包昉
摘要:企業(yè)預算管理是企業(yè)組織管理工作中一項至關重要的方法。對于預算而言,企業(yè)預算管理是資源配置的工具與表現形式,也是資源配置的過程和操作模式。對于現代企業(yè)而言,通過實施全面預算管理,可使企業(yè)規(guī)范化管理水平得到有效提高。與此同時,在信息化時代背景下,企業(yè)預算管理工作挑戰(zhàn)與機遇并存,在遇到某些問題時,也迎來了信息化建設發(fā)展的重大機遇。因此,文章在分析全面預算管理相關特征、意義的前提下,對全面預算管理問題展開論述,然后提出一些信息化建設建議,希望以此全面提高企業(yè)預算管理信息化建設工作的質效。
關鍵詞:信息化時代;企業(yè)預算管理;特征;意義;問題;必要性;信息化建設
近些年來,社會經濟飛速發(fā)展,國內各行各業(yè)均呈現出蓬勃發(fā)展的趨勢。對于現代企業(yè)來說,想要提高自身經營管理水平,就必須做好預算管理工作。以企業(yè)全面預算管理為例,要想盡早實現組織目標,就需要以投入為基礎,腳踏實地,在資源配置環(huán)節(jié)做好預算管理工作。與此同時,在企業(yè)管理系統視角之下,將預算納入到企業(yè)戰(zhàn)略與經營目標中,確保預算管理的科學性。然而,值得注意的是,一些企業(yè)在執(zhí)行全面預算管理工作期間仍存在較多有待解決的問題,如相關工作人員預算管理意識薄弱、全面預算編制準確性有待提升、預算執(zhí)行和控制缺乏有效監(jiān)管等。為了解決這些問題,提高企業(yè)預算管理工作的效率及質量,本文圍繞“信息化時代的企業(yè)預算管理”進行分析,探究其價值和意義。
一、全面預算管理的特征與意義
(一)特征
1.全面性特征。對于全面預算管理而言,其全面性特征是指全面預算管理關聯企業(yè)中的各個部門,企業(yè)內部全體工作人員共同參與,做好預算編制、執(zhí)行、控制、考核分析工作,與此同時做好業(yè)務、投資、融資、財務預算工作,使全面預算管理全員參與、全方位控制管理的目標得到有效實現。
2.機制性特征。在做好企業(yè)預算管理的前提下,讓企業(yè)本身的管理效率、質量得以提高。更為關鍵的是,全面預算管理并非一種臨時性、分散性的方法,而是具有鮮明的機制性特征,通過樹立以市場為主導的基本原則,對價格機制、競爭機制、供求機制充分考慮,以此確保全面預算管理工作的實施有章可循、有據可依。
3.系統性特征。全面預算管理的系統性特征可從兩大層面進行論述,一方面,從橫向系統性層面分析,即基于工作內容基礎上,企業(yè)內部各部門之間存在一定聯系,倘若某個部門預算目標未能按時完成,其他相關部門的預算工作也將遭遇負面影響。另一方面,從縱向系統性層面分析,即將預算編制、執(zhí)行、獎懲、考核等集為一體,有效構建系統全面的預算管理體系,其中各環(huán)節(jié)存在緊密聯系,只有保證每一個環(huán)節(jié)預算工作落實到位,才能使全面預算管理的剛性得到有效增強。
(二)意義
由企業(yè)來看,全面預算管理不僅具有十分突出的特征,實施意義也非常重大,總的來說,其意義具體表現在以下方面:
1.有助于增強企業(yè)的戰(zhàn)略管理層次性及能力。在進行全面預算管理期間,對企業(yè)處于某一個時間節(jié)點的戰(zhàn)略目標實施分解處理,再通過預算指標方法的應用,對企業(yè)戰(zhàn)略目標進行分解,分解至每一個部門及人員,而相關部門及工作人員則以工作任務為依據,完成相應的工作,使企業(yè)戰(zhàn)略管理目標量化及固化,從而讓企業(yè)總體的戰(zhàn)略目標得以實現。
2.能夠讓企業(yè)資源得以合理科學配置。針對企業(yè)某一時期的戰(zhàn)略目標,采取全面預算管理的方式進行分解,能夠使各部門之間的溝通協調能力得到有效提升,使各部門在資源層面的差異性需求得到有效滿足,在企業(yè)有限的資金得到合理安排的條件下,使企業(yè)資源的利用效率提高,進一步減少企業(yè)資源的浪費。
3.有助于降低企業(yè)生產經營風險。對于現代企業(yè)而言,可以將全面預算管理作為基礎條件,全面預測企業(yè)經營管理、市場行情,然后針對企業(yè)在某時間節(jié)點的財務情況、經營情況進行科學評估。對于企業(yè)管理者來說,能夠及時發(fā)現生產經營期間潛在的風險問題,并針對這些問題及時提出防范措施,這樣才能夠最大限度地降低企業(yè)生產經營損失。
二、企業(yè)全面預算管理工作存在的問題分析
如前所述,全面預算管理不僅特征鮮明,其意義也有不同體現,但目前部分企業(yè)在落實、貫徹全面預算管理過程中存在問題。
(一)相關工作人員的預算管理意識薄弱
對于預算責任主體來說,大多都認為“預算編制只是財務部門的工作”,缺少參與預算管理工作的意識,積極性有待提升。值得注意的是,對于全面預算管理而言,它是全方位、全過程,且需企業(yè)內部全體員工積極主動參與的一項工作,且此項工作與企業(yè)的經營管理戰(zhàn)略目標之間密切相關。如果相關工作人員的預算管理意識薄弱,則難以發(fā)揮全面預算管理工作的作用,從而使全面預算管理工作流于形式,缺乏實效性,難以帶動企業(yè)長遠、穩(wěn)定發(fā)展。
(二)全面預算編制準確性有待提升
從企業(yè)層面分析,因為預算管理基礎比較薄弱,這在一定程度上影響了工作進展,加之市場因素具有多變性,進而使預算指標和現實數據嚴重偏離。與此同時,從客觀層面分析,預算管理能夠促使企業(yè)管理水平在一定程度上有所提升,但需具備一定的條件,即確保企業(yè)經營管理中的每一個環(huán)節(jié)均能夠體現出制度化、規(guī)范化的特點。然而,由于企業(yè)經營管理易受到市場可變因素的影響,在實際經營管理工作中易出現前瞻性不足的情況,難以針對出現的問題提出有效對策,進而導致相關項目預算編制的準確性難以得到有效保證,最終影響企業(yè)全面預算管理工作的質量效益。
(三)預算執(zhí)行和控制缺乏有效監(jiān)管
企業(yè)在預算執(zhí)行與控制工作開展過程中,較為突出的問題便是缺乏有效監(jiān)管。一方面,若預算執(zhí)行控制流程不夠明確,在監(jiān)控措施不合理、不科學的情況下,加上預警機制不完善,會使其控制效果難以得到有效提升,預算編制和執(zhí)行脫節(jié),難以體現兩者之間的關聯性。另一方面,部分預算責任主體存在對本部門業(yè)務的預算執(zhí)行情況不甚了解的情況,加之信息具有一定的滯后性,使得部門所登記的預算執(zhí)行數據與財務數據不相符,在部門負責人接收到一些不完善性的信息、錯誤信息時,會干擾領導層作出正確決策。另外,部分預算責任主體對于預算分析的參與度不夠,并未對預算問題展開深入研究;對于相關質量改進方案缺乏有效的追蹤反饋,只是利用預算數據與相關財務數據進行簡單對比分析,預算管理工作存在的問題未得到及時反饋,使預算管理工作質量改進方案在落實環(huán)節(jié)出現滯后、無效的情況。
(四)預算數據共享平臺支持不足
受預算數據共享平臺支持力度不夠影響,預算責任部門中鑒于預算編制、匯總等相關的工作量有所增加。而對預算管理工作人員來說,數據收集、審核及匯總等工作環(huán)節(jié)需花費較多的時間及精力,且預算數據易出現混亂,進一步降低工作效率及質量。與此同時,預算管理涉及的環(huán)節(jié)較多,如上報、審批、下發(fā)等,若缺少預算數據共享平臺的支持,則會使各環(huán)節(jié)之間缺乏有效溝通,從而使整體管理工作效率及質量難以得到有效提升。
(五)預算控制及考評機制不夠完善
基于目前層面分析,一些企業(yè)在開展全面預算管理工作過程中,存在預算控制及考評機制明顯不完善,且兩者之間的關聯性不強。同時,部分企業(yè)存在“重編制輕執(zhí)行”的狀況,對執(zhí)行后產生的結果沒有實施及時有效的評估,或者預算考評制度缺乏,加之部分機構、個人在預算執(zhí)行方面缺少相應的激勵機制,從而導致預算控制、考評機制等相關工作流于形式,缺乏實效性,使預算管理成效難以得到有效提升,進而使預算管理的權威性及嚴肅性嚴重弱化。
三、企業(yè)預算管理信息化建設的具體策略分析
由于企業(yè)全面預算管理工作現存問題較多,為了防止相關問題的出現,結合新形勢下信息化技術的發(fā)展狀況,要樹立信息化建設意識及目標,做好企業(yè)全面預算管理信息化建設工作。結合多年的實踐工作經驗,發(fā)現企業(yè)全面預算管理信息化建設工作的開展對于企業(yè)而言至關重要,既可以確保全面預算編制的效率及質量得到有效提升,又能夠使全面預算管理工作的規(guī)范化及標準化程度得到有效加強;此外,還可以對預算執(zhí)行情況進行實時有效監(jiān)控,進而使全面預算分析能力得到有效提高。
(一)構建全面預算管理體系
以企業(yè)管理要求為參照,對全面預算管理體系加以創(chuàng)新,創(chuàng)建覆蓋全級次、全業(yè)務的全面預算管理系統,讓各項管理要求均得以滿足。要注意的是,在構建與企業(yè)具體現狀相符且合理科學的信息化平臺系統過程中,最重要的前提是需對預算信息化系統的集成進行強化,確保該系統和企業(yè)的其他系統之間能夠實現互聯互通,包括企業(yè)的財務系統、人資系統、資金系統及供應鏈系統等,在數據交互目標得到有效實現的基礎上,對上層起到支撐作用,對下層則發(fā)揮出源頭追溯的作用。除此之外,全面預算管理體系構建期間,需明確體系相關的內容,如全面預算管理辦法、預算管理實施細則等。還需要對費用歸口管理制度、預算審核標準及預算編制模板設計等內容加以明確,確保所有內容詳盡完善。
(二)預算在線編報共享目標的實現
在預算在線編報共享目標得到有效實現的基礎上,能夠使全面預算編制所需的時間縮短,數據共享,并提升工作質量、效率。同時,在業(yè)務模型、數據格式、報表要求等統一的前提下,將業(yè)務預算作為基點,然后以業(yè)務流程為依據,能夠在平臺上構建完善的業(yè)務邏輯。對于相關預算責任主體而言,可由預算編制員對歷年具體數據進行查詢,實現科學化的業(yè)務預算編制。需要以業(yè)務、財務二者間具有的邏輯關系作參照,應用會計語言,并參照業(yè)務預算,自主獲得預算財務報表,進一步確保在線預算上報目標得以實現。而系統則能夠以預先設置好的規(guī)則為依據,使逐級自動計算與匯總的目標得到有效實現。自主把各大責任主體歸總到單戶公司,單戶公司歸總到集團公司,歸口管理部門則主要負責相關審核工作,由財務部門做好綜合評估??傊?,在實現預算在線編報共享目標的基礎上,可提高預算精細化水平,確保業(yè)財融合的效果獲得全面提升。
(三)預算管理控制模式的合理選擇
對于全面預算管理信息化來說,其控制模式多樣化,包括剛性控制、柔性控制、剛柔結合控制這三大類。企業(yè)需要參照管理的相關需求、特點,合理科學地選擇控制模式。與此同時,對控制規(guī)則進行靈活、快速、及時地調整,保證與預算管理、企業(yè)管理等方面的需求相符。需要把預算系統、網上費用報銷系統總體的優(yōu)勢充分合理地發(fā)揮出來,針對費用報銷、人工成本、借款等報賬模塊進行合理設置,相關工作人員可通過網絡進行報銷單據的填寫,嚴格遵循相應的審批流程,把預算額度預警、提示等相關的功能當作前提,使費用支出中的關鍵環(huán)節(jié)得到控制。在經濟業(yè)務的發(fā)生前期,需要在預算系統中全方位地反映出賬務核算單位系統的各項數據,并體現出預算執(zhí)行總體的進度,使事前控制效果得到有效提升。在經濟業(yè)務發(fā)生的情況下,規(guī)范審批流程,嚴格預算校驗、檢查,系統要落實、貫徹柔性預算控制或者是剛性預算控制模式。在經濟業(yè)務中,應用項目核算關系定義相應關系,使系統能夠自主對各項數據進行核查,判斷有無超預算情況出現,以此使事后控制效果得到有效提升。
(四)多維預算分析需求得以滿足
應用全面預算管理信息化系統,以獲得系統相關信息,使多維度預算執(zhí)行情況分析需求得到有效滿足。與此同時,基于全面預算信息化系統,對多維度預算分析模板進行設計,可以獲得全面預算分析報表,再對比研究分析預算數據與實際數據間存在的差異,滿足各項管理需求。另外,對于預算信息化系統而言,可以參照相應的視角維度,獲得相應的分析報表,并應用圖表進行數據分析,使企業(yè)經營決策者能夠從多層面對企業(yè)內部財務數據詳細把控,并對預算執(zhí)行情況進行充分了解,進一步使經營決策的合理性及科學性得到有效提升。
四、結語
綜上所述,開展企業(yè)全面預算管理工作非常有意義,但此項工作仍存在一些有待解決的問題,因此需樹立信息化建設意識,以信息化為基礎,構建全面預算管理體系,實現預算在線編報共享目標,合理選擇預算管理控制模式,使多維預算分析需求得到有效滿足,對預算考核評價方法加以優(yōu)化,在提升企業(yè)全面預算管理信息化建設工作效率及質量的基礎上,有效實現現代企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的目標。
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(作者單位:沈陽機床股份有限公司)