摘 要：在單位中，文書檔案涉及的內(nèi)容比較廣泛，存在方式多種多樣，如文字、圖片、數(shù)據(jù)、音頻以及視頻等。這些檔案資料不僅是單位的重要資源，還能夠影響企業(yè)的健康發(fā)展，是單位的一筆無形資產(chǎn)。因此，文書檔案整理工作具有相當重要的價值。但是，在經(jīng)濟發(fā)展和科技進步的沖擊下，文書檔案整理工作也面臨著一些問題，為了有效提高文書檔案整理工作水平，保證單位實現(xiàn)進一步健康穩(wěn)定的發(fā)展，文章總結(jié)了文書檔案整理工作存在的問題，并提出了相應的解決方法，旨在為相關(guān)工作人員提供借鑒參考。

關(guān)鍵詞：文書檔案；整理工作；問題；解決方法

中圖分類號：G272 文獻標識碼：A

《歸檔文件整理規(guī)則》是我國檔案局出臺的檔案工作行業(yè)標準，強調(diào)檔案整理應以“件”為單位，按照相應的分類標準，保證文件的系統(tǒng)性以及完整性。但是，受我國基本國情的影響，文件檔案整理不僅工作量大，工作內(nèi)容繁雜，還會受人員限制，更容易在整理過程中出現(xiàn)失誤或者錯漏的情況，這些問題都嚴重影響了文件檔案整理工作的效率和質(zhì)量。因此，文書檔案整理工作存在的問題亟待解決。

一、文書檔案整理工作的重要性

1.維護單位的正常運行

文書檔案承載著單位豐富的信息資源，記錄著單位各個層面的工作活動和決策歷程。這些文書檔案既是組織記憶的一部分，又是對單位運行狀態(tài)的真實反映。高效開展文書檔案整理工作，不僅能夠確保信息得到妥善保存和管理，還為單位的正常運行提供了必不可少的支持和依據(jù)。在單位的日常運作中，文書檔案記錄了各個部門的合作、項目推進以及決策層面的思考和解決方案。通過有效整理，文書檔案變得更加清晰明了，為單位提供了可靠的歷史記錄，從而維持其正常運轉(zhuǎn)。文書檔案整理工作不僅僅是對信息的保存，還是對單位發(fā)展歷程的延續(xù)和積淀。

2.提高檔案信息利用效率

文書檔案整理工作的核心目標之一是提高信息的利用效率。在日常工作中，零散、雜亂無章的信息可能成為工作效率的攔路虎。通過分類、歸檔和整理，文書檔案得以有序化和系統(tǒng)化，為信息利用提供了更加便捷的途徑。文書檔案的整理使得信息更具可讀性和易用性。各類信息得到明晰的分類和標注，工作人員能夠更快速地找到所需內(nèi)容，從而加速工作流程，提高了工作效率。整理工作為查詢信息提供了清晰的路標，使得信息的查找變得更加高效。有序的文書檔案系統(tǒng)不僅方便了當下工作的開展，還給未來的決策和規(guī)劃提供了有力的歷史支持。信息的有機整合和利用，使得單位在競爭激烈的環(huán)境中更具優(yōu)勢。

3.保障信息安全

文書檔案整理工作可以對文書資料實行鑒定和保管，確保其安全性和完整性。尤其是在規(guī)范的整理流程和標準引導下，文書檔案的安全可以更好地得到保障。通過建立信息安全管理制度，設立權(quán)限控制，確保只有授權(quán)人員能夠訪問敏感信息，有效防范了信息被泄露的風險。此外，利用先進的信息化手段，如加密技術(shù)和安全審計系統(tǒng)，可以進一步提高文書檔案的安全性，保障信息不受惡意攻擊和破壞。整理工作中的信息安全不僅僅是技術(shù)手段上的保障，還是文化意識的培養(yǎng)。通過員工培訓，加深其對信息安全的認識，強化信息安全責任，形成全員參與、共同維護文書檔案安全的局面，從而使檔案信息的整理工作更具深度和廣度。

4.促進知識共享和交流

通過建立跨部門、跨地區(qū)的信息共享平臺是當前文書檔案整理工作的主要發(fā)展方向，不僅可以打破部門之間的壁壘，實現(xiàn)信息的互聯(lián)互通，部門之間的共享和交流，還能夠有效促進知識的傳遞和共享，提高工作效率和質(zhì)量。在信息共享平臺上，員工可以更加直觀地了解其他部門的工作進展和成果，有助于形成全員的整體認知。同時，通過在線討論和交流的方式，可以促進各個部門之間的合作，推動知識的跨界傳遞，提高整體工作效率和質(zhì)量。

二、文書檔案整理工作存在的問題

1.缺乏規(guī)范性

文書檔案整理工作的一個突出問題在于缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和標準。各單位、部門之間對于文書檔案的分類、歸檔和整理方式存在明顯的差異，甚至在同一單位內(nèi)部也可能存在多種處理方式。這種缺乏規(guī)范性導致了整理結(jié)果的不一致性，使得文檔的結(jié)構(gòu)和標記難以理解，阻礙了信息的有序管理和快速檢索。在這種情況下，工作人員往往需要花費更多的時間和精力來適應不同的整理規(guī)范，而無法形成統(tǒng)一的工作標準，不僅增加了整理工作的復雜性，還容易造成信息丟失和混淆，導致文書檔案的管理變得混亂無序。

2.信息化程度低

盡管信息技術(shù)已經(jīng)取得了巨大的發(fā)展，但文書檔案整理工作在信息化程度上仍然相對滯后。目前，許多單位仍然依賴傳統(tǒng)的手工操作，缺乏充分利用信息技術(shù)手段的意識和能力，導致整理工作效率低下，信息處理過程煩瑣而耗時，難以適應現(xiàn)代工作的高速發(fā)展和復雜化的需求。信息化程度低也意味著文書檔案的數(shù)字化程度不足，電子文檔和紙質(zhì)文檔并存，使得信息存儲和檢索的成本相對較高。而且，由于信息系統(tǒng)的匱乏，一些先進的信息管理技術(shù)和工具未能得到充分應用，使整個文書檔案整理工作未能跟上信息時代的步伐。在這種情況下，單位面臨著信息處理效率低下和信息質(zhì)量不高的問題，難以充分發(fā)揮文書檔案的價值，限制了單位對信息資產(chǎn)的充分利用。

3.人員素質(zhì)不高

文書檔案整理工作需要具備一定的專業(yè)知識和技能，但目前從事文書檔案整理工作的人員缺乏相關(guān)培訓和繼續(xù)教育。數(shù)據(jù)顯示，僅有30%的從業(yè)人員受過專業(yè)培訓，而其余70%因為缺乏培訓，則難以勝任復雜的檔案整理工作，導致工作效率降低，文書檔案整理質(zhì)量不穩(wěn)定。

4.缺乏有效的監(jiān)督和管理機制

在文書檔案整理煩瑣而關(guān)鍵的工作中，明確的責任分工和嚴格的監(jiān)督機制至關(guān)重要。然而，不得不承認，目前的情況并不理想。在實際操作中，單位對文書檔案整理工作的監(jiān)督和管理顯得過于寬泛，缺乏明確的制度和手段。具體而言，調(diào)查發(fā)現(xiàn)有80%的單位未建立定期的內(nèi)部審查機制，對于文書檔案整理工作的質(zhì)量控制過于被動。此外，僅有少數(shù)單位采用現(xiàn)代信息系統(tǒng)實行實時監(jiān)控，大部分單位仍依賴傳統(tǒng)的手段，導致問題發(fā)現(xiàn)和解決的周期較長。這種松散的監(jiān)督和管理機制使得整理工作的質(zhì)量無法得到有效控制，潛在問題無法及時發(fā)現(xiàn)和解決。

5.缺乏長期規(guī)劃和戰(zhàn)略思考

文書檔案整理工作應該是一個長期的過程，需要有長遠的規(guī)劃和戰(zhàn)略思考。然而，目前單位對于文書檔案整理工作缺乏長遠的規(guī)劃和發(fā)展思路，只注重眼前的問題解決，缺乏長遠規(guī)劃，使得單位在文書檔案整理工作中難以把握發(fā)展的主動權(quán)，面臨未來信息化需求的挑戰(zhàn)。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的時代，缺乏長遠規(guī)劃和戰(zhàn)略思考，將使得單位難以適應未來的變革和發(fā)展。

三、文書檔案整理工作問題解決辦法

1.建立規(guī)范的整理流程

制定統(tǒng)一的文書檔案整理流程和標準，明確各個環(huán)節(jié)的責任和要求。通過規(guī)范化的整理流程，可以確保整理結(jié)果的一致性和準確性，提高整理工作的效率和質(zhì)量?！吨腥A人民共和國檔案法》第十五條規(guī)定：“機關(guān)、團體、企事業(yè)單位應當建立健全檔案管理制度，制定和實施整理、保管和使用檔案的規(guī)章制度?！蓖瑫r，國家檔案局發(fā)布的《機關(guān)檔案管理規(guī)定》第二十三條規(guī)定：“機關(guān)應當按照統(tǒng)一的標準和程序?qū)n案實行分類、編號、裝訂和歸檔?！边@不僅是對檔案管理的法定要求，還是對文書檔案整理工作的基本保障。因此，單位應該從文書檔案的收集、分類以及歸檔入手。應制定明確的文書收集標準，包括哪些文書需要被納入整理范圍以及收集的時間節(jié)點和頻率。分類的過程需要設定統(tǒng)一的分類標準，確保同類文檔被放置在相同的類別下，避免混淆和遺漏。對于歸檔環(huán)節(jié)，則需要規(guī)定具體的歸檔標準和程序，以便于文檔的快速檢索和利用。

2.加強信息化建設

加強信息化建設是提高文書檔案整理工作效率和質(zhì)量的關(guān)鍵一步。引入先進的信息技術(shù)手段，如電子文檔管理系統(tǒng)、數(shù)字化掃描設備等，不僅為文書檔案整理工作注入了新的活力，還提供了更高效的解決方案。首先，采用電子文檔管理系統(tǒng)，能夠使文書檔案的整理過程更加智能和便捷。這類系統(tǒng)可以根據(jù)預設的規(guī)范和標準，自動對文檔實行分類和歸檔。通過先進的識別算法，可以精準地識別文檔內(nèi)容，將其歸入相應的類別，避免了傳統(tǒng)手動整理中可能出現(xiàn)的分類錯誤和混亂。此外，這種系統(tǒng)還能夠提供實時的監(jiān)控和反饋，使得整理工作的質(zhì)量可以得到實時掌握和調(diào)整；其次，數(shù)字化掃描設備的運用能夠提高整理工作的速度和準確性。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在整理過程中常常需要耗費大量時間實行手工掃描和歸檔，而數(shù)字化掃描設備能夠快速將紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)化為電子文檔，從而實現(xiàn)文檔的數(shù)字化管理，不僅節(jié)省了整理時間，還減少了紙質(zhì)文檔的存儲空間，為文書檔案整理提供了更為便捷的解決方案。同時，信息化建設還能夠提升文書檔案的整體安全性。通過引入先進的數(shù)據(jù)加密和權(quán)限管理技術(shù)，可以確保文檔的安全存儲和傳輸，對于防范信息被泄露、篡改等風險起到了積極的作用。因此，信息化建設不僅提高了整理工作的效率，還為文書檔案的安全管理提供了有力的支持。

3.提高人員素質(zhì)

在提高文書檔案整理工作人員素質(zhì)的過程中，培訓是關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。為相關(guān)工作人員提供系統(tǒng)的培訓，不僅可以提高其專業(yè)知識和技能水平，還能夠在工作中培養(yǎng)出更高的責任心和職業(yè)操守。培訓的內(nèi)容應該涵蓋檔案管理的基礎(chǔ)理論、分類整理的具體技能以及信息化工具的使用等多個方面，使工作人員在面對各種文書檔案整理的實際工作時更加游刃有余。特別是在信息化建設方面，培訓可以使其熟悉先進的電子文檔管理系統(tǒng)和數(shù)字化掃描設備的操作，提高工作效率。此外，利用實際操作和案例分析的方式開展培訓，能夠更好地幫助工作人員理解和掌握知識。工作人員參與實際的整理工作，將理論知識更好地轉(zhuǎn)化為實際操作的能力，使其在不斷的實踐中提高工作靈活性，進而保證工作效率，并使其在工作中能夠更加靈活地應對各種挑戰(zhàn)。需要注意的是，單位應該鼓勵工作人員參與相關(guān)學術(shù)研討會、交流活動，使其了解最新的檔案管理理念和技術(shù)趨勢，保持對工作的熱情和積極性，不斷提高自身的專業(yè)素養(yǎng)，并為整個文書檔案整理工作注入創(chuàng)新的思維和活力。

4.建立有效的監(jiān)督和管理機制

責任分工和監(jiān)督機制的明確性直接關(guān)系整理工作的管理水平和效率。在這個復雜而龐大的系統(tǒng)中，需要精密的操作和高效的機制來保障各項工作有序開展。通過建立明確的責任分工，可以使每個工作人員在整理工作中明確職責，能夠在大規(guī)模整理工作中避免責任模糊和任務沖突的問題。在這個基礎(chǔ)上，監(jiān)督機制應當設置在每個關(guān)鍵環(huán)節(jié)，以確保工作的流程能夠受到有效監(jiān)控。定期的檢查和評估是保持監(jiān)督機制敏感性的關(guān)鍵。通過周期性的檢查，可以全面了解整理工作的進展情況，發(fā)現(xiàn)問題的根源并及時加以解決。這一過程既可以發(fā)現(xiàn)操作層面的問題，還有助于在管理層面尋找提升的空間，反復的檢查和評估能夠使整理工作在不斷調(diào)整中保持高效運轉(zhuǎn)。此外，一旦發(fā)現(xiàn)問題，必須迅速采取有效的措施加以解決，以免問題擴大而影響整個工作系統(tǒng)，需要管理層在處理問題時迅速果斷，能夠應對各種復雜情況。因此，每個環(huán)節(jié)都承擔著關(guān)鍵的責任，而每一次檢查和每一次解決問題的過程都為整個系統(tǒng)的運行提供了更加有效的保障。

5.制定長期規(guī)劃

將文書檔案整理工作納入組織機構(gòu)的整體發(fā)展規(guī)劃，不僅有助于提高整理工作的可持續(xù)性，還能更好地滿足組織機構(gòu)的長遠需求和發(fā)展目標。長期規(guī)劃的制定需要全面考慮文書檔案整理工作所處的內(nèi)外環(huán)境變化以及可能面臨的各種挑戰(zhàn)和機遇。通過對外部環(huán)境的深入分析，可以更好地把握技術(shù)、法律法規(guī)等方面的動態(tài)變化，為規(guī)劃提供科學的基礎(chǔ)。同時，對內(nèi)部環(huán)境的評估也能夠幫助組織機構(gòu)明確自身的發(fā)展定位和優(yōu)勢，使規(guī)劃更符合實際情況。此外，還應站在更高的層面，考慮文書檔案整理工作對整個組織機構(gòu)的支持作用，包括工作的核心價值、與其他部門的協(xié)同關(guān)系以及對信息共享和交流的促進等方面，使整理工作更好地融入組織機構(gòu)的整體發(fā)展，發(fā)揮更大的作用。

四、結(jié)束語

總之，文書檔案整理工作對單位的正常運行、信息利用效率、信息安全和知識共享具有重要意義。然而，當前文書檔案整理工作存在諸多問題，如缺乏規(guī)范性、信息化程度低、人員素質(zhì)不高、缺乏有效的監(jiān)督和管理機制以及長期規(guī)劃和戰(zhàn)略思考等。為了解決這些問題，需要建立規(guī)范的整理工作流程，加強信息化建設，提高人員素質(zhì)，建立有效的監(jiān)督和管理機制以及制定長期規(guī)劃和戰(zhàn)略思考，為單位的發(fā)展提供有力的支持。

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（作者單位：孝義市新義街道應急管理局）

作者簡介：侯愛萍（1972—），女，漢族，山西交口縣人，本科，館員，研究方向：檔案管理。

指導老師：王晶平