林英鑾

［摘 要］文章主要探討了在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，行政事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的必要性，并結(jié)合實際情況給出了相應(yīng)的建設(shè)原則和策略，旨在為行政事業(yè)單位的檔案管理工作提供參考和指導(dǎo)。

［關(guān)鍵詞］“互聯(lián)網(wǎng)+”；行政事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2023.24.058

［中圖分類號］D630.1；G271［文獻(xiàn)標(biāo)識碼］A［文章編號］1673-0194（2023）24-0176-03

0? ? ?引 言

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展與普及，“互聯(lián)網(wǎng)+”已經(jīng)成為推動社會進(jìn)步的重要力量。行政事業(yè)單位作為公共服務(wù)機(jī)構(gòu)，其檔案管理對于保障公共數(shù)據(jù)安全和提高行政效能具有重要意義［1］。然而，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法滿足“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的需求，亟須進(jìn)行信息化建設(shè)以適應(yīng)新的環(huán)境和挑戰(zhàn)。

1? ? ?“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下行政事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的必要性

1.1? ?提高檔案管理的效率和精確性

利用“互聯(lián)網(wǎng)+”，檔案管理工作可以實現(xiàn)數(shù)字化、自動化和智能化，從而優(yōu)化辦公流程和提高工作效率。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理需要耗費大量時間和人力進(jìn)行整理、歸檔和檢索，比較煩瑣、復(fù)雜，并容易出錯［2］。而行政事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，可以將檔案進(jìn)行數(shù)字化存儲，實現(xiàn)快速檢索和高效處理，減少人為錯誤的概率。

1.2? ?增強檔案管理的安全性和可靠性

行政事業(yè)單位采用云存儲和數(shù)據(jù)加密技術(shù)，可以保證檔案數(shù)據(jù)的安全性，防止丟失、篡改和泄露。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案容易受到自然災(zāi)害、意外損壞或人為破壞的影響，導(dǎo)致檔案無法恢復(fù)或被濫用［3］。而將檔案數(shù)字化存儲在云端，可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)，同時采取相應(yīng)的安全措施，確保檔案數(shù)據(jù)的完整性和機(jī)密性。

1.3? ?促進(jìn)檔案管理的共享和協(xié)同

利用“互聯(lián)網(wǎng)+”的優(yōu)勢，不同部門或單位之間可以共享檔案信息，提高工作效率和決策質(zhì)量。傳統(tǒng)的檔案管理往往存在信息孤島和信息割裂的問題，不同部門之間無法及時共享檔案信息，導(dǎo)致重復(fù)勞動和信息不對稱等問題［4］。而信息化建設(shè)可以實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的共享和協(xié)同辦公，提高了工作效率，同時也為決策提供了更加準(zhǔn)確和全面的信息支持。

2? ? ?“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下行政事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的原則

2.1? ?整體規(guī)劃

根據(jù)行政事業(yè)單位的具體情況，制定長期的信息化建設(shè)規(guī)劃，明確目標(biāo)、任務(wù)和時間表。整體規(guī)劃是信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，可以幫助行政事業(yè)單位更好地把握發(fā)展方向和目標(biāo)，合理安排資源，有效推進(jìn)信息化建設(shè)工作［5］。通過整體規(guī)劃，行政事業(yè)單位可以逐步實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、自動化和智能化，提高工作效率和質(zhì)量。

2.2? ?統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

要制定統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保各個部門和單位在信息化建設(shè)中遵循相同的要求。統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)可以使不同部門之間的檔案管理工作更加協(xié)調(diào)和一致，避免信息孤島和數(shù)據(jù)割裂的問題［6］。標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理可以提高檔案數(shù)據(jù)的可查找性和可利用性，便于信息共享和協(xié)同辦公，提高工作效率。

2.3? ?數(shù)據(jù)安全

加強檔案數(shù)據(jù)的安全保護(hù)，應(yīng)采取合適的加密和備份措施，防止數(shù)據(jù)丟失或被非法獲取。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，數(shù)據(jù)安全是檔案管理信息化建設(shè)的重要問題。行政事業(yè)單位需要增強檔案數(shù)據(jù)的安全保護(hù)意識，采用合適的技術(shù)手段進(jìn)行數(shù)據(jù)加密、存儲和傳輸，確保檔案數(shù)據(jù)不受損壞、篡改或泄露。

2.4? ?系統(tǒng)集成

要整合不同的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享和協(xié)同辦公，提高工作效率。在行政事業(yè)單位中，往往存在著各個部門使用不同的檔案管理系統(tǒng)的情況，導(dǎo)致信息孤島和數(shù)據(jù)割裂［7］。通過系統(tǒng)集成，可以整合不同系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)，實現(xiàn)檔案信息的共享和協(xié)同辦公，提高工作效率和決策質(zhì)量。

3? ? ?“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下行政事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略

3.1? ?建立電子檔案系統(tǒng)

首先，建立數(shù)字化檔案。要準(zhǔn)備專業(yè)的掃描設(shè)備和軟件，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行逐頁掃描，并處理掃描件的圖像，包括裁剪、調(diào)整清晰度和壓縮等操作。將處理后的圖像保存為常見的電子文檔格式，如PDF或圖像文件。

其次，設(shè)計和搭建電子檔案系統(tǒng)。確定合適的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，并進(jìn)行數(shù)據(jù)庫的設(shè)計和創(chuàng)建。配置服務(wù)器和存儲設(shè)備，提供足夠的容量和性能支持。開發(fā)用戶友好的界面，包括登錄界面、主頁面和功能菜單等。

再次，開發(fā)電子檔案系統(tǒng)的功能模塊。實現(xiàn)文檔管理功能，包括上傳、下載、編輯和刪除文檔等操作。設(shè)計并開發(fā)檢索功能，支持根據(jù)關(guān)鍵詞、日期范圍等條件進(jìn)行全文檢索。實現(xiàn)歸檔功能，對新添加的檔案進(jìn)行分類、編號和存儲位置的管理。設(shè)置權(quán)限控制，根據(jù)用戶角色和權(quán)限級別，限制其對檔案的訪問和操作權(quán)限。

最后，遷移現(xiàn)有檔案數(shù)據(jù)到電子檔案系統(tǒng)中。要將已經(jīng)數(shù)字化的檔案文件導(dǎo)入電子檔案系統(tǒng)中，確保文件的完整性和一致性；然后對導(dǎo)入的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行清理和整理，如去除重復(fù)、修正錯誤和更新關(guān)聯(lián)信息等。

3.2? ?引入云計算和大數(shù)據(jù)技術(shù)

（1）部署云計算平臺。進(jìn)行云計算需求評估，確定所需的云服務(wù)類型和規(guī)模。選擇可靠、安全，具備良好性能的云服務(wù)提供商。配置云服務(wù)器、存儲設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)連接等基礎(chǔ)設(shè)施。

（2）利用云計算技術(shù)實現(xiàn)檔案信息的存儲、備份和共享。將電子檔案存儲于云服務(wù)器中，確保數(shù)據(jù)的持久性和可訪問性。設(shè)置自動備份策略，定期備份檔案數(shù)據(jù)，防止數(shù)據(jù)丟失。建立訪問權(quán)限控制機(jī)制，確保只有授權(quán)人員可以訪問和操作檔案數(shù)據(jù)。

（3）采集和整合檔案數(shù)據(jù)。設(shè)計數(shù)據(jù)采集方案，包括從各個數(shù)據(jù)源收集檔案數(shù)據(jù)。對采集到的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行清洗、轉(zhuǎn)換和整合，確保數(shù)據(jù)的一致性和準(zhǔn)確性。運用大數(shù)據(jù)技術(shù)，如數(shù)據(jù)挖掘、機(jī)器學(xué)習(xí)和人工智能等，對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和挖掘。利用可視化工具，以圖表、報表或儀表盤等形式展示分析結(jié)果，便于用戶理解和利用。

3.3? ?推行電子文件辦理

第一，設(shè)計和開發(fā)電子文件辦理系統(tǒng)。確定系統(tǒng)需求和功能模塊，如文件創(chuàng)建、編輯、保存、提交和審批等。開發(fā)簡潔易操作界面，提供方便的文件填寫和操作界面。實現(xiàn)文件的在線審批和簽署功能，支持多人協(xié)同辦公。

第二，實現(xiàn)文件的電子化處理。通過掃描將紙質(zhì)文件以數(shù)字化的形式保存為電子文檔，在系統(tǒng)中建立文件存儲庫，將電子文件分類、編號和歸檔。設(shè)置文件版本控制機(jī)制，確保文件的更新和追蹤。

第三，配置電子文件辦理系統(tǒng)的權(quán)限和審批流程。對用戶的系統(tǒng)操作與使用權(quán)限進(jìn)行限制，為其分配合適的系統(tǒng)角色。設(shè)計并配置審批流程，根據(jù)不同類型的文件設(shè)置相應(yīng)的審批流程和權(quán)限設(shè)置。建立審批記錄和日志，記錄文件的審批過程和操作歷史。

3.4? ?加強信息安全保護(hù)

一是制定檔案管理的安全策略和措施。設(shè)定訪問權(quán)限，確保只有授權(quán)人員可以訪問和操作檔案信息；采用加密技術(shù)，對傳輸?shù)臋n案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密保護(hù)，防止被非法竊取或篡改；定期更新和修補系統(tǒng)與應(yīng)用程序的漏洞，減少安全風(fēng)險。

二是采用防火墻、入侵檢測和防病毒軟件等安全工具。配置防火墻，過濾網(wǎng)絡(luò)流量，阻止未經(jīng)授權(quán)的訪問和攻擊；安裝入侵檢測系統(tǒng)，監(jiān)控系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)的異常行為，并及時發(fā)現(xiàn)和阻止?jié)撛诘墓?；使用防病毒軟件，實時監(jiān)測和清除惡意軟件，保護(hù)檔案信息免受病毒感染。

三是建立災(zāi)備機(jī)制。設(shè)定數(shù)據(jù)備份策略，定期備份檔案信息，并存儲在不同的地點和介質(zhì)中；進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)測試，驗證備份數(shù)據(jù)的可用性和完整性；建立災(zāi)難恢復(fù)計劃，包括恢復(fù)流程、責(zé)任分工和緊急聯(lián)系方式等。

3.5? ?提供在線查詢和服務(wù)

首先，搭建在線查詢和服務(wù)平臺。確定在線查詢和服務(wù)平臺的需求和功能，包括檔案信息查詢、申請、預(yù)約和付費等。設(shè)計友好的用戶界面，采用直觀的布局和易于操作的交互方式。優(yōu)化頁面加載速度，確保用戶能夠快速訪問和使用在線服務(wù)。

其次，實現(xiàn)檔案信息的全文檢索和多維度查詢。建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，并進(jìn)行數(shù)據(jù)整理和分類，為查詢提供基礎(chǔ)支持。開發(fā)全文檢索功能，使用戶能夠通過關(guān)鍵詞搜索相關(guān)的檔案信息。提供多維度查詢選項，如按照時間、地點、主題等條件進(jìn)行篩選和檢索。

最后，開發(fā)在線申請、預(yù)約和付費等功能。提供在線申請功能，用戶可以通過平臺提交檔案復(fù)制、調(diào)閱或其他服務(wù)的申請。支持在線預(yù)約功能，用戶可以根據(jù)需求選擇合適的時間段查閱或訪問檔案。集成在線付費系統(tǒng)，用戶可以方便、安全地進(jìn)行支付，以完成相關(guān)服務(wù)的費用結(jié)算。

3.6? ?培訓(xùn)和推廣

一是組織檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。開展培訓(xùn)課程，包括信息化工具和系統(tǒng)的基礎(chǔ)知識、操作技巧和應(yīng)用實踐等方面的內(nèi)容。針對不同層次和職責(zé)的檔案管理人員，設(shè)計專門的培訓(xùn)計劃和課程，提供有針對性的培訓(xùn)。定期組織培訓(xùn)班、研討會或在線培訓(xùn)，確保檔案管理人員掌握相關(guān)知識和技能。

二是開展宣傳和推廣活動。要制作宣傳資料，如海報、宣傳冊等，向相關(guān)人員介紹信息化建設(shè)的目標(biāo)、意義和優(yōu)勢。組織座談會、研討會或培訓(xùn)講座，邀請專家和從業(yè)人員分享信息化建設(shè)的成功案例和經(jīng)驗。利用內(nèi)部通信工具、網(wǎng)站或社交媒體等渠道，發(fā)布信息化建設(shè)的最新動態(tài)和成果。

三是持續(xù)監(jiān)測和評估信息化建設(shè)的效果，并及時調(diào)整和改進(jìn)。設(shè)定合適的指標(biāo)和評估體系，對信息化建設(shè)的進(jìn)展和成效進(jìn)行監(jiān)測和評估。定期收集用戶反饋和意見，了解用戶對信息化工具和系統(tǒng)的滿意度和需求，并進(jìn)行改進(jìn)和優(yōu)化。組織評估團(tuán)隊或委托第三方機(jī)構(gòu)進(jìn)行獨立評估，提供客觀的評估結(jié)果和建議。

3.7? ?與其他系統(tǒng)集成

第一，將電子檔案系統(tǒng)與其他行政事業(yè)單位的管理系統(tǒng)進(jìn)行集成。分析不同管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)需求和接口要求，確定集成方案和數(shù)據(jù)共享方式。開發(fā)數(shù)據(jù)接口或使用現(xiàn)有的標(biāo)準(zhǔn)接口，使電子檔案系統(tǒng)能夠與其他系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸和交換。設(shè)計數(shù)據(jù)映射和轉(zhuǎn)換規(guī)則，確保數(shù)據(jù)在不同系統(tǒng)之間的一致性和完整性。

第二，接口和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。確定需要集成的人事、財務(wù)等管理系統(tǒng)，并了解其接口規(guī)范和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)。根據(jù)接口規(guī)范開發(fā)或配置相應(yīng)的接口程序，實現(xiàn)數(shù)據(jù)在檔案系統(tǒng)和其他系統(tǒng)之間的傳輸和共享。測試接口的穩(wěn)定性和可靠性，確保數(shù)據(jù)能夠準(zhǔn)確地在系統(tǒng)之間傳遞和更新。

第三，提供開放接口。設(shè)計并發(fā)布開放接口文檔，明確接口的功能、參數(shù)和調(diào)用方式，以便第三方開發(fā)者理解和使用。提供示例代碼和開發(fā)工具，幫助第三方開發(fā)者快速集成和開發(fā)相關(guān)應(yīng)用或功能。建立開發(fā)者社區(qū)或技術(shù)支持渠道，及時回答開發(fā)者的問題和提供技術(shù)支持。

3.8? ?建立檔案管理的監(jiān)督和評估機(jī)制

首先，設(shè)立專門的檔案管理部門或崗位，負(fù)責(zé)監(jiān)督和評估檔案管理信息化建設(shè)的實施情況。確定檔案管理部門的職責(zé)和權(quán)限，明確其在信息化建設(shè)中的角色和責(zé)任。招聘或培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人員，具備相關(guān)的技能和知識，能夠有效地進(jìn)行監(jiān)督和評估工作。建立與其他部門的協(xié)調(diào)機(jī)制，保證檔案管理部門在信息化建設(shè)中的有效參與和溝通。

其次，制定檔案管理的指標(biāo)體系和評估標(biāo)準(zhǔn)，定期對電子檔案系統(tǒng)的運行情況進(jìn)行評估和反饋。確定檔案管理的關(guān)鍵指標(biāo)和評估標(biāo)準(zhǔn)，如系統(tǒng)穩(wěn)定性、數(shù)據(jù)完整性、查詢響應(yīng)時間等。設(shè)計評估方法和工具，采集系統(tǒng)運行數(shù)據(jù)并進(jìn)行分析，評估檔案管理信息化建設(shè)的實際效果。定期組織評估活動，根據(jù)評估結(jié)果提出問題和改進(jìn)意見，并及時向相關(guān)人員反饋評估結(jié)果。

４? ? ?結(jié)束語

隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的到來，行政事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)已成為必然趨勢。通過分析，大家可以看到信息化建設(shè)在提高效率、保障安全、促進(jìn)共享方面的重要作用。在實施信息化建設(shè)時，要遵循整體規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)安全和系統(tǒng)集成等原則，并采取建立電子檔案系統(tǒng)、推進(jìn)云計算和大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用、加強信息安全管理和提升人員能力素質(zhì)等策略。只有這樣，行政事業(yè)單位的檔案管理工作才能更好地適應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的需求，提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。

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