張雨竹 劉冰

【摘? 要】財務共享是在數字化、智能化技術的基礎上發(fā)展而來的新型財務管理方式。在企事業(yè)單位的財務管理工作體系中，通過構建財務共享體系，能夠實現財務信息的全面整合，在有效提升財務管理工作水平的基礎上，充分發(fā)揮財務管理在內部控制體系中的作用。論文在簡要分析相關概念的基礎上，梳理了財務共享體系下會計電子檔案管理的優(yōu)化方向，提出了管理工作的優(yōu)化路徑，以此為相關工作的開展提供參考，為提升財務共享體系的運行水平發(fā)揮積極的促進作用。

【關鍵詞】財務共享;會計電子檔案;管理優(yōu)化

【中圖分類號】F275;G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻標志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2022）07-0037-03

1 引言

會計電子檔案在企事業(yè)單位的財務管理工作中占有重要地位，是財務分析工作開展的重要依據。在新時期財務共享模式廣泛推廣的背景下，對會計電子檔案管理工作提出了更高的要求，要求對檔案管理模式進行全方位變革，全面融入財務共享體系，確保財務共享平臺能夠高效運行。因此，從這個角度來看，優(yōu)化會計電子檔案管理模式，提高檔案管理效能，是優(yōu)化企事業(yè)單位財務管理工作的必然要求。

2 相關概念簡述

2.1 財務共享概述

2.1.1 財務共享的概念

財務共享是財務共享服務中心運行模式的簡稱，是利用信息網絡、云數據技術作為支撐，將企事業(yè)單位所屬分支機構、辦事部門等分散組織的財務工作納入集中管理平臺，由中心進行全面處理并將處理結果實時反饋至對應部門，以有效提升財務管理運行效率和智慧化水平的新型財務運行模式。財務共享已經成為當前復雜結構的企事業(yè)單位財務管理體系轉變的主要形式，也是財務管理朝向體系化、智能化方向發(fā)展的重要實現形式。

2.1.2 財務共享的運行特征

首先，財務共享是在傳統(tǒng)財務管理工作基礎上的升級，同時，與傳統(tǒng)財務管理有所區(qū)別。相較于傳統(tǒng)的財務管理模式，財務共享服務中心的建設和運行能夠提升財務管理工作效率，降低財務人員的人均財務處理費用，減少業(yè)務管理中的非必要支出，有效降低整體運營成本[1]。其次，財務共享服務中心的運行以數據化和智能化技術為基礎，通過對財務數據的深層次分析，能夠更為準確地評估各個系統(tǒng)的財務運行狀況，同時，為相關機構推送財務信息，更好地提升財務管理水平。再次，財務共享服務中心的建設和運行，能夠推動企事業(yè)單位財務工作由傳統(tǒng)的分散式管理朝向集中式方向轉變，推動財務工作由管理模式轉變?yōu)榉漳Ｊ?，提升單位的財務風險控制水平，為內部控制優(yōu)化奠定良好基礎。最后，對于部分企事業(yè)單位而言，在滿足財務保密要求和遵守法律法規(guī)的前提下，財務共享服務中心能夠向外界提供整合后的商業(yè)化財務服務，拓展收入來源，實現企事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

2.2 會計電子檔案概述

2.2.1 會計檔案的定義和內容

會計檔案是對企事業(yè)單位等主體財務運行中入檔內容的統(tǒng)稱，主要包括會計憑證、會計賬簿及財務報告等。具體來說，會計檔案是記錄和反映企事業(yè)單位經濟業(yè)務發(fā)生情況的重要史料和證據，是對過往經濟活動進行核查、分析的基本依據。會計檔案管理工作的開展應當遵循《會計檔案管理辦法》的基本要求，對具體內容進行分類管理[2]。當前，在會計檔案管理體系中，會計憑證類檔案及移交清冊需要保管30年，部分會計報告和其他資料則需要保管10年或永久保存。其中，半年度、季度、月度會計報告和會計檔案保管清冊等，需要紙質留檔。

2.2.2 會計電子檔案的定義和內容

會計電子檔案與傳統(tǒng)會計檔案的保管內容既有所交叉，又有諸多方面的不同之處。會計電子檔案的保存由計算機、數據庫等技術支持，包括文字、圖表等多種形式，涵蓋更為廣泛的內容并記錄更為詳細的事項。目前，多數企業(yè)開展會計電子檔案管理，主要包括會計憑證、會計賬簿、財務報告等會計資料。與傳統(tǒng)檔案不同，會計電子檔案主要來源于ERP系統(tǒng)、金稅系統(tǒng)、報銷系統(tǒng)、票據系統(tǒng)、OA系統(tǒng)、報表系統(tǒng)和現有檔案管理系統(tǒng)，歸檔形式包括電子和紙質兩種方式。會計電子檔案管理是會計檔案電子化、數字化的重要形式，也是構建財務共享平臺的重要基礎。

2.2.3 會計電子檔案的應用優(yōu)勢

會計電子檔案依托網絡和數字運行模式，從根本上改變了紙質檔案管理方式，在企事業(yè)單位的財務管理體系中具有多方面的應用優(yōu)勢：首先，電子檔案的應用，能夠減少紙質檔案管理模式中對辦公耗材和檔案存儲空間的占用，能夠優(yōu)化檔案整理、歸檔、入庫、轉移和利用等環(huán)節(jié)的運行方式，減少檔案管理資源浪費，降低檔案管理成本;其次，應用會計電子檔案管理模式，能夠基于大數據技術和檢索技術，更為精準地獲取所需的檔案信息，提升單位業(yè)務部門與財務系統(tǒng)之間的信息交互效率，提升財務共享水平，推動財務管理朝向智慧化方向發(fā)展[3];最后，會計電子檔案的應用，能夠基于大數據和人工智能技術，對檔案數據進行深層次分析，深度挖掘信息價值，為業(yè)務決策和具體實施提供參考，有效規(guī)避項目運營風險，提升企業(yè)財務風險控制和內部控制水平。

3 財務共享體系下會計電子檔案管理的優(yōu)化方向

3.1 檔案數據采集的優(yōu)化

財務共享體系的運行以財務數據的全面采集為基礎，會計電子檔案是數據收集的基本組成部分，直接影響數據處理結果的準確性。在此背景下，會計電子檔案數據采集的優(yōu)化，需要從以下幾個方面著手：一是根據財務共享平臺的運行要求，合理確定檔案采集范圍，既要避免采集不夠全面，對財務共享體系的正常運行產生影響，又要避免過度采集造成數據冗余，對數據分析進度產生影響;二是根據財務共享平臺的模塊設置要求，對電子檔案的數據格式進行優(yōu)化調整，確保數據傳輸的準確性，為數據分析工作奠定良好基礎;三是根據財務共享平臺的運行要求，構建完善的云數據存儲平臺，確保數據信息實時交互，保障財務共享中心穩(wěn)定運行。

3.2 檔案數據處理的優(yōu)化

電子檔案的數據內容較為豐富，在實際運行中，部分檔案內容可以直接被財務共享平臺利用，部分內容則沒有利用價值或無法直接利用，因此，在檔案管理工作開展中，應當優(yōu)化檔案數據的前期處理，確保會計電子檔案資源能夠得到高效利用。在檔案數據處理過程中，需要結合財務共享平臺的運行要求，根據電子檔案的重要性和使用頻率對其內容進行分類，將各類信息規(guī)整為最重要、非常重要、一般重要和不重要這4種類型，在確保檔案信息安全保密的前提下，對會計檔案內容進行二次處理，以此實現會計電子檔案數據與財務共享數據需求相一致，為財務共享數據的智能化分析和深度挖掘奠定良好的基礎。

3.3 檔案數據應用的優(yōu)化

構建財務共享服務中心的根本目的是實現財務信息應用層面的優(yōu)化，換言之，即為企事業(yè)單位決策和業(yè)務活動開展提供更為精準的參考依據。優(yōu)化財務共享數據的應用，需要會計電子檔案應用實現同步優(yōu)化，實現部分檔案內容的直接應用。這方面的優(yōu)化需要依托合理的檢索功能，實現對檔案數據的精準、全面檢索，減少財務共享中心運行過程中的煩瑣環(huán)節(jié)。具體來說，需要通過人工智能技術，對檔案內容進行合理分類，構建精細化管理模式，滿足企業(yè)不同部門和不同崗位工作人員的差異化需求[4]。同時，需要應用相關處理技術，實現對不同格式數據的處理，拓展檔案數據的應用范圍。但是在應用優(yōu)化過程中，需要設置對應的檢索和資源利用權限，滿足財務數據信息的保密性要求。

3.4 檔案數據安全的優(yōu)化

財務共享服務中心的運行與會計電子檔案內容的傳輸，需要得到有效的安全保障，因此，在會計電子檔案的管理體系中，應當實現對檔案數據安全的優(yōu)化。這方面的優(yōu)化措施主要包括以下方面：①網絡運行安全優(yōu)化，主要是依托云安全技術和防火墻技術的應用，有效避免數據受到外部攻擊，避免財務數據傳輸和存儲等環(huán)節(jié)受到病毒入侵或出現數據遺失錯亂現象;②硬件安全優(yōu)化，主要是確保服務器、終端設備運行安全，采用硬件登錄方式，避免人為因素造成數據遺失、錯亂等現象;③安全管理制度優(yōu)化，會計電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理方式有明顯差異，在檔案部門的運行管理中，應當對檔案管理安全制度進行調整，提升相關崗位工作人員的安全意識，確保會計電子檔案與財務共享服務中心實現有效對接。

4 財務共享體系下會計電子檔案管理優(yōu)化路徑

4.1 明確會計電子檔案的歸檔范圍和原則

財務共享服務中心的高效運行，離不開會計電子檔案數據的有效支撐，但是在會計檔案管理體系中，必須依照管理工作的開展要求，明確會計電子檔案的歸檔范圍。對于部分無需進行財務分析的檔案內容，應當剔除歸檔處理范圍，對于具有保密性要求的檔案內容，則應當進行二次處理，只有確保內容符合保密要求，才能與財務共享中心對接傳輸。在會計電子檔案的歸檔處理中，應當堅持保密性原則、安全性原則、適用性原則和高效性原則，既能夠體現出檔案應用的價值，又能夠推動電子檔案管理工作不斷優(yōu)化，以此才能夠切實推動財務共享體系高水平運行。在具體工作的開展中，應當要求部門所有工作人員在歸檔范圍內嚴格依照原則和制度要求開展檔案管理工作，為提升檔案管理的整體工作成效發(fā)揮積極的促進作用。

4.2 基于財務共享需求調整檔案管理方式

在傳統(tǒng)的會計電子檔案管理模式中，主要采用被動式、粗放式的管理模式，即根據檔案管理的一般要求，簡單地進行檔案收集和歸檔。雖然電子檔案可以滿足財務管理的基本需求，但運行效率仍有待提高，在財務共享服務中心的運營模式下，會計電子檔案管理必須向主動化、精細化方向發(fā)展[5]。在具體工作的開展中，檔案管理部門應當依據財務共享平臺運行的實際需求，主動強化會計檔案的采集和整理工作，拓寬數據采集范圍，同時，在對檔案內容進行細分的基礎上，構建相應的檔案數據分析體系，為財務共享平臺的運行提供更高效的數據支持。為調整檔案管理方式，需要對現有檔案管理平臺的模塊和硬件設施進行完善，以此為具體工作的開展提供便利。

4.3 將會計電子檔案融入財務共享數據庫

會計電子檔案與財務共享平臺的銜接以數據信息傳輸為基礎，在運行中可以通過有效融入數據庫的方式，提高數據傳輸和利用的效率，確保信息數據的安全。將會計電子檔案融入財務共享數據庫包括兩種方式：對于采用云數據方式運行的財務共享平臺，可以直接采用異地同步上傳的方式，將相關數據實時傳輸至云平臺，財務共享中心能夠直接利用這些數據;對于采用本地數據庫的財務共享中心，可以采用異構數據庫的形式進行建設，在確保會計電子檔案數據庫保持自身運行特征、運行要求和運行安全性的基礎上，實現與財務共享平臺的信息共享。通過數據的有效融入，不僅能夠有效提升財務共享數據采集和處理的效率，而且能夠有效規(guī)避檔案傳輸過程中存在的人為干擾現象，提升數據準確性，為財務管理優(yōu)化奠定良好基礎。

4.4 提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

在財務共享模式的驅動下，會計電子檔案管理的工作模式和工作內容發(fā)生了明顯變化，這對檔案管理人員的職業(yè)素質提出了更高的要求。因此，在檔案部門的日常管理體系中，應優(yōu)化管理和培訓機制，全面提升檔案管理人員的專業(yè)素質。提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)應當注重以下要點：①強化對檔案管理人員數據素養(yǎng)的培養(yǎng)。雖然在傳統(tǒng)的管理模式中也有與文件數據處理相關的工作內容，但數據處理處于從屬地位，工作內容相對簡單。在財務共享模式下，檔案管理人員需要掌握檔案數據處理各流程的具體處理要求，實現數據處理和傳輸中各環(huán)節(jié)的優(yōu)化[6]。②基于精細化理念，在財務共享模式下檔案管理人員要具備檔案數據的匯總、排序和整理能力，能夠準確、高效完成各項數據處理工作，確保檔案管理與財務共享平臺實現有效對接。③工作人員只有具備良好的溝通協(xié)調能力，才能準確理解財務共享平臺的運行要求，切實依照財務共享數據需求，對檔案管理方式進行優(yōu)化調整。

4.5 優(yōu)化會計電子檔案管理工作制度

在財務共享模式的驅動下，會計電子檔案管理部門應當根據新內容、新要求，對檔案管理工作制度進行優(yōu)化調整，明確不同崗位工作人員的具體職責，引導檔案管理人員樹立協(xié)同意識，能夠在全面整合自身工作內容的基礎上，實現上下游環(huán)節(jié)的有效對接。在制度體系中，應當剔除與財務共享運行要求不相符的內容，增加與新型技術管理要求相適應的內容，確保各項工作的開展和問題的處理都有對應的依據，全面提升電子檔案管理的規(guī)范性。在制度內容中應當增加對應的績效評估要求，對各個崗位工作人員的日常工作進行動態(tài)化評估，以此推動部門管理工作不斷優(yōu)化，為會計電子檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展奠定良好的人才基礎。在制度內容中，應明確會計電子檔案管理模式優(yōu)化的宣傳工作要求，以企業(yè)文化創(chuàng)新為導向，提升工作人員對新型模式的認識水平，推動檔案管理與財務共享有效對接。

5 結語

在新時期各類企事業(yè)單位廣泛推行財務共享模式的背景下，檔案管理部門應正確認識檔案管理模式改革的重要性，完善相應的管理制度，加強對新型人才的培養(yǎng)，全面提升員工的綜合素質，只有這樣才能在確保檔案管理得以優(yōu)化的基礎上，為財務共享平臺的運行提供更加完善的支持，在推動財務管理模式優(yōu)化中發(fā)揮更加積極的作用，為財務管理工作的高效開展奠定堅實的基礎。

【參考文獻】

【1】王芳.財務共享模式下如何進行會計檔案的電子化管理[J].新理財（政府理財），2022（Z1）：77-78.

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【3】劉田田，劉一雯.大數據下企業(yè)電子會計檔案管理的財務共享模式[J].全國流通經濟，2021（27）：172-174.

【4】鄭少華.基于財務共享模式下的電子會計檔案研究[J].營銷界，2021（11）：117-118.

【5】麥志航.財務共享模式下的企業(yè)電子會計檔案管理研究——基于大智移云物區(qū)背景[J].投資與創(chuàng)業(yè)，2021，32（3）：90-92.

【6】何孝容，李德慶.財務共享模式下大型企業(yè)電子會計檔案管理系統(tǒng)探討[J].現代商貿工業(yè)，2020，41（24）：117-118.