摘 要：本文主要對(duì)高職院校數(shù)字檔案館的建設(shè)問題進(jìn)行探析，分析數(shù)字檔案館的主要特征和建設(shè)數(shù)字檔案館的意義以及建設(shè)數(shù)字檔案館應(yīng)注意的問題等，并在此基礎(chǔ)上提出高職院校建設(shè)數(shù)字檔案館的幾點(diǎn)策略思路，希望能為高職院校數(shù)字檔案館的建設(shè)提供參考。

關(guān)鍵詞：高職院校；檔案館；數(shù)字化

20 世紀(jì)末，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字存儲(chǔ)技術(shù)的飛速發(fā)展，致使大量的電子文件產(chǎn)生，為方便這些檔案信息的保管和利用，數(shù)字檔案館應(yīng)運(yùn)而生。數(shù)字檔案館的概念最早是1999年由王宇輝等人提出，此后對(duì)其相關(guān)研究發(fā)展迅猛，國(guó)家也適時(shí)頒布了一系列政策文件，有力推動(dòng)著數(shù)字檔案館的建設(shè)以及發(fā)展。在2000年12月全國(guó)檔案工作會(huì)議上通過(guò)的《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》中明確指出，要加快檔案信息化建設(shè)，在此政策的指導(dǎo)下，2002年11月，國(guó)家檔案局、中央檔案館印發(fā)了《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》明確指出，要積極推進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程，推動(dòng)館藏檔案數(shù)字化的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，在部分中心城市建設(shè)示范性數(shù)字檔案館，這也是我國(guó)首次將“數(shù)字檔案館建設(shè)”列入全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃之中。

隨著國(guó)家檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，對(duì)數(shù)字檔案館的建設(shè)也在不斷提出新的要求。2021年6月，中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》，提出要加快檔案資源數(shù)字轉(zhuǎn)型，逐步建立以檔案數(shù)字資源為主導(dǎo)的檔案資源體系，加速數(shù)字檔案館（室）的建設(shè)，提升檔案治理網(wǎng)絡(luò)化、智能化、精細(xì)化水平，為數(shù)字檔案館的未來(lái)發(fā)展以及建設(shè)指明了新方向。

一、數(shù)字檔案館的主要特征

數(shù)字檔案館是以數(shù)字網(wǎng)絡(luò)的方式有序地對(duì)檔案信息資源進(jìn)行有效處理以及管理，主要包括收集、轉(zhuǎn)換、存檔、利用等，通過(guò)采用多種形式對(duì)檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)，最終以共享的形式方便使用者查詢。數(shù)字檔案館的主要特征可以從以下幾個(gè)方面概括：

首先，是信息資源的數(shù)字化。檔案信息資源的數(shù)字化作為數(shù)字檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)以及主要的管理對(duì)象，同時(shí)也是數(shù)字檔案館的建設(shè)關(guān)鍵核心，因?yàn)閿?shù)字檔案館的其他特點(diǎn)都是在此基礎(chǔ)上建立的，同時(shí)也是數(shù)字檔案館區(qū)別于傳統(tǒng)檔案館的最主要區(qū)別。

其次，是信息資源傳遞網(wǎng)絡(luò)化。大家都知道數(shù)字檔案館是依附于網(wǎng)絡(luò)存在的，數(shù)字檔案館信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化給數(shù)字檔案館提供良好的傳輸環(huán)境，并且?guī)?lái)跨時(shí)空的特征。

再次，是信息利用共享化。數(shù)字檔案館的建成，可以方便使用者對(duì)檔案信息的利用。人們?cè)陔S時(shí)隨地可以通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)查詢使用相關(guān)檔案資源，這種利用的共享化是傳統(tǒng)檔案館不能與之相比的。

最后，是館藏信息容量無(wú)限化。數(shù)字檔案館是把現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)字化等存儲(chǔ)技術(shù)有效結(jié)合，它可以使館藏信息的容量無(wú)限變大，可能簡(jiǎn)單的幾張光盤、磁盤或者幾個(gè)小小的U盤就能將全部館藏信息儲(chǔ)存起來(lái)，有效實(shí)現(xiàn)了資源共享。

二、高職院校加快建設(shè)數(shù)字檔案館的意義

數(shù)字檔案館作為當(dāng)今信息時(shí)代計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展的產(chǎn)物，是在基于傳統(tǒng)檔案館（室）的基礎(chǔ)之上實(shí)現(xiàn)的一種質(zhì)變，甚至可以說(shuō)是一種飛躍，它是這個(gè)信息時(shí)代不斷變化發(fā)展的一種必然產(chǎn)物。數(shù)字檔案館作為計(jì)算機(jī)等多媒體技術(shù)的進(jìn)步，不僅向人們展示未來(lái)社會(huì)檔案館在收集、發(fā)布以及利用檔案信息時(shí)的一種美好前景，同時(shí)，也是對(duì)檔案館進(jìn)行數(shù)字檔案信息資源收集、管理以及使用新領(lǐng)域的一種拓展，方便使用者獲得圖文聲像并茂的檔案信息。數(shù)字檔案館是利用現(xiàn)代化的高科技設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、掃描儀等多種設(shè)備將不同載體的檔案信息資料轉(zhuǎn)化成數(shù)字化的檔案信息并且以數(shù)字化的形式對(duì)其進(jìn)行存儲(chǔ)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)的形式傳播使用，依托計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)對(duì)其進(jìn)行管理，形成一個(gè)信息庫(kù)，為用戶提供利用，最終實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。高職院校建設(shè)數(shù)字檔案館的意義主要從以下幾個(gè)方面體現(xiàn)：

首先，高職院校建設(shè)數(shù)字檔案館是信息時(shí)代新形勢(shì)下推動(dòng)高職院校檔案管理工作的迫切需要。近幾年來(lái)，高職院?？焖侔l(fā)展，辦學(xué)以及招生規(guī)模都在不斷擴(kuò)大，相對(duì)應(yīng)所產(chǎn)生的檔案數(shù)量以及種類都在增多，檔案的載體也隨之發(fā)生變化，從之前比較單一的紙質(zhì)檔案發(fā)展成以光盤、照片、錄像等多種形式為載體的檔案。這些檔案的產(chǎn)生，對(duì)其整理不僅需要消耗大量的人力、物力，同時(shí)對(duì)其保存條件也要求較多，因此，高職院校應(yīng)加快建設(shè)數(shù)字檔案館，將各類載體的檔案信息資源轉(zhuǎn)化成數(shù)字化的形式進(jìn)行儲(chǔ)存，以幫助節(jié)約存儲(chǔ)空間，幫助實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理的工作效率。

其次，高職院校建設(shè)數(shù)字檔案館可以方便高職院校永久保護(hù)學(xué)校具有珍貴歷史意義的檔案。眾所周知，傳統(tǒng)的實(shí)體檔案在存儲(chǔ)時(shí)需要占用較大空間的庫(kù)房資源，并且隨著檔案數(shù)量的不斷增多，對(duì)其存放的成本以及管理成本要求都會(huì)越來(lái)越高，很多時(shí)候?yàn)榱斯?jié)省空間，不得不銷毀一些檔案，可能導(dǎo)致一些檔案資源信息的流失，如果后期想再使用就會(huì)造成歷史記憶的斷裂。

同時(shí)，試題檔案如果不斷重復(fù)利用，對(duì)其也會(huì)造成一定程度的磨損，這對(duì)于高職院校的發(fā)展來(lái)說(shuō)都是一種損失。建設(shè)數(shù)字檔案館就不同了，可以將各種載體形式的檔案信息資源轉(zhuǎn)變成電子檔案，使其以數(shù)字化的形式進(jìn)行保存，可以大大節(jié)約存儲(chǔ)空間，還可以不斷重復(fù)利用，不會(huì)造成磨損，使珍貴的歷史記憶永久保存下來(lái)，得以延續(xù)。

再次，高職院校加快建設(shè)數(shù)字檔案館是高職院校推動(dòng)檔案規(guī)范化、信息化管理以及節(jié)約管理成本的需要。數(shù)字檔案館的建設(shè)，勢(shì)必會(huì)對(duì)高職院校檔案管理在收集、管理以及發(fā)布利用等方面造成根本性的變化。數(shù)字檔案館主要是建立一整套完整、規(guī)范的檔案管理體系，極大程度上提高檔案管理的質(zhì)量以及管理水平。此外，數(shù)字檔案館的建設(shè)，對(duì)節(jié)約高職院校檔案管理成本也是非常不錯(cuò)的選擇。數(shù)字檔案相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，包括實(shí)物檔案等，其對(duì)存儲(chǔ)空間以及使用等方面的要求相對(duì)較低，不僅可以避免對(duì)實(shí)物以及紙質(zhì)檔案的損毀，還可以方便檔案管理部門的統(tǒng)一管理。

最后，加快建設(shè)數(shù)字檔案館可以方便高職院校促進(jìn)檔案信息資源的共享以及方便高職院校更好地服務(wù)社會(huì)。數(shù)字檔案館建成以后，各類檔案信息資源可以不用受到時(shí)間、空間以及數(shù)量的限制，并且檔案信息服務(wù)的對(duì)象、使用范圍等也不斷擴(kuò)大，可以方便消滅“信息孤島”的出現(xiàn)，也是為實(shí)現(xiàn)信息共享奠定了一定的基礎(chǔ)。高職院校的師生以及社會(huì)各界都可以從中深切感受到數(shù)字檔案館所帶來(lái)的查詢利用的便捷性。數(shù)字檔案館在今后會(huì)成為人們獲取檔案信息最全、最直接的場(chǎng)所，對(duì)學(xué)校開展教學(xué)評(píng)估、科學(xué)研究等也提供了現(xiàn)代化的服務(wù)。

三、數(shù)字檔案館在建設(shè)過(guò)程中存在的問題

隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的高速發(fā)展，數(shù)字檔案館的出現(xiàn)給檔案的傳遞和利用提供了一條新的路徑。但是，數(shù)字檔案館和傳統(tǒng)檔案館（室）二者之間從來(lái)都不是誰(shuí)要替代誰(shuí)的關(guān)系，它們之間是一種彼此依賴、彼此促進(jìn)的關(guān)系。相較于數(shù)字檔案館的便捷，傳統(tǒng)檔案館（室）很難做到，單單這一點(diǎn)就是望塵莫及的。雖然數(shù)字檔案館在內(nèi)容資源、檢索便捷、傳播迅速、信息共享等方面都有優(yōu)點(diǎn)，但是不可否認(rèn)的是，數(shù)字檔案館在自身的建設(shè)發(fā)展中也有一些問題和不足。

第一，數(shù)字檔案的憑證價(jià)值問題。眾所周知，檔案的價(jià)值主要包括憑證作用以及參考作用兩個(gè)方面。其中相比于參考作用，憑證作用才是最重要的?？墒窃趯?shí)際的檔案利用過(guò)程中，很多人都覺得數(shù)字檔案是沒有法律效力的，其實(shí)歸根到底，是因?yàn)閿?shù)字檔案有可能會(huì)被修改、復(fù)制，所以其憑證作用就有可能降低。

第二，數(shù)字檔案的長(zhǎng)期存取問題。數(shù)字檔案必須借助于現(xiàn)代化的科技設(shè)備才可以讀取，一旦其存儲(chǔ)格式發(fā)生變化或者操作、選擇不當(dāng)，就會(huì)出現(xiàn)無(wú)法正常讀取，甚至面臨丟失的問題，這個(gè)問題在數(shù)字檔案館的建設(shè)過(guò)程中是比較棘手的，也是不容忽視的。

第三，數(shù)字檔案的失真問題。數(shù)字檔案對(duì)比原始的紙質(zhì)檔案，其優(yōu)點(diǎn)在于可以保證檔案的原貌，但卻不能保證在實(shí)際的數(shù)字化過(guò)程中，因?yàn)榧夹g(shù)參數(shù)的選擇或人為的失誤所造成檔案失真的問題。

第四，數(shù)字檔案的安全問題。安全問題不僅存在于計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備上，同時(shí)也是高職院校在建設(shè)數(shù)字檔案館的過(guò)程中必須要面對(duì)的一個(gè)主要難題。數(shù)字檔案館是以網(wǎng)絡(luò)化的方式存在的，計(jì)算機(jī)病毒、黑客等都有可能對(duì)其造成損害，因此在數(shù)字檔案館的建設(shè)中，高職院校需要特別重視網(wǎng)絡(luò)防火墻技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)殺毒軟件、加密技術(shù)和跟蹤監(jiān)測(cè)等技術(shù)的應(yīng)用，以此來(lái)確保檔案信息資源的安全。

第五，數(shù)字檔案館建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化問題。高職院校建設(shè)數(shù)字檔案館，最終目的就是要將學(xué)校、地方的檔案館連接成一個(gè)整體，真正意義上做到檔案信息資源的傳播與共享。雖然國(guó)家檔案館已經(jīng)出臺(tái)了很多關(guān)于檔案管理的規(guī)范、辦法、標(biāo)準(zhǔn)，如文件格式、目錄標(biāo)引等要做到統(tǒng)一，數(shù)據(jù)描述、元數(shù)據(jù)整理等，但這些標(biāo)準(zhǔn)也僅僅是主要的標(biāo)準(zhǔn)，到底什么樣的數(shù)字檔案館才算得上是標(biāo)準(zhǔn)的，此問題還值得人們探討。

第六，如何協(xié)調(diào)數(shù)字檔案館的投入與產(chǎn)出問題。很多地方檔案館保管的檔案都是孤本，對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)所需費(fèi)用較高，這都是因?yàn)楣卤緳n案自身所限，利用率不高，造成投入與產(chǎn)出不成正比，因此，高職院校在建設(shè)數(shù)字檔案館時(shí)就要特別注意以上這些問題。

四、高職院校建設(shè)數(shù)字檔案館的幾點(diǎn)策略

《高等學(xué)校檔案管理辦法》中關(guān)于高校檔案給出了明確的解釋，高校檔案是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。數(shù)字檔案館的建立是收集和管理高職院校教學(xué)科研真實(shí)面貌的重要基地，為學(xué)校的發(fā)展建設(shè)提供了一定的決策支持，同時(shí)也為社會(huì)提供一定的信息服務(wù)。

第一，要進(jìn)一步加快對(duì)檔案數(shù)字化信息資源的建設(shè)。數(shù)字檔案館建設(shè)的核心以及關(guān)鍵是檔案信息資源的建設(shè)。檔案信息資源的建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)化的數(shù)字大集合。還需要注意的是，因?yàn)椴煌脩魧?duì)檔案信息的需求不同，數(shù)字檔案館建設(shè)要有一定的針對(duì)性，要更為個(gè)性化。

第二，要持續(xù)深入地為用戶開展更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)工作。傳統(tǒng)的檔案工作方式主要是面向檔案本身，現(xiàn)在要轉(zhuǎn)變思想，要以面向用戶為主，做到以人為本。檔案館無(wú)論大小還是好壞，服務(wù)態(tài)度的優(yōu)劣也是關(guān)鍵。數(shù)字檔案館的建立是將傳統(tǒng)的檔案管理方式和現(xiàn)代化的信息技術(shù)相結(jié)合，從而為用戶提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

第三，密切關(guān)注網(wǎng)絡(luò)安全，為用戶提供使用手冊(cè)。數(shù)字檔案館以網(wǎng)絡(luò)為主體，但并不是所有的用戶都會(huì)快速找到自己所需的檔案信息，怎樣幫助用戶獲取自己需要的檔案信息資源，是檔案館工作人員需要面對(duì)的重要問題。另外，還需要注意安全問題，密切關(guān)注網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的變化，防止電腦病毒等對(duì)網(wǎng)絡(luò)的干擾，從而對(duì)檔案信息資源造成破壞。因此，數(shù)字檔案館在建設(shè)時(shí)還應(yīng)進(jìn)一步注重檔案信息資源的安全問題，這也是各類各級(jí)數(shù)字檔案館必須要認(rèn)真面對(duì)的一個(gè)現(xiàn)實(shí)問題。

第四，要快速提高檔案館工作人員的綜合素質(zhì)，因?yàn)檫@是適應(yīng)信息化、數(shù)字化建設(shè)的本質(zhì)需要。加強(qiáng)檔案館管理人員隊(duì)伍的專業(yè)化建設(shè)，提高檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，是信息時(shí)代網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下如何做好用戶服務(wù)工作的關(guān)鍵所在，因?yàn)闊o(wú)論再先進(jìn)的計(jì)算機(jī)、高科技設(shè)備，都需要由人來(lái)操作和管理，信息化社會(huì)的到來(lái)不會(huì)使傳統(tǒng)檔案館消亡，計(jì)算機(jī)等高科技設(shè)備也不能完全取代工作人員，因此，檔案管理人員隊(duì)伍的專業(yè)化建設(shè)尤其重要。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案作為高職院校最真實(shí)并有珍貴意義的歷史記錄，是高職院校的發(fā)展縮影。加強(qiáng)高職院校的檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)是當(dāng)前高職院校檔案工作適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展以及高職院?？焖俳ㄔO(shè)發(fā)展的客觀需求，也是高職院校檔案工作今后高質(zhì)量發(fā)展的一個(gè)必然趨勢(shì)，更是其提高檔案工作管理和服務(wù)水平的必經(jīng)之路?？傊呗氃盒５臄?shù)字檔案館建設(shè)是21世紀(jì)社會(huì)發(fā)展的需要，同時(shí)也是電子政務(wù)的快速發(fā)展對(duì)高職院校檔案工作提出的迫切要求。

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（作者單位：楊凌職業(yè)技術(shù)學(xué)院）

基金項(xiàng)目：楊凌職業(yè)技術(shù)學(xué)院2022年人文社科項(xiàng)目“校園文化視域下高職院校檔案編研工作創(chuàng)新研究”（項(xiàng)目編號(hào)：SK22-82）。

作者簡(jiǎn)介：霍倩倩（1987—），女，漢族，陜西楊凌人，碩士研究生，館員，研究方向：檔案管理。