周書英

摘 要：學歷學位認證是衡量人才發(fā)展水準，評估用人基本信息的重要基礎，在社會崗位建設中所發(fā)揮的作用是無可替代的。本文以學歷認證為切入點，從高校學籍檔案管理出發(fā)，分析學歷學位認證的基本內容和流程，探討高校檔案在這一領域中擔當的重要角色，并列舉出基本要求，進一步探討了檔案管理優(yōu)化的方法和措施，希望能夠給相關從業(yè)人員帶來一定的參考和啟示。

關鍵詞：學歷學位認證;高校學籍檔案管理;基本需求;改革方法

在素質化教育和社會經濟發(fā)展不斷結合的大背景下，中國高等教育規(guī)模已經有了顯著的延伸和拓展，并且與國際市場接軌，獲得學歷和學位的人數呈現出逐年遞增的趨勢，謀求出國學習機遇和崗位發(fā)展的人才類型也越來越豐富。在這其中，學歷和學位證書就成為人才的通行證，無論是升學還是求職，抑或是出國深造，用人單位都會要求申請者提供自己的學位證書和成績單等基本材料，并對其展開一系列的認證。這就意味著學歷學位認證能夠保證成績單的真實有效，有效打擊虛假文憑的現象，營造更為公正且誠信的用人環(huán)境。同時，學歷學位認證也是高校學籍檔案的重要組成部分，與高校本身的檔案管理存在密不可分的關系。

一、分析學歷學位認證的內容和流程

1.基本內容

通常意義上所說的學歷學位認證，是以中國境內的人才評估為主，頒發(fā)的學士、碩士、博士畢業(yè)證書以及學位證書、課程學習成績單等，同時也包括尚未畢業(yè)的大學本科生、碩士研究生、博士研究生的課程學習成績單。在這里，學歷學位認證也同樣會對那些申請碩士學位，全國統一考試合格證書的真實性進行確認。這里提到的認證，需要依靠具有權威性和公信力的第三方。也就是說，學歷學位認證并不是學生本人或者是用人單位實施的行為，而是由第三方機構來完成的，在審核告一段落之后，會出具相應的屬實證明。

2.第三方及其工作流程

認證學歷學位的第三方是由官方授權的，是專門提供該項服務機構，當下，中國境內官方授權的學歷學位認證服務機構主要包括兩類：一是教育部學位和研究生教育發(fā)展中心認證處，二是全國高等學校學生信息咨詢與就業(yè)指導中心高等教育學歷認證代理機構。除此之外，學信網和學位網也與高等院校學生的資格認證存在密切關系，是由教育部指定的查詢學歷、學位的基本網站，整理了各類高等教育的學籍數據，學生本人或者用人單位可以直接在學信網、學位網上注冊賬號，并登錄檔案進行閱覽，分析學生的學歷學位以及其他的教育情況，并依照申請出具相應的認證報告。

另外，社會上也有部分提供學歷學位認證服務的中介公司，這些中介公司大多會與企業(yè)等培養(yǎng)單位展開相應合作，在經受特定委托和學生本人同意之后，直接與畢業(yè)院校或者是研究生培養(yǎng)單位取得聯系，收集并核實學校和培養(yǎng)單位擬聘或者是在職人員的相關背景信息。

中介公司在收到基本的認證材料之后，會以傳真或者是郵寄方式將其發(fā)送到學?；蛘吲囵B(yǎng)單位的相關部門，學校在經由審查或鑒定之后，把結果以傳真或其他通信形式回執(zhí)給中介公司。

還有，各類高校、中專院校、研究生院等也有學歷認證的資格，學校相關部門，如檔案館、各學院、教務處都可以根據學生本人申請或者是他人委托，為其打印成績單等相關信息并加蓋公章，來佐證材料的真實且客觀。部分用人單位也會直接與學?；蛘呤茄芯可囵B(yǎng)單位聯系，咨詢必要的數據。

二、分析高校檔案館在學歷學位認證中發(fā)揮的重要作用

高校學籍信息主要生成于不同的學院、研究生院、教務處、招生辦、就業(yè)指導中心等多個部門，這些部門都會依靠自身的職能收集不同的數據，在完整統籌到一起之后，集中移交到檔案館，然后經由檔案人員整理、編輯成學籍檔案永久儲存。學籍檔案反映了大學生在校期間發(fā)展的基本情況，包括學習成績、學籍變更、學歷學位等，具有較為明顯的綜合性與準確性，可信度是毋庸置疑的，能夠作為判斷成績和學歷是否真實的參考依據。而具體的認證工作，則需要依靠學?；蛘呤茄芯可囵B(yǎng)單位來完成，要經歷特定的查詢和閱覽。這也就意味著，高校檔案館在學歷學位認證中發(fā)揮的作用是尤為突出的，能夠真正凸顯出學籍檔案的價值和作用。

近些年來，假文憑現象層出不窮，假證更是蔓延到社會的不同領域，如套用他人畢業(yè)證或者是學位證編號、校長姓名錯誤、證書編號錯誤等問題都會嚴重影響社會的人才發(fā)展秩序。

高校檔案管理人員在利用學籍檔案來判斷學歷學位等基本信息的時候，必須要核對細節(jié)問題，包括學生姓名、出生日期、畢業(yè)年份、畢業(yè)證或者是學位等數據，如果有一項不符合，就應當作出不屬實的判斷，如果以上這些基本要點都相符，為了防止信息被套用，還應當比照學生的照片，利用電子識別系統進行辨析。但不可否認的是，的確有很多高校檔案館存儲的照片失真，所以對比也是存在一定難度的。如果照片不夠清楚，檔案管理人員更不能做出草率的判斷，而是要求對方重新遞交。如果身份證上的名字和證書上的名字不相符，也需要本人到公安機關說明具體情況并取得證明。如果檔案的查詢確實沒有結果，也應當慎重下結論，不能盲目判斷信息不屬實，這是因為檔案記錄也很有可能出現不準確的情況。此時，學?？梢宰尡救四迷H自查證。

在展開學歷學位認證的時候，高校檔案館應當秉持公正公開的原則，絕不能為了一己私利隨便接受社會上的咨詢申請。同時，部分檔案管理人員的確很難鑒別委托書、有效證件以及公司資質等材料的真實性，所以應當以官方授權的專門機構和本人辦理為主。檔案管理人員也應當保證細節(jié)性的落實，謹慎下結論，即便是要做出回執(zhí)，也要只標明屬實，或是不屬實，不能透露超過認證范圍之外的其他信息。

三、分析學歷學位認證對高校學籍檔案管理提出的基本要求

1.完整性

學生從入學到畢業(yè)的基本信息，都必須要完整體現在學籍檔案上，形成前后相接的鏈條，只有這樣才可以提供更為有效的參考和指引。首先，基本信息應當包括錄取名冊，以確認學生的姓名、學歷的層級、性質以及專業(yè)。其次，是學籍卡，主要是對學生的身份、相貌、家庭住址和入學前的基本情況進行比對，相片必須要正面且足夠清晰，在填寫學籍卡的時候應當盡可能保證手寫，保證姓名和身份證號碼與身份證上的數據相一致，如果姓名和身份有所改變，應當保存公安部門出示的證明材料。如果學生有轉專業(yè)的情況，也需要在學籍卡中說明情況，而且要在前后的專業(yè)班級中各自儲存。還有就是要記錄好考試成績和分數，在校成績能夠證明學生的知識掌握水平和程度，是判斷學生是否達到畢業(yè)要求的基本參考。以往計算機尚未普及時，學生考試成績也基本都登錄在學籍卡的背面，以方便后期的查找。但在信息技術應用的當下，同學可以直接在學信網上申請，把所有的成績一次性打印出來，同時也可以避免看到其他同學的成績，實現了對隱私的保護。如果學生出現了不及格情況，也需要注意登錄其補考成績。如果學籍有所變更，要登錄變更前后成績的具體細節(jié)，還要補充學籍變更的基本材料。另外，學籍變更的基本情況，包括轉學、退學、轉專業(yè)、開除學籍等，以上這些變更會讓信息的記錄變得更加復雜，學籍檔案鏈接也會形成不同的分支，所以一定要做好信息的分類整理，如個人申請、上級教育管理部門的批示、家長意見表格等。最后，是證書的發(fā)放，畢業(yè)證書的發(fā)放在個人檔案中的占比是尤為突出的，需要得到長期甚至是永久的保存。制作畢業(yè)證書的材料必須要精細優(yōu)良，凸顯出學生的姓名專業(yè)、證書編號、學位名稱，而且學校的鋼印要足夠清晰。如果學生有延期畢業(yè)的情況，在補領畢業(yè)證書的時候，也應當認真核對錄取名冊，分析其科目成績。

2.準確性

高校學籍檔案的記錄并不是由單個機構來完成的，往往會產生于不同的部門，須經多人之手，所以也必然會出現一些錯誤和誤差。例如，同一個人的姓名在錄取名冊、成績單或者是畢業(yè)證書簽名表中，就有可能出現同音不同字的問題。如果名字出現了誤差，那么同一個人的學籍檔案鏈接就會被中斷，其學歷認證也會受到一定的影響和限制。

除此之外，專業(yè)錯誤和方向錯誤也是影響學歷認證的主要原因之一，如果高校在招生時上報的專業(yè)是企業(yè)管理，錄取名冊上也與之相一致，但在教育實踐的時候，上級主管部門將原有的專業(yè)劃分為兩個方向，如經濟貿易和企業(yè)管理，并在畢業(yè)證的專欄寫上了經濟貿易，那么就很有可能影響學生的學歷認證。

3.方便性

學歷認證一般是以學生的姓名為起點，所以在積累和分類的時候也應當遵循這一規(guī)律，這樣可以省略許多不必要的步驟和流程。具體來講，要做好形式上的積累，保證學籍卡、畢業(yè)證簽名表等統一格式，按照一人一頁裝訂成冊，而且要留出備注欄，注明學籍變更，重視貸款這些特殊的情況。

在學生正式畢業(yè)之前，電子檔案應當做好保存和備份，防止出現丟失或遺漏，電子學籍也需要與紙質文件一同存檔。同時，很多高校都是按照學生畢業(yè)的年次來展開檔案整理，在編制檔案目錄的時候也需要把年級屆次、學歷層次、系以及專業(yè)的名稱詳細總結在案卷或者是文件標題中，無論是哪一年度整理的檔案，必須要保持前后一致，不能有過于明顯的變動或者是沖突，否則會影響信息的收集。

四、分析高校學籍檔案管理改革的方法

1.增強檔案管理意識

必須要進一步強化檔案意識，領導干部和學籍檔案管理人員應當提高責任感和使命感。這里所說的檔案意識，強調的是對檔案的性質、價值以及對檔案工作的認可，能夠有效推動后期各項實踐的穩(wěn)步落實。在很長一段時間內，高校檔案管理都處于較為邊緣化的狀態(tài)，不僅庫房簡陋，而且也沒有及時更新設備和軟件，隊伍建設也面臨著極大的人才缺口，這些問題都制約著檔案管理的有效落實。之所以會出現這些現象，主要原因就在于部分領導干部的檔案意識過于淺薄，不能真正認識到檔案整理對社會和個人的價值。因此，高校必須要做好思想和意識上的整頓，要提高檔案管理在整個工作中所占的比重，降低問題檔案產生的概率。

2.加速現代化發(fā)展

高校學籍檔案的數量巨大，直接與學生的社會發(fā)展相掛鉤，所以保存價值極高且利用頻繁，如果只是以手工檢查和整理為主，必然會產生許多疏漏和遺失，無法真正滿足數據增長的需求，甚至也有可能對檔案原件帶來一定的損壞。因此，高校檔案館必須要走現代化發(fā)展的道路，要更為積極地引進新技術，打造更為現代化的信息管理系統，配備觸控設備和識別設備，讓學生可以通過自助查詢或者是協助查詢等途徑，及時閱覽相應的學籍情況。由此一來，工作人員的負擔也會大大減輕，數據的保存會變得更加安全可靠。也就是說，現代化技術的引進能夠彌補工作人員在數量上的不足，可以提高工作效率。

3.做好隊伍建設

高校學籍檔案種類繁多，范圍廣闊，而且整理周期長，會跟隨學生的變化而有所調整，具有較為明顯的瑣碎性特點，牽涉到的細節(jié)問題十分復雜，所以也至少要配備1-2名專門人員來管理。但不可否認的是，高校檔案館隊伍的老齡化問題相對嚴重，存在著退多進少的窘境，檔案管理人員經常身兼數職，所以他們也很難把全部的身心都投入到學籍管理中，由此一來，業(yè)務工作的落實就難以得到真正的保障，無法提高數據的準確性和客觀性。

此外，學校之所以為檔案館分配相應的人才，主要原因在于這是必要的附加工作，并沒有真正的選拔專業(yè)人才，高學歷人才屈指可數。在新的歷史發(fā)展時期，高校也必須要加大人才招攬力度，要保證檔案管理人員有良好的外語能力，具備計算機操作素養(yǎng)，足夠年輕且有活力。檔案管理人員也需要主動參與學習，從傳統的模式中尋求改革和創(chuàng)新，摒棄舊的思想和意識，積極探索新方法，適應網絡化和信息化時代的轉變，提高計劃決策的質量，與其他部門展開溝通和交流，為學生提供有效的服務。同時，學校也應當保證兼職檔案隊伍具有穩(wěn)定性，很多院系的兼職檔案員業(yè)務本身就十分繁忙，他們并沒有接受專業(yè)的培訓和教育，所以更換的頻率也相對較高，人才流動性很強，有的檔案員甚至在剛接觸這一工作的時候就被調換到別的崗位。因此，各院、系也需要指派一些責任心較強的人員來負責這一工作，要讓兼職隊伍具有足夠的穩(wěn)定性和凝聚力。

五、結語

綜上所述，持續(xù)性推動高校學籍檔案管理工作的改革是合理且必要的舉動，這是提高學歷學位認證客觀的應有之策，也是保證人才評估準確性的有效措施。本文通過檔案意識的強化、現代化技術的引進、隊伍的升級幾個角度，論述了高校學籍檔案管理工作改革的方法，充分結合了學歷學位認證的基本流程，具有理論上的合理性與實踐上的可行性，能夠作為從業(yè)人員的參考依據。在未來，也要進一步培養(yǎng)檔案管理人員的法律意識和職業(yè)使命感。

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（作者單位：河南財經政法大學）