張寶愛

【摘 要】高校學生檔案管理是高校學生培養(yǎng)過程中不可或缺的原始記錄，隨著高校學生數量的不斷增加和用人單位對求職者檔案管規(guī)范化認識的提高，高校在學生檔案管理方面采取有效措施，應用信息化技術和現代檔案管理模式，積極探索適用于高校檔案管理信息化建設，力求操作的可行性，管理的規(guī)范化，應用的便捷性。為進一步發(fā)揮高校學生檔案管理在高校教育發(fā)展中的作用與優(yōu)勢，本文就高校學生檔案管理工作的特點、問題及對策進行初步探析。

【關鍵詞】高校;學生檔案;管理;對策

檔案是一種具有特殊價值的信息資源，是最原始、最權威的信息，在國家經濟社會發(fā)展中具有不可替代的作用。高校學生檔案是我國檔案事業(yè)的重要組成部分，這項工作直接關系到廣大高校畢業(yè)生的切身利益和用人單位檔案體系建設的質量和效率，關系到我國檔案事業(yè)的蓬勃發(fā)展。而以計算機技術為典型代表的現代信息化技術快速發(fā)展，極大地改變了我們的思想觀念，工作、學習都離不開計算機軟件的實際應用。目前各類高校的教學與管理都發(fā)生了重大的變化，需要用各種信息手段來改造現有的軟件信息，從而提高工作效率。高校學生檔案管理尤其是畢業(yè)生檔案管理的信息化建設在傳統(tǒng)的手工操作方式存在大量不可預知性等問題之下就顯得尤為迫切。 然而信息化建設不是一朝一夕就能完成的，它是一項長期、艱巨的任務。本文以山西農業(yè)大學學生檔案管理的特點入手，綜合分析高校學生檔案管理過程中存在的顯著問題，進而對高校學生檔案管理提出合理化建議，為高校學生檔案管理體系建設提供規(guī)范化建議和參考。

一、高校學生檔案管理的特點

高校學生數量大，檔案變動、更新、維護都對高校檔案管理工作提出巨大挑戰(zhàn)。根據2008年頒布的《高等學校檔案管理辦法》，對高等學校檔案工作的定義、適用范圍等有了新論述，對高等學校檔案的管理體制、制度建設和工作要求提出了更高標準，充分體現了國家對高等學校檔案工作的高度重視和檔案管理工作在高校中的地位，為高校檔案管理工作規(guī)范和發(fā)展提供了制度保障。新《管理辦法》規(guī)定高等學校檔案是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。

具體來看，高校學生檔案管理工作具有以下特點：

1.工作量大

隨著每年學生入學、畢業(yè)，檔案數據都會發(fā)生變動，錄入、遷出、就業(yè)、繼續(xù)深造等情況的變化促使檔案變化頻繁，呈現數量大、跨界調度等特點，加上檔案的維護、保存都需消耗大量人力物力。

2.檔案變動頻繁

學生檔案變動頻繁是高校學生檔案管理的有一個顯著特點。每年校內學生的學籍異動、專業(yè)變更，校際間學生的升學，校企間學生的就業(yè)都會伴隨檔案的遷移發(fā)送，這些工作的具體實施過程中，容不得一絲疏忽。

3.涉及部門及檔案種類繁多

高校教學檔案種類繁多，來自高校內部各教學管理部門的文件材料，教師教學材料、學術論文，學生考試材料、畢業(yè)設計或論文等許多方面。檔案內容具有多學科性，且學科與學科之間也存在著交叉;檔案管理層級較多，各層級下又分屬不同的管理部門，導致教學檔案整體上又呈現出很強的復雜性。以我校為例，除了紙張等傳統(tǒng)檔案形式，日益增多的圖文材料、課件、電子光盤、視頻資料、各種證書等導致教學檔案的數量和類型不斷擴張，加大了高校教學檔案的管理難度。

4.檔案管理的信息化

當前，高校檔案管理中最顯著的特點就是管理的信息化。我校從2009年就對學生檔案相關資料進行了信息化處理，自行開發(fā)并應用了學生檔案信息化管理系統(tǒng)，同時，網絡中的一些先進技術比如城市云等都可以運用到高校檔案管理中，使得檔案管理工作越來越趨向于無紙化和集中化。

二、高校學生檔案管理存在的問題

1.檔案管理技術落后

面對高校每年上千萬的注冊新生，檔案室的檔案管理技術顯得尤為重要。檔案管理人員一般是高校臨時人員調動，檔案的管理技術水平較為落后。檔案管理工作主要是新生檔案的歸檔、檔案查詢、檔案的調離。檔案的歸類采取傳統(tǒng)的編號、索引、查詢。尤其是對于紙質材料的大學生檔案，每次調檔、查看檔案等行為要重復打開檔案再密封存檔，對檔案袋及檔案內容的破壞不可避免。

2.安全性有待提高

學生畢業(yè)時大學生檔案一般由學校代為轉發(fā)，由于郵寄存在著受潮、丟失、破損等風險，另外部分高校將已經考取研究生、考取公務員、就業(yè)單位接收檔案的學生個人檔案直接交由學生代轉，大學生檔案的安全性難以得到保障。此外，缺乏對電子檔案管理的風險評估體系。高校的電子檔案管理除了應該有安全軟件防護，還應該建立相應的風險評估體系，預知檔案管理中將會出現的風險，減少安全漏洞，并且做出應對風險的多個應急方案。但是，目前的高校電子檔案管理很少建立風險評估體制，無形中增加了檔案管理的風險。

3.硬件設施不足

隨著科學技術的進步，計算機網絡技術在學校檔案管理中也得到廣泛的應用，但是大多數學校還是運用落后的方式來管理學校檔案，如手工收集，卻很少有學校運用計算機網絡技術來管理學校檔案。同時，檔案的查閱、借閱等服務環(huán)節(jié)功能不完備，所以使得檢索檔案的方式非常繁瑣，這樣學校檔案管理人員的工作效率也會大幅度降低。

學校檔案真實地記錄一個學校的各方面的發(fā)展足跡，但是現在許多學校沒有按照標準去建造檔案室，各種檔案設施陳舊老化，檔案室的管理條件比較差，對檔案的保管使用效果造成嚴重影響。部分檔案存放室由于不通風、不防潮、不防霉、不防盜、不防火等因素，易致使檔案材料遭到破壞甚至缺失。同時保管檔案的設備參差不齊，難以滿足新時期檔案多元化的需求。檔案的隨意放置也給檔案管理工作增加了難度。

三、高校學生檔案管理工作建議

針對大學生檔案管理工作存在的一些缺失，國家應當硬性通知并通過財政補貼要求各高校建立專門的大學生檔案管理中心，專門負責學生檔案的存儲、查詢、接收和調離工作。并且通過競聘等形式錄取具有數字化圖書管理經驗的人員將大學生檔案管理工作數字化。建立學生電子檔案，記錄學生檔案中包含的全部材料清單及電子影印文件，方面檔案的電子查詢。引進新的大學生檔案存放制度，例如采用數字化方法，將大學生檔案全部寄回原籍，采用數字化方法記錄檔案的全部內容，相關單位需要用到大學生檔案時采用電子傳送的方式取代傳統(tǒng)的郵寄方式，提高檔案的存放安全性及檔案調取查閱的效率。

1.改變檔案管理模式，適應成人高等教育事業(yè)改革發(fā)展的需要

在當前科技迅猛發(fā)展，知識經濟和信息化浪潮日益臨近的背景下，高校建設出現新局面，原有的檔案門類、數量和內容遠不能滿足教育發(fā)展的需要。隨高校教育改革和發(fā)展形勢的需要，檔案工作重點應從以往收集、整理、保管為主轉向以開發(fā)、利用和服務為主，提高檔案的利用，擴大服務功能，高校學生檔案工作是學生教育的信息資源，只有重視開發(fā)利用，不斷拓展業(yè)務范圍和服務領域，才能充分發(fā)揮信息資源的優(yōu)勢。

2.加強檔案管理人員的隊伍建設，提高檔案人員的業(yè)務素質

若要實現高校學生檔案的科學化管理，關鍵是要提高檔案管理人員的素質。首先要注重提高檔案管理人員的政治素質和職業(yè)道德修養(yǎng)，使其熱愛檔案管理工作，有強烈的事業(yè)心、責任心和良好的職業(yè)修為。同時要加強檔案管理人員的業(yè)務技能培訓，不斷為其提供接受繼續(xù)教育和提升職稱的機會，更新專業(yè)知識，通過系統(tǒng)學習，使其在專業(yè)的深度和廣度上有較大提高，在管理實踐中具有信息收集、加工、存貯、傳遞的能力，能積極開展檔案利用工作，為高校的發(fā)展和評估提供材料資源。只有這樣才能滿足新形勢下高校教育發(fā)展和改革創(chuàng)新工作的需要。

3.加強電子檔案存儲設備及網絡安全性

加強電子檔案存儲設備及網絡安全性，首先保障存儲設備的安全，專機專用，定時進行軟硬件更新升級，定期對設備維護;定期對存儲文件更新備份;通過網絡防火墻、身份驗證、數字簽名、病毒預防、嚴格規(guī)定讀寫權限加強電子檔案在存儲處理過程中的安全性，確保電子文件在存儲、傳輸過程中的安全、保密。要不斷改進現代化管理手段，努力提升檔案的安全保護水平。

參考文獻：

[1]張繼先.高職院校畢業(yè)生人事檔案信息化管理的障礙與對策[J].企業(yè)改革與管理， 2016，2：215-216.

[2]姜艷麗.實體檔案和電子檔案的安全管理思考[J].大慶社會科學，2016，194（1）：95-96.

[3]趙長莉.高等職業(yè)院校人事檔案管理研究[J].職業(yè)與技術教育，2016，3：213-214.

[4]王晴.高校檔案管理的信息化建設與創(chuàng)新[J].產業(yè)與科技論壇，2016，15（3）：224-225.

[5]高曉宇.信息化建設在高校檔案管理中的分析[J].才智，2016，2：131-132.

[6]尹黎莉.淺談高校教學檔案管理的特點、問題及對策[J].中國培訓，2016，1：208-209.

[7]林莉.試談學校檔案管理與工作效率的提高[J].科學中國人，2016，1：92-93.

[8]楊東梅.高校檔案管理服務模式在信息時代的創(chuàng)新[J].才智，2016，2：57.

[9]郭艷明.探析學校檔案管理的發(fā)展現狀及其優(yōu)化[J].現代交際，2016，424（2）：125-126.

[10]陳航.高校電子檔案管理的優(yōu)化策略分析[J].求知導刊，2016，1：72.

[11]李妍.大學生檔案管理工作存在的問題及對策[J].才智，2016，2：72.

[12]邵麗敏.成人高校檔案管理電子化應用探究[J].優(yōu)化管理策略，2016，2：97.