王調(diào)江

摘 要：隨著信息時代的到來，檔案數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)成為檔案管理的必然發(fā)展趨勢。本文對南京工程學(xué)院紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)中遇到的問題及應(yīng)對措施進行了討論，以期為其他高校紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)提供參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：南京工程學(xué)院;紙質(zhì)檔案數(shù)字化;實踐;思考

隨著計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、掃描矩陣CCD技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字攝影技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，檔案信息利用服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化、遠程化成為新形勢下檔案利用的一種新方式，人們更加重視檔案信息資源的開發(fā)利用。早在2000年12月，國家檔案局、中央檔案館就將“加快檔案信息化建設(shè)”“加快檔案數(shù)字化進程”列入《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”規(guī)劃》中。同月，國家檔案局又在中國檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)研討會上宣布：十五期間，我國將加快數(shù)字化檔案館的建設(shè)。

紙質(zhì)檔案數(shù)字化就是采用掃描儀等設(shè)備對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化加工，使其轉(zhuǎn)化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上的數(shù)字圖像，并按照紙質(zhì)檔案的內(nèi)在聯(lián)系，建立起目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像關(guān)聯(lián)關(guān)系的處理過程（《DA/T31-2017紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》）。紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)是信息社會的要求，它有效地保護了檔案原件，方便了檔案的查閱，極大地提高了工作效率。

一、我校紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作基本情況

我校紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)起步較晚，2013年才正式開始啟動，剛開始的時候兩年開展一次，通過對外公開招標方式進行紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工。2017年起，紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作納入學(xué)校每年的檔案工作計劃，采用對外公開招標和檔案館自己加工相結(jié)合的方式，每年新歸檔的新生錄取名冊、畢業(yè)生成績單、學(xué)籍卡、畢業(yè)生驗印名冊、學(xué)位授予名冊等由檔案館工作人員自己加工處理，其余的仍然采用對外公開招標方式。

我校非常重視紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作，成立了由檔案館館長牽頭、檔案館全體工作人員參與的紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作小組，檔案一室（主要負責(zé)紙質(zhì)檔案和實物檔案）負責(zé)提供需要數(shù)字化的紙質(zhì)檔案清單，檔案二室（主要負責(zé)電子檔案和網(wǎng)絡(luò)管理）負責(zé)紙質(zhì)檔案數(shù)字化項目的招標和組織實施、協(xié)調(diào)管理。檔案館全體工作人員分工協(xié)作，每人負責(zé)幾個檔案門類，從確定當(dāng)年紙質(zhì)檔案數(shù)字化的范圍，到圖片掃描質(zhì)量和數(shù)據(jù)掛接準確率的檢查，全程跟進。歷年來，我校已完成紙質(zhì)檔案數(shù)字化10000余卷?，F(xiàn)就我校在紙質(zhì)檔案數(shù)字化前處理、目錄數(shù)據(jù)庫建立、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)字化成果驗收與移交等基本環(huán)節(jié)中遇到的問題和大家進行交流、討論，希望集思廣益，總結(jié)經(jīng)驗，讓其他檔案人在做紙質(zhì)檔案數(shù)字化時少走些彎路。

二、我校紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中遇到的問題與對策

正式啟動紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作前，我校更新了檔案管理軟件，并就紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作進行了專項調(diào)研，但紙上得來終覺淺，實際操作起來困難要多得多，只能是摸著石頭過河。

1.檔案工作經(jīng)費有限，專項經(jīng)費投入不足，檔案數(shù)字化建設(shè)人才缺乏

檔案數(shù)字化建設(shè)投入的資金不足，人才缺乏，導(dǎo)致檔案數(shù)字化工作起步艱難，這是很多基層檔案部門面臨的共性問題?！昂娩撘迷诘度猩稀?。為了讓有限的經(jīng)費發(fā)揮最大的作用，我們根據(jù)檔案的利用率、亟待搶救程度、珍貴程度統(tǒng)籌規(guī)劃，確定了分階段開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的原則。首先是歷年新生錄取名冊、畢業(yè)生成績單、學(xué)籍卡、畢業(yè)生驗印名冊、學(xué)位授予名冊等，這一部分檔案是日常工作中利用率最高的。其次是建國前的老檔案，我校館藏中有不少新中國成立前的老檔案，這一部分檔案由于年代久遠，紙質(zhì)已經(jīng)發(fā)黃發(fā)脆，使用檔案原件會加劇檔案的破損，亟待盡快搶救。再接下來是教職工人事任免、職稱評定、表彰獎勵和科研項目等，每年職稱評審的時候，都會有很多老師前來查詢。最后是其他檔案，按照年度由近往前推，依次進行數(shù)字化掃描。

2.數(shù)字化前的準備工作

紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中，經(jīng)常遇到案卷內(nèi)目錄與文件內(nèi)容不相符的情況，尤其是老檔案，經(jīng)常出現(xiàn)題目擬寫不全、頁碼漏編、漏文件等情況，因此一定要做好數(shù)字化前的準備工作。

首先要確定哪些案卷需要數(shù)字化，對需要數(shù)字化的案卷最好先檢查一遍，看看頁碼編寫有無錯誤，卷內(nèi)文件目錄與文件內(nèi)容相不相符。頁碼編寫錯誤或者漏編的要重新編寫;對有文件而沒有目錄的要補充目錄;對有目錄而沒有文件或者檔案有所缺失、缺頁的，要如實填寫《館藏檔案卷內(nèi)文件材料登記備查表》，經(jīng)檔案館和立卷歸檔部門相關(guān)人員認可簽字。在掃描時將《備查表》掃描在所缺內(nèi)容位置，這樣在查閱該卷檔案時，其缺失、不完整等情況就一目了然。

其次對于涉密檔案，要求在數(shù)字化前對檔案全宗進行摸底，由館長和部門保密員共同確定涉密案卷并進行詳細登記，如上級單位下發(fā)的具有保密性質(zhì)的文件和學(xué)校管理過程中產(chǎn)生的涉密文件等。出于涉密信息安全考慮，我校暫未對涉密紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化，如確實需要數(shù)字化，待條件成熟時由檔案館自己來進行。

3.紙質(zhì)檔案數(shù)字化時掃描頁的確定

我校剛開始紙質(zhì)檔案數(shù)字化時，不少檔案都是挑掃的，這雖然在一定程度上緩解了當(dāng)時經(jīng)費緊張的壓力，但也留下了很多遺留問題。一是數(shù)字化加工從業(yè)人員對區(qū)分和剔除掃描或不掃描文件的界定能力有限，經(jīng)常是該掃描的沒有掃，不需要掃描的又掃了。二是時間長了，檔案館工作人員也不一定記得哪些掃描了，哪些沒有掃描，以后想再補做數(shù)字化時只能整卷重掃，反而造成人力、物力、財力等資源浪費。三是從長遠發(fā)展要求來看，建設(shè)數(shù)字檔案館對檔案的整體數(shù)字化程度有明確的要求，“東一榔頭西一棒子”，不如步步為營，久久為功，一次少做點，但一次做全、做好。因此原則上應(yīng)將確定為數(shù)字化對象的紙質(zhì)檔案全部掃描，不宜進行挑掃，如確有不需要掃描的頁面應(yīng)加以標注。

掃描時一般只掃描原文，但在實際工作中，我們發(fā)現(xiàn)，案卷的卷皮和備考表有時也有一定的信息量，這一類卷皮和備考表最好掃描。卷內(nèi)文件目錄也最好掃描，便于數(shù)字化圖片合成PDF時參考頁號起止。

近年來，隨著大家檔案意識的提高及管理的規(guī)范化，許多兼職檔案員在立卷錄入時就上傳了對應(yīng)的WORD、EXCEL電子文件，有的人認為紙質(zhì)檔案數(shù)字化時這一部分檔案不需要掃描了，再次掃描是浪費時間。但我們認為WORD、EXCEL文件容易更改，而且很多時候這種電子文件是沒有加蓋公章或電子簽章的，不能作為電子檔案存儲，必須重新掃描。

4.歷史檔案案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄的著錄

歷史檔案案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄中很多是手寫的，有的是繁體，有的是簡寫，有的是草書，有的是自創(chuàng)體，總之是五花八門，在寫的過程中，一筆畫的增減，一個字的有無，都影響到檔案內(nèi)容的真實。紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工公司從業(yè)人員文化程度普遍偏低，經(jīng)過系統(tǒng)檔案專業(yè)教育的人員很少，有的人甚至沒有接受過任何培訓(xùn)就直接上崗，加上有的人責(zé)任心不強，難免在實際著錄工作中出現(xiàn)差錯。對這一類手寫的歷史檔案目錄，我校采取組織檔案館工作人員集中著錄的方式，著錄人員遇到潦草難辨的手寫體或者繁、簡寫字時第一時間跟其他工作人員一起辨認，如還不能確認，再向退休老教師和寫草書的書法愛好者請教。這樣一方面可以保證著錄的正確率，另一方面也可以大大節(jié)約紙質(zhì)檔案數(shù)字化經(jīng)費。

5.涉及人名的紙質(zhì)檔案數(shù)字化

有關(guān)學(xué)生的新生錄取名冊、畢業(yè)生成績單、學(xué)籍卡、畢業(yè)生驗印名冊、學(xué)位授予名冊等，要求掛接到人，一張新生錄取名冊上所有的新生名字都關(guān)聯(lián)同一張數(shù)字化圖片，輸入“張三”，有關(guān)“張三”的新生錄取名冊、畢業(yè)生成績單、學(xué)籍卡、畢業(yè)生驗印名冊、學(xué)位授予名冊等都能一次查詢出來并可以選擇性地進行打印。有關(guān)教師人事任免、職稱評定、表彰獎勵、科研項目等涉及個人切身利益的文件材料，我們要求數(shù)字化加工公司在文件標題內(nèi)錄入所有相關(guān)人員名字。

6.紙質(zhì)檔案數(shù)字化時是否拆卷

紙質(zhì)檔案數(shù)字化時是否進行拆卷，拆卷后是否需要重新裝訂的問題，從檔案保護的角度考慮，反復(fù)裝訂本身就會對檔案有破壞，加上操作人員的熟練程度和責(zé)任心問題，很難做到在原來打孔或者裝訂的位置進行裝訂，一定程度上會影響到檔案壽命。但從掃描圖片質(zhì)量來說，拆卷后進行掃描質(zhì)量要比不拆卷好很多，特別是對于一些裝訂線和內(nèi)容很接近的文件，不拆卷的話很難把內(nèi)容掃描完整。另外，拆卷后如果發(fā)現(xiàn)卷內(nèi)有頁碼編錯或者漏編的情況，可以及時更正，保證了文件的連續(xù)性，也避免了掛接的時候因為頁碼錯誤而導(dǎo)致PDF合成錯誤。我校沒有實施立卷改革，紙質(zhì)檔案一直是以卷為單位進行整理，除了裝訂成書的，在數(shù)字化掃描前都要進行拆卷，拆除裝訂物，待掃描結(jié)束后再重新裝訂起來。

7.掃描設(shè)備的選擇

掃描設(shè)備的選擇應(yīng)特別注意對檔案實體的保護，盡量采用對檔案實體破壞性小的掃描設(shè)備進行數(shù)字化。比如近期形成的紙質(zhì)厚實、平整的A4紙大小的文件材料，可以用高速掃描儀;新生錄取名冊那種又薄又卷的紙張和發(fā)黃發(fā)脆的歷史老檔案必須用平板掃描儀，以免破壞檔案;裝訂成書的拆卷時容易破壞檔案，重新裝訂時也無法恢復(fù)原貌，最好用書刊掃描儀。

8.紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果驗收

紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果驗收包括掃描圖片驗收和數(shù)據(jù)掛接驗收兩個方面。

紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作專項調(diào)研時，我們發(fā)現(xiàn)有的單位在實施數(shù)字化時對掃描圖片分辨率沒有提出明確要求，紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工公司為了追求掃描速度有意降低圖片分辨率，導(dǎo)致圖片打印時失真、模糊。因此我校根據(jù)項目招標文件和項目合同，制定了紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作流程和各環(huán)節(jié)操作規(guī)范，對紙質(zhì)檔案數(shù)字化全過程進行有效地控制，確保數(shù)字化成果質(zhì)量。一般文件的掃描分辨率要求不小于300dpi，照片和需要高精度仿真復(fù)制的檔案，掃描分辨率要求不小于600 dpi。每天一上班，我們會安排專人把前一天掃描的圖片全部拷出來，組織全館工作人員進行完整度、清晰度、偏斜度檢查，數(shù)字圖像不完整、無法識別或圖像失真度較大的圖像和漏掃、重掃、多掃等情況，一一列表反饋要求調(diào)整或重掃并及時跟進重新檢查。

紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工公司完成數(shù)據(jù)掛接工作后，檔案館工作人員對照紙質(zhì)檔案數(shù)字化移交清單，逐卷逐件檢查，首先是看掛沒掛，然后是掛了的能不能打開，打開以后再檢查PDF圖像合成正確不正確，并抽樣檢查打印效果。

9.紙質(zhì)檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)的安全管理

必須加強紙質(zhì)檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)的安全管理，確保檔案實體和檔案信息的安全。一是確保紙質(zhì)檔案不受破壞，輕拿輕放。二是確保紙質(zhì)檔案實體不要丟失，檔案領(lǐng)取、收回需要詳細的交接清單，檔案館分管老師和數(shù)字化加工公司執(zhí)行經(jīng)理共同清點無誤后雙方簽字方可進行交接出庫、入庫。三是確保數(shù)字化后的成果不外泄，與數(shù)字化加工公司簽訂保密協(xié)議，明確要求數(shù)字化工作人員不得攜帶U盤、移動硬盤等設(shè)備進入辦公場所。四是確保檔案數(shù)據(jù)傳輸過程中的安全。由于計算機病毒的存在，在數(shù)據(jù)傳輸過程中，容易被計算機病毒所感染，加上惡意攻擊等行為，需要對應(yīng)水平的技術(shù)保障體系，并做好檔案數(shù)據(jù)的備份工作。

三、對我校紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的幾點思考

我校紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作還處于探索論證的初級階段，為了有效確保檔案數(shù)字化建設(shè)取得快速發(fā)展，必須認識到目前數(shù)字化建設(shè)過程中存在的問題，積極改善當(dāng)前所面臨的一系列問題，通過加強對數(shù)字化建設(shè)的重視程度，提高檔案管理工作人員專業(yè)技能素養(yǎng)以及不斷完善檔案管理制度，確保相關(guān)信息安全等措施來促進學(xué)校數(shù)字化建設(shè)的快速發(fā)展。

1.提高認識，更新觀念，高度重視紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作。我們要加強《檔案法》和《高等學(xué)校檔案管理辦法》的學(xué)習(xí)和宣傳力度，增強全體教職工的檔案意識，提高學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作和紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作重要性的認識，促進檔案信息化建設(shè)與學(xué)校其他工作同步發(fā)展，將檔案數(shù)字化納入學(xué)校信息化發(fā)展規(guī)劃，實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)、科研系統(tǒng)等的對接，做好校內(nèi)各部門（單位）在辦公自動化過程中形成的電子文件的歸檔與管理工作，提升檔案工作服務(wù)學(xué)校和社會的能力。

2.提升檔案管理安全意識。很多人對檔案安全工作的認識還只停留在紙質(zhì)檔案等載體的安全保密上，對網(wǎng)絡(luò)化中的檔案信息的安全、保密問題認識不足，以為信息沒丟就是做好信息的安全保密工作了。我們要加強檔案管理安全宣傳，了解、認識檔案檔案管理安全的重要性，在日常工作中主動采取并落實相應(yīng)的安全措施，預(yù)防安全問題的發(fā)生。建立并嚴格執(zhí)行安全責(zé)任制度，減少人為因素導(dǎo)致的檔案安全隱患，采用加密、防火墻、入侵檢測以及數(shù)字簽名等安全保障技術(shù)，提升電子檔案安全性。

3.積極引進和培養(yǎng)檔案數(shù)字化人才。檔案數(shù)字化是一種新的檔案管理模式，其安全管理與傳統(tǒng)模式有很大區(qū)別，對檔案數(shù)字化管理人員的素質(zhì)提出了更高的要求，既要懂得檔案管理工作規(guī)范，又要熟悉計算機、檔案管理軟件、圖像處理等現(xiàn)代技術(shù)。

4.加強檔案數(shù)字化軟硬件設(shè)施建設(shè)。“工欲善其事，必先利其器?！避浻布O(shè)施建設(shè)是做好檔案數(shù)字化工作的基礎(chǔ)和前提，我們要加大基礎(chǔ)設(shè)施投入，不斷改進和完善與檔案數(shù)字化建設(shè)相匹配的檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，配備性能良好的計算機、掃描儀、打印機、照相機、翻錄設(shè)備，擁有足夠存儲空間的服務(wù)器，建立專門的數(shù)據(jù)庫，升級檔案管理軟件，保證檔案數(shù)字化建設(shè)的順利進行。

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（作者單位：南京工程學(xué)院檔案館）