù)。同時(shí)，還可以實(shí)現(xiàn)在線(xiàn)歸檔、數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)和檔案共享等服務(wù)。利用該平臺(tái)開(kāi)展電子檔案的智能化收集、智能分類(lèi)整理和分檔，便于日后檢索和調(diào)取。同時(shí)，將整理好的檔案?jìng)浞?，存?chǔ)于云端服務(wù)器，從而提升檔案的安全性，避免出現(xiàn)電子檔案損壞和丟失；最后，應(yīng)該重視紙質(zhì)檔案的保存與應(yīng)用，雖然紙質(zhì)檔案可形成電子檔案，但對(duì)于一些涉及法律法規(guī)的文件資料，紙質(zhì)檔案更具法律效力，對(duì)于此類(lèi)紙質(zhì)檔案應(yīng)由專(zhuān)人負(fù)責(zé)嚴(yán)密保管。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，事業(yè)單位檔案管理工作若要實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，應(yīng)該在具備檔案管理工作正確認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上，不斷增加對(duì)檔案管理的重視度，積極培養(yǎng)高素質(zhì)的復(fù)合型人才，通過(guò)人才實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展，使檔案管理工作不斷朝向規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化方向開(kāi)展。同時(shí)，重視科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)代化、智能化，推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作早日實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

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（作者單位：濟(jì)南市教育教學(xué)研究院）

作者簡(jiǎn)介：尹君（1983—），男，漢族，山東肥城人，本科，館員，研究方向：檔案管理。