賈麗君

摘 要：人事檔案是高校開(kāi)展人力資源管理工作的重要依據(jù)，是研究并推動(dòng)高校未來(lái)發(fā)展的重要參考，更關(guān)乎著教師的切身利益。如何強(qiáng)化高校人事檔案管理工作的效率與質(zhì)量，是高校立足當(dāng)下、面向未來(lái)發(fā)展的一個(gè)重要課題，也是本文研究的核心內(nèi)容。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，對(duì)于高校人事檔案管理而言，如何結(jié)合信息化來(lái)創(chuàng)新發(fā)展，特別是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，勢(shì)必會(huì)成為今后高校人事檔案管理工作創(chuàng)新和發(fā)展的有效抓手，極具現(xiàn)實(shí)意義。然而，不可否認(rèn)的是，當(dāng)前高校人事檔案在數(shù)字化轉(zhuǎn)型的過(guò)程中，仍然面臨著一定的問(wèn)題，集中表現(xiàn)為環(huán)境條件不足、技術(shù)更新過(guò)快、安全性有待提升以及人員素質(zhì)不足等。本文在對(duì)高校人事檔案數(shù)字化實(shí)施背景及突出問(wèn)題簡(jiǎn)要概述的基礎(chǔ)上，著重提出高校人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展的具體策略。希望通過(guò)本文的研究，能夠形成有益借鑒與參考的同時(shí)，切實(shí)推動(dòng)高校人事檔案管理效率及質(zhì)量的提升。

關(guān)鍵詞：高校;人事檔案;數(shù)字化轉(zhuǎn)型;問(wèn)題;策略

對(duì)于高校來(lái)講，人事檔案管理工作尤為重要，關(guān)系到高校教師教學(xué)、教研、職稱評(píng)定，關(guān)系到教職工干部的考核及任用，關(guān)系到高校人力資源管理工作的效率及質(zhì)量。隨著我國(guó)高等教育改革的深化推進(jìn)以及高校的不斷發(fā)展，高校人事檔案管理工作取得一定的成績(jī)，集中表現(xiàn)在基礎(chǔ)性工作以及檔案隊(duì)伍建設(shè)當(dāng)中，檔案管理的意識(shí)也逐漸加強(qiáng)?？梢哉f(shuō)，注重并加強(qiáng)高校人事檔案管理，已成為普遍共識(shí)。但就高校人事檔案管理的現(xiàn)實(shí)情況來(lái)看，還存在一定的問(wèn)題，與時(shí)代發(fā)展要求和高校發(fā)展需要存在不小差距。特別是隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，高校必須要高度重視并切實(shí)做好人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型，建立網(wǎng)絡(luò)化、信息化的人事檔案管理平臺(tái)，突破傳統(tǒng)人事檔案工作的局限性，突破時(shí)空上的限制，創(chuàng)造更多有利條件，加強(qiáng)對(duì)人事檔案資源的管理和利用，更好地服務(wù)于高校人力資源的優(yōu)化發(fā)展。

一、高校人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的實(shí)施背景

結(jié)合傳統(tǒng)的高校人事檔案管理來(lái)看，檔案的信息化建設(shè)較為滯后，主要存在信息壟斷性過(guò)強(qiáng)，即針對(duì)檔案信息封閉式管理、信息傳遞與共享受限，影響信息的可靠性等。與此同時(shí)，查找起來(lái)也有諸多不便，調(diào)閱流程煩瑣，特別是有的高校仍然采用紙質(zhì)檔案。一方面，脆弱的紙質(zhì)材料使閱讀次數(shù)和方式受限，另一方面，也使得檔案管理及調(diào)閱的時(shí)空受限?？梢哉f(shuō)，傳統(tǒng)的高校人事檔案管理亟待革新，而面向數(shù)字化轉(zhuǎn)型，更是各方作用的必然結(jié)果，是迎合現(xiàn)實(shí)發(fā)展需要的必然選擇。

1.社會(huì)發(fā)展的需要

長(zhǎng)期以來(lái)，我國(guó)高校人事檔案管理主要包括兩大部分，一是政治生涯記錄，二是職業(yè)或?qū)W生生涯記錄?；谝陨蟽刹糠謨?nèi)容，來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)高校在校師生信息的記錄與管理，既要保證個(gè)人信息的安全，又要在維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定方面發(fā)揮積極作用。

隨著我國(guó)社會(huì)的不斷發(fā)展，特別是改革開(kāi)放后國(guó)外資本的涌入，民營(yíng)企業(yè)數(shù)量的極速發(fā)展，跨區(qū)域就業(yè)和人員流動(dòng)大大增加。在此過(guò)程中，由于法律上并未賦予企業(yè)可轉(zhuǎn)移與保管人事檔案的權(quán)利，也就直接導(dǎo)致求職者與人事檔案分離。在這樣的情況下，為更好地滿足社會(huì)發(fā)展的需要，就必須要盡早建立起科學(xué)、完善的數(shù)字化人事檔案管理體系。

2.政策變化的推動(dòng)

隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)以及經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，特別是在改革開(kāi)放浪潮的推動(dòng)之下，適應(yīng)發(fā)展形勢(shì)所提出的信息化與數(shù)據(jù)化建設(shè)的系列政策，對(duì)于我國(guó)人事檔案管理工作的影響是深刻且深遠(yuǎn)的。長(zhǎng)期以來(lái)，我國(guó)提出了一系列的人事檔案制度及改革政策，不斷創(chuàng)新與改革人事檔案管理的同時(shí)，使其更加適應(yīng)于政治、經(jīng)濟(jì)發(fā)展的實(shí)際和需求。特別是雇員制的提出，更是有效避免了人員流動(dòng)檔案頻繁變更等現(xiàn)象和問(wèn)題的出現(xiàn)。

新時(shí)期，隨著國(guó)家人事制度的不斷變化，人事檔案管理也需要強(qiáng)化改革，改變傳統(tǒng)的管理方式，著力推動(dòng)數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展，以此來(lái)更好地適應(yīng)政策需要，把握時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)。

3.技術(shù)創(chuàng)新的支撐

科學(xué)技術(shù)的創(chuàng)新發(fā)展與應(yīng)用推廣，已然成為各行業(yè)、各領(lǐng)域發(fā)展的一個(gè)重要驅(qū)動(dòng)。對(duì)于高校人事檔案管理而言，傳統(tǒng)的紙質(zhì)方式不僅增加了工作人員的負(fù)擔(dān)，還難以提升檔案管理效率。因此，高校人事檔案管理必須要推動(dòng)網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，促進(jìn)檔案管理工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展。在此過(guò)程當(dāng)中，信息技術(shù)以及大數(shù)據(jù)技術(shù)的創(chuàng)新發(fā)展，能夠?yàn)楦咝Ｈ耸聶n案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展提供強(qiáng)有力的技術(shù)支撐。由此，也使得高校人事檔案管理工作真正實(shí)現(xiàn)了“減負(fù)增效”的目的，有助于進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)高校人事檔案服務(wù)功能的創(chuàng)新及優(yōu)化。

4.人事制度的要求

上述三點(diǎn)是結(jié)合校外背景進(jìn)行分析，而高校內(nèi)部也同樣具備實(shí)施人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展的背景需要，特別是近年來(lái)高校教育改革背景下，人事制度的改革與完善。在高校不斷推動(dòng)人員編制制度、加強(qiáng)高層人員管理力度，推行聘用制與構(gòu)建合理有效人員流動(dòng)管理機(jī)制的背景下，人事制度所發(fā)生的系列變化，也對(duì)高校的人事檔案管理工作提出了更高層次的要求?？梢哉f(shuō)，人事制度的改革，勢(shì)必影響人事檔案管理制度。為此，實(shí)施人事檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，則是適應(yīng)人事制度改革要求和時(shí)代發(fā)展需求的必然選擇與有效選擇。

二、高校人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的問(wèn)題

如今，越來(lái)越多的高校都在積極探索人事檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展，基于探索與實(shí)踐也取得了一定的發(fā)展成效。總體來(lái)看，在向著預(yù)期的方向發(fā)展。但是，由于仍然處于起步階段，在探索與嘗試的過(guò)程中，也出現(xiàn)了一些比較突出的問(wèn)題。

1.人事檔案數(shù)字化保存環(huán)境要求嚴(yán)格

傳統(tǒng)高校人事檔案管理中，主要針對(duì)紙質(zhì)材料進(jìn)行管理，紙質(zhì)材料的保存環(huán)境比較嚴(yán)格，很容易受到外部環(huán)境的影響，而且保存的年限也較短，是人事檔案管理工作的一個(gè)難點(diǎn)。新時(shí)期，在探索與推動(dòng)高校人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展的過(guò)程中，檔案信息主要以數(shù)據(jù)的形式保存，以U盤(pán)、光盤(pán)等作為主要的存儲(chǔ)介質(zhì)。雖然這些新型的存儲(chǔ)介質(zhì)具有更小的體積以及更大的容量，總體存儲(chǔ)壽命也較長(zhǎng)，但問(wèn)題也依然存在，特別是有些存儲(chǔ)介質(zhì)壽命不穩(wěn)定，一旦發(fā)生介質(zhì)損壞、丟失或者是誤操作刪除等情況，勢(shì)必會(huì)造成更大的影響和損失。

2.人事檔案數(shù)字化技術(shù)發(fā)展過(guò)快

在新時(shí)期高校人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展過(guò)程中，享受技術(shù)發(fā)展所帶來(lái)的諸多便利，同時(shí)也要承擔(dān)技術(shù)發(fā)展過(guò)快的壓力，面臨與之而來(lái)的問(wèn)題。具體來(lái)講，信息化、數(shù)字化技術(shù)以過(guò)快速度發(fā)展，就容易出現(xiàn)很多不協(xié)調(diào)、不匹配的問(wèn)題，如計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)與存儲(chǔ)軟件的不協(xié)調(diào)等，導(dǎo)致人事檔案信息無(wú)法被存儲(chǔ)或讀取，阻礙日常工作的有序進(jìn)行。

3.人事檔案數(shù)字化安全性難保障

高校人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展，極大程度上打破了傳統(tǒng)檔案管理的時(shí)空限制，但也帶來(lái)了安全威脅甚至是安全問(wèn)題的出現(xiàn)。為更好地推動(dòng)與勝任高校人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展，就必須要具備良好的信息化、數(shù)字化素養(yǎng)，特別是要具備足夠的安全意識(shí)與網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，做到有效防護(hù)，避免木馬等病毒和黑客的攻擊，否則很容易導(dǎo)致檔案信息被泄露。另外，還有一些管理人員由于操作不規(guī)范、備份不及時(shí)等，導(dǎo)致人事檔案信息數(shù)據(jù)丟失情況時(shí)有發(fā)生，這也是一個(gè)比較突出的問(wèn)題。

4.人事檔案數(shù)字化管理人員素養(yǎng)不足

高校人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型是否能夠順利且有效推進(jìn)和實(shí)現(xiàn)，歸根結(jié)底還是要看管理人員素養(yǎng)的高低。不可否認(rèn)的是，由于我國(guó)高校人事檔案館數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展起步較晚，相關(guān)理論研究和實(shí)踐探索不夠深入，很多管理人員還難以盡快深入掌握與適應(yīng)新型的管理模式，導(dǎo)致當(dāng)前人事檔案管理人員的總體素養(yǎng)不足。

具體來(lái)講，有些高校人事檔案管理人員雖然具備了較高的專業(yè)知識(shí)，但是計(jì)算機(jī)技術(shù)及其有關(guān)操作的知識(shí)掌握并不到位。一支數(shù)量充足、素質(zhì)優(yōu)良的高校人事檔案管理人員隊(duì)伍的建設(shè)與形成，還需要持續(xù)投入與長(zhǎng)期的關(guān)注，并非一朝一夕就能夠?qū)崿F(xiàn)的，更何況現(xiàn)階段人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展仍處于起步和探索嘗試的階段，可以說(shuō)任重而道遠(yuǎn)。

三、高校人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的策略

新時(shí)期，高校人事檔案數(shù)字化建設(shè)已然成為每一位人事檔案工作者所必須認(rèn)真面對(duì)與解決的課題。受各高校發(fā)展程度、重視程度等不同，高校人事檔案管理的發(fā)展參差不齊，著力解決現(xiàn)階段出現(xiàn)的突出問(wèn)題，是極具現(xiàn)實(shí)價(jià)值的重要舉措。

1.鑒定先行，確保質(zhì)量

在高校人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型過(guò)程中，借助信息化、數(shù)字化技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)海量數(shù)據(jù)的處理，但是數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展的過(guò)程并不意味著不用考慮數(shù)據(jù)信息本身所存在的價(jià)值而盲目開(kāi)展工作，要秉持“鑒定先行”的方法，以此來(lái)確保高校人事檔案數(shù)字化質(zhì)量的實(shí)現(xiàn)與提升。也就是說(shuō)，要科學(xué)圈定優(yōu)先檔案數(shù)字化的范圍，剔除那些重復(fù)與無(wú)用的檔案數(shù)據(jù)信息。

第一，要堅(jiān)持優(yōu)先原則。即對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，綜合檔案利用頻次，優(yōu)先對(duì)重復(fù)利用高的常用檔案進(jìn)行鑒定與數(shù)字化處理。

第二，要堅(jiān)持反映原貌原則。對(duì)檔案信息進(jìn)行精確提煉，本著嚴(yán)謹(jǐn)和負(fù)責(zé)的態(tài)度，對(duì)原本臃腫龐雜的案卷，剔除重復(fù)或無(wú)用的部分，留下更能夠反映真實(shí)情況的文件。

第三，要堅(jiān)持系統(tǒng)分析原則。注重檔案文件的系統(tǒng)性與完整性，不可孤立抽取個(gè)別重要文件進(jìn)行數(shù)字化處理，而導(dǎo)致內(nèi)在聯(lián)系的斷裂缺失。

第四，要堅(jiān)持成本控制原則。要善于統(tǒng)籌資源，同時(shí)，實(shí)施分級(jí)分工式的檔案文件收集、整理、鑒定、歸檔等，避免重復(fù)數(shù)字化處理的無(wú)效勞動(dòng)，實(shí)現(xiàn)低投入高產(chǎn)出。

2.合理選擇，強(qiáng)化服務(wù)

合理選擇主要指的是對(duì)數(shù)字化檔案的載體及操作系統(tǒng)的合理選擇。首先，數(shù)字化檔案載體直接決定了檔案信息保存的時(shí)間長(zhǎng)度以及安全程度，因此要科學(xué)、客觀選擇適合高校人事檔案存儲(chǔ)的載體，考慮安全性以及時(shí)間問(wèn)題，可以選擇多種載體并重并舉的方式，即光盤(pán)、U盤(pán)、系統(tǒng)平臺(tái)以及云存儲(chǔ)等多種載體相結(jié)合。其次，在數(shù)字化檔案操作系統(tǒng)選擇過(guò)程中特別要考慮到以下兩點(diǎn)：一是系統(tǒng)技術(shù)要先進(jìn)，特別是要確保檔案信息讀寫(xiě)不受影響，有著良好的智能化與人性化功能特征;二是要考慮系統(tǒng)是否安全，不受木馬等病毒侵襲，能夠確保人事檔案信息的完整。當(dāng)然，除了上述軟件方面因素的考量外，相關(guān)硬件設(shè)施的選擇也同樣重要。對(duì)此，高校要加強(qiáng)投入，確保系統(tǒng)硬件設(shè)備的先進(jìn)實(shí)用以及完好無(wú)損。

3.優(yōu)化流程，提升效率

在當(dāng)前高校人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展過(guò)程中，必須要從整個(gè)工作流程進(jìn)行系統(tǒng)分析，注重流程的優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化配置，達(dá)到控制時(shí)間與經(jīng)濟(jì)成本的同時(shí)，進(jìn)一步提升檔案數(shù)字化的效率與質(zhì)量。

比如，在技術(shù)管理層面，要抓住文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)錄入、檔案鑒定以及全文數(shù)字化等環(huán)節(jié)，著力于打造流水線式的作業(yè)方式，實(shí)施集中化辦公。另外，需要特別強(qiáng)調(diào)的是，伴隨著新時(shí)期對(duì)人事檔案利用需求越來(lái)越高，高校人事檔案管理要做到保密的同時(shí)，還要做到隨時(shí)共享。一方面，國(guó)家應(yīng)加強(qiáng)檔案保密立法工作，制定嚴(yán)格的人事檔案管理制度，以此來(lái)保證安全性;另一方面，要進(jìn)一步完善數(shù)字化人事檔案管理的制度，特別是要對(duì)相關(guān)管理部門責(zé)任進(jìn)行細(xì)化。同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)人事檔案信息的劃分，制定安全信息的保密級(jí)別，實(shí)施不同級(jí)別的保密措施，對(duì)不需要或需要以及極其需要保密的人事檔案進(jìn)行分類管理與保存等。

4.安全保密，有效防范

數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展下，高校人事檔案的儲(chǔ)存和利用都不可避免面臨著安全與保密問(wèn)題的考驗(yàn)。由于檔案的不可再生性，使得保護(hù)檔案在任何時(shí)間都處于安全的狀態(tài)十分重要。數(shù)字化文件所依賴的軟件及硬件更新?lián)Q代較快，加上數(shù)字化檔案相較于紙質(zhì)檔案更容易被修改和復(fù)制等，所以給數(shù)字化檔案的保護(hù)造成一定影響。傳統(tǒng)館藏檔案都保存于一個(gè)地方，這樣雖然管理和利用起來(lái)比較方便，但是安全性遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足。對(duì)此，在具體工作實(shí)踐的過(guò)程中，要結(jié)合不同數(shù)據(jù)來(lái)選擇不同載體并進(jìn)行脫機(jī)存儲(chǔ)，具體可以選用光盤(pán)、服務(wù)器備份等多種方式相結(jié)合的辦法來(lái)保存檔案信息。另外，還可以采用“異地備份”等存儲(chǔ)方式，對(duì)于那些特別重要的電子文件，還要實(shí)施異質(zhì)備份。

5.提升素養(yǎng)，培育人才

為了進(jìn)一步推動(dòng)及確保高校人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展，歸根結(jié)底還是要切實(shí)做好人員素養(yǎng)提升以及人才培育工作。需要認(rèn)清的是，數(shù)字化轉(zhuǎn)型減輕了管理人員的工作壓力，但與此同時(shí)也提出了新的要求。管理人員不僅要有專業(yè)的檔案管理知識(shí)，還要具備良好的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)和能力。高校人事檔案數(shù)字化管理人員必須能夠熟悉操作管理系統(tǒng)及軟件應(yīng)用，具備良好的安全意識(shí)和規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的能力，在完成日常檔案收集與歸類任務(wù)的同時(shí)，及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行備份與保存，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并利用殺毒軟件進(jìn)行處理。高校只有加強(qiáng)人事檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，著力于管理人員素質(zhì)水平的提升，確保人才培育的質(zhì)量，才能更好地為高校人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展貢獻(xiàn)更多的力量與智慧。

總而言之，高校人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型是大勢(shì)所趨，必須要予以充分重視和深入探索。要找準(zhǔn)當(dāng)前高校人事檔案管理中的主要問(wèn)題，創(chuàng)新有效的策略，切實(shí)推進(jìn)人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型。本文較全面地概括與指明了高校人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的策略方法，在今后工作中，應(yīng)開(kāi)展更為深入的研究與探索，以更好地服務(wù)于高校人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

參考文獻(xiàn)：

[1]吳彧一，王 爽.高校人事檔案管理實(shí)務(wù)與創(chuàng)新[M].延邊大學(xué)出版社，2021

[2]高小麗.高校人事檔案管理研究與實(shí)踐[M].東北師范大學(xué)出版社，2019

[3]陳媛華.大數(shù)據(jù)時(shí)代的高校人事檔案管理創(chuàng)新[M].四川大學(xué)出版社，2015

[4]楊 琛.做好高校人事檔案管理關(guān)鍵在“內(nèi)功”[N].中國(guó)檔案報(bào)，2015

[5]辛 華，劉曉萌.高校人事檔案管理信息化建設(shè)的價(jià)值分析[J].信息記錄材料，2021

[6]孫曉旭，杜 倩.新形勢(shì)下高校人事檔案管理的利用途徑[J].人才資源開(kāi)發(fā)，2021

[7]陳媛華.高校人事檔案管理數(shù)字化實(shí)現(xiàn)的價(jià)值邏輯、條件與機(jī)制[J].樂(lè)山師范學(xué)院學(xué)報(bào)，2020

[8]柴 瑞.數(shù)字化檔案背景下高校人事檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)提升[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019

（作者單位：湖南科技學(xué)院）