邱杰

摘要：在如今經(jīng)濟全球化的潮流之下，各個大中型企業(yè)逐漸壯大起來，辦公室管理就顯得極為重要，它是一個大中型企業(yè)綜合管理服務(wù)組織和運營管理核心信息的反饋環(huán)節(jié)，是大中型企業(yè)內(nèi)部與外部溝通聯(lián)系的重要紐帶，為企業(yè)正常發(fā)展提供重要渠道。并且，也可以協(xié)助企業(yè)領(lǐng)導對重要決策進行參謀與計劃。本文針對現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作進行簡單的介紹并加以分析，最后給出優(yōu)化與完善現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理的工作的幾點方法和建議。

關(guān)鍵詞：辦公室管理；企業(yè)；決策

中圖分類號：F270 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）025-0000-02

所謂辦公室管理就是一個企業(yè)內(nèi)部員工輔助管理和決策者做出重要決定工作的一個系統(tǒng)，它會有效處理企業(yè)內(nèi)部的各項基本事務(wù)，是企業(yè)運作經(jīng)營的中心系統(tǒng)，辦公室管理發(fā)揮的各種作用在企業(yè)發(fā)展中不可泯滅。在科學管理中學者們通常會將辦公室管理當做是一項非常重要的實踐課題，企業(yè)在不斷完善和發(fā)展壯大的進程中，它以自身所具有綜合性、引導性、統(tǒng)一性、協(xié)助性、服務(wù)性等特點，使企業(yè)能夠順利地開展監(jiān)察決策工作，并成為現(xiàn)代企業(yè)中綜合性管理與服務(wù)的重要機構(gòu)。

一、辦公室管理工作在現(xiàn)代企業(yè)當中發(fā)揮的作用

企業(yè)要想在如今這種日趨激烈的市場環(huán)境中謀求長遠的發(fā)展，對于內(nèi)部管理工作問題就務(wù)必進行強有效的強化與規(guī)范。而辦公室管理責任就是保證公司內(nèi)部各項管理工作的開展和相關(guān)工作的順利進行。具體而言，現(xiàn)在企業(yè)辦公室的管理不僅具有管理學的共性內(nèi)容，也具有其自身的特性。具體在以下四個方面得以體現(xiàn)：

1.橋梁紐帶作用

縱觀如今的企業(yè)，辦公室在企業(yè)結(jié)構(gòu)上發(fā)揮著企業(yè)領(lǐng)導與基層員工之間，系統(tǒng)內(nèi)各部門之間的紐帶作用。在職能上起到了上通下達的橋梁作用，扮演著企業(yè)內(nèi)部信息與材料中轉(zhuǎn)的角色，是企業(yè)政策引導、資源管理、生產(chǎn)生活的重要組成部分。

辦公室在企業(yè)結(jié)構(gòu)上處于決策層和基層之間，對于兩者的信息通達和政策落實起到重要的媒介作用。辦公室可利用其良好的媒介作用，對基層的生產(chǎn)、管理信息進行及時收集，亦可協(xié)助決策層制定符合實際情況與市場環(huán)境的良好政策，通過自身的媒介作用將基層的信息反饋給決策層，將決策層的決策落實到基層，從而保證了企業(yè)內(nèi)部信息和材料的通達，促進了企業(yè)機械性的運轉(zhuǎn)。

2.參謀助手作用

現(xiàn)代企業(yè)的辦公室管理的參謀性功能一般可由以下四方面進行表現(xiàn)：

首先，辦公室管理需要把各類信息即時并全面無誤地提供給企業(yè)的領(lǐng)導，并為他們的決策行為作出有效的參考；其次，辦公室管理為企業(yè)的目標性工作提供基礎(chǔ)，并向周圍開展組織研究調(diào)查工作，獲取調(diào)查結(jié)果中的有效依據(jù)來指導企業(yè)中心工作的進行；第三，辦公室管理工作需要以領(lǐng)導者的主要意圖為中心撰寫好企業(yè)的各個文件，并且協(xié)助領(lǐng)導者順利完成各項重大決定與重要工作的開展；第四，辦公室管理工作要針對企業(yè)發(fā)生的重要事件提出具有決策性的判斷。

辦公室管理在現(xiàn)代企業(yè)整體的經(jīng)營管理與發(fā)展中都有著不可或缺的重要作用。

3.綜合協(xié)調(diào)作用

辦公室管理在企業(yè)的內(nèi)部具有綜合協(xié)調(diào)的作用，它可以保證企業(yè)內(nèi)各項活動井井有序的進行，它使各項工作相互匹配、相互磨合、相互適應(yīng)，減少內(nèi)在矛盾，找到工作之間的結(jié)合點，統(tǒng)籌全局，使工作內(nèi)容得以順利完成。而各個部門需要有集體意識，把集體利益作為首要任務(wù)，全面整體的作出判斷，以企業(yè)的長遠健康的發(fā)展為目標來計劃、處理、安排、思考各項問題并完美解決。

4.窗口服務(wù)作用

辦公室管理是企業(yè)的一個重要的窗口組織，他需要進行內(nèi)外事務(wù)的連接，還要撰寫好企業(yè)的信件及印鑒，發(fā)揮窗口服務(wù)的，它需要具有很強的公關(guān)技能，協(xié)調(diào)內(nèi)外關(guān)系，做好鏈接工作顯得尤其重要。而對于企業(yè)的長遠目標來說，越完善的企業(yè)，越重視企業(yè)的服務(wù)作用。

二、優(yōu)化與完善現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理的有效方法

根據(jù)以上現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理的作用和特點，并通過實踐發(fā)現(xiàn)，在長期的辦公室管理過程中，現(xiàn)代企業(yè)要逐步在實踐過程中完善自身的管理體系。主要由以下幾方面方法進行借鑒和參考。

1.建立健全完善的制度來規(guī)范辦公室管理

企業(yè)必須在內(nèi)部構(gòu)建出完善健全的規(guī)章制度，對待辦公室管理需要規(guī)范化、系統(tǒng)化。制定標準規(guī)范的基本功能，從而約束辦公室管理工作，使其效率快速提升，并且充分進行優(yōu)化與完善。

2.加強辦公室管理的認識，創(chuàng)新管理工作

辦公室工作人員管理三個最重要的方面為責任意識、服務(wù)意識與危機意識。樹立責任意識，才能樹立起行政管理活動的基礎(chǔ)；樹立服務(wù)意識，才能充分挖掘企業(yè)競爭力，是經(jīng)營的前提， 管理的關(guān)鍵；樹立危機意識，才能樹立企業(yè)全體員工的憂患意識，進而提高企業(yè)員工的積極性，提高企業(yè)的活力與生命力。同時，企業(yè)辦公室管理不是一成不變的，它根據(jù)企業(yè)的實際情況與外部大環(huán)境的改變而不管調(diào)整，創(chuàng)新管理的作用可見一斑。創(chuàng)新管理工作，就是企業(yè)對管理效率與管理水平提升的追求，是企業(yè)充分利用和管理人力與資源的不斷嘗試，是企業(yè)核心競爭力的重要組成部分，也是企業(yè)發(fā)展的動力和源泉。

3.通過以人為本的理念，提高企業(yè)凝聚力

辦公室的建設(shè)制度和機制是企業(yè)的基礎(chǔ)，但是最不能忽略的是組織內(nèi)個體的重要作用。突出個體的重要性體現(xiàn)在注重人文關(guān)懷，注重以人為本，將個體文化充分融入進辦公室文化和企業(yè)文化之中，充分調(diào)動個體的主觀能動性。以人為本在細節(jié)方面還體現(xiàn)在想個體之所想，急個人之所急，無論工作中的小事大事都積極協(xié)助員工解決，促使員工主動將精力和熱情投放在工作之中，讓員工在企業(yè)中能夠更容易體會到到自己的存在感，并通過調(diào)動員工在日常工作中的積極性與能動性，使得員工的凝聚力達到峰值，進而增強整個企業(yè)的凝聚力。

4.完善辦公室組織結(jié)構(gòu)，提升工作效率

辦公室的人力資源分配和人才隊伍建設(shè)與辦公室組織結(jié)構(gòu)密不可分，并且關(guān)系到企業(yè)經(jīng)營、企業(yè)生產(chǎn)等各個部分，辦公室組織結(jié)構(gòu)的建設(shè)與優(yōu)化同時又有利于企業(yè)提高生產(chǎn)效率，進而推動企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。首先，從辦公室組織建設(shè)來說，其組織結(jié)構(gòu)必須遵循結(jié)構(gòu)精簡、業(yè)務(wù)一流、凝聚統(tǒng)一的原則。從辦公室組織優(yōu)化來說，務(wù)必遵循科學調(diào)整、職能明確、編制規(guī)范的重要原則，一切從企業(yè)實際情況為根本，充分考慮市場大環(huán)境和企業(yè)小環(huán)境，協(xié)調(diào)好結(jié)構(gòu)內(nèi)部的系統(tǒng)以及與外部結(jié)構(gòu)的關(guān)系，在發(fā)展的同時適時優(yōu)化成符合市場規(guī)律和主流管理思路的組織模式，進而保障了辦公室信息和材料的有效傳遞，保證了辦公室工作的順利開展和各方面資源的高效使用。辦公室組織結(jié)構(gòu)建設(shè)與優(yōu)化的重要意義在于，如何及時而準確地保障企業(yè)內(nèi)部各個機構(gòu)之間信息的傳遞，進而高效、精確地執(zhí)行所傳遞的信息內(nèi)容，這是辦公室組織建設(shè)的重點和難點，只有解決了所述內(nèi)容，才能形象地將辦公室建設(shè)為信息與材料傳遞的中轉(zhuǎn)站，進而在保障辦公室高效無誤地運轉(zhuǎn)同時，促進企業(yè)整體的工作效率和高效發(fā)展。

三、結(jié)論

總的來說，辦公室管理工作對于我國企業(yè)來說具有重要的市場意義。加強對辦公室的管理，能夠推動我國企業(yè)的管理和發(fā)展。所以，為了加強企業(yè)各部門結(jié)構(gòu)間的緊密維系和良好溝通，為了提升企業(yè)內(nèi)部管理的水平和質(zhì)量，為了企業(yè)整體走向規(guī)范和發(fā)展的坦途，我國企業(yè)務(wù)必側(cè)重于加強辦公室管理的建設(shè)，加強辦公室管理制度的落實，實行監(jiān)管機制，通過多種渠道優(yōu)化和完善辦公室管理工作內(nèi)容，從而使得企業(yè)管理基礎(chǔ)扎實，充分促進企業(yè)的穩(wěn)定與發(fā)展。

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作者簡介：邱 杰（1987-），女，傳播學專業(yè)，四川大學出國留學人員培訓部，行政管理崗。