徐志剛（副教授）

（湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 湖南長(zhǎng)沙 410205）

一、小微企業(yè)賬務(wù)處理使用Excel的意義與價(jià)值

賬務(wù)處理的信息化，是提高會(huì)計(jì)核算效率的重要手段，也是財(cái)務(wù)體系信息化的基礎(chǔ)。小微企業(yè)往往資產(chǎn)、業(yè)務(wù)量規(guī)模相對(duì)較小，賬務(wù)核算過程相對(duì)簡(jiǎn)單，受會(huì)計(jì)人員流動(dòng)性大及其專業(yè)素養(yǎng)的限制，功能全面的專業(yè)財(cái)務(wù)軟件并不適合小微企業(yè)的使用，對(duì)于小微企業(yè)而言，選擇一款經(jīng)濟(jì)、使用簡(jiǎn)便的數(shù)據(jù)處理與分析軟件是其實(shí)現(xiàn)賬務(wù)處理信息化的有力保障。

Excel作為優(yōu)秀電子表格軟件，擁有直觀的界面、功能豐富的函數(shù)、出色的計(jì)算功能和圖表工具，具備可視化數(shù)據(jù)處理、分析能力強(qiáng)、圖表豐富等特點(diǎn)，在表格設(shè)計(jì)、數(shù)據(jù)管理與數(shù)據(jù)分析、圖表制作等方面具有突出的特色，是個(gè)人計(jì)算機(jī)最為流行的數(shù)據(jù)軟件，已經(jīng)被世界財(cái)經(jīng)管理人員公認(rèn)為卓越的信息分析和信息處理軟件工具，并在會(huì)計(jì)核算等財(cái)務(wù)管理領(lǐng)域得到了廣泛應(yīng)用。

運(yùn)用Excel進(jìn)行賬務(wù)處理，不失為小微企業(yè)實(shí)現(xiàn)賬務(wù)處理信息化的一種理想選擇。小微企業(yè)如能在賬務(wù)處理中用好Excel，采用Excel的電子表格，替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)憑證、賬簿及財(cái)務(wù)報(bào)表等會(huì)計(jì)資料，將有助于提高小微企業(yè)賬務(wù)處理的效率，實(shí)現(xiàn)賬務(wù)處理的信息化。

小微企業(yè)可參考專業(yè)會(huì)計(jì)核算軟件的賬務(wù)處理流程來使用Excel進(jìn)行賬務(wù)處理，通過對(duì)賬務(wù)處理過程各環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)來源分析，進(jìn)行合理的表格設(shè)計(jì)與公式設(shè)置，實(shí)現(xiàn)運(yùn)用Excel進(jìn)行賬務(wù)處理，提升賬務(wù)處理的信息化水平。

二、小微企業(yè)Excel賬務(wù)處理的設(shè)計(jì)分析和具體實(shí)現(xiàn)

使用Excel進(jìn)行賬務(wù)處理，包括設(shè)置和使用2個(gè)環(huán)節(jié)，設(shè)置是前提，使用是目的。設(shè)置環(huán)節(jié)主要是表格設(shè)計(jì)和公式設(shè)置，它們是相互影響、相輔相成的，合理的表格設(shè)計(jì)能方便數(shù)據(jù)的運(yùn)算，簡(jiǎn)化公式的設(shè)置；而在公式設(shè)置中靈活運(yùn)用函數(shù)又能豐富表格的內(nèi)容，提高運(yùn)算的速度。表格設(shè)計(jì)和公式設(shè)置既要符合會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的要求、符合會(huì)計(jì)處理的習(xí)慣，也要具有數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)更新、操作簡(jiǎn)便、數(shù)據(jù)輸出方便的特點(diǎn)。依照賬務(wù)處理的流程，需要設(shè)計(jì)的表格主要有科目表、余額及發(fā)生額表、記賬憑證匯總表、賬簿及財(cái)務(wù)報(bào)表；需要設(shè)置的公式主要有余額及發(fā)生額表一級(jí)科目初始余額的自動(dòng)匯總，期初余額、本期發(fā)生額及期末余額的自動(dòng)計(jì)算；記賬憑證匯總表中總賬科目和明細(xì)科目的自動(dòng)顯示；資產(chǎn)負(fù)債表和利潤(rùn)表的自動(dòng)填列等。

（一）會(huì)計(jì)科目設(shè)置分析和實(shí)現(xiàn)方法

會(huì)計(jì)科目的設(shè)置包括設(shè)置一級(jí)科目和明細(xì)科目。一級(jí)科目設(shè)置主要是指定科目余額方向，方便計(jì)算余額，一級(jí)科目表的格式如圖1所示。明細(xì)科目在余額及發(fā)生額表中進(jìn)行設(shè)置，企業(yè)可以根據(jù)實(shí)際情況自行設(shè)置，設(shè)置內(nèi)容包括科目級(jí)次、科目編碼、科目名稱和計(jì)量單位等項(xiàng)目，余額及發(fā)生額表格式如圖2所示。假定科目編碼規(guī)則為4-2-2-2，為方便一級(jí)科目自動(dòng)匯總所屬明細(xì)科目的余額，需在I列設(shè)置公式判斷每個(gè)科目是否為末級(jí)科目；同時(shí)根據(jù)科目編碼規(guī)則，通過在A列設(shè)置公式，自動(dòng)判斷本行科目的級(jí)次。

圖1 一級(jí)科目表

圖2 余額及發(fā)生額部分列表

判斷每個(gè)科目是否為末級(jí)科目，只要統(tǒng)計(jì)每行科目以其編碼開頭的科目個(gè)數(shù)，如果個(gè)數(shù)為1，則該科目為末級(jí)科目，否則為非末級(jí)科目，判斷滿足條件的數(shù)量可使用sumproduct函數(shù)，I5單元格的公式可設(shè)置為“=IF(SUMPRODUCT((LEFT(B$5:B$200,LEN(B5))=B5)*1)=1,"末級(jí)","非末級(jí)")”，公式中的200是假設(shè)余額及發(fā)生額表有數(shù)據(jù)的最大行號(hào)為200。

按照4-2-2-2的編碼規(guī)則，科目編碼長(zhǎng)度有規(guī)律可循，一級(jí)科目長(zhǎng)度為4位，從二級(jí)科目開始，每級(jí)科目編碼長(zhǎng)度增加2位，因此可在A5單元格設(shè)置公式“=1+(LEN(B5)-4)/2”自動(dòng)計(jì)算每個(gè)科目的級(jí)次。

（二）初始余額自動(dòng)匯總設(shè)置分析和實(shí)現(xiàn)方法

科目設(shè)置完成后，對(duì)于非新成立首次建賬的企業(yè)，還需輸入初始余額，以銜接手工賬數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)數(shù)據(jù)向電子數(shù)據(jù)的過渡。由于每個(gè)上級(jí)科目的余額來自其所屬的下級(jí)科目，因此，在輸入初始余額時(shí)，只需錄入末級(jí)科目的余額數(shù)據(jù)，包括金額余額和有數(shù)量核算要求科目的數(shù)量余額，在余額及發(fā)生額表（見上頁(yè)圖2）中每個(gè)末級(jí)科目的J、K列錄入對(duì)應(yīng)的金額余額，在F列錄入數(shù)量余額，然后在D、E列設(shè)置公式自動(dòng)匯總J、K列的余額數(shù)據(jù)，試算平衡后，完成初始余額的輸入。

D5單元格的公式可設(shè)置“=SUMPRODUCT((LEFT(B$5:B$200,LEN(B5))=B5)*(J$5:J$200)*(I$5:I$200="末級(jí)"))”。

E5單元格的公式可設(shè)置“=SUMPRODUCT((LEFT(B$5:B$200,LEN(B5))=B5)*(K$5:K$200)*(I$5:I$200="末級(jí)"))”。

H5單元格的公式可設(shè)置為“=IFERROR(ROUND(MAX(D5,E5)/F5,2),0)”。

余額的試算平衡，是指全部賬戶的借方余額合計(jì)數(shù)等于全部賬戶的貸方余額合計(jì)數(shù)，因?yàn)榉悄┘?jí)科目的余額是根據(jù)下級(jí)科目自動(dòng)匯總得出，所以試算平衡只需計(jì)算一級(jí)科目的借貸余額是否平衡即可，可在D1、E1、G1單元格中設(shè)置如下公式：

D2單元格公式為“=SUMIF($A:$A,1,D:D)”，E2單元格公式為“=SUMIF($A5:$A200,1,E5:E200)”，G2單元格公式為“=IF(D2=E2,"平衡","不平衡")”。D2和E2是2種單元格方法，D2的公式設(shè)置相對(duì)簡(jiǎn)便，但E2的公式執(zhí)行效率更高。

（三）憑證數(shù)據(jù)輸入設(shè)置分析及具體實(shí)現(xiàn)

科目設(shè)置和初始余額輸入稱為初始化建賬，日常賬務(wù)處理更多的工作是憑證的輸入。根據(jù)“有借必有貸，借貸必相等”的借貸記賬法記賬規(guī)則，每張憑證至少有2行分錄，用Excel二維表格保存憑證內(nèi)容，則每張憑證至少有2行，分別用于保持借方和貸方的科目、金額等數(shù)據(jù)，憑證表樣式如圖3所示。

圖3 記賬憑證匯總表

在“記賬憑證匯總表”中，A-C列和G-I列的數(shù)據(jù)根據(jù)原始憑證手工輸入，需要設(shè)置數(shù)據(jù)來源或公式的為D、E、F、J列。

D列的科目編碼來自于余額及發(fā)生額表，通過名稱和數(shù)據(jù)驗(yàn)證設(shè)置，自動(dòng)顯示科目編碼和對(duì)應(yīng)的科目名稱。在定義名稱時(shí)，首先只定義余額及發(fā)生額表的B列為名稱的內(nèi)容，在數(shù)據(jù)驗(yàn)證中將名稱定義為“序列”的數(shù)據(jù)來源后，再將名稱內(nèi)容修改為余額及發(fā)生額表的B列和C列。E、F列的總賬及明細(xì)科目名稱是根據(jù)D的科目編碼在余額及發(fā)生額表查找對(duì)應(yīng)的科目名稱后自動(dòng)顯示；但并非所有總賬科目都有明細(xì)科目，因此F列明細(xì)科目名稱的顯示需要判斷本行的科目編碼是否有明細(xì)科目。

E3總賬科目單元格公式可設(shè)置為“=VLOOKUP(LEFT(D3,4),會(huì)計(jì)科目,2,FALSE)”。

F3明細(xì)科目單元格公式可設(shè)置為“=IF(LEN(D3)=4,"",VLOOKUP(D3,會(huì)計(jì)科目,2,FALSE))”。

G1和H1單元格分別用于統(tǒng)計(jì)所有憑證借、貸的發(fā)生額合計(jì)，以便進(jìn)行發(fā)生額的試算平衡，公式可分別設(shè)置為“=SUM(G3:G9999)”和“=SUM(H3:H9999)”（假設(shè)記賬憑證匯總表中有數(shù)據(jù)最大行號(hào)為9999，下同）。

J1單元格用于顯示借貸發(fā)生額的差額，公式可設(shè)置為“=G1-H1”。

（四）期初、期末余額及本期發(fā)生額計(jì)算設(shè)置分析和實(shí)現(xiàn)方法

1.設(shè)置時(shí)間段的必要性。賬務(wù)處理主要是賬務(wù)數(shù)據(jù)的會(huì)計(jì)處理，賬務(wù)數(shù)據(jù)包括初始余額和憑證數(shù)據(jù)等原始數(shù)據(jù)以及賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等再生數(shù)據(jù)，再生數(shù)據(jù)根據(jù)原始數(shù)據(jù)生成，也就是賬簿和報(bào)表數(shù)據(jù)根據(jù)初始余額和憑證數(shù)據(jù)計(jì)算生成。由于記賬憑證匯總表保存所有日期的憑證，而賬簿和報(bào)表顯示具體期間（時(shí)間段）的數(shù)據(jù)，因此在對(duì)原始數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算生成再生數(shù)據(jù)時(shí)，需指定時(shí)間段，時(shí)間段設(shè)置樣式如圖4所示。在圖4中，共有3個(gè)時(shí)間節(jié)點(diǎn)、2個(gè)時(shí)間段，3個(gè)時(shí)間節(jié)點(diǎn)分別是初始時(shí)間、期初時(shí)間（本期開始）和期末時(shí)間（本期結(jié)束），對(duì)應(yīng)數(shù)據(jù)分別是初始余額、期初余額和期末余額；2個(gè)時(shí)間段分別是初始時(shí)間到期初時(shí)間和期初時(shí)間到期末時(shí)間，對(duì)應(yīng)數(shù)據(jù)是2個(gè)時(shí)間段的發(fā)生額。

圖4 余額及發(fā)生額表時(shí)間段設(shè)置

在上頁(yè)圖4中，B1單元格為初始日期，D1單元格為本期的開始日期，G1單元格為本期的結(jié)束日期。在邏輯上，三個(gè)日期可以相同，但本期開始日期不能早于初始日期，本期結(jié)束日期不能早于本期開始日期，K1單元格用于檢驗(yàn)3個(gè)日期的邏輯關(guān)系，公式可設(shè)置為“=IF(OR(D1〈B1,G1〈B1),"開始/結(jié)束日期不能早于初始日期",IF(G1〈D1,"結(jié)束日期不能早于開始日期","日期正確"))”

2.本期發(fā)生額計(jì)算分析及具體實(shí)現(xiàn)。發(fā)生額的計(jì)算，需匯總記賬憑證匯總表中滿足日期條件的憑證的借貸發(fā)生額。以上頁(yè)圖4的日期為例，匯總?cè)掌谠?020年1月10日至2020年1月31日的憑證借貸發(fā)生額即可計(jì)算得出本期發(fā)生額，余額及發(fā)生額表的樣式設(shè)計(jì)如圖5所示。

圖5 余額及發(fā)生額表部分列示

在具體實(shí)現(xiàn)上，余額及發(fā)生額表中每一行科目的本期發(fā)生額是從憑證直接取數(shù)計(jì)算得出，而不像初始余額那樣非末級(jí)科目數(shù)據(jù)由末級(jí)自下而上匯總得出。余額及發(fā)生額表中每一行科目的發(fā)生額只需匯總記賬憑證匯總表中以它開頭科目的金額即可，因此P列和R列的金額發(fā)生額可通過以下公式實(shí)現(xiàn)（以P5和R5單元格為例）：

P5庫(kù)存現(xiàn)金本期借方金額發(fā)生額公式“=SUMPRODUCT((LEFT(記賬憑證匯總表!D$3:D$9999,LEN($B5))=$B5)*(記賬憑證匯總表!G$3:G$9999)*(記賬憑證匯總表!A$3:A$9999〉=$D$1)*(記賬憑證匯總表!A$3:A$9999〈=$G$1))”。

R5庫(kù)存現(xiàn)金本期貸方金額發(fā)生額公式“=SUMPRODUCT((LEFT(記賬憑證匯總表!D$3:D$9999,LEN($B5))=$B5)*(記賬憑證匯總表!H$3:H$9999)*(記賬憑證匯總表!A$3:A$9999〉=$D$1)*(記賬憑證匯總表!A$3:A$9999〈=$G$1))”。

在匯總本期數(shù)量發(fā)生額時(shí)，由于記賬憑證匯總表保存“數(shù)量”的I列，并未區(qū)分借方數(shù)量和貸方數(shù)量，因此需根據(jù)金額的方向來判斷數(shù)量方向，Q5和S5的公式可設(shè)置為：

Q5庫(kù)存現(xiàn)金本期借方數(shù)量發(fā)生額公式“=SUMPRODUCT((LEFT(記賬憑證匯總表!D$3:D$9999,LEN($B5))=$B5)*(記賬憑證匯總表!G$3:G$9999〈〉0)*(記賬憑證匯總表!I$3:I$9999)*(記賬憑證匯總表!A$3:A$9999〉=$D$1)*(記賬憑證匯總表!A$3:A$9999〈=$G$1))”。

S5庫(kù)存現(xiàn)金本期貸方數(shù)量發(fā)生額公式“=SUMPRODUCT((LEFT(記賬憑證匯總表!D$3:D$9999,LEN($B5))=$B5)*(記賬憑證匯總表!H$3:H$9999〈〉0)*(記賬憑證匯總表!I$3:I$9999)*(記賬憑證匯總表!A$3:A$9999〉=$D$1)*(記賬憑證匯總表!A$3:A$9999〈=$G$1))”。

3.期初余額計(jì)算分析及具體實(shí)現(xiàn)。期初余額可以理解為本期開始日期前一日的期末余額，是根據(jù)初始余額加上初始日期到本期開始日期之間的憑證發(fā)生額數(shù)據(jù)計(jì)算得出。以上頁(yè)圖4的日期為例，2020年1月10日的期初余額，是根據(jù)2020年1月1日的初始余額和2020年1月1日到2020年1月9日的憑證發(fā)生額計(jì)算而來，憑證發(fā)生額的計(jì)算方法同P5、Q5、R5及S5單元格。余額的計(jì)算還需判斷科目的方向，余額或增加方向在借方的科目，余額的計(jì)算公式為：初始借方余額+憑證借方發(fā)生額-憑證貸方發(fā)生額；余額或增加方向在貸方的科目，余額的計(jì)算公式為：初始借方余額+憑證貸方發(fā)生額-憑證借方發(fā)生額余額。因此，在單元格公式設(shè)置上，還需根據(jù)一級(jí)會(huì)計(jì)科目表中的科目方向設(shè)置不同的計(jì)算公式。根據(jù)以上分析，L、M、N期初余額的計(jì)算可通過以下公式實(shí)現(xiàn)（以L5、M5、N5單元格為例）：

L5庫(kù)存現(xiàn)金期初借方金額余額公式“=IF(VLOOKUP(LEFT($B5,4),一級(jí)會(huì)計(jì)科目!$B$2:$D$101,3,FALSE)="借",D5+SUMPRODUCT((LEFT(記賬憑證匯總表!D$3:D$9999,LEN($B5))=$B5)*(記賬憑證匯總表!G$3:G$9999)*(記賬憑證匯總表!A$3:A$9999〉=$B$1)*(記賬憑證匯總表!A$3:A$9999〈$D$1))-SUMPRODUCT((LEFT(記賬憑證匯總表!D$3:D$9999,LEN($B5))=$B5)*(記賬憑證匯總表!H$3:H$9999)*(記賬憑證匯總表!A$3:A$9999〉=$B$1)*(記賬憑證匯總表!A$3:A$9999〈$D$1)),0)”。

M5庫(kù)存現(xiàn)金期初貸方金額余額公式“=IF(VLOOKUP(LEFT($B5,4),一級(jí)會(huì)計(jì)科目!$B$2:$D$101,3,FALSE)="貸",E5-SUMPRODUCT((LEFT(記賬憑證匯總表!D$3:D$9999,LEN($B5))=$B5)*(記賬憑證匯總表!G$3:G$9999)*(記賬憑證匯總表!A$3:A$9999〉=$B$1)*(記賬憑證匯總表!A$3:A$9999〈$D$1))+SUMPRODUCT((LEFT(記賬憑證匯總表!D$3:D$9999,LEN($B5))=$B5)*(記賬憑證匯總表!H$3:H$9999)*(記賬憑證匯總表!A$3:A$9999〉=$B$1)*(記賬憑證匯總表!A$3:A$9999〈$D$1)),0)”。

N5庫(kù)存現(xiàn)金期初數(shù)量余額公式“=IF(I5〈〉0,F5+SUMPRODUCT((LEFT(記賬憑證匯總表!D$3:D$9999,LEN($B5))=$B5)*(記賬憑證匯總表!G$3:G$9999〈〉0)*(記賬憑證匯總表!I$3:I$9999)*(記賬憑證匯總表!A$3:A$9999〉=$B$1)*(記賬憑證匯總表!A$3:A$9999〈$D$1))-SUMPRODUCT((LEFT(記賬憑證匯總表!D$3:D$9999,LEN($B5))=$B5)*(記賬憑證匯總表!H$3:H$9999〈〉0)*(記賬憑證匯總表!I$3:I$9999)*(記賬憑證匯總表!A$3:A$9999〉=$B$1)*(記賬憑證匯總表!A$3:A$9999〈$D$1)),F5-SUMPRODUCT((LEFT(記賬憑證匯總表!D$3:D$9999,LEN($B5))=$B5)*(記賬憑證匯總表!G$3:G$9999〈〉0)*(記賬憑證匯總表!I$3:I$9999)*(記賬憑證匯總表!A$3:A$9999〉=$B$1)*(記賬憑證匯總表!A$3:A$9999〈$D$1))+SUMPRODUCT((LEFT(記賬憑證匯總表!D$3:D$9999,LEN($B5))=$B5)*(記賬憑證匯總表!H$3:H$9999〈〉0)*(記賬憑證匯總表!I$3:I$9999)*(記賬憑證匯總表!A$3:A$9999〉=$B$1)*(記賬憑證匯總表!A$3:A$9999〈$D$1)))”。

4.期末余額計(jì)算分析及具體實(shí)現(xiàn)。期末余額是根據(jù)期初余額和本期發(fā)生額計(jì)算而來，計(jì)算思路與期初余額的相同，只是期末余額的數(shù)據(jù)都是來自于余額及發(fā)生額表工作表本身，不需要在公式中篩選憑證并計(jì)算，因此公式設(shè)置比期初余額要簡(jiǎn)單，期末余額T、U、V列的取數(shù)可通過如下公式實(shí)現(xiàn)（以T5、U5、V5單元格為例）：

T5庫(kù)存現(xiàn)金期末借方金額余額公式“=IF(VLOOKUP(LEFT($B5,4),一級(jí)會(huì)計(jì)科目!$B$2:$D$101,3,FALSE)="借",L5+P5-R5,0)”。

U5庫(kù)存現(xiàn)金期末貸方金額余額公式“=IF(VLOOKUP(LEFT($B5,4),一級(jí)會(huì)計(jì)科目!$B$2:$D$101,3,FALSE)="貸",M5+R5-P5,0)”。

V5庫(kù)存現(xiàn)金期末數(shù)量余額公式“=IF(T5〈〉0,N5+Q5-S5,N5+S5-Q5)”。

（五）憑證打印的設(shè)置分析和實(shí)現(xiàn)方法

根據(jù)需要對(duì)憑證和賬簿進(jìn)行查詢，并打印查詢結(jié)果，是賬務(wù)處理日常工作中的一項(xiàng)經(jīng)常性工作。憑證及賬簿的查詢比較簡(jiǎn)便的方法是通過使用篩選和透視表來實(shí)現(xiàn)，透視表雖功能強(qiáng)大，可根據(jù)需要?jiǎng)討B(tài)地改變版面布置，生成各種樣式的憑證和賬簿，但其樣式特別是憑證的樣式與手工會(huì)計(jì)的憑證樣式差別還是很大，不利于閱讀和存檔保管，因此設(shè)計(jì)手工樣式的憑證格式很有必要，手工樣式憑證如圖6所示。

圖6 憑證格式

1.手工樣式憑證顯示設(shè)計(jì)分析。記賬憑證匯總表保存的是所有日期的會(huì)計(jì)憑證，而具體到某一張憑證，需指定該張憑證的會(huì)計(jì)期間（年E1單元格、月E2單元格）和憑證編號(hào)（C2單元格），然后通過函數(shù)在記賬憑證匯總表查找該憑證的位置，再將憑證內(nèi)容顯示在如圖6的表格中。不同憑證，分錄行數(shù)不一致，因此在顯示時(shí)，需計(jì)算憑證的分錄行數(shù)和憑證每行的行次，判斷行次是否超過分錄行數(shù)，以及不同的行次對(duì)應(yīng)顯示分錄不同行的內(nèi)容。

2.手工樣式憑證顯示具體實(shí)現(xiàn)方法。如圖6的憑證，需設(shè)置公式的單元格包括制單日期（B2）和從第5行開始的A列摘要、B列總賬科目、C列明細(xì)科目、D列借方金額、E列貸方金額。根據(jù)前段分析，可通過設(shè)置數(shù)組公式完成憑證的顯示。

B2制單日期公式“{=IFERROR(INDEX(記賬憑證匯總表!A3:A9999,MATCH(E1&E2&"記"&VALUE(MID(C2,4,3)),YEAR(記賬憑證匯總表!$A$3:$A$9999)&MONTH(記賬憑證匯總表!$A$3:$A$9999)&(記賬憑證匯總表!$B$3:$B$9999),0)),"無(wú)此憑證")}”。

A5摘要公式“{=IF(ROW()-ROW($A$4)〉SUMPRODUCT((記賬憑證匯總表!$B$3:$B$9999="記"&VALUE(MID($C$2,4,3)))*(記賬憑證匯總表!$A$3:$B$9999=$B$2)),"本行空白",INDEX(記賬憑證匯總表!$C$3:$C$999,MATCH($E$1&$E$2&"記"&VALUE(MID($C$2,4,3)),YEAR(記賬憑證匯總表!$A$3:$A$9999)&MONTH(記賬憑證匯總表!$A$3:$A$9999)&(記賬憑證匯總表!$B$3:$B$9999),0)+ROW()-ROW($A$5)))}”。

B5總賬科目公式“{=IF(ROW()-ROW($A$4)〉SUMPRODUCT((記賬憑證匯總表!$B$3:$B$9999="記"&VALUE(MID($C$2,4,3)))*(記賬憑證匯總表!$A$3:$B$9999=$B$2)),"本行空白",INDEX(記賬憑證匯總表!$E$3:$E$999,MATCH($E$1&$E$2&"記"&VALUE(MID($C$2,4,3)),YEAR(記賬憑證匯總表!$A$3:$A$9999)&MONTH(記賬憑證匯總表!$A$3:$A$9999)&(記賬憑證匯總表!$B$3:$B$9999),0)+ROW()-ROW($A$5)))}”。

C5明細(xì)科目公式“{=IF(ROW()-ROW($A$4)〉SUMPRODUCT((記賬憑證匯總表!$B$3:$B$9999="記"&VALUE(MID($C$2,4,3)))*(記賬憑證匯總表!$A$3:$B$9999=$B$2)),"本行空白",INDEX(記賬憑證匯總表!$F$3:$F$999,MATCH($E$1&$E$2&"記"&VALUE(MID($C$2,4,3)),YEAR(記賬憑證匯總表!$A$3:$A$9999)&MONTH(記賬憑證匯總表!$A$3:$A$9999)&(記賬憑證匯總表!$B$3:$B$9999),0)+ROW()-ROW($A$5)))}”。

D5借方金額公式“{=IF(ROW()-ROW($A$4)〉SUMPRODUCT((記賬憑證匯總表!$B$3:$B$9999="記"&VALUE(MID($C$2,4,3)))*(記賬憑證匯總表!$A$3:$B$9999=$B$2)),"本行空白",INDEX(記賬憑證匯總表!$G$3:$G$999,MATCH($E$1&$E$2&"記"&VALUE(MID($C$2,4,3)),YEAR(記賬憑證匯總表!$A$3:$A$9999)&MONTH(記賬憑證匯總表!$A$3:$A$9999)&(記賬憑證匯總表!$B$3:$B$9999),0)+ROW()-ROW($A$5)))}”。

E5貸方金額公式“{=IF(ROW()-ROW($A$4)〉SUMPRODUCT((記賬憑證匯總表!$B$3:$B$9999="記"&VALUE(MID($C$2,4,3)))*(記賬憑證匯總表!$A$3:$B$9999=$B$2)),"本行空白",INDEX(記賬憑證匯總表!$H$3:$H$999,MATCH($E$1&$E$2&"記"&VALUE(MID($C$2,4,3)),YEAR(記賬憑證匯總表!$A$3:$A$9999)&MONTH(記賬憑證匯總表!$A$3:$A$9999)&(記賬憑證匯總表!$B$3:$B$9999),0)+ROW()-ROW($A$5)))}”。

（六）財(cái)務(wù)報(bào)表編制設(shè)置分析和實(shí)現(xiàn)方法

財(cái)務(wù)報(bào)表的金額來自于余額及發(fā)生表工作表的第2時(shí)間段的數(shù)據(jù)，以本文圖5中日期為例，即為2020年1月10日到2020年1月31日的數(shù)據(jù)，包括期初余額，本期發(fā)生額和期末余額。

1.資產(chǎn)負(fù)債表的取數(shù)分析。資產(chǎn)負(fù)債表（樣式如圖7）是根據(jù)資產(chǎn)、負(fù)債和所有者權(quán)益類科目的余額填列，數(shù)據(jù)主要來自于余額及發(fā)生額表的期初和期末余額列（如本文圖5中的L、M、T、U列）。資產(chǎn)負(fù)債表有3種填列方法，分別是根據(jù)總賬賬戶余額直接填列（如交易性金融資產(chǎn)項(xiàng)目）、根據(jù)有關(guān)總賬賬戶的余額計(jì)算填列（如貨幣資金項(xiàng)目）、根據(jù)明細(xì)賬戶余額分析計(jì)算填列（如應(yīng)收賬款項(xiàng)目）。

圖7 資產(chǎn)負(fù)債表樣式

取數(shù)公式設(shè)置常見的思路是每個(gè)項(xiàng)目直接引用余額及發(fā)生額表中相應(yīng)單元格的數(shù)據(jù)，例如貨幣資金項(xiàng)目期末余額B5單元公式為“=余額及發(fā)生額!T5+余額及發(fā)生額!T8+余額及發(fā)生額!T13”，其中T5是庫(kù)存現(xiàn)金、T8是銀行存款、T13是其他貨幣資金。此方法公式設(shè)置難度小，但需為每個(gè)項(xiàng)目設(shè)置公式，工作量大；除此之外，也可以通過設(shè)置公式實(shí)現(xiàn)根據(jù)科目名稱或科目編碼自動(dòng)取數(shù)，即設(shè)置函數(shù)根據(jù)項(xiàng)目名稱在余額及發(fā)生額表查找對(duì)應(yīng)行，再取期初或期末列數(shù)據(jù)，即可實(shí)現(xiàn)該項(xiàng)目的自動(dòng)填列。按此方法，很多項(xiàng)目可通過拖動(dòng)公式實(shí)現(xiàn)公式設(shè)置，無(wú)需分別為每個(gè)項(xiàng)目手工設(shè)置公式。

2.資產(chǎn)負(fù)債表自動(dòng)取數(shù)的實(shí)現(xiàn)方法。不同的填列方法，公式實(shí)現(xiàn)也有區(qū)別。總賬賬戶的余額既可根據(jù)科目編碼也可根據(jù)科目名稱取數(shù)；明細(xì)賬戶的余額由于數(shù)據(jù)來自末級(jí)明細(xì)科目，只能根據(jù)科目編碼取數(shù)。為方便對(duì)比，總賬賬戶余額按科目名稱取數(shù)，明細(xì)賬戶余額按科目編碼取數(shù)。

總賬賬戶的公式設(shè)置1（以交易性金融資產(chǎn)項(xiàng)目期末余額為例）：

B8交易性金融資產(chǎn)期末余額公式“=SUMPRODUCT((余額及發(fā)生額!$A$5:$A$200=1)*(余額及發(fā)生額!$C$5:$C$200=TRIM($A8))*余額及發(fā)生額!T$5:T$200)”。

總賬賬戶的公式設(shè)置2（以貨幣資金項(xiàng)目期末余額為例）：

B7貨幣資金期末余額公式“=SUMPRODUCT((余額及發(fā)生額!$A$5:$A$200=1)*(余額及發(fā)生額!$C$5:$C$200={"庫(kù)存現(xiàn)金","銀行存款","其他貨幣資金"})*余額及發(fā)生額!T$5:T$200)”。

明細(xì)賬戶的公式設(shè)置（以應(yīng)收賬款項(xiàng)目期末余額為例）：

應(yīng)收賬款項(xiàng)目數(shù)據(jù)來自余額及發(fā)生額表的應(yīng)收賬款明細(xì)科目的借方余額和預(yù)收賬款明細(xì)科目的借方余額，取數(shù)時(shí)還需區(qū)分余額的方向。

B11應(yīng)收賬款項(xiàng)目期末余額公式“=SUMPRODUCT((LEFT(余額及發(fā)生額!B$5:B$200,4)="1122")*余額及發(fā)生額!T$5:T$200*(余額及發(fā)生額!I$5:I$200="末級(jí)")*(余額及發(fā)生額!T$5:T$200〉0))+SUMPRODUCT((LEFT(余額及發(fā)生額!B$5:B$200,4)="2203")*余額及發(fā)生額!U$5:U$200*(余額及發(fā)生額!I$5:I$200="末級(jí)")*(余額及發(fā)生額!U$5:U$200〈0))”。

3.利潤(rùn)表的取數(shù)分析和實(shí)現(xiàn)方法。利潤(rùn)表是根據(jù)損益類科目和所有者權(quán)益類有關(guān)科目的發(fā)生額填列，數(shù)據(jù)來自余額及發(fā)生額表的發(fā)生額列，取數(shù)思路與資產(chǎn)負(fù)債表項(xiàng)目相同。在公式具體設(shè)置上需根據(jù)不同項(xiàng)目獲取借方或貸方發(fā)生額數(shù)據(jù)。

三、小微企業(yè)Excel賬務(wù)處理的使用和應(yīng)注意的問題

（一）小微企業(yè)Excel賬務(wù)處理的使用

完成表格設(shè)計(jì)和公式設(shè)置后，開始Excel賬務(wù)處理的具體使用，使用步驟與一般會(huì)計(jì)核算軟件基本相同，包括根據(jù)企業(yè)核算需要設(shè)置會(huì)計(jì)科目、設(shè)置會(huì)計(jì)期間即設(shè)置初始日期、輸入初始余額；根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)在記賬憑證匯總表中輸入記賬憑證；根據(jù)需要查詢、打印會(huì)計(jì)憑證和會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，完成賬務(wù)處理及數(shù)據(jù)存檔等。

（二）使用中應(yīng)注意的問題

由于前述設(shè)計(jì)和設(shè)置比較復(fù)雜，使用前需做好文檔的備份，以便在使用過程中因各種原因?qū)е鹿奖恍薷暮?，用備份文檔中的公式覆蓋使用文檔中被修改的公式。用Excel設(shè)置的公式，其容錯(cuò)性要弱于專業(yè)財(cái)務(wù)軟件，因此在使用時(shí)操作步驟要符合賬務(wù)處理的邏輯性要求，數(shù)據(jù)輸入要符合格式要求，具體需要注意的問題包括：（1）科目設(shè)置。科目設(shè)置中，需注意科目編碼長(zhǎng)度要符合編碼規(guī)則，否則數(shù)據(jù)計(jì)算會(huì)發(fā)生錯(cuò)誤。增加科目時(shí)，須從一級(jí)科目逐級(jí)往下增加，不能出現(xiàn)斷層科目?？紤]到歷史數(shù)據(jù)的完整性，盡量不刪除已使用的科目。（2）數(shù)據(jù)輸入。須在初始余額試算平衡后，才能輸入憑證數(shù)據(jù)。輸入憑證時(shí)，分錄中的科目應(yīng)為末級(jí)科目，否則會(huì)導(dǎo)致科目金額計(jì)算錯(cuò)誤。（3）本期時(shí)間段。資產(chǎn)負(fù)債表和利潤(rùn)表的數(shù)據(jù)來自本期，因此需注意本期時(shí)間段的設(shè)置，以便生成正確的報(bào)表數(shù)據(jù)。另外，當(dāng)記賬憑證匯總表保存的憑證行數(shù)較多時(shí)，由于公式計(jì)算量大，在使用時(shí)盡量配置運(yùn)行速度快的計(jì)算機(jī)，以免出現(xiàn)偶爾卡頓的現(xiàn)象。