金京

【摘要】信息時代，傳統(tǒng)的財務工作模式已經難以滿足日益增長的高校管理需求。文章通過梳理會計行業(yè)政策發(fā)展要求、信息化技術發(fā)展態(tài)勢、高校財務管理工作的需求，結合自身工作經驗和理論研究，剖析了當前財務工作中存在的問題。以提高財務服務水平和財務工作效能助推高校高質量發(fā)展為導向，應用OCR、RPA等技術，從用戶層面、業(yè)務層面、單位層面三個方面探討如何構建高校財務信息化平臺。

【關鍵詞】高校；財務管理；信息化平臺

【中圖分類號】G647.5

一、研究背景及意義

改革開發(fā)以來，我國對高等教育的經費投入總量不斷增加，僅以高等學?？蒲薪涃M為例，2021年與2020年相比增長了15.8%，高校財務日常工作量和工作難度同步增大。財務須做好資金管理與財務服務，提高資源的效率和效益實現(xiàn)高質量發(fā)展。黨的二十大報告提出“高質量發(fā)展是全面建設社會主義現(xiàn)代化國家的首要任務”。《會計改革與發(fā)展“十四五”規(guī)劃綱要》指出“十四五”時期是會計工作實現(xiàn)高質量發(fā)展的關鍵時期，會計作為宏觀經濟管理和市場資源配置的基礎性工作在經濟發(fā)展、營商環(huán)境優(yōu)化和宏觀經濟決策方面發(fā)揮著越來越重要的作用。高質量發(fā)展內涵反映在會計工作中，體現(xiàn)為正確把握降低風險和提高效率之間關系。

2012年至今，互聯(lián)網(wǎng)技術飛速發(fā)展，我國進入了“信息化”時代。“大智移云區(qū)”等技術不斷發(fā)展迭代，推動我國會計行業(yè)向信息化邁進?！稌嫺母锱c發(fā)展“十四五”規(guī)劃綱要》中提出“做好會計工作數(shù)字化轉型頂層設計，實現(xiàn)會計信息化對單位會計核算流程和管理的全面覆蓋”?；诟哔|量發(fā)展時代要求，如何利用數(shù)字技術為會計工作賦能，實現(xiàn)財務平臺的流程規(guī)范化、操作智能化、信息共享化，進而推動高校財務高質量發(fā)展。

目前我國關于“高質量”和“財務管理”關鍵詞的理論研究中高校財務方面的較少。葉康濤（2022）從會計信息角度提出改進會計業(yè)績評價報告推動企業(yè)財務高質量發(fā)展。許漢友（2022）提出建立財務共享中心提高信息披露質量來助推企業(yè)高質量發(fā)展。張茂聰（2022）提出建立與政府協(xié)同共治的體系，對于高校財務內部而言，應完善制度設計，優(yōu)化內部控制體系，并加強隊伍建設。周亞軍（2022）指出從思想意識上提高風險意識和加強溝通技巧，為高校高質量發(fā)展提供保障。本文以日常財務核算工作經驗為切入點，通過梳理報銷風險和用戶需求，結合文獻研究法，從單位層面、用戶層面、業(yè)務層面三個方面探析高校財務信息化平臺的搭建。

二、當前高校財務工作現(xiàn)狀及問題

近幾年來，高校的財務信息化發(fā)展較快，線上繳費、網(wǎng)約報賬、銀校直連有效緩解了業(yè)務量壓力，提高了工作效率和師生滿意度。但是目前的財務工作仍存在業(yè)務與內控分離風險大、簽字審批難、數(shù)據(jù)共享差、服務效率低等問題。

（一）業(yè)務報銷過程中缺乏風險監(jiān)控

現(xiàn)有的財務報銷軟件，多是以處理業(yè)務為主，加上軟件開發(fā)人員對當前執(zhí)行的政策、報銷細則難以準確把握，難以將內部控制流程內嵌平臺中。具體表現(xiàn)為以下幾個方面：1.差旅重復報銷風險。在差旅報銷中，尤其涉及市內差旅報銷時，由于不會產生行程票和住宿票，存在同一時間行程不同，在不同項目中重復報銷的情況。2.發(fā)票重復報銷風險。2015年12月1日電子票據(jù)在全國范圍開始試點推行。電子發(fā)票存在可重復性打印，數(shù)據(jù)可篡改等問題，給財務報銷工作增加了風險。3.年末突擊報銷，經費支出隨意。年末面臨財政資金支出預算進度考核，加上平時報銷人員時忙于科研、教學活動，報銷時間多集中于年末。突擊報賬時，由于時間緊、業(yè)務量大、報銷流程長，存在為用錢而發(fā)生經濟活動的業(yè)務造假行為。

（二）簽字審批涉及部門多、用時長。

目前，財務報銷單審批方式仍采用線下審批方式。在審批時，多采用項目+金額+歸口部門管理的審核方式，常規(guī)情況下項目負責人簽字，特殊事項須經歸口管理部門審核，超過一定金額須要財務部門或者校領導簽字。另一方面，采購合同在審批蓋章時，合同審批流程涉及的部門有項目負責人所在院系、國有資產管理部門等。審批環(huán)節(jié)耗時長且手續(xù)繁瑣，使得報銷人員“多跑路”的現(xiàn)象頻現(xiàn)。為避免“多跑路”，報銷人員采用將較長時間段內大量票據(jù)攢在一起再一并報銷，甚至跨時達一年之久，超出了報賬規(guī)定時限，降低了票據(jù)的時效性。同時，為了“少簽字”，更換收款人，拆分單據(jù)金額等現(xiàn)象也屢見不鮮，更有甚者采用代簽，這一系列操作無疑增加了財務報銷工作風險。

（三）數(shù)據(jù)共享通道未建立，信息傳遞壁壘仍在

高校信息化建設過程中，各部門均搭建了適應自身管理需求和業(yè)務處理的信息化系統(tǒng)，然而由于缺乏統(tǒng)一規(guī)劃加之各部門需求不一致難以同步實施，各部門甚至財務處內各科室的系統(tǒng)都相互獨立。各平臺數(shù)據(jù)接口未開發(fā)，數(shù)據(jù)無法相互調用，使得數(shù)據(jù)只能通過導出，郵件發(fā)送或紙質傳送的方式進行傳遞。不同平臺數(shù)據(jù)格式標準不一致，在進行系統(tǒng)數(shù)據(jù)錄入時，多依靠人工編輯后再手動錄入。信息壁壘的存在，使得業(yè)務與財務相分離，精確度和效率難以提升；如在進行學生助學貸款到賬處理時，需要學工部導出申請名單、財務處結算科導出銀行到賬名單，通過郵件傳遞給收費科，且由于不同系統(tǒng)導出名單人員檢索信息不一還需要財務人員與學生收費系統(tǒng)的信息進行匹配后才進行收費處理。這個過程通常耗時長，且財務處理滯后。

（四）現(xiàn)存服務方式落后，政策傳遞不暢

報銷人員難以及時跟進相關政策、管理文件的更新變化。在日常財務報銷政策咨詢中，報銷人員通常通過電話咨詢、現(xiàn)場咨詢、QQ群咨詢等方式，然而財務人員忙于處理日常工作，難以時時處理電話咨詢和關注QQ群消息，且面向個人的咨詢方式依賴于個人理解和專業(yè)經驗，存在不同人員回復不一致的狀況，這種情況下無疑降低了服務效率和財務人員的公信力。

三、高校財務信息化平臺建設的建議

為落實智慧財務體系建設，促進業(yè)財融合、提高財務工作效率和服務效率，為高校管理工作賦能。運用智慧網(wǎng)報、智能客服、財務審核、數(shù)據(jù)共享機制等技術，從用戶層面、業(yè)務層面、單位層面三個方面探討財務信息化建設路徑。

（一）用戶層面

現(xiàn)階段業(yè)務報銷流程為報銷人員登錄財務報銷系統(tǒng)填報報銷單據(jù)預約，線下簽字審批后，在財務大廳現(xiàn)場審核交單。業(yè)務流程受到時間和區(qū)域限制，靈活度較低?？山柚苿臃掌脚_、智慧網(wǎng)報系統(tǒng)、智能客服系統(tǒng)實現(xiàn)網(wǎng)上服務模式，提高財務服務效率。以移動服務平臺為基礎，通過手機APP或者微信小程序、微信公眾號完成移動端業(yè)務報銷，根據(jù)權限查詢自己參與項目的基本信息和經費使用進度，實現(xiàn)報銷、審批、查詢、消息推送等功能。

在信息采集和報銷單填寫方面，報銷人員通過移動端掃描或者手工錄入的方式將票據(jù)錄入電子票夾。通過手機對單子或粘貼好的多張單據(jù)進行拍照或者掃描，運用OCR文字識別技術可實現(xiàn)對影像后單據(jù)進行自動識別，審核匯總后依據(jù)費用項分類自動填入報銷單。對于差旅票據(jù)可以智能分析差旅行程，計算差旅補助，方便報銷。

在政策傳遞和服務響應方面，在微信小程序里增加智能客服模塊，通過建立問題及答案庫、政策知識庫，實現(xiàn)智能分析問題、解答問題。能根據(jù)用戶問題智能識別，給出業(yè)務、政策、技術問題等相應解決方案。當用戶需要求助人工時，系統(tǒng)可制定專門人員回答問題，人工服務量大大降低的同時，提高財務工作的公信力。

（二）業(yè)務層面

在報銷環(huán)節(jié)，財務人員需要對報銷單據(jù)進行審核，檢查簽字、發(fā)票查驗、附件張數(shù)、摘要、金額等信息無誤后，選擇相應費用項和付款賬戶，進行預制憑證的填制。工作量繁瑣且較大，尤其在遇到報銷高峰期間，在涉及專業(yè)材料和設備的問題上依靠個人判斷容易出錯。為提高審核的準確性和高效性，應引入智能會計核算系統(tǒng)。

在技術方面可運用RPA（機器人流程自動化技術），它通過模仿最終用戶自電腦的手動操作方式，提供了另一種方式來使得最終用戶手動操作流程自動化。簡單地說只要預先設計好業(yè)務規(guī)則，可以模擬人工處理重復、規(guī)則明確，并且需要人工切換不同系統(tǒng)來完成的工作。

在構建智能會計核算系統(tǒng)時，首要應全面梳理業(yè)務流程，經濟分類的支出范圍，報銷審核規(guī)則，從而構建系統(tǒng)底層運行邏輯。在票據(jù)驗證方面，對接國家金稅系統(tǒng)和財政電子非稅系統(tǒng)，自動提取和輸入相關字段和驗證碼對電子稅票進行發(fā)票查驗，提供電子票據(jù)的開具和入賬管理。搭載單據(jù)影像系統(tǒng)，實現(xiàn)對多張、單張單據(jù)圖像自動識別，實現(xiàn)紙質信息的數(shù)字化，實現(xiàn)各類單據(jù)影像化，電子歸檔。實現(xiàn)報銷人通過移動端進行票據(jù)錄入后，運用財務審核機器人實現(xiàn)對影像后票據(jù)進行自動識別、單據(jù)驗證，合規(guī)性檢查、審核分類匯總，提高財務人員審核效率和減少操作風險。在審核通過后，費用報銷機器人根據(jù)設定的業(yè)務報銷規(guī)則、經濟業(yè)務分類規(guī)則、費用控制規(guī)則，自動實現(xiàn)報銷單據(jù)核對，報銷異常事項的提醒。在報銷異常事項的提醒上，目前采用方式是電話通知，由于存在電話撥通不暢或聯(lián)系電話非報銷本人，導致通知不及時不到位單據(jù)滯留，在智能會計核算系統(tǒng)中增加退單模塊，可根據(jù)日常業(yè)務問題整理退單原因下拉單或自定義填寫框，填寫具體原因后通過系統(tǒng)推送到公眾號或者小程序里，報銷人就可以及時清楚地獲取單據(jù)狀態(tài)和問題相關信息。

（三）單位層面

高校財務信息化平臺的建設是系統(tǒng)性的工程，不能一蹴而就，也難以僅靠財務處一個部門進行。系統(tǒng)架構與數(shù)據(jù)共享、思想意識與人才隊伍既是確保系統(tǒng)成功落地的必要條件，又是保障系統(tǒng)后續(xù)順利穩(wěn)定運行的關鍵因素。

1.系統(tǒng)架構與數(shù)據(jù)

在高校信息化進程中，由于缺乏統(tǒng)一規(guī)劃、業(yè)務需求、資金額度等原因，各部門在建設適用自身需求的信息化平臺時由不同軟件公司進行開發(fā)，不同系統(tǒng)采用的數(shù)據(jù)標準不一致。目前業(yè)務部門與財務部門之間，甚至財務部門內部各科室之間的平臺相互獨立，互不連接，導致數(shù)據(jù)傳輸不及時，業(yè)務流與資金流無法同步。為打破數(shù)據(jù)傳遞壁壘，須建立數(shù)據(jù)共享通道，通過梳理不同部門的系統(tǒng)庫中的數(shù)據(jù)格式和存儲字段，分析與財務系統(tǒng)中數(shù)據(jù)格式之間邏輯關系，確定數(shù)據(jù)關系映射表。各系統(tǒng)之間開發(fā)數(shù)據(jù)接口，內置數(shù)據(jù)關系映射表，利用OCR等信息技術，提取并清洗業(yè)務數(shù)據(jù)完成數(shù)據(jù)搜集，消除業(yè)務流與資金流之間的信息差。在數(shù)據(jù)安全方面，間隔遵守校內網(wǎng)和校外網(wǎng)的隔離機制，對用戶設置的權限級別，實施關鍵資源隔離，數(shù)據(jù)分級、密碼口令復雜化及定期更換，相關安全認證軟件必須做到定期更新，信道加密等方法提高數(shù)據(jù)的安全性。

2.思想意識建立與人才隊伍建設

為適應高質量發(fā)展時代要求，推動會計數(shù)字化轉型，須建立一批“精財務、懂業(yè)務、肯學習”的人才隊伍。在思想意識上，要積極學習行業(yè)政策，了解行業(yè)發(fā)展動態(tài)，提高自身學習新技術新知識的主觀能動性；在人才隊伍建設上，會計實務工作者應加強各項新技術應用于會計行業(yè)的相關培訓，推動會計工作數(shù)字化轉型；會計管理者加強會計數(shù)據(jù)相關標準建設，推動會計數(shù)據(jù)資源的開發(fā)利用。在信息化平臺建設的全生命周期，高校與合作軟件公司保持緊密聯(lián)系，前期積極溝通建設需求讓開發(fā)人員精準理解財務工作的需求，后期可由軟件開發(fā)人員對財務人員進行培訓，便于快速高效掌握系統(tǒng)操作方法、功能特點、技術方法，提升財務人員信息化水平。

四、結論

本文以高質量發(fā)展時代要求為研究背景，通過梳理會計行業(yè)政策發(fā)展要求、信息化技術發(fā)展態(tài)勢、高校財務管理工作的需求，結合自身工作經驗和理論研究，剖析了當前財務工作中存在的問題。以提高財務服務水平和財務工作效能助推高校高質量發(fā)展為導向，以OCR文字識別、RPA機器人流程自動化等為技術支撐，從用戶層面、業(yè)務層面、單位層面三個方面對平臺的模塊建設進行了探討，為高校財務信息化平臺搭建提供了思路。

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責編：夢超