何莉　蘇錦依　周文思

*基金項目：2021年度江蘇高校哲學(xué)社會科學(xué)研究一般項目“高校智能財務(wù)系統(tǒng)建設(shè)的實踐研究”（2021SJA0861）階段性研究成果。

摘要：近期，依托OCR識別、線上審批等信息技術(shù)來實現(xiàn)財務(wù)報銷的智能化成為各高校研究熱點。多數(shù)高校都擁有微信公眾號或App，并在嘗試建立智能財務(wù)報銷系統(tǒng)。基于此，分析智能報銷系統(tǒng)部署在微信公眾號上的應(yīng)用原理、過程及實務(wù)操作中應(yīng)當(dāng)注意的環(huán)節(jié)，以期為其他高校解決“報銷繁”問題提供實踐思路。

關(guān)鍵詞：高校;報銷系統(tǒng);微信公眾號;智能財務(wù)應(yīng)用

0 引言

2021年8月，國務(wù)院辦公廳發(fā)布了《關(guān)于改革完善中央財政科研經(jīng)費管理的若干意見》^[1]，該意見要求進一步減輕科研人員事務(wù)性負擔(dān)，在改進財務(wù)報銷管理方式、推進科研經(jīng)費無紙化報銷試點等工作方面對數(shù)字化財務(wù)提出了新的要求。為深化高?？萍碱I(lǐng)域“放管服”改革，解決科研經(jīng)費“報銷繁”問題，利用新技術(shù)創(chuàng)新實現(xiàn)財務(wù)智能化，切實提升高校財務(wù)服務(wù)、管理能力，J大學(xué)于2021年年初啟動了智能報銷系統(tǒng)的建設(shè)工作，由于J大學(xué)的財務(wù)微信公眾號運行穩(wěn)定且用戶黏度較高，因此在微信公眾號上部署了智能報銷系統(tǒng)，在報銷全流程實現(xiàn)線上簽批的同時，將原有線下紙質(zhì)財務(wù)原始數(shù)據(jù)進行結(jié)構(gòu)化提取。歷時1年多的前期準(zhǔn)備、部署及測試，該系統(tǒng)現(xiàn)已進入分業(yè)務(wù)上線階段。

目前國內(nèi)的研究主要集中在網(wǎng)上簽批和票據(jù)識別以及預(yù)警系統(tǒng)建立上。李軍輝^[2]從財務(wù)共享中心費用報銷審計流程出發(fā)，結(jié)合具體案例建立了具有適用性的財務(wù)共享中心費用報銷審計智能預(yù)警框架;周苗苗^[3]針對智能報銷系統(tǒng)的現(xiàn)狀和問題，提出財務(wù)部門推進智能報銷系統(tǒng)建設(shè)的相關(guān)建議;陳建凱等^[4]從財務(wù)整體框架分析為出發(fā)點，解析了網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)與審簽系統(tǒng)相結(jié)合的一體化報賬體系;楊濤和喻亦蘭^[4]深入分析了“報銷繁”問題，提出了建設(shè)智能差旅系統(tǒng)的方案，并將此作為解決高校財務(wù)“報銷繁”的一個突破口，但以操作實務(wù)分析的文獻較少。本研究著重描述在建設(shè)初期、運行初期的系統(tǒng)架構(gòu)描述和審批流設(shè)置、智能憑證設(shè)置，以及可能出現(xiàn)的問題和解決方案。

1 J大學(xué)報銷現(xiàn)狀分析

J大學(xué)目前處于投遞式預(yù)約報銷模式，該種模式解決了“排隊久”的問題，但隨之而來了“退單多”問題，且退單高頻原因多為“簽字不全”“非公務(wù)卡結(jié)算”等遺忘操作導(dǎo)致的。本文以2021年二季度的報銷全樣本為例進行數(shù)據(jù)分析，共接收預(yù)約單54 399份，覆蓋71個校內(nèi)預(yù)算單位，投遞率為89.03%，共核算、制單57 113份，其中預(yù)約報銷類單據(jù)52 704份，收入類單據(jù)2 279份，其他業(yè)務(wù)單據(jù)2 130份;參與制單人數(shù)9人，人均制單6 345份（單日最高平均198份/人）;審核附件共計220 947張，退單總量3 823份，總退單率7.25%。前11項高頻退單原因見圖1。

分析圖1數(shù)據(jù)可知，高頻的退單原因除后2項外，前9項均可通過系統(tǒng)約束來實現(xiàn)“事前控制”，從而降低退單率，提升用戶的報銷體驗。

2 智能報銷系統(tǒng)建設(shè)過程

2.1 智能報銷系統(tǒng)架構(gòu)

在搭建智能報銷系統(tǒng)的架構(gòu)時，系統(tǒng)采用了“一門式財務(wù)服務(wù)大廳”作為門戶，用戶可在一個界面完成所有財務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)的辦理，并整合各類業(yè)務(wù)表單信息填報、附件補錄功能，同時接入校內(nèi)統(tǒng)一身份認證系統(tǒng)，將財務(wù)事務(wù)集中在智能報銷系統(tǒng)下，內(nèi)部財務(wù)其他管理系統(tǒng)與其他基礎(chǔ)服務(wù)平臺對接，外部對接其他部門的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，在業(yè)務(wù)集中辦理的同時跨部門協(xié)同，優(yōu)化流程和數(shù)據(jù)。

2.2 發(fā)票的采集與識別

由于發(fā)票上的二維碼及監(jiān)制印章相對位置較固定，系統(tǒng)在提取發(fā)票輪廓后進行邊緣裁剪，對所有票面上所有字段進行結(jié)構(gòu)化識別，包括發(fā)票基本信息、銷售方及購買方信息、商品信息、價稅信息等，其中五要素識別準(zhǔn)確率超過95.9%;同時，對發(fā)票的21個關(guān)鍵字段進行識別，包括發(fā)票類型、發(fā)票代碼、發(fā)票號碼、機打號碼、機器編號、收款人、銷售方名稱、銷售方納稅人識別號、開票日期、購買方名稱、購買方納稅人識別號、項目、單價、數(shù)量、金額、稅額、合計金額（小寫）、合計金額（大寫）、校驗碼、省、市，四要素平均識別準(zhǔn)確率可達90%以上。

2.3 發(fā)票的內(nèi)容與會計科目的匹配

根據(jù)用戶常報銷的票據(jù)類型及票據(jù)數(shù)量的分析，將票據(jù)出現(xiàn)的概率進行排序，設(shè)置20類報銷中常見發(fā)票類型，并將其和稅務(wù)局提供的全品類稅目匹配。系統(tǒng)按照常見票據(jù)出現(xiàn)的頻次，將票據(jù)類型分為增值稅普通發(fā)票、增值稅專用發(fā)票、通用機打發(fā)票、火車票、飛機行程單、出租車票、通行費發(fā)票、定額發(fā)票、非稅收入統(tǒng)一票據(jù)、行政事業(yè)單位往來結(jié)算票據(jù)、酒店住宿發(fā)票、長途用車票據(jù)、長途用車票據(jù)、通行費電子票據(jù)、退票票據(jù)、財政醫(yī)療票據(jù)、保險票據(jù)、外幣普通票據(jù)、其他票據(jù)、其他可報銷票據(jù)、其他行程票。以酒店住宿發(fā)票為例，其本質(zhì)仍是增值稅普通發(fā)票，但由于系統(tǒng)需識別住宿天數(shù)與差旅費中日期匹配，或會出現(xiàn)乘坐便車無城市間交通費但產(chǎn)生住宿費的情況，將票據(jù)類型范圍列寬，有助于用戶更清晰的選擇。再以“貨物”為例，在獲取商品服務(wù)大類之后對應(yīng)商品服務(wù)簡稱，設(shè)置是否允許外幣購買、是否允許資產(chǎn)化以及資產(chǎn)化的金額標(biāo)準(zhǔn)，便于日后在識別出商品服務(wù)簡稱后，所報銷的金額超過設(shè)置的資產(chǎn)化金額標(biāo)準(zhǔn)時，系統(tǒng)會提示用戶應(yīng)當(dāng)做資產(chǎn)增值或辦理資產(chǎn)入庫手續(xù)。在設(shè)置完上述內(nèi)容后，將會計科目作為報銷基礎(chǔ)項與商品服務(wù)簡稱掛鉤，實現(xiàn)識別后的自動填報和智能憑證的自動讀取。需要注意的是，同一種商品服務(wù)用于不同場景，可能屬于不同科目。如攝像頭等電子設(shè)備，若是更換維修，則是維修費科目;若是實驗室實驗場景使用，則為實驗用品;若是行政辦公室使用，則是辦公用品，在綁定科目時需要按照實際用途綁定，可以允許同一種商品服務(wù)綁定多種會計科目，在報銷時，與預(yù)算模板掛鉤判斷商品服務(wù)的實際用途。

2.4 審核流邏輯設(shè)置

在設(shè)置線上審核時，系統(tǒng)將審核類型分為串聯(lián)和并聯(lián)審核，串聯(lián)審核為A點→B點→C點，審核人依次審核，并聯(lián)審核是A、B、C點同時收到審核信息，其中任意一人審核即可進入下一步流程，見圖2。審核信息均通過微信公眾號定時一對一推送，以保證及時審批的同時減少信息打擾。

2.5 智能憑證的設(shè)置

在設(shè)置智能憑證的時候，系統(tǒng)先將各大類型的智能憑證進行定義，將主要憑證類型細分為細類。以“差旅費”為例，分為“后勤支出差旅費”“教學(xué)支出差旅費”“科研支出差旅費”“離退休支出差旅費”“其他支出差旅費”“行政支出差旅費”等細類，并對每類智能憑證進行智能提取數(shù)據(jù)維護。在設(shè)置提取憑證關(guān)鍵詞時，做出如下定義，見表1。

實際提取時，將會計分錄格式的智能設(shè)置如下：

#BM##JBR#報旅宿雜費，#XM#，5002.302.11.1，#JE1#，0，經(jīng)辦，#JBR#，附件，#FJ#

#BM##JBR#報伙食補助費，#XM#，5002.302.11.2，#JE2#，0，經(jīng)辦，#JBR#

#BM##JBR#報差旅費，#XM#，1215，0，#JE5#，往來，#XM#，#DM#

#BM##JBR#報差旅費，#KM#，0，#JE1#+#JE2#

2.6 依托微信公眾服務(wù)號優(yōu)化報銷環(huán)境

微信公眾服務(wù)號不同于App在推廣、開發(fā)、運營、設(shè)備選擇上的高成本，只需要將智能報銷網(wǎng)站套在微信的窗口，既可只做簡單對接，又可以和PC端保持一致，短平快，輕裝上陣。而且可以同時在微信公眾號發(fā)布操作指南、報銷流程等，不影響自身流量池，也不強迫用戶下載安裝新應(yīng)用，用戶更容易接受。目前J大學(xué)財務(wù)處的微信公眾號關(guān)注人數(shù)約2.5萬，通過嵌入繳費、查詢、通知公告、操作指南與報銷指南等內(nèi)容，提高了用戶對有用性的感知，添加自動回復(fù)和關(guān)鍵詞搜索會使用戶在互動性上體驗更佳。當(dāng)用戶提升微信公眾號與自身攸關(guān)程度的認知后，自然會增加涉入度和黏度。

3 智能財務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)原則

3.1 報銷便捷化，提高審核審批效能

建立智能報銷系統(tǒng)，應(yīng)按照“能簡則簡、能放則放、應(yīng)上盡上”的原則來對照報銷規(guī)則重新梳理流程，確保流程最優(yōu)、提交材料最簡。在梳理時，按照項目類型、業(yè)務(wù)類型、預(yù)算模板、審批流程進行分類，在無法確定審批流程中的審批人時。例如，在財務(wù)報銷大框架下，二級單位有著內(nèi)部的審批規(guī)則，這種規(guī)則因部門不同而不同，如果都內(nèi)嵌進系統(tǒng)，則系統(tǒng)運行的有效性將大打折扣。因此，系統(tǒng)采用了“協(xié)同人員審批庫”的方式，允許二級單位在此環(huán)節(jié)自由選擇內(nèi)部審批人，在大審批流中不影響報銷規(guī)則和審批流程。同時，需要創(chuàng)造符合報銷受理條件、附件材料齊全的一次辦結(jié)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。例如，原需要二級部門蓋章審核的流程，放至二級部門審批人個人名下，審批人對審批事項負主體責(zé)任。通過以上功能建設(shè)，智能財務(wù)系統(tǒng)將在提高財務(wù)報銷、審核的效率和質(zhì)量，精簡需要提交的材料等方面極大地提高高校財務(wù)部門的工作效能。

3.2 流程標(biāo)準(zhǔn)化，保障財務(wù)運行穩(wěn)定

建設(shè)智能財務(wù)系統(tǒng)時，流程的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化也極為重要。一旦確立了不同終端辦理途徑的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，就不能輕易變更。這就需要財務(wù)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的整合與無縫銜接，使得業(yè)務(wù)辦理的標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一。例如用戶可以在不同時段在該系統(tǒng)中辦理報銷業(yè)務(wù)，而審核不再需要面對面簽字，這種“不見面”辦理的同時可以解放繁雜票據(jù)的計算壓力，使用戶和窗口報銷工作人員的負擔(dān)都得以減輕。對于常見問題，通過系統(tǒng)干預(yù)，提醒或強制用戶補充附件或他人審核，將高頻退單原因攔截在外，能達到報銷環(huán)節(jié)的均在程序和流程上合理合規(guī)，極大地降低因少審核、少附件、少認證等退單。在系統(tǒng)退單后，允許其線上補充材料后提交，無需原線下退單和補充材料的流程。

3.3 服務(wù)人性化，提升業(yè)務(wù)辦理的便捷性

優(yōu)化服務(wù)始終是智能財務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)初衷。在系統(tǒng)研發(fā)建設(shè)之前，調(diào)研用戶的服務(wù)需求，靶向研發(fā)服務(wù)項目，解決報銷過程中的難點和痛點。用戶通過手機或電腦就可以任何場所填報報銷申請，審批人也打破時間空間的限制，予以審批，即便是原需現(xiàn)場審核、退單事項，也可以通過線上處理和退回，大幅減少了用戶往返財務(wù)的次數(shù)和等待減時間，極大地提高了業(yè)務(wù)辦理效率。通過融合大數(shù)據(jù)、交互服務(wù)、人工智能等新技術(shù)，在微信公眾號定時推送報銷要點和系統(tǒng)操作指南，實行主動服務(wù)引導(dǎo)在線輕松辦理業(yè)務(wù)的同時還可以向用戶推送財政政策、財務(wù)知識等，鋪設(shè)了用戶享受財務(wù)服務(wù)的新渠道。

4 提高智能財務(wù)服務(wù)效能的建議

4.1 提高整體站位，部門職能設(shè)計相互匹配

眾所周知，信息技術(shù)能夠提升財務(wù)工作效率與質(zhì)量，但管理者應(yīng)當(dāng)以此為契機來改變服務(wù)機制的變革，而不僅僅作為提升工作效能的手段。提升信息技術(shù)應(yīng)用整體性和協(xié)調(diào)性，而管理層和操作層都需要對“大數(shù)據(jù)”的重要性有清醒的認識，對業(yè)務(wù)、管理流程和服務(wù)模式的數(shù)字化重塑有準(zhǔn)確的認知，將大數(shù)據(jù)和新技術(shù)視作實現(xiàn)智能財務(wù)的重要助力。

在智能財務(wù)系統(tǒng)建設(shè)過程中，財務(wù)部門梳理出相關(guān)的數(shù)據(jù)，以“發(fā)放酬金”事項為例，用戶除了填報酬金發(fā)放對象及金額信息，還需附其他歸口管理部門所需必要的表格，通過中間庫的方式將數(shù)據(jù)庫中的表與數(shù)據(jù)連接起來，用戶只需在移動端提交相關(guān)信息即可，系統(tǒng)將自動比對中間庫中信息。因而在實際操作中，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和統(tǒng)一規(guī)劃數(shù)據(jù)信息的類型和格式，對數(shù)據(jù)兼容和共享來說意義重大，會在很大程度上影響系統(tǒng)效能和運行效率，信息采集長效機制的建立，尤其是在感知采集方面，要盡量避免數(shù)據(jù)重復(fù)采集，在跨部門數(shù)據(jù)傳輸時，形成整體合力和“布建一張采集網(wǎng)”的良好運轉(zhuǎn)體系。

4.2 培養(yǎng)復(fù)合型財務(wù)人才，提升內(nèi)部管理水平

雖然J大學(xué)采用了在微信公眾號部署的方式優(yōu)化財務(wù)服務(wù)，但仍然有些信任傳統(tǒng)審核流程的用戶難以接受，網(wǎng)絡(luò)化的操作方式對他們而言改變了偏好。而系統(tǒng)上線前期，一些問題需要逐步完善，由此引發(fā)用戶的排斥。平衡這種接受程度，財務(wù)部門需在推動審核改革過程中始終以用戶期待為目標(biāo)，通過不斷完善系統(tǒng)來滿足用戶需求。同時，上線之后，財務(wù)部門需要組織覆蓋面廣的操作培訓(xùn)工作和系統(tǒng)報錯善后工作，而目前國內(nèi)高校財務(wù)部門普遍缺乏計算機專業(yè)的人才，日常系統(tǒng)維護上也需要專人專崗的現(xiàn)狀，成為推行這個系統(tǒng)的短板，培養(yǎng)“財務(wù)+計算機”的復(fù)合型人才，很有必要。

5 結(jié)語

當(dāng)前，各高校均在解決“報銷繁”上下功夫，傳統(tǒng)的審批指令方式，已不再符合高校高速發(fā)展和疫情常態(tài)化不接觸辦理業(yè)務(wù)的需要。對舊流程的改造、網(wǎng)上審批流的梳理、提升數(shù)據(jù)處理和整合的能力，從整體上對智能財務(wù)的發(fā)展做出規(guī)劃，在考慮網(wǎng)絡(luò)安全的前提下，對網(wǎng)絡(luò)信息共享進行建設(shè)，積極采用新技術(shù)和新手段，整合各部門之間的信息，不僅僅能提升效率、解放人力，還能在業(yè)務(wù)辦理過程中，讓用戶在無感體驗中辦成業(yè)務(wù)，符合高校內(nèi)涵式發(fā)展和電子化趨勢的大規(guī)律。

參考文獻

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收稿日期：2022-04-09

作者簡介：

何莉，女，1987年生，碩士研究生，會計師，主要研究方向：高校財務(wù)管理、高校財務(wù)信息化。

蘇錦依，女，1994年生，碩士研究生，注冊會計師，主要研究方向：高校財務(wù)信息化。

周文思，女，1994年生，碩士研究生，初級會計師，主要研究方向：高校財務(wù)信息化。