房子磊 王坤

摘 要 職業(yè)教育的高質量發(fā)展需要辦學主體高質量的行政管理水平。高職院校二級學院辦公室是整個學校的樞紐，其工作水平和服務質量很大程度上影響著學校的良性運轉，但由于存在辦公室工作人員配置數(shù)量偏少、人才配置水平偏低、學科背景缺乏、工作時間難統(tǒng)籌、職業(yè)培訓缺失、上升通道受限等問題，導致高職院校二級學院辦公室工作難以有效助推學校高質量發(fā)展。高職院校要采取多種方式扭轉二級學院辦公室工作的低質量和內卷化問題，通過打造二級學院辦公室人員發(fā)展平臺、構建新型行政紀律推進校院二級管理體制改革等方式來提升辦公室工作人員的工作動能，辦公室人員也要不斷訓練、強化系統(tǒng)工作思維，不斷挖掘、尋找學習渠道，提升自身工作能力和工作效率。

關鍵詞 高職院校;基層管理人員;二級學院;辦公室工作

中圖分類號 G715 文獻標識碼 A 文章編號 1008-3219（2021）11-0049-04

實現(xiàn)教育高質量發(fā)展需要高水平的管理為依托。高職院校推進“雙高”計劃建設的一項重要內容就是落實黨對教育事業(yè)的全面領導，發(fā)揮多元主體合力，完善學校治理體系，創(chuàng)新學校治理模式，提高學校治理能力[1]。二級學院是專業(yè)群建設的核心單位，也是“雙高”建設的基本單元和主力軍，資源的分配、投入與使用主要發(fā)生于二級學院內部。強化二級學院共治體系建設，應該是高職院校治理體系與治理能力現(xiàn)代化的重點[2]。二級學院辦公室作為學院的中心辦事機構，是整個學院的運轉樞紐，扮演著聯(lián)系內外、溝通左右、承上啟下、協(xié)調四方的重要角色，起到舉足輕重的作用[3]。二級學院在學校的專業(yè)建設和人才培養(yǎng)過程中起到引擎作用，學校必將賦予二級學院更多的職能和自主權，而二級學院管理層決策權的加大必將倒逼二級學院管理水平的提升，作為二級學院重要樞紐的辦公室作用將會更加凸顯，其工作質量的高低將會在很大程度上影響二級學院乃至整個學校的運行，但由于種種原因，高職院校二級學院辦公室工作普遍差強人意。

一、高職院校二級學院辦公室工作困境

（一）人才配置隨意性強與工作要求高之間的矛盾

二級學院辦公室人員極少是通過公開招聘引進的，更多的是安排的高層次人才家屬，或是學校其他崗位調劑過來的工作人員，以女性居多，這樣一種人才配置方式反映出學校領導、人事部門對辦公室工作定位比較低，人員安排比較隨意。對于辦公室工作人員而言，他們走上這個崗位是一種被動的選擇，其工作積極性不高，秉持多一事不如少一事的原則。同時，伴隨教育現(xiàn)代化、教育高質量發(fā)展國家戰(zhàn)略的提出，提升高校管理能力勢在必行，但是工作人員配置的隨意性已經影響了工作目標的達成。以年終考核為例，此項工作程序復雜、涉及面廣，既要保證程序合規(guī)，也要考慮公平公正。作為辦公室工作人員，首先要吃透學校相關文件規(guī)定，同時要結合實際情況拿出一個可行的方案，這是一個系統(tǒng)工程，對辦公室工作人員的邏輯能力要求較高。同時，因為面臨假期，要注意時間節(jié)點，這對辦公室工作人員的工作效率和統(tǒng)籌能力也是一種考驗。

（二）自身科層背景與學院學科背景之間的矛盾

能否在二級學院的政務管理工作中發(fā)揮重要信息的“集散地”和“加工廠”作用，能否為學院領導的決策提供有價值的信息，已經成為評價辦公室工作水平的重要指標。二級學院辦公室工作的高質量完成離不開對于自己所服務、管理對象的了解[4]。在高校里，辦公室工作人員的專業(yè)與所在學院專業(yè)相吻合的情況并不多見，其職業(yè)生涯是在職務序列軌道上，各方面待遇也主要由職務高低而定;而二級學院的教師，包括大部分學院領導都具有學科背景，他們的待遇主要由職稱高低而定，同時學院各項工作的開展也要遵循學科規(guī)律，種種情況導致辦公室工作人員身份上的孤立和工作上的困惑。以文科類專業(yè)為例，這類專業(yè)經費支出集中在差旅費與專家咨詢、勞務等人員費上，辦公室工作人員如果不了解這類專業(yè)的特點，就會在費用報銷時產生困惑，甚至質疑費用的合理性，這會挫傷專注于教學、科研事業(yè)的教師積極性。

（三）工作任務時效性強與教師工作時間彈性大之間的矛盾

高校機關職能部門下達各項工作給二級學院，學院有自己的工作設想，各項任務也都設置了工作時間節(jié)點。但是，教師的工作時間有特殊性，有部分教師長時間不在學校，辦公室人員要花大量時間與其聯(lián)系、溝通，導致工作推進比較緩慢。同時，學院辦公室人員往往一崗多責，要對應多個學校職能部門，工作壓力很大。以省青藍工程、優(yōu)秀工作者評選等各類人才工程建設為例，有相當一部分工作是在寒暑假期間開展，這給正常程序的履行、信息的傳達都造成了很大不便，辦公室人員的工作時間和工作難度都有所增加，這同時也給辦公室工作人員帶來負面情緒，在這種情況下，工作的完成度不高。

（四）學習能力要求高與職業(yè)培訓缺失之間的矛盾

辦公室工作人員要具備辦公、辦會、辦文的全方位能力。辦公能力，是指辦公室人員有快速完成具體行政事務的能力，這要求辦公室人員要熟悉各類規(guī)章制度、工作流程，還要熟練掌握各類辦公軟件;辦會能力，是指辦公室人員要具備組織、舉辦各類型會議的能力，這要求辦公室人員有很強的組織能力和協(xié)調能力;辦文能力，是指辦公室人員要具備較強的寫作能力，這要求辦公室人員要具備豐富的知識儲備，諸如會議報道、會議紀要、文件、請示等各類公文的寫作技巧和知識。以上三種能力對辦公室人員提出了很大的挑戰(zhàn)，但是針對辦公室人員的職業(yè)培訓卻很少，以某省2019年高等職業(yè)教育教師培訓中心國培、省培項目為例，該省設置的各類國培、省培項目106項，無1項涉及辦公室工作人員，工作能力、學習能力的高要求與其職業(yè)培訓的缺失導致辦公室工作人員難以勝任。

（五）行政人員數(shù)量不增與工作量日益提高之間的矛盾

近幾年，高職院校管理人員的數(shù)量和編制控制比較嚴格，但專任教師和學生人數(shù)逐年增加，使得管理人員壓力驟增。在教育高質量發(fā)展前提下，高等教育的各方面投入都將增加，包括師資隊伍規(guī)模的增大和結構的優(yōu)化，但是高校二級學院辦公室人員的規(guī)模、結構卻幾十年如一日。高職院校各條戰(zhàn)線工作日趨規(guī)范和復雜，但規(guī)范化意味著要投入更多的人力、財力等資源。以高校資產管理工作為例，之前購置電水壺、U盤之類的低值易耗品，只需憑票報銷即可，但隨著資產管理工作的進一步規(guī)范，諸如此類的低值易耗品也需要做相應的申報入庫、報廢處理，這無疑增加了辦公室人員的工作量。

（六）工作繁重、碎片化與辦公室人員系統(tǒng)性不強、認可度不高之間的矛盾

高職院校二級學院辦公室工作千頭萬緒，十分繁雜，每到年終總結時很多人都覺得所做的事十分細微、瑣碎、不值一提，與教師完成幾篇學術論文、申報幾項研究課題的總結相比，自慚形穢又覺不公?；氐娇茖芋w系，辦公室人員也是一個尷尬的群體，他們處于學校行政體系的最邊緣，在職務晉升上存在天然的劣勢，同時學校中高層領導也認為二級學院辦公室人員專業(yè)性不強，學校各層面的不認可又進一步挫傷了辦公室工作人員的積極性。

二、高職院校二級學院辦公室工作困境的破解路徑

（一）轉變理念，打造適合二級學院辦公室人員的發(fā)展平臺和路徑

高職院校領導以及相關職能部門領導要扭轉辦公室人員無技術含量、誰都能干的觀念，要認識這一點僅需類比學校辦公室工作即可。學校層面的辦公室領導以及人員都是經過慎重挑選組成的，學校辦公室人員接近學校決策最高層領導，他們之后的職業(yè)發(fā)展相對光明，所以學校辦公室人員素質相對較高，工作態(tài)度也較積極。二級學院的辦公室人員接近的是二級學院領導，其作為學校中層干部，沒有人事、組織等方面的最終決策權，所以二級學院辦公室人員的職業(yè)發(fā)展是相對停滯的。然而，從學校發(fā)展全局來看，學校治理體系必然是以二級學院為重點的，二級學院是專業(yè)群建設的核心單位，同時為避免治理體系改革可能遇到的阻力，以“自下而上”的改革倒逼學校整體的治理結構改革不失為一種策略[5]。辦公室作為二級學院行政管理樞紐，它的人才層次、行政能力、工作態(tài)度對于二級學院行政效率的提高、專業(yè)建設的良性發(fā)展至關重要，所以給二級學院辦公室人員營造一個相對公平甚至是適度傾斜的發(fā)展平臺將會有利于學校整體發(fā)展。可以嘗試實行高校二級學院行政副院長制度。眾所周知，高校二級學院行政負責人一般是有學科背景的專業(yè)人才，他們除了行政工作還有大量的教學、科研工作，工作思維也是較大程度上體現(xiàn)為學術思維，在行政工作上難以做到精細化、科學化。如果設立行政副院長，由深諳高校二級學院管理之道的相關人才來具體負責行政事務不失為一種有意義的探索，這樣的制度設計和崗位設置對于二級學院辦公室主任來說無疑會產生極大的激勵作用。

（二）構建新型行政紀律，推動辦公室有效行政

推動構筑“服務第一序”的動態(tài)大學行政紀律，推動建構學術、行政與政治溝通的協(xié)調機制，以行政紀律建設引領組織共同體建設，把行政群體也納入組織共同體的建設中來，為構筑組織中的事業(yè)共同體和命運共同體提供強大動力。建立權責清單制度，優(yōu)化行政對學術的服務;在日常事務、財務管理等重要領域，構筑服務和業(yè)務兩條主線的行政人員績效考核系統(tǒng)[6]。要讓辦公室人員深刻認識到自身和廣大教職工是利益共同體，教職工的教學、科研以及其他工作所取得的成效都離不開辦公室工作的鼎力支持。相應的，要做好對辦公室工作考核、測評等制度的頂層設計，把服務質量納入到考核體系中來。嘗試建立服務測評清單制度，以職稱評審為例，如表1所示。

再比如，其他單位的來訪，也可設計外單位來訪接待工作服務質量測評表，如表2所示。

在建立健全服務質量測評體系的過程中，可以參照上表以點帶面，推而廣之，設計一套全面覆蓋人事工作、接待工作的服務質量測評清單，進而建立一整套辦公室工作質量測評清單。

（三）多舉并重，提升自身工作能力和工作效率

很多高職院校辦公室稱之為“綜合辦公室”，這說明辦公室工作具有很強的綜合性，大到大型會議的組織，小到車票、飛機票的預訂，都是辦公室工作的范疇，要想圓滿完成各項工作，工作人員必須提升自身工作能力和工作效率。一是訓練、強化系統(tǒng)思維，確保工作條理性。所謂用系統(tǒng)思維方法來進行管理，就是要辯證、整體、科學地安排事務，首先理順系統(tǒng)中各個環(huán)節(jié)間的關系，即調整好各子系統(tǒng)間的和諧協(xié)同關系，而后安排、管理、規(guī)劃各子系統(tǒng)和整體的相關事務，進行整體科學管理[7]。譬如一次大型會議，工作流程大致如下：議題確認、確定參會人員、費用預算、邀請專家及安排食住行、確定會議議程、會場布置、攝影攝像安排、新聞稿撰寫、財務報銷等，這個過程具有時序性特點，如果前面環(huán)節(jié)處理不好，后面的工作將會受到很大影響。二是自我挖掘、尋找學習渠道，提升自身水平。正如前文所述，針對辦公室工作的相關培訓不多，但辦公室工作涉及到的各方面工作比較廣，沒有專項培訓，辦公室工作人員可以化整為零，開展分項的相關學習。譬如PPT的設計制作、公文的撰寫、財務制度的解讀等，將千頭萬緒的綜合性工作化整為零，逐項提高。

（四）業(yè)辦融合，深化主體工作認識

高職院校二級學院辦公室人員的服務對象主體是教師，所辦理的業(yè)務也大多和教學、科研業(yè)務相關，一個管理者或服務者如果對所處理的業(yè)務和接觸的人沒有一個基本的了解，則很難有高質量的服務。這就要求二級學院辦公室人員要對教師的群體性格有所了解，要對教學、科研的開展過程和規(guī)律有一個大致了解，這樣才不至于阻滯正常業(yè)務的進行。二級學院辦公室人員可以通過參與學院領導層會議、走進課堂、旁聽教師研討會、與教師面對面交流等方式深入了解學院專業(yè)建設、學科發(fā)展以及教師群體實際情況，消除辦公室與教職員工的專業(yè)壁壘，從而提供高質量的服務。

（五）開展制度創(chuàng)新，推進校院二級管理體制改革

二級學院辦公室工作人員有大量精力消耗在向職能部門了解政策規(guī)定、請示特殊業(yè)務的處理意見等工作上，同時各個職能部門在工作上的時點要求可能存在沖突，導致二級學院不能很好地兼顧各項工作。推進二級校院管理體制改革，賦予二級學院人事、資產、財務、教學、科研等方面更大的自主權，可以減少二級學院的溝通、協(xié)調、請示、匯報等環(huán)節(jié)，提高工作效率。學校通過調整學校與二級學院之間的責權利關系，變以職能部門為主體為以二級學院為主體，使二級學院獲得相對獨立的自主辦學權，更好地促進學科的整合與發(fā)展，有效激活內部辦學活力。這將有力推動了管理重心下移和管理權力的分擔，強化二級學院在學科建設、專業(yè)發(fā)展等事務中的決定權，提升學校決策的靈活度，激發(fā)二級學院辦學積極性[8]。二級院校管理體制改革將成為高職院校高質量發(fā)展的重要抓手，而二級學院辦公室在促進二級院校管理制度順利推進與取得實效方面，將起到不可或缺的作用。伴隨二級學院各項權責利的強化，二級學院辦公室工作人員職務、待遇等各方面權益將會得到改善，從而又促進其工作質量的提高。

參考文獻

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