閆芬

［摘 要］我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，推動(dòng)了國(guó)有企業(yè)辦公管理領(lǐng)域的發(fā)展。在確保國(guó)有企業(yè)的正常運(yùn)作和進(jìn)行有效反饋方面，現(xiàn)代企業(yè)管理發(fā)揮了非常關(guān)鍵的作用。此外，經(jīng)濟(jì)發(fā)展和政策變化也給國(guó)有建筑企業(yè)的未來(lái)發(fā)展帶來(lái)了更多的機(jī)會(huì)和挑戰(zhàn)。所以，國(guó)有建筑企業(yè)辦公室管理需要進(jìn)行創(chuàng)新，從而提升管理工作效率和水平。本文從對(duì)辦公室職能的剖析入手，針對(duì)目前出現(xiàn)的一些問(wèn)題，提出優(yōu)化措施。

［關(guān)鍵詞］國(guó)有建筑企業(yè)；辦公室管理；創(chuàng)新對(duì)策

［中圖分類(lèi)號(hào)］C93文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

在國(guó)有建筑企業(yè)中，辦公室起到了連接各職能部門(mén)的作用，同時(shí)也起到了信息傳遞及后勤服務(wù)等作用。在建筑企業(yè)辦公室的行政工作中，要把精細(xì)化管理的概念融合進(jìn)去，需要從多個(gè)角度入手，通過(guò)明確部門(mén)職責(zé)，督辦各崗位愛(ài)崗敬業(yè)，讓每一個(gè)工作人員都能按時(shí)完成工作。在這一背景下，本文對(duì)辦公室管理的創(chuàng)新進(jìn)行了較為全面的探討，希望通過(guò)本文的研究，能對(duì)我國(guó)國(guó)有建筑企業(yè)提高經(jīng)營(yíng)管理能力起到一定的借鑒作用。

1 辦公室精細(xì)化管理的概念

精細(xì)化管理是企業(yè)的一種管理思想，其實(shí)質(zhì)是分解、細(xì)化、執(zhí)行企業(yè)的戰(zhàn)略和目標(biāo)的一系列管理行為，將企業(yè)的戰(zhàn)略計(jì)劃落實(shí)到各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)、管理環(huán)節(jié)的過(guò)程。

1.1 項(xiàng)目量化

細(xì)化、量化管理項(xiàng)目，就是把整個(gè)行政管理作為一個(gè)目標(biāo)，分成幾個(gè)項(xiàng)目，然后對(duì)這些項(xiàng)目進(jìn)行重構(gòu)，來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)業(yè)務(wù)管理流程的優(yōu)化以及發(fā)揮辦公室管理的效能。其功能主要表現(xiàn)在兩個(gè)維度：一是將行政管理工作進(jìn)行定量監(jiān)管，讓相關(guān)人員對(duì)工作的整體情況進(jìn)行把握，從而加大對(duì)行政管理細(xì)節(jié)監(jiān)督的力度；二是對(duì)管理工作進(jìn)行量化，對(duì)管理過(guò)程進(jìn)行細(xì)化。

1.2 流程規(guī)范化

將精細(xì)化管理的概念引入辦公室管理，用某種方法將任務(wù)目標(biāo)按照特定的方式進(jìn)行重構(gòu)，并按照流程來(lái)對(duì)工作進(jìn)行重新分配，這樣就可以完成對(duì)業(yè)務(wù)部門(mén)的整體梳理，同時(shí)構(gòu)建出一個(gè)和目標(biāo)匹配的工作規(guī)范。

1.3 樹(shù)立協(xié)同意識(shí)

協(xié)同意識(shí)引入就是在多個(gè)部門(mén)的協(xié)作基礎(chǔ)上，對(duì)有關(guān)部門(mén)進(jìn)行協(xié)調(diào)，從而確保工作的順利進(jìn)行［1］。在行政工作方面，辦公室雖不直接從事生產(chǎn)，但是其工作涉及企業(yè)的方方面面，所以必須取得各個(gè)單位的配合，提升企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效率，并推動(dòng)企業(yè)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

2 國(guó)有建筑企業(yè)辦公室管理創(chuàng)新理念

在國(guó)有建筑企業(yè)的經(jīng)營(yíng)中，要把精細(xì)化的管理思想貫徹起來(lái)，根據(jù)國(guó)有建筑企業(yè)的特征以及計(jì)劃目的，有針對(duì)性地開(kāi)展國(guó)有建筑企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，明確精細(xì)化管理的實(shí)施過(guò)程，最終形成一套長(zhǎng)期有效的精細(xì)化管理保障措施。

2.1 確立管理目標(biāo)

國(guó)有建筑企業(yè)的主營(yíng)業(yè)務(wù)是建設(shè)工程項(xiàng)目。建筑企業(yè)在建設(shè)工程項(xiàng)目方面積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)，也為國(guó)家的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)作出了重要貢獻(xiàn)。為了更好地管理項(xiàng)目，建筑企業(yè)建立了“法人管項(xiàng)目、項(xiàng)目經(jīng)理責(zé)任制”的項(xiàng)目管理體系，該體系以建設(shè)工程項(xiàng)目為核心。建筑企業(yè)的組織架構(gòu)包括總公司、專(zhuān)業(yè)子公司和項(xiàng)目部，以項(xiàng)目經(jīng)營(yíng)為企業(yè)管理模式的核心。這種管理模式可以更好地實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的高效管理和運(yùn)營(yíng)，從而提高企業(yè)的整體效益［2］。此外，每個(gè)建筑企業(yè)都有自己的特色，比如有的企業(yè)注重環(huán)保，有的企業(yè)注重創(chuàng)新等。然而，建筑企業(yè)的行政粗放管理也可能存在問(wèn)題。在實(shí)踐中，一些企業(yè)的行政管理不夠嚴(yán)格，執(zhí)行拖沓、流程不協(xié)調(diào)等問(wèn)題也時(shí)有發(fā)生［3］。為了解決這些問(wèn)題，建筑企業(yè)需要加強(qiáng)對(duì)行政管理的規(guī)范和監(jiān)管，加強(qiáng)項(xiàng)目管理的信息化建設(shè)，提高項(xiàng)目管理的精細(xì)化水平，從而更好地實(shí)現(xiàn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展［4］。同時(shí)，也需要加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理的培養(yǎng)和管理，提高他們的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和能力，從而促進(jìn)建筑企業(yè)的發(fā)展和壯大。

具體的目標(biāo)包括以下幾個(gè)部分：第一，樹(shù)立精細(xì)化管理的理念，讓精細(xì)化管理的工作方式得到貫徹；第二，在國(guó)有建筑企業(yè)生產(chǎn)過(guò)程中，減少浪費(fèi)，拖延等現(xiàn)象，從而達(dá)到降本增效的目的；第三，根據(jù)建筑企業(yè)的需要，對(duì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化，并對(duì)業(yè)務(wù)范圍進(jìn)行相應(yīng)的縮減；第四，確定工作職責(zé)、工作規(guī)范，建立一套科學(xué)的工作業(yè)績(jī)考核機(jī)制。

2.2 確立管理內(nèi)容

根據(jù)國(guó)有建筑企業(yè)的特征及辦公室的職能，行政管理工作具體有以下幾個(gè)方面。

2.2.1 行政費(fèi)用精準(zhǔn)化

行政費(fèi)用精準(zhǔn)化是指將費(fèi)用的概念與辦公室工作的全過(guò)程相結(jié)合，從而達(dá)到減少公司管理費(fèi)用的目的［5］。例如，制定業(yè)務(wù)招待標(biāo)準(zhǔn)、控制公務(wù)用車(chē)成本、減少辦公用品的浪費(fèi)，同時(shí)提倡電子化辦公，減少在國(guó)有建筑企業(yè)管理過(guò)程中出現(xiàn)的各種浪費(fèi)現(xiàn)象。

2.2.2 執(zhí)行力度精準(zhǔn)化

國(guó)有建筑企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理必須落實(shí)到位。在行政執(zhí)行力的精準(zhǔn)化方面，需要對(duì)國(guó)有建筑企業(yè)辦公室部門(mén)的職能進(jìn)行細(xì)化，并以此為依據(jù)，明確辦公室主任、副主任、文員的職能。制定年度、季度、月度的工作內(nèi)容及評(píng)估指標(biāo)，從而對(duì)國(guó)有建筑企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理工作進(jìn)行全流程管控。

2.2.3 行政協(xié)同精準(zhǔn)化

建筑企業(yè)、子公司和項(xiàng)目部是建筑行業(yè)的三個(gè)重要層級(jí)，它們共同構(gòu)成了一個(gè)完整的建筑生產(chǎn)體系。然而，在實(shí)際運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，這種層級(jí)式管理模式存在一些行政管理流程延伸的問(wèn)題，可能會(huì)導(dǎo)致協(xié)調(diào)和溝通不暢通，影響組織系統(tǒng)的效率和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的達(dá)成。為了解決這些問(wèn)題，國(guó)有建筑企業(yè)應(yīng)該構(gòu)建行政協(xié)同機(jī)制，使各級(jí)部門(mén)之間能夠有效協(xié)調(diào)和溝通［6］。在這個(gè)機(jī)制下，企業(yè)的各級(jí)部門(mén)應(yīng)該明確其職責(zé)和責(zé)任，并建立相應(yīng)的考核和監(jiān)督機(jī)制，以確保各級(jí)部門(mén)能夠順利地完成其任務(wù)。在具體實(shí)施時(shí)，需要對(duì)項(xiàng)目行政管理與企業(yè)行政管理部門(mén)的協(xié)同職責(zé)進(jìn)行明確。例如，項(xiàng)目部應(yīng)該負(fù)責(zé)項(xiàng)目的具體實(shí)施和管理，而企業(yè)行政管理部門(mén)則應(yīng)該負(fù)責(zé)企業(yè)的日常管理和協(xié)調(diào)工作。這樣一來(lái)，各個(gè)部門(mén)之間的職責(zé)和責(zé)任就會(huì)更加明確，工作也會(huì)更加有序和高效。除此之外，還需要建立責(zé)任考核和監(jiān)督機(jī)制，以確保各級(jí)部門(mén)能夠履行其職責(zé)。例如，可以采用績(jī)效考核的方法，對(duì)各級(jí)部門(mén)的工作進(jìn)行評(píng)估和評(píng)價(jià)，以發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并及時(shí)解決。同時(shí)，還可以建立監(jiān)督機(jī)制，對(duì)各級(jí)部門(mén)進(jìn)行監(jiān)督和管理，以確保工作的質(zhì)量和效率。

2.3 實(shí)行精細(xì)經(jīng)營(yíng)的戰(zhàn)略

國(guó)有建筑企業(yè)的行政工作，主要是文件往來(lái)、工作關(guān)系的協(xié)調(diào)、固定資產(chǎn)和檔案的管理等。具體包括以下幾個(gè)方面。

2.3.1 公文函件

公文的管理是辦公室的一項(xiàng)主要工作。辦公室應(yīng)該按照政府機(jī)關(guān)公文管理的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)公文的書(shū)寫(xiě)形式和公文的處理流程進(jìn)行詳細(xì)的規(guī)定。從文件的規(guī)范化入手，使國(guó)有建筑企業(yè)文件的管理工作與國(guó)家有關(guān)部門(mén)的工作銜接更加順暢，使國(guó)有建筑企業(yè)文件的管理工作更加規(guī)范化。

2.3.2 制度標(biāo)準(zhǔn)化

辦公室擔(dān)負(fù)著對(duì)建筑企業(yè)內(nèi)部控制制度進(jìn)行編纂的主要責(zé)任，它應(yīng)該以質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)規(guī)定的要求為基礎(chǔ)，牽頭組織職能部門(mén)、技術(shù)部門(mén)對(duì)企業(yè)管理制度進(jìn)行完善。

2.3.3 年度計(jì)劃

在建筑企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，年度計(jì)劃的起草和總結(jié)是一個(gè)非常重要的環(huán)節(jié)，它將行政管理工作與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作相結(jié)合，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)，保證項(xiàng)目中心任務(wù)的順利完成。在這個(gè)過(guò)程中，辦公室以企業(yè)的年度重點(diǎn)工作任務(wù)為基礎(chǔ)，將建筑企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)和項(xiàng)目中心任務(wù)作為具體的目標(biāo)，并分解到各個(gè)部門(mén)和崗位［7］。這能夠讓每個(gè)部門(mén)和崗位都明確自己的職責(zé)和任務(wù)，從而更好地完成工作。同時(shí)，行政管理部門(mén)協(xié)調(diào)職能部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)工作目標(biāo)和工作任務(wù)進(jìn)行分解，制訂具體的年度工作任務(wù)計(jì)劃、計(jì)劃任務(wù)監(jiān)控指標(biāo)和量化標(biāo)準(zhǔn)。這樣做的目的是讓企業(yè)的工作目標(biāo)更加具體、可操作，同時(shí)也能夠更好地監(jiān)控任務(wù)的完成情況，以便及時(shí)調(diào)整和優(yōu)化工作。

2.3.4 資產(chǎn)管理

隨著企業(yè)的發(fā)展，其固定資產(chǎn)也在逐漸增加。但是，企業(yè)固定資產(chǎn)以非生產(chǎn)性資產(chǎn)為主，這給企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理帶來(lái)了不小的壓力。因此，需要加強(qiáng)對(duì)固定資產(chǎn)的精益管理，以提高其使用效率［8］。為了實(shí)現(xiàn)對(duì)固定資產(chǎn)的精細(xì)化管理，可以從以下幾個(gè)方面入手。首先，需要對(duì)固定資產(chǎn)的需求、采購(gòu)、分配、使用、維護(hù)、報(bào)廢等全程進(jìn)行記錄，以便及時(shí)了解企業(yè)固定資產(chǎn)的情況。其次，需要對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，按照類(lèi)別、使用部門(mén)進(jìn)行分類(lèi)管理，并定期進(jìn)行清點(diǎn)，以確保賬目與實(shí)物對(duì)應(yīng)。同時(shí)，還需要落實(shí)責(zé)任部門(mén)和人員，確保固定資產(chǎn)的管理工作得以順利開(kāi)展。

2.3.5 檔案管理

在國(guó)有建筑企業(yè)中，檔案管理是一項(xiàng)重要的工作，包含企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)決策、OA公文、項(xiàng)目建設(shè)文件等信息的管理。檔案管理是建筑企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理各個(gè)方面工作的信息記錄，它能夠?yàn)楣镜墓芾砗晚?xiàng)目的結(jié)算提供一個(gè)可追溯的依據(jù)。在檔案管理工作中，辦公室應(yīng)與檔案管理工作相聯(lián)系，明確部門(mén)和項(xiàng)目檔案的收集范圍、流程和要求。同時(shí)，需要協(xié)調(diào)各個(gè)部門(mén)和項(xiàng)目設(shè)置兼職的檔案管理員，并對(duì)其進(jìn)行檔案管理的訓(xùn)練，以保證建筑企業(yè)的檔案和項(xiàng)目檔案都能被及時(shí)地收集起來(lái)。檔案管理對(duì)于建筑企業(yè)來(lái)說(shuō)非常重要，因?yàn)樗軌蛴涗浵缕髽I(yè)的歷史和發(fā)展過(guò)程，對(duì)于企業(yè)的經(jīng)營(yíng)決策也有著重要的作用［9］。

3 國(guó)有建筑企業(yè)辦公室管理創(chuàng)新策略

首先，為解決目前我國(guó)國(guó)有建筑企業(yè)經(jīng)營(yíng)方式不完善、經(jīng)營(yíng)不規(guī)范等問(wèn)題，應(yīng)完善國(guó)有建筑企業(yè)經(jīng)營(yíng)體制。要規(guī)范員工的行為，提升員工的工作效能，讓員工明白其職責(zé)所在，建立合理的工作制度，讓整體工作過(guò)程明晰通暢，力求提高工作效率。辦公室工作人員要時(shí)刻保持清醒的頭腦，勇于創(chuàng)新，勇于挑戰(zhàn)自我，努力提高自己的素質(zhì)，為企業(yè)的管理工作作出自己的貢獻(xiàn)。

其次，要對(duì)市場(chǎng)有更多的認(rèn)識(shí)，以市場(chǎng)為中心，不斷地進(jìn)行革新，尋找出一條與企業(yè)發(fā)展相適應(yīng)的路徑。企業(yè)管理層應(yīng)發(fā)揮好“引領(lǐng)”與“服務(wù)”的雙重作用，洞悉市場(chǎng)發(fā)展的趨勢(shì)，在日常生活中做好“服務(wù)”工作，做到合理安排，有條不紊；辦公室人員要把細(xì)節(jié)做好，為上級(jí)、同事提供良好的服務(wù)，充分發(fā)揮自己的作用與價(jià)值。與此同時(shí)，在管理工作中，辦公室人員要將工作落實(shí)到具體的細(xì)節(jié)上，努力提升企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

第三，要建立自己的企業(yè)文化，營(yíng)造一個(gè)溫暖、和諧的工作環(huán)境，這樣才能實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的和諧［10］。同時(shí)，還應(yīng)建立一套完善的培訓(xùn)制度，以提高員工的素質(zhì)和工作能力。建立薪酬激勵(lì)體系，開(kāi)展專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)，提高企業(yè)的效益，提高員工的創(chuàng)新能力和工作效率。

第四，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理方法，以人為本，調(diào)動(dòng)員工的積極性，讓他們認(rèn)識(shí)到自己的價(jià)值，并改變傳統(tǒng)的、落后的管理方法，為企業(yè)提供長(zhǎng)期的發(fā)展空間。提升員工的總體文化水平，提高工作效率。

4 結(jié)語(yǔ)

激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)建筑業(yè)的發(fā)展提出了更高的要求，即從粗放型走向精細(xì)化，以降低成本，提升國(guó)有建筑企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)能力。在管理過(guò)程中，需要辦公室充分發(fā)揮其統(tǒng)籌職能，以各單位、各崗位的職能作為出發(fā)點(diǎn)，對(duì)其進(jìn)行科學(xué)的設(shè)定，創(chuàng)新管理方法，從而推動(dòng)國(guó)有建筑企業(yè)的行政管理工作向高質(zhì)量發(fā)展。

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