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        人事檔案管理在人力資源管理中的運(yùn)用研究

        2021-09-10 05:37:44周文
        科教創(chuàng)新與實(shí)踐 2021年25期
        關(guān)鍵詞:人力資源管理運(yùn)用

        摘要:習(xí)近平指出,人才是創(chuàng)新的第一資源。我國(guó)生產(chǎn)年齡人口不斷減少,就業(yè)彈性大增,人才培養(yǎng)面臨許多新課題。一個(gè)科學(xué)、合理的人力資源管理體系不僅可以有效地建立組織的管理框架,還可以使組織內(nèi)部的部門與部門、人與人、物與物、組織與組織的關(guān)系更加協(xié)調(diào)一致,有效地提高員工的工作效率和組織運(yùn)作效率,達(dá)到降低管理成本的目的。文章對(duì)如何有效地利用人力資源檔案管理,充分發(fā)揮新時(shí)期人力資源檔案的內(nèi)在潛能,對(duì)其持續(xù)改進(jìn)提出了幾點(diǎn)見(jiàn)解。

        關(guān)鍵詞:人事檔案管理;人力資源管理;運(yùn)用

        引言

        怎樣適應(yīng)新形勢(shì)、新要求,提高人力資本水平,有效利用人力資源檔案,大力支持高質(zhì)量發(fā)展,是人力資源管理部門必須考慮的問(wèn)題。要使每位員工的價(jià)值最大化,為單位創(chuàng)造無(wú)限的財(cái)富與價(jià)值,人力資源是不可或缺的工作。人力資源部門可以在單位內(nèi)合理配置人力資源,保證各單位員工都能實(shí)現(xiàn)效益最大化。要提高人力資源管理部門的工作效率,就必須提高對(duì)人力資源檔案的依賴程度。人事檔案的管理能夠幫助并推動(dòng)人力資源管理部門人員的合理調(diào)動(dòng)和工作安排單元的可持續(xù)發(fā)展。

        1人力資源檔案管理在人力資源管理中的重要作用

        1.1科學(xué)、合理地分配人力資源

        人力資源檔案可以提高人力資源管理部門的工作質(zhì)量,使每個(gè)員工的工作價(jià)值得到充分發(fā)揮,人力資源管理部門和其他內(nèi)部管理部門也是機(jī)組日常管理的重要部分??梢哉f(shuō),人力資源管理對(duì)單位未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)有直接影響。人力資源與單位其他資源也存在著差異,隨著時(shí)代的發(fā)展,合理配置人力資源始終是單位內(nèi)部管理的重要任務(wù)。利用人力資源檔案管理,人力資源管理部門可以更全面地了解員工的基本信息,對(duì)各行業(yè)的人才短缺進(jìn)行調(diào)查,從而科學(xué)合理地配置內(nèi)部人力資源。提高人力資源管理工作質(zhì)量,提高單位效益。

        1.2為人力資源管理決策階段作出決策提供參考

        人事檔案管理部門具有單位內(nèi)所有人員的基本信息,包括人員的工作能力、個(gè)人基本信息、工作經(jīng)驗(yàn)等。為今后決策階段的反應(yīng)提供參考,例如人力資源管理等。比如,單位在實(shí)施績(jī)效考核制度時(shí),員工的內(nèi)部考核直接影響到員工的晉升與薪酬。所以,認(rèn)真、全面、系統(tǒng)地對(duì)員工進(jìn)行評(píng)估,是對(duì)員工未來(lái)和單位未來(lái)的發(fā)展。單位對(duì)員工的評(píng)估,大多數(shù)是基于員工日常工作表現(xiàn)和同事間的評(píng)估。

        2人力資源管理應(yīng)用中人力資源檔案管理的主要問(wèn)題

        2.1采用人力資源管理的后勤方法會(huì)降低人力資源管理的效率

        大多數(shù)單位的人力檔案管理方式都是比較落后的。而在開(kāi)發(fā)背景下,管理人員不能充分利用信息技術(shù),人力資源文件管理效率低,不能準(zhǔn)確把握人力資源文檔的細(xì)節(jié)。一是人事檔案管理系統(tǒng)的功能比較簡(jiǎn)單,只能輸入人事資料,無(wú)法深入了解人事檔案的細(xì)節(jié),因而無(wú)法發(fā)揮其真正的價(jià)值。隨著信息技術(shù)的發(fā)展,管理人員在信息管理方面沒(méi)有采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件,人力資源文件的管理效率會(huì)下降。

        2.2我國(guó)大多數(shù)單位并沒(méi)有正確認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要性

        人力資源檔案的管理也容易被忽視。在實(shí)踐中,由于單位沒(méi)有建立一個(gè)完整的人力資源檔案管理體系,人力資源檔案的最大價(jià)值并未得到發(fā)揮。大部分單位在人事檔案管理工作內(nèi)容、工作流程、職責(zé)分工等方面都沒(méi)有落實(shí),缺乏統(tǒng)一合理的人事檔案管理體系。此外,單位人力資源檔案管理中,由于人力、物力、財(cái)力等方面的投入較少,人力資源檔案管理質(zhì)量不高,工作效率低下。

        3人力資源檔案管理應(yīng)用手段分析

        3.1人力資源檔案管理應(yīng)該使用最新管理方法

        在信息技術(shù)飛速發(fā)展的背景下,傳統(tǒng)的人力資源檔案管理已不能適應(yīng)單位的發(fā)展。所以,設(shè)備必須采用最新的管理方法對(duì)人力資源文件進(jìn)行管理。第一,減少紙張文件。傳統(tǒng)的人事檔案由于單位的發(fā)展存在很多弊端。具體來(lái)說(shuō),檢索紙質(zhì)文件需要花費(fèi)時(shí)間和精力。此外,許多文件與我國(guó)制定的環(huán)保理念不相適應(yīng),作為人事檔案管理的管理者,必須減少紙張檔案的數(shù)量,全面實(shí)施數(shù)字化電子檔案管理。其次,在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的幫助下,人力資源檔案管理部門需要建立一個(gè)更加專業(yè)化的人力資源檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù),建立專業(yè)化的人力資源檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù),可以克服傳統(tǒng)文件占用很大空間的問(wèn)題。

        3.2提高檔案管理人員的專業(yè)性和全體員工的檔案管理意識(shí)

        人事檔案管理者必須具備良好的工作素養(yǎng),才能保證對(duì)人力資源檔案進(jìn)行科學(xué)、合理、標(biāo)準(zhǔn)化管理。為提高人力資源人事檔案管理人員工作能力,進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。人事檔案管理人員既要明確各項(xiàng)檔案管理制度、檔案管理制度和法規(guī)、檔案管理標(biāo)準(zhǔn),還應(yīng)提高專業(yè)技術(shù)水平,熟練使用各種計(jì)算機(jī)軟件,提高人力資源檔案信息管理的效率。人力資源檔案管理者必須不斷學(xué)習(xí)高級(jí)知識(shí),以適應(yīng)人力資源管理工作的需要,最后,必須廣泛宣傳檔案管理的重要性,以確保本單位的所有人員正確認(rèn)識(shí)檔案管理對(duì)于人力資源管理發(fā)展的重要性,并全面執(zhí)行存檔管理準(zhǔn)則和政策。

        結(jié)語(yǔ)

        人力資源管理在單位長(zhǎng)期的發(fā)展過(guò)程中起著重要的、廣泛的管理作用,并能幫助單位實(shí)現(xiàn)巨大的經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)。在人力資源管理過(guò)程中,人事檔案能有效提高人力資源管理部門的工作質(zhì)量,一直是人力資源管理中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。傳統(tǒng)的人力資源管理隨著時(shí)代的發(fā)展已經(jīng)不能適應(yīng)開(kāi)發(fā),所以在人力資源管理工作中要充分利用人力資源檔案,提升人力資源價(jià)值。

        參考文獻(xiàn):

        [1]徐慧.人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理中的作用[J].陜西檔案.2021(02).

        [2]郭麗萍.民營(yíng)企業(yè)人事檔案管理存在的問(wèn)題與對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù).2020(13).

        [3]王姝.人事檔案管理在人力資源管理中的運(yùn)用[J].人才資源開(kāi)發(fā).2020(22).

        作者簡(jiǎn)介:周文(1989.02-),男,湖南人,大專。研究方向:事業(yè)單位人事檔案管理

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