柏海玲

摘要：網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展給高校的檔案管理工作帶來(lái)了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，如何科學(xué)借助網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)做好學(xué)生的檔案管理工作，解決目前檔案管理工作中存在的問(wèn)題，是我們需要重點(diǎn)解決的問(wèn)題?；诖耍疚膹木W(wǎng)絡(luò)環(huán)境對(duì)高校學(xué)生檔案管理工作帶來(lái)的機(jī)遇和挑戰(zhàn)進(jìn)行了分析，并提出了做好高校檔案管理工作的措施，以供參考。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)環(huán)境; 高校學(xué)生; 檔案管理; 認(rèn)識(shí)

中圖分類(lèi)號(hào)：A 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：（2021）-14-355

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，高校檔案管理工作發(fā)生了很多變化，最突出的就是檔案管理的信息化、數(shù)字化。所以，在新的環(huán)境下，我們需要重新對(duì)學(xué)生的檔案管理工作進(jìn)行分析、思考，借助信息技術(shù)更新檔案管理內(nèi)容和形式，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。

一、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境對(duì)高校學(xué)生檔案管理工帶來(lái)的機(jī)遇和挑戰(zhàn)

（一）機(jī)遇

據(jù)有關(guān)調(diào)查顯示，目前國(guó)內(nèi)很多的高校都非常關(guān)注學(xué)生檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)，且高校的有關(guān)管理部門(mén)也從思想層面對(duì)檔案管理工作的信息化、數(shù)字化進(jìn)行了關(guān)注。同時(shí)，隨著各類(lèi)新技術(shù)的應(yīng)用，檔案的存儲(chǔ)載體也變得越來(lái)越多，檔案信息管理也發(fā)生了很大的變化，科學(xué)利用各類(lèi)新技術(shù)，還能夠提升學(xué)生檔案利用率。

（二）挑戰(zhàn)

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案管理工作的技術(shù)要求更高，對(duì)計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)方面的人才需求更大，這和我國(guó)目前的高校檔案隊(duì)伍構(gòu)成存在一定的差距，這種技術(shù)要求的提高和復(fù)合型人才間的不平衡是我們所面臨的一大難點(diǎn)。此外，網(wǎng)絡(luò)是一個(gè)開(kāi)放的環(huán)境，網(wǎng)絡(luò)信息安全也是我們要面臨的又一難點(diǎn)。

二、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校學(xué)生檔案工作的現(xiàn)狀分析

高校學(xué)生檔案管理工作對(duì)學(xué)生、學(xué)校來(lái)說(shuō)都是非常重要的。但受到各方面因素的影響，目前依然還存在一些問(wèn)題有待解決。

（一）對(duì)高校學(xué)生檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足

很多高校對(duì)學(xué)生的檔案管理工作不重視，認(rèn)為對(duì)學(xué)生的檔案進(jìn)不進(jìn)行管理不重要，只要做好教學(xué)工作就行。而許多學(xué)生也認(rèn)為檔案管理是學(xué)校管理部門(mén)的事，和自己的關(guān)系不大，對(duì)自身檔案信息是否會(huì)泄露等并不重視，也并未積極配合管理人員做好檔案管理工作。加之，受到傳統(tǒng)檔案管理思想的影響，導(dǎo)致一些檔案管理人員對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為工作的重點(diǎn)就是搜集學(xué)生的檔案，并歸檔，并未重視這些檔案的開(kāi)發(fā)、實(shí)用。

（二）高校學(xué)生檔案信息化建設(shè)水平不高

第一，學(xué)生檔案數(shù)字化程度低。所謂的檔案信息數(shù)字化也就是借助數(shù)據(jù)庫(kù)等各項(xiàng)技術(shù)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔或者是已經(jīng)存儲(chǔ)好的電子檔案進(jìn)行整合，使其變成結(jié)構(gòu)完整的檔案信息庫(kù)。但很明顯，現(xiàn)在高校學(xué)生檔案管理工作并未達(dá)到這一要求，還存在許多有待解決的問(wèn)題。第二，檔案網(wǎng)站建設(shè)規(guī)模小、數(shù)量不足。檔案網(wǎng)站是檔案管理部門(mén)與學(xué)生或者是社會(huì)各行業(yè)交流的窗口，功能性強(qiáng)，但對(duì)網(wǎng)站建設(shè)、運(yùn)維管理而言，所要投入的資源遠(yuǎn)超過(guò)了數(shù)字化建設(shè)的投入，而目前許多高校還不具備建設(shè)獨(dú)立檔案網(wǎng)站的水平。

三、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下做好高校學(xué)生檔案管理工作的措施

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，對(duì)學(xué)生檔案管理工作進(jìn)行更新，提高檔案信息管理水平和利用率，是我們需要解決的重點(diǎn)問(wèn)題。下面從三個(gè)方面對(duì)如何做好高校學(xué)生檔案管理工作進(jìn)行了闡述。

（一）更新管理觀念，利用新技術(shù)，助力檔案管理工作

（二）建設(shè)高校學(xué)生的檔案管理系統(tǒng)

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，要做好高校學(xué)生檔案管理工作，就必須要有一個(gè)科學(xué)有效的檔案管理系統(tǒng)，這是目前高校學(xué)生檔案工作的重點(diǎn)。第一，要為系統(tǒng)的建設(shè)、運(yùn)維、管理提供充足的資源保障。第二，系統(tǒng)建設(shè)要圍繞學(xué)生展開(kāi)，要滿足學(xué)生的需求，得到學(xué)生的認(rèn)可和接受，如，可以利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)建設(shè)關(guān)于畢業(yè)生網(wǎng)上檔案查詢系統(tǒng)，畢業(yè)生能夠通過(guò)身份認(rèn)證進(jìn)入到這一系統(tǒng)，查看畢業(yè)后檔案去向。同時(shí)，畢業(yè)生也能夠在系統(tǒng)中針對(duì)檔案問(wèn)題留言咨詢，學(xué)校檔案管理部門(mén)也可以在系統(tǒng)中回復(fù)畢業(yè)生。需要注意的是，如果檔案管理系統(tǒng)要更新升級(jí)，必須要對(duì)學(xué)生的電子檔案做備份處理，以免檔案信息損壞。第三，學(xué)生檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，需要對(duì)其安全性加以考慮，要有效借助信息技術(shù)手段解決電子檔案安全問(wèn)題，可以提升電子檔案的安全保護(hù)等級(jí)，以免學(xué)生的信息被不法人員竊取利用。第四，要保證檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化、體系化。這就包含語(yǔ)言格式的標(biāo)準(zhǔn)化、操作流程的標(biāo)準(zhǔn)化等內(nèi)容。

（三）提高檔案管理人員的整體素質(zhì)水平

高校已有的檔案管理人員大部分都是非專(zhuān)業(yè)出身的，缺乏專(zhuān)業(yè)檔案管理方面的知識(shí)、技術(shù)、經(jīng)驗(yàn)等，甚至有些檔案管理人員對(duì)以前的檔案管理方式應(yīng)用的也不是很熟練，更不用說(shuō)利用現(xiàn)代化的技術(shù)進(jìn)行檔案管理了。所以，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，高校要加大對(duì)檔案管理人員的教育培訓(xùn)，這是提高高校學(xué)生檔案管理工作質(zhì)量的關(guān)鍵。具體如下：第一，營(yíng)造一個(gè)好的學(xué)習(xí)環(huán)境，鼓勵(lì)自學(xué)。檔案管理人員要對(duì)自身工作引起重視，通過(guò)各種方式、渠道加強(qiáng)檔案管理方面知識(shí)的學(xué)習(xí)，對(duì)新時(shí)期最前沿的檔案管理知識(shí)有一個(gè)了解，并能夠準(zhǔn)確把握檔案管理新動(dòng)態(tài)，以豐富自身的知識(shí)儲(chǔ)備。第二，高校上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要給檔案管理人員提供一個(gè)外出實(shí)踐學(xué)習(xí)、進(jìn)修的機(jī)會(huì)?？梢蚤_(kāi)設(shè)各種類(lèi)型的培訓(xùn)班，對(duì)在崗管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，也可以安排在崗人員到先進(jìn)單位交流學(xué)習(xí)。第三，高校檔案管理部門(mén)人員要定期進(jìn)行業(yè)務(wù)交流，對(duì)工作中存在的問(wèn)題加以探究，以解決問(wèn)題，共同做好學(xué)生檔案管理工作。第四，利用政策制度來(lái)約束和激勵(lì)檔案管理人員，讓他們能夠嚴(yán)格按照要求做好自身工作，留住更多的人才，組建一支業(yè)務(wù)水平高、技術(shù)水平高、素質(zhì)好的骨干學(xué)生檔案管理隊(duì)伍。

結(jié)語(yǔ)

總而言之，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，我們需要對(duì)高校學(xué)生的檔案管理工作有一個(gè)新的認(rèn)識(shí)，與時(shí)俱進(jìn)，更新管理觀念，利用新技術(shù)，助力檔案管理工作，同時(shí)，還要建設(shè)高校學(xué)生的檔案管理系統(tǒng)，不斷地提高檔案管理人員的整體素質(zhì)水平，使高校學(xué)生檔案管理工作順利開(kāi)展。

參考文獻(xiàn)

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[2]景陽(yáng).網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下對(duì)高校學(xué)生檔案管理的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)[J].蘭臺(tái)世界，2018，000 （008）：P.85-87.

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