張文娟

摘 要：為培養(yǎng)更多技術(shù)型人才，當(dāng)下高職院校的數(shù)量逐漸增加，這就使得傳統(tǒng)的高職院校的人事檔案管理內(nèi)容與流程已經(jīng)不適用于現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的實(shí)際需求。文章從人事檔案管理工作的四個(gè)不到位、分散管理、人力資源組成結(jié)構(gòu)變化、制度化規(guī)范不足以及數(shù)字化信息手段滯后五個(gè)角度探討了高職院校人事檔案管理過(guò)程中所存在的問(wèn)題，并提出了幾點(diǎn)建議改進(jìn)策略，希望能夠?yàn)橥袠I(yè)工作者提供一些幫助。

關(guān)鍵詞：高職院校；人事檔案管理；問(wèn)題探討；改進(jìn)策略

引言

作為當(dāng)下高職院校人事工作的重要組成部分，檔案管理工作的重要性毋庸置疑。同時(shí)，現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展對(duì)高職院校的人事檔案管理提出了更多要求，需要各個(gè)高職院校與時(shí)俱進(jìn)，將管理水平進(jìn)一步提升，進(jìn)而為高職院校的人事檔案管理工作提供更多的便利條件。需將人事檔案的作用與重要性充分發(fā)揮出來(lái)，全面提升隊(duì)伍素質(zhì)水平，保證人事檔案工作的制度化、規(guī)范化與科學(xué)化發(fā)展。為此，有必要針對(duì)高職院校人事檔案管理環(huán)節(jié)所存在的主要問(wèn)題進(jìn)行深入分析，全面落實(shí)相關(guān)的改進(jìn)策略，從而將人力資源優(yōu)勢(shì)予以充分發(fā)揮。

1 高職院校人事檔案管理特點(diǎn)、重要作用、問(wèn)題闡釋

1.1 高職院人事檔案管理的特點(diǎn)

高職院校的人事檔案由于其內(nèi)容的特殊性，與教職工的社保、職稱(chēng)、組織關(guān)系以及工資等切身利益相關(guān)，表現(xiàn)出了較強(qiáng)的嚴(yán)肅性與政策性特征。尤其是現(xiàn)代高職院校，伴隨人事檔案資料內(nèi)容的迅速擴(kuò)充，更要求其管理人員明確檔案管理工作的重要意義，聯(lián)系高職院校的發(fā)展形式，針對(duì)所存在的管理問(wèn)題進(jìn)行深入分析，為后續(xù)全面落實(shí)檔案管理改進(jìn)策略奠定基礎(chǔ)。

1.2 高職院人事檔案管理在學(xué)校工作中的重要作用

單一的規(guī)模化發(fā)展儼然已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足現(xiàn)階段職業(yè)教育的實(shí)際需求，而在明確高職院人事檔案管理規(guī)?；c質(zhì)量化并行發(fā)展的方向后，高職院校的發(fā)展內(nèi)涵將在新式高職院人事檔案管理模式下進(jìn)一步提升，使得人事檔案管理工作被納入重要的議事日程中，獲得更多的發(fā)展機(jī)遇。因此，在實(shí)際的檔案管理環(huán)節(jié)，要求管理人員革新傳統(tǒng)思維，明確人事檔案工作定位、注重頂層設(shè)計(jì)，以與時(shí)俱進(jìn)的基本原則用于打開(kāi)人事檔案管理工作的新發(fā)展局面，充分發(fā)揮檔案工作的重要作用。

1.3 高職院人事檔案管理存在的主要問(wèn)題

1.3.1四個(gè)不到位。第一是認(rèn)識(shí)不到位。部分高職院校未能樹(shù)立對(duì)人事檔案管理工作重要性的意識(shí)，只關(guān)注眼前的經(jīng)濟(jì)利益，忽視人事檔案管理工作所帶來(lái)的長(zhǎng)期效益及隱性貢獻(xiàn)，導(dǎo)致人事檔案管理工作長(zhǎng)期處于邊緣地位。第二是人員不到位。在教師隊(duì)伍逐漸擴(kuò)張以及對(duì)教師信息采集相關(guān)要求提高的背景下，伴隨高職院校規(guī)模的逐步擴(kuò)大，檔案信息量迅速增加[1]。此種情況下，若依舊依靠原有的人事檔案管理團(tuán)隊(duì)顯然無(wú)法解決所存在的管理問(wèn)題。再加上部分高職院校的人事檔案管理人員知識(shí)基礎(chǔ)不扎實(shí)，缺乏對(duì)于檔案管理政策法規(guī)的相關(guān)認(rèn)識(shí)，對(duì)于信息化手段應(yīng)用的培訓(xùn)也遲遲無(wú)法展開(kāi)，使得人事檔案管理更難以達(dá)到預(yù)期的目的。第三是硬件不到位。基于對(duì)檔案管理的相關(guān)要求的分析，對(duì)于高職院校的人事檔案工作來(lái)說(shuō)需要為其提供專(zhuān)用的檔案室條件，不僅需要檔案室滿(mǎn)足“八防”要求，且需要在檔案室內(nèi)配備相應(yīng)的專(zhuān)用檔案整理設(shè)備以及儲(chǔ)存柜[2]。而實(shí)際上，部分高職院校并沒(méi)有建立獨(dú)立、專(zhuān)用的人事檔案室，很難保證檔案的整理效率與質(zhì)量，且存在著一定的使用安全隱患。第四是相關(guān)的工作協(xié)調(diào)不到位。高職院校的逐步發(fā)展使得部分部門(mén)的設(shè)置發(fā)生改變，對(duì)應(yīng)的歸檔材料類(lèi)別同樣發(fā)生了一系列的變化[3]。而相關(guān)的檔案資料收集以及全面審核，緊緊依靠人事檔案管理團(tuán)隊(duì)難以達(dá)到預(yù)期的檔案管理目的，需要高職院校全院聯(lián)動(dòng)并做好相關(guān)的整體協(xié)調(diào)工作。

1.3.2分散管理模式使得人事檔案工作的復(fù)雜性進(jìn)一步提高。從當(dāng)下我國(guó)的多數(shù)高等職業(yè)教育管理體制的落實(shí)情況來(lái)看，針對(duì)高職院校的管理依然將行政化作為主導(dǎo)條件。例如部分高職院校屬于副廳級(jí)，而另一部分的高職院校卻屬于處級(jí)建制，主管單位為院校所在地的政府教育部門(mén)。[4]副廳級(jí)高職院校，其自身?yè)碛袑?duì)教職工檔案進(jìn)行全面管理的權(quán)限。而對(duì)于處級(jí)建制的院校，其干部檔案管理的權(quán)限歸屬于上級(jí)管理部門(mén)。教職工的檔案管理情況則更為復(fù)雜，其中的部分由勞動(dòng)部門(mén)進(jìn)行統(tǒng)一管理，而另一部分則由學(xué)校承擔(dān)管理責(zé)任。此種情況使得高職院校所展開(kāi)的檔案管理工作相對(duì)復(fù)雜，進(jìn)而增大了管用分離矛盾產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)。

1.3.3當(dāng)下的人力資源組成結(jié)構(gòu)變化對(duì)人事檔案管理工作提出了更多要求?，F(xiàn)代高職院校為確保教育教學(xué)工作能夠在短時(shí)間內(nèi)步入正軌，對(duì)人力資源的組成結(jié)構(gòu)進(jìn)行了進(jìn)一步的完善。教師團(tuán)隊(duì)中包含外聘教師、流動(dòng)性的兼職教師、具有人事代理身份的教師以及在編教師等；高職院校的職工包含在編人員及臨時(shí)人員[6]。若從一般情況來(lái)看，只需要對(duì)在編人員展開(kāi)檔案管理工作即可，但其他身具不同身份的教職工，此前的人事檔案歸宿以及到校后的社保記錄、工作履歷以及獎(jiǎng)懲情況如何延續(xù)成為主要問(wèn)題，且需要考慮到后續(xù)的職稱(chēng)如何晉升，以及如何在人事檔案管理工作層面為其利益提供對(duì)應(yīng)的保障條件等問(wèn)題，進(jìn)而將教職工的顧慮予以充分打消，進(jìn)一步地調(diào)動(dòng)其工作積極。這些問(wèn)題均是現(xiàn)代高職院校發(fā)展過(guò)程中展開(kāi)人事檔案管理工作所需要明確的基本內(nèi)容。

1.3.4制度化規(guī)范嚴(yán)重不足。部分現(xiàn)代高職院校所展開(kāi)的人事檔案管理工作依然選擇使用傳統(tǒng)的高職院校初期辦學(xué)階段所積累的經(jīng)驗(yàn)和手段，對(duì)應(yīng)的制度、機(jī)制長(zhǎng)期處于缺乏狀態(tài)，具體表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：一是制度規(guī)范嚴(yán)重缺乏。在對(duì)檔案進(jìn)行查詢(xún)、借閱、信息收集以及檢查核對(duì)等方面的制度并不完善，系統(tǒng)性管理體系并未形成，且對(duì)應(yīng)的臺(tái)賬登記記錄落實(shí)不全面，所依照的統(tǒng)計(jì)制度往往流于形式，實(shí)際的工作展開(kāi)較為隨意[7]。二是檔案內(nèi)容規(guī)范化不足。無(wú)論是紙張大小還是文件格式均表現(xiàn)出了較強(qiáng)的隨意性，且一系列的填寫(xiě)項(xiàng)目并不明確，在重點(diǎn)不突出的情況下使得部分重要項(xiàng)目可能會(huì)出現(xiàn)遺漏現(xiàn)象。三是實(shí)際展開(kāi)的管理工作流程規(guī)范性不足[8]。例如借閱以及查閱期間未能對(duì)預(yù)先設(shè)定的基本程序予以嚴(yán)格履行，且檔案的轉(zhuǎn)遞以及借調(diào)環(huán)節(jié)與設(shè)定的保密性要求不符，后續(xù)所使用的檢查核對(duì)方法并不嚴(yán)格。

2 高職院校的人事檔案管理改進(jìn)策略

2.1 建立對(duì)人事檔案管理工作的重要認(rèn)識(shí)并加大相關(guān)投入

對(duì)于高職院校來(lái)說(shuō)，需要從其內(nèi)涵發(fā)展以及長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的角度分析人事檔案管理工作的主要內(nèi)容，建立對(duì)其重要性的正確認(rèn)識(shí)，并需要將其納入到學(xué)校的整體發(fā)展規(guī)劃范圍內(nèi)，為管理工作的核心提供充足的人力與物力支持。一是經(jīng)費(fèi)。要求需要將人事檔案管理工作需求的革新經(jīng)費(fèi)納入高職院校的經(jīng)費(fèi)預(yù)算中，從而維持檔案管理工作的正常運(yùn)行狀態(tài)并滿(mǎn)足其現(xiàn)代化的發(fā)展需求。二是人力支持[9]。依據(jù)《干部人事檔案工作條例》第一章第二條“干部人事檔案需反映干部個(gè)人政治品質(zhì)、道德品行、思想認(rèn)識(shí)、學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)、工作作風(fēng)”的相關(guān)要求，需要增加更多的人事檔案管理工作人員，設(shè)定相應(yīng)的專(zhuān)職人員，以提高檔案管理效率與質(zhì)量，并同時(shí)開(kāi)展針對(duì)檔案管理工作人員的綜合培養(yǎng)。三是物力支持。需要確保人事檔案管理工作場(chǎng)地的及時(shí)提供。將檔案的查閱、庫(kù)存以及辦公予以區(qū)分。同時(shí)需配備要求的消防器材以及排石裝備等基礎(chǔ)的檔案管理設(shè)施，從而保證人事檔案存放的安全性與使用的便利性。同時(shí)，需要配備掃描儀、數(shù)碼相機(jī)以及復(fù)印機(jī)等檔案管理工作經(jīng)常需要應(yīng)用的器材，配合使用合適的信息化工具，為后續(xù)實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化發(fā)展目標(biāo)奠定基礎(chǔ)。

2.2 對(duì)人事檔案功能予以擴(kuò)充

依照《干部人事檔案工作條例》第五章“利用和審核”中的第三十條，需度創(chuàng)新檔案利用工作服務(wù)理念，革新利用方式以提高利用效能。對(duì)于高職院校來(lái)說(shuō)除去日常教學(xué)以外，同時(shí)需要根據(jù)實(shí)際要求開(kāi)展企業(yè)實(shí)踐以及科研等重要任務(wù)，只有確保相關(guān)信息收集的全面性與及時(shí)性，才能夠?qū)⑷耸聶n案能夠?qū)搪毠ふw情況予以真實(shí)反映的優(yōu)勢(shì)予以充分發(fā)揮。近年來(lái)，各個(gè)級(jí)別的教育部門(mén)對(duì)于教職工信息采集要求的逐步提升，不僅要求采集的信息項(xiàng)目較多且覆蓋面極為廣泛，并需要對(duì)檔案信息進(jìn)行定期更新[10]。想要保證信息的準(zhǔn)確性，需要由人事檔案管理部門(mén)進(jìn)行全面審核，若日常的材料收集工作不全面、不及時(shí)，則想要達(dá)到新的工作要求較為困難。因此將日常檔案工作的主動(dòng)性予以強(qiáng)化是有效推動(dòng)學(xué)校教育教學(xué)工作進(jìn)程的重要基礎(chǔ)。

2.3 匹配新發(fā)展形勢(shì)為教職工提供相應(yīng)的服務(wù)條件

對(duì)于外聘專(zhuān)職教師來(lái)說(shuō)，其在進(jìn)入到新高職院校前的檔案通常會(huì)既存在當(dāng)?shù)鼗蛲獾氐娜瞬沤涣髦行闹?，想要保障檔案的實(shí)效性，就需要確保進(jìn)入到高職院校工作情況全面且及時(shí)的記錄，從而避免出現(xiàn)對(duì)其未來(lái)職稱(chēng)評(píng)定以及社保續(xù)繳等情況產(chǎn)生影響，保證教職工的自身利益；對(duì)于臨時(shí)工來(lái)說(shuō)，其多數(shù)在高職院校的后勤服務(wù)崗位任職，從整體情況來(lái)看其具有服務(wù)周期較短以及流動(dòng)性較大等特點(diǎn)。依照《干部人事檔案工作條例》第三章“內(nèi)容和分類(lèi)”中的相關(guān)信息，需進(jìn)行相關(guān)材料的審核與查驗(yàn)。檔案資料的建立不僅能夠?qū)⑵涔ぷ鹘?jīng)歷與工作表現(xiàn)予以證明，同時(shí)也是這些工作人員后續(xù)辦理社會(huì)保險(xiǎn)以及重新開(kāi)展就業(yè)等諸多層面的關(guān)鍵依據(jù)。為此，高職院校的人事檔案管理人員需要確保相關(guān)工作推進(jìn)的及時(shí)性與有效性，只有給予上述人員足夠的權(quán)益尊重才能夠充分調(diào)動(dòng)其工作積極性。

2.4 以制度化促進(jìn)規(guī)范化

依照《干部人事檔案工作條例》第二章“管理體制和職責(zé)”中的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，制度化是人事檔案管理工作質(zhì)量的有效保證，而規(guī)范化則是管理工作的基本目標(biāo)，標(biāo)準(zhǔn)化轉(zhuǎn)換更是管理工作的科學(xué)管理要求。人事檔案以及各類(lèi)關(guān)聯(lián)管理制度的進(jìn)一步完善，能夠起到明確工作人員職責(zé)的作用，需要將教職工的職責(zé)以及對(duì)應(yīng)的管理制度上墻，為教職工對(duì)相關(guān)內(nèi)容予以及時(shí)了解提供方便條件，同時(shí)更能夠起到一定程度的監(jiān)督作用。展開(kāi)此工作的前提下，需要進(jìn)行分類(lèi)歸檔以及檔案鑒別等諸多工作，相應(yīng)的環(huán)節(jié)流程確定了檔案管理的基本順序，并需要有效控制各個(gè)環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量。以材料鑒別環(huán)節(jié)為例，首先需要明確應(yīng)進(jìn)行歸檔的文件資料，并要求對(duì)不符合規(guī)定的文件資料予以及時(shí)剔除，該環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量與檔案管理人員的自身規(guī)范化意識(shí)密切相關(guān)。而在制度化與規(guī)范化流程予以明確后，最終的落實(shí)情況則決定于監(jiān)督評(píng)價(jià)機(jī)制是否完善。為此，要求高職院校需要首先建立起對(duì)應(yīng)機(jī)構(gòu)，并為學(xué)校的相關(guān)部門(mén)賦予管理權(quán)力，確保其能夠嚴(yán)格遵循管理監(jiān)督評(píng)價(jià)的要求展開(kāi)人事檔案的監(jiān)督工作，從而消除了形式化的管理工作隱患，進(jìn)一步提高了檔案管理工作效率與質(zhì)量。

2.5 以信息化實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)化

依照《干部人事檔案工作條例》第四章第二十三條“干部人事數(shù)字檔案應(yīng)按照國(guó)家相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，利用掃描等技術(shù)手段將干部人事紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化形成數(shù)字圖像和數(shù)字文本”的要求，需以信息化實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)化。一是需要解決當(dāng)下人事檔案紙質(zhì)材料易變質(zhì)與易損壞的問(wèn)題，這就要求檔案管理部門(mén)需要基于電子信息化手段實(shí)現(xiàn)相關(guān)檔案的數(shù)據(jù)化，在彰顯其安全意義與備份意義的同時(shí)，將最大限度地將人事檔案材料的原貌予以還原與維護(hù)。二是教職工資料的關(guān)聯(lián)聲像與圖片等需要嚴(yán)格基于其原始格式進(jìn)行保存，從而提供給管理人員更多的方便檢索條件，并可建立與人事信息數(shù)據(jù)庫(kù)之間的聯(lián)系。三是為解決當(dāng)下人事檔案管理分散管理的問(wèn)題，建議基于網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)全面實(shí)施分級(jí)管理模式，通過(guò)局域網(wǎng)對(duì)檔案信息進(jìn)行共享。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，高職院校人事檔案管理工作在面臨多種現(xiàn)代化發(fā)展挑戰(zhàn)的同時(shí)，同時(shí)獲得了更多的發(fā)展機(jī)遇。因此在實(shí)際的檔案管理過(guò)程中，管理人員要持續(xù)豐富自身的檔案管理知識(shí)基礎(chǔ)，并在嚴(yán)格遵循高職院校所發(fā)布的各項(xiàng)規(guī)定的基礎(chǔ)上，將自身工作水平進(jìn)一步提升，從而保證人事檔案管理工作優(yōu)勢(shì)的充分發(fā)揮，進(jìn)而為高職院校的現(xiàn)代化發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

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（作者單位：延安職業(yè)技術(shù)學(xué)院）