金婭琳 謝雨

摘 要：高校學(xué)生檔案記載著大學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)和生活經(jīng)歷以及綜合表現(xiàn)，是高校畢業(yè)生就業(yè)時用人單位選聘人才的重要憑證和考核依據(jù)。文章從高校學(xué)生人事檔案流轉(zhuǎn)的過程入手，通過問卷調(diào)查和個別訪談的方式收集數(shù)據(jù)，分析流轉(zhuǎn)過程中存在的問題及其產(chǎn)生原因，提出應(yīng)當(dāng)完善網(wǎng)絡(luò)化檔案管理體系，探討解決檔案流轉(zhuǎn)問題的對策，提高高校學(xué)生人事檔案流轉(zhuǎn)效率。

關(guān)鍵詞：高校；學(xué)生檔案；流轉(zhuǎn)

高校學(xué)生檔案是國家人事檔案的重要組成部分，是聯(lián)系學(xué)生與用人單位的橋梁紐帶。檔案在流轉(zhuǎn)過程中出現(xiàn)問題不僅會影響畢業(yè)生順利就業(yè)，還會不同程度影響畢業(yè)生工齡計算、工資調(diào)整、工作調(diào)動、職稱申報、出國深造、婚姻生育、辦理“五險一金”等，高校也難以落實畢業(yè)生檔案的有效保護工作[1]。因此，管理好高校學(xué)生人事檔案，安全、及時、準(zhǔn)確地將檔案轉(zhuǎn)遞到各用人單位或相關(guān)主管部門，十分重要且具有現(xiàn)實意義。高校學(xué)生檔案流轉(zhuǎn)大體經(jīng)歷新生入學(xué)、在校管理、畢業(yè)離校時、畢業(yè)離校后四個階段，在檔案流轉(zhuǎn)過程中往往會出現(xiàn)“缺失”“丟檔”“棄檔”“死檔”等各種問題。進一步解構(gòu)分析這些問題，并提出相應(yīng)的解決對策，有利于提高學(xué)生檔案工作效率。

一、學(xué)生檔案流轉(zhuǎn)過程性解構(gòu)與風(fēng)險評估

高校學(xué)生檔案在不同的階段因各種原因會導(dǎo)致不同問題。為深入分析各環(huán)節(jié)問題出現(xiàn)原因，文章采用問卷調(diào)查和個別訪談的方式收集資料，共對1000名在校大學(xué)生和已畢業(yè)學(xué)生進行問卷調(diào)查，對10名已工作的畢業(yè)生及5名有檔案工作經(jīng)驗的輔導(dǎo)員進行訪談。參與問卷調(diào)查的對象中29.6%是來自大一，9.5%來自大二，10.8%來自大三，30.5%來自大四，還有9.7%來自畢業(yè)后1-2年的學(xué)生，9.9%來自畢業(yè)后3-5年的學(xué)生。在調(diào)查對象選擇時注重廣泛性與合理性，收集的結(jié)果具備可參考性。

1. 新生入學(xué)階段

高校新生入學(xué)時，轉(zhuǎn)遞的檔案有兩種形式，分別是電子檔案和紙質(zhì)檔案。紙質(zhì)檔案一般會由學(xué)生自行攜帶，或由原中學(xué)通過普通郵寄的方式轉(zhuǎn)接。根據(jù)調(diào)查結(jié)果分析，在新生入學(xué)階段學(xué)生人事檔案流轉(zhuǎn)過程中，造成紙質(zhì)檔案缺失的原因主要可歸納為兩類：郵寄丟檔和轉(zhuǎn)接丟檔。

（1）郵寄丟檔。部分省市中學(xué)通過普通郵寄方式進行檔案轉(zhuǎn)接，在寄件和接收的過程中存在丟檔的風(fēng)險。因郵寄丟檔在新生入學(xué)階段丟檔總量中占33.5%。

（2）轉(zhuǎn)接丟檔。中學(xué)老師在將學(xué)生檔案裝袋時，可能會遺漏材料；新生報到時將檔案交到所屬學(xué)院，輔導(dǎo)員歸檔時可能造成檔案錯裝或者遺漏；學(xué)生檔案轉(zhuǎn)交過程中，也存在缺失隱患。因轉(zhuǎn)接丟檔在新生入學(xué)階段丟檔中占66.5%。

2. 學(xué)生在校期間

高校學(xué)生進校后檔案由所在學(xué)院統(tǒng)一歸檔，直至畢業(yè)后轉(zhuǎn)出。在此期間檔案缺失風(fēng)險相對較低。調(diào)查結(jié)果顯示，學(xué)生在校期間檔案缺失的原因主要有兩種：

（1）工作交接丟檔。根據(jù)輔導(dǎo)員訪談內(nèi)容分析，輔導(dǎo)員崗位調(diào)動，或者工作重新分配后，在檔案交接中有時會出現(xiàn)疏忽，造成學(xué)生檔案轉(zhuǎn)接不完整，存在檔案缺失的風(fēng)險。統(tǒng)計中工作交接階段丟檔的比例占87.6%。

（2）轉(zhuǎn)專業(yè)丟檔。轉(zhuǎn)專業(yè)的學(xué)生或自行攜帶檔案到所轉(zhuǎn)專業(yè)學(xué)院報到，或由原學(xué)院統(tǒng)一轉(zhuǎn)交到新學(xué)院，檔案流轉(zhuǎn)期間有丟檔風(fēng)險。訪談中一名有轉(zhuǎn)專業(yè)經(jīng)歷的學(xué)生就有丟檔的經(jīng)歷。轉(zhuǎn)專業(yè)丟檔的比例占12.4%。

3. 畢業(yè)離校階段

畢業(yè)生離校階段出現(xiàn)的檔案丟失、檔案缺件、檔案滯留等現(xiàn)實問題，在大部分中國高校畢業(yè)生檔案派遣工作中均有發(fā)生。根據(jù)調(diào)查，畢業(yè)離校階段大學(xué)生人事檔案流轉(zhuǎn)存在的問題歸納為兩類：

（1）歸檔過程不規(guī)范。歸檔過程中由于人手不足、事務(wù)龐雜等現(xiàn)實條件限制，輔導(dǎo)員會將畢業(yè)生檔案整理工作分派給學(xué)生干部，再由學(xué)生干部具體分工。在一層一級任務(wù)傳遞的過程中容易造成檔案材料缺失或者內(nèi)容錯誤。調(diào)查顯示歸檔過程不規(guī)范導(dǎo)致問題發(fā)生的比例占22.1%。

（2）檔案滯留學(xué)校?！秶鴦?wù)院辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)教育部等部門關(guān)于進一步深化普通高等學(xué)校畢業(yè)生就業(yè)制度改革有關(guān)問題意見的通知》（國辦發(fā)〔2002〕19號）允許“在畢業(yè)離校前仍未落實就業(yè)單位的應(yīng)屆畢業(yè)生可以在兩年內(nèi)將其戶口和檔案在學(xué)校代存”。因?qū)W業(yè)暫時未達到畢業(yè)要求需延長學(xué)制或退學(xué)的學(xué)生，已經(jīng)畢業(yè)但尚未就業(yè)的學(xué)生，“二戰(zhàn)”考研、留學(xué)、創(chuàng)業(yè)、考公務(wù)員的學(xué)生，如未在期限內(nèi)辦理轉(zhuǎn)檔托檔等相關(guān)手續(xù)，其畢業(yè)生檔案將成為“死檔”。檔案滯留學(xué)校導(dǎo)致問題發(fā)生的比例占77.9%。

4. 畢業(yè)離校后

隨著就業(yè)環(huán)境和觀念的變化，越來越多的學(xué)生選擇進私企、自由創(chuàng)業(yè)、出國勞務(wù)等就業(yè)方式。因頻繁更換工作，檔案流轉(zhuǎn)也較頻繁，在流轉(zhuǎn)過程中滯留檔案、遺漏檔案、遺失檔案的現(xiàn)象屢屢發(fā)生。究其原因，主要有以下幾方面：

（1）管理不規(guī)范。學(xué)生畢業(yè)后或?qū)n案掛靠于各地人才市場，或托管于用人單位人事部門。一些用人單位人事部門在接收檔案及保管時不夠規(guī)范，最終造成檔案缺漏，甚至遺失。另外，學(xué)生將檔案轉(zhuǎn)入人才市場時，也會存在類似處置不當(dāng)現(xiàn)象。根據(jù)問卷調(diào)查結(jié)果和訪談內(nèi)容來看，管理不規(guī)范導(dǎo)致問題發(fā)生的比例占10.6%。

（2）離職后未及時托管。有的畢業(yè)生自檔案轉(zhuǎn)托到相關(guān)單位后從不過問，離職時也未將檔案轉(zhuǎn)至新單位或?qū)n案掛靠新單位所在地人才市場。有的畢業(yè)生將檔案留存在身邊，超過規(guī)定時間，形成“死檔”，或在轉(zhuǎn)托檔案期間自行打開檔案造成檔案失密無效。離職后未及時進行托管導(dǎo)致問題發(fā)生的比例占80.3%。

（3）離職后單位截留檔案。有的畢業(yè)生跳槽時與原單位發(fā)生矛盾，檔案被扣押，其中部分畢業(yè)生檔案意識淡薄而棄檔，等到了新單位需要檔案時才回頭尋找，往往找不到。離職后單位截留檔案導(dǎo)致問題發(fā)生的比例占9.1%。

二、學(xué)生檔案流轉(zhuǎn)問題根源

1. 管理機制不健全

大學(xué)生檔案管理主要遵循《高等學(xué)校檔案管理辦法》《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》等法規(guī)?！陡叩葘W(xué)校檔案管理辦法》規(guī)定：“學(xué)生檔案主要包括高等學(xué)校培養(yǎng)的學(xué)歷教育學(xué)生的高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業(yè)生登記表等”。對收集、整理、管理附加材料，如獎懲、學(xué)生業(yè)務(wù)能力與專業(yè)素養(yǎng)等材料的管理辦法和范圍均沒有詳細規(guī)定。目前，相關(guān)法規(guī)對丟失損壞檔案的行為只是做出了相應(yīng)的處罰規(guī)定，未制定明確補救辦法，這也意味著檔案丟失成了不可追溯、不可逆轉(zhuǎn)的“硬傷”性事件[2]。當(dāng)檔案丟失、材料不齊、超過規(guī)定存放時間等問題真正發(fā)生時，最終會導(dǎo)致“死檔”。有研究者提出，當(dāng)個人檔案中缺少錄取通知書和畢業(yè)生登記表時，檔案館所存教學(xué)檔案中的新生錄取名單及畢業(yè)生名單可以彌補[3]。但從現(xiàn)實情況來看，僅有此種補檔方式是不夠的。

2. 管理方式不完善

高校學(xué)生在校期間檔案流轉(zhuǎn)發(fā)生的問題中，87.6%是因為工作交接而導(dǎo)致丟檔；畢業(yè)生離校階段檔案流轉(zhuǎn)發(fā)生問題，22.1%是因為歸檔過程不規(guī)范導(dǎo)致丟檔，77.9%是因為檔案滯留學(xué)校導(dǎo)致丟檔。由此看來，高校檔案管理方式不夠完善體現(xiàn)在兩個方面：一是缺少可供參考的檔案管理細則。在高校學(xué)生檔案管理方面，管理機構(gòu)沒有統(tǒng)一明確的管理細則，各高校只是在學(xué)生畢業(yè)時根據(jù)本校實際情況和用人單位要求對檔案進行整理，由學(xué)院輔導(dǎo)員將學(xué)生現(xiàn)有信息歸檔。缺乏檔案管理制度和管理體系的約束和指導(dǎo)，導(dǎo)致責(zé)任不到位，分工不明確。這樣的管理方式容易引發(fā)檔案缺失、檔案滯留等現(xiàn)象。二是缺少專職檔案管理人員。部分高校未設(shè)置專職的學(xué)生檔案管理人員，而是由二級學(xué)院的輔導(dǎo)員兼職管理，導(dǎo)致存在學(xué)生檔案管理者不專業(yè)、檔案管理隊伍不穩(wěn)定等問題。輔導(dǎo)員往往對學(xué)生檔案管理的相關(guān)業(yè)務(wù)及規(guī)章制度不甚了解，使得學(xué)生檔案很難做到定期更新與完善，工作中出現(xiàn)問題和失誤也在所難免。

3. 檔案重要性認識不足

高校在學(xué)生檔案意識培養(yǎng)方面重視程度不足，不少學(xué)生對自己檔案的重要性沒有清晰的定位。有學(xué)者指出：“缺乏基本的檔案常識是大學(xué)生檔案意識薄弱的主要原因”[4]。部分大學(xué)生認為檔案只對在國家單位工作或者考研的人才有用，覺得自己未入職國有企業(yè)，也不參加考公考研，檔案對自身轉(zhuǎn)正定級等完全沒有用處，即使不作任何處理也不會影響今后生活學(xué)習(xí)，故而離校時不辦理任何轉(zhuǎn)檔或托檔手續(xù)，也不關(guān)心自己檔案的去向，造成檔案缺失，甚至“死檔”。部分學(xué)生在畢業(yè)后把檔案放在自己身邊保管，不辦理任何轉(zhuǎn)托手續(xù)，造成“死檔”或檔案失密無效。部分畢業(yè)生沒有關(guān)注自己的檔案是否由于單位沒有獨立人事權(quán)而被退回，導(dǎo)致檔案缺失。問卷調(diào)查顯示，73%的學(xué)生對大學(xué)生檔案的作用不甚了解，大學(xué)生畢業(yè)后由于離職未及時進行托管導(dǎo)致問題發(fā)生的比例占80.3%。

三、完善學(xué)生檔案管理體系

1. 規(guī)范管理體系，強化檔案集中管理

首先，制定相關(guān)的管理細則。細則要包含檔案收集、歸檔以及管理辦法。要明確檔案收集人員、管理人員和歸檔人員具體職責(zé)，做好與用人單位和人才市場的對接移交工作。其次，設(shè)立學(xué)生檔案室，由學(xué)校設(shè)專人管理。學(xué)生在高中期間的檔案直接由當(dāng)?shù)卣猩k通過機要形式轉(zhuǎn)遞給高校學(xué)生檔案室進行歸檔。學(xué)生檔案室根據(jù)學(xué)校、教育部門、檔案部門的相關(guān)規(guī)定，編寫新生檔案所需材料目錄，制定審查原則，對新生檔案的真實性與完整性進行核驗。再次，二級學(xué)院設(shè)一名檔案聯(lián)絡(luò)員，定期將學(xué)院輔導(dǎo)員和班主任收集的學(xué)生在校期間檔案材料定期移交學(xué)生檔案室歸檔管理。最后，學(xué)生檔案室組織檔案清查隊伍，根據(jù)制定的章程對審查人員進行培訓(xùn)，提示重點檢查項目，定期對新生檔案進行檢查、整理、紙質(zhì)電子雙重歸檔。各部門、人員通過建立的信息溝通和反饋渠道，明確自身在管理體系中應(yīng)該承擔(dān)的職責(zé)，保證高校學(xué)生檔案管理體系正常運行，更新完善學(xué)生在校期間的檔案證明材料。學(xué)生畢業(yè)離校時，檔案由學(xué)生檔案管理部門通過機要形式轉(zhuǎn)遞給就業(yè)單位或人才市場的檔案管理部門。

2. 利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，構(gòu)建智能化檔案管理系統(tǒng)

《高等學(xué)校檔案管理辦法》規(guī)定：“高校檔案館有責(zé)任改進學(xué)生檔案管理方式，推進學(xué)生檔案的信息化和數(shù)字化。”隨著高校不斷擴招，每年需要轉(zhuǎn)遞的學(xué)生檔案數(shù)量不斷增大。高校應(yīng)充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)帶來的便利，構(gòu)建智能化的適合高校學(xué)生特點的學(xué)生檔案管理系統(tǒng)。經(jīng)筆者調(diào)研，目前已有高校研發(fā)并使用了畢業(yè)生檔案服務(wù)管理系統(tǒng)。系統(tǒng)具備檔案目錄生成，檔案轉(zhuǎn)接去向的記錄和查詢、添加、刪除、更新等多個功能，通過系統(tǒng)管理新生入學(xué)、在校期間、畢業(yè)離校時學(xué)生檔案的歸檔及轉(zhuǎn)接。根據(jù)學(xué)生填寫的報到證申請表，可以將學(xué)生檔案的去向分為到所在單位、到人才市場、留校三類。利用系統(tǒng)錄入學(xué)生檔案接收處的地址、聯(lián)系電話，對學(xué)生檔案去向進行詳細登記，以便日后查詢。

3. 重視宣傳教育，培養(yǎng)檔案意識

加強學(xué)生檔案常識的教育和檔案意識的培養(yǎng)，可以有效避免高校學(xué)生人事檔案在流轉(zhuǎn)過程中出現(xiàn)問題。將檔案基本常識、檔案管理規(guī)章制度和檔案相關(guān)法律法規(guī)教育貫穿于學(xué)生入學(xué)教育、課堂教育、社會實踐活動和畢業(yè)離校前的就業(yè)指導(dǎo)，引導(dǎo)和幫助學(xué)生樹立正確的檔案觀念，培養(yǎng)學(xué)生的檔案意識。通過大量的實例和法律法規(guī)講解向?qū)W生宣傳檔案知識，讓學(xué)生充分認識到檔案的重要作用，詳細了解畢業(yè)后辦理檔案轉(zhuǎn)托所需要的各項材料及具體流程。特別要向?qū)W生強調(diào)檔案暫留學(xué)校、檔案存入生源地人才市場或單位所在地人才市場、檔案存入用人單位幾種情況的不同，提醒學(xué)生時刻明確自己檔案的去向，檔案滯留自己手中絕不可超過規(guī)定時間。提醒畢業(yè)生在更換工作時，不管檔案是存在用人單位還是人才市場，都要及時完成檔案新的轉(zhuǎn)托掛靠，絕不可棄檔或自留。

四、結(jié)語

高校學(xué)生人事檔案是大學(xué)生在校期間各類學(xué)習(xí)、生活、實踐的真實記錄，與他們未來的工作和生活都有密切關(guān)系，是異常寶貴且不可再生的資源。一旦缺失，雖然可參考當(dāng)?shù)貦n案管理機構(gòu)的規(guī)定通過“以檔補檔”的方式盡力補全，但若丟失了所有可以證明身份的材料，“以檔補檔”也難以實現(xiàn)。要從根本上解決這個問題，應(yīng)提前預(yù)防，加強制度建設(shè)，提升學(xué)生檔案意識，構(gòu)建科學(xué)規(guī)范的高校學(xué)生人事檔案管理體系，實現(xiàn)進檔有源、存檔有序、轉(zhuǎn)檔可循的理想目標(biāo)。

*本文系2020年度江蘇省教育廳高校哲學(xué)社會科學(xué)研究項目“工程教育認證視角下高校德育評價范式的創(chuàng)新研究”（項目編號：2020SJB0916）階段性研究成果。

注釋與參考文獻

[1]曹勤民.高校學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞中存在的問題與對策[J].山西檔案，2011（5）：33-34.

[2]姜獻群.高校畢業(yè)生就業(yè)檔案管理模式探析[J].檔案學(xué)通訊，2013（6）：16-19.

[3]許行珺.人事檔案補充學(xué)籍檔案的實踐與思考[J].陜西檔案，2017（2）：38-39.

[4]劉大巧，徐娟.當(dāng)代大學(xué)生檔案意識調(diào)查研究——以云南地區(qū)為例[J].云南檔案，2017（8）：58-62.