李艷

[摘 要]作為對(duì)我國(guó) GDP 貢獻(xiàn)率高達(dá)60% 以上的民營(yíng)企業(yè)，有其自身的發(fā)展歷程和優(yōu)勢(shì)，而其內(nèi)控意識(shí)差、內(nèi)控制度薄弱也不容回避，如何在信息化環(huán)境下加強(qiáng)企業(yè)自身的內(nèi)控建設(shè)是民營(yíng)企業(yè)所必須思考的問題。文章從信息化環(huán)境建設(shè)的重要性入手，通過分析民營(yíng)企業(yè)內(nèi)部控制存在的治理結(jié)構(gòu)不規(guī)范、內(nèi)控文化缺失、財(cái)務(wù)監(jiān)督職能缺失、風(fēng)控意識(shí)不強(qiáng)、人員流動(dòng)性大等問題，從完善治理結(jié)構(gòu)、提高內(nèi)控意識(shí)、重視風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、信息系統(tǒng)使用培訓(xùn)、加強(qiáng)信息安全等視角討論了信息化環(huán)境下民營(yíng)企業(yè)完善內(nèi)部控制的具體策略。

[關(guān)鍵詞]民營(yíng)企業(yè);內(nèi)部控制;信息化環(huán)境

我國(guó)民營(yíng)企業(yè)的發(fā)展起步較晚，大部分民營(yíng)企業(yè)為家族式管理，人員流動(dòng)性大，內(nèi)控管理薄弱且有其獨(dú)特之處。隨著企業(yè)的發(fā)展，家族式管理已制約了企業(yè)的經(jīng)營(yíng)，而信息化的管理系統(tǒng)因具有可以完善內(nèi)控、提高資源的使用效率、方便管理監(jiān)督等多種優(yōu)勢(shì)，成為民營(yíng)企業(yè)的不二之選。

1 信息化環(huán)境建設(shè)的重要性

當(dāng)前企業(yè)面臨的內(nèi)外部監(jiān)管環(huán)境越來越嚴(yán)，傳統(tǒng)的管理模式因效率低下、執(zhí)行力差等原因已無法適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的管理需求，信息化環(huán)境的建設(shè)勢(shì)在必行，其重要性不言而喻。

1.1 促進(jìn)企業(yè)內(nèi)控制度的完善

信息化環(huán)境的建設(shè)要求內(nèi)控制度先行，信息化建設(shè)的過程就是把標(biāo)準(zhǔn)的控制規(guī)范分解成可以由計(jì)算機(jī)自動(dòng)執(zhí)行的程序的過程，這就要求企業(yè)必須對(duì)內(nèi)控制度的各個(gè)循環(huán)進(jìn)行清晰規(guī)范的描述并細(xì)化流程，使內(nèi)控制度完善并具有可操作性，從而促進(jìn)信息系統(tǒng)發(fā)揮最大的作用。

1.2 對(duì)企業(yè)內(nèi)部信息動(dòng)態(tài)管理，提高企業(yè)運(yùn)營(yíng)效率

傳統(tǒng)的管理模式信息在各個(gè)職能部門之間傳遞得較慢，時(shí)效性差，對(duì)同一業(yè)務(wù)的參與時(shí)間點(diǎn)各不相同，信息化環(huán)境下業(yè)務(wù)信息上傳后，各部門及時(shí)共享信息，整個(gè)業(yè)務(wù)處于動(dòng)態(tài)的管理過程中，從審批到察看都更高效，從而提高了企業(yè)的整體運(yùn)營(yíng)效率。

1.3 使內(nèi)控制度執(zhí)行更剛化，避免人為操控的可能性

紙質(zhì)環(huán)境下的內(nèi)控制度在執(zhí)行時(shí)經(jīng)常會(huì)遇到如電話溝通、口頭同意、補(bǔ)簽、代簽等問題，造成了出現(xiàn)問題時(shí)互相推諉、無法落實(shí)責(zé)任的現(xiàn)象。信息化時(shí)代背景下的建設(shè)，有了方便的各種移動(dòng)終端加持，隨時(shí)審閱成了可能，制度的執(zhí)行仿佛穿上鎧甲，更具剛化，最大化地減少非正常的干擾因素。

1.4 提高企業(yè)檔案的管理效率和水平

信息化環(huán)境下，企業(yè)運(yùn)營(yíng)資料在操作程序的同時(shí)就已生成并被保存，省時(shí)省力。在各個(gè)業(yè)務(wù)循環(huán)的運(yùn)行過程中一般都要求提供相關(guān)業(yè)務(wù)資料的掃描件，這些保存在信息系統(tǒng)中的電子資料與紙質(zhì)資料相輔相成，共同構(gòu)成企業(yè)的檔案資料，查詢方便的同時(shí)，更能保障企業(yè)的檔案資料完整。

1.5 方便與監(jiān)管部門對(duì)接

在信息化時(shí)代，不僅企業(yè)在加強(qiáng)信息化建設(shè)，如稅務(wù)、工商、國(guó)資委等監(jiān)管部門的信息化進(jìn)程有可能快于企業(yè)。為了方便對(duì)比和分析數(shù)據(jù)，監(jiān)管部門要求企業(yè)提供的數(shù)據(jù)越來越多、越來越細(xì)，這就要求企業(yè)使用其指定軟件，可以方便國(guó)資委隨時(shí)隨地調(diào)取企業(yè)信息，這不僅要求企業(yè)使用信息化系統(tǒng)，而且要細(xì)化信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)的取數(shù)維度，達(dá)到監(jiān)管部門的要求。

2 民營(yíng)企業(yè)內(nèi)部控制存在的問題

2.1 治理結(jié)構(gòu)不建全，內(nèi)控程序不完善

健全的治理結(jié)構(gòu)是內(nèi)部控制的基石，其本身的不健全也是內(nèi)控不完善的重要體現(xiàn)。其表現(xiàn)在：其一，主要以家族式治理模式為主。民營(yíng)企業(yè)的典型組織架構(gòu)是以企業(yè)創(chuàng)始人為集權(quán)核心治理結(jié)構(gòu)，家族成員在企業(yè)中擔(dān)任主要管理者角色。企業(yè)的所有權(quán)、經(jīng)營(yíng)權(quán)、決策權(quán)、執(zhí)行權(quán)、監(jiān)督權(quán)均由家族內(nèi)部成員控制，重大問題上還是一言堂，缺乏科學(xué)合理的議事規(guī)則和制衡機(jī)制，導(dǎo)致民營(yíng)企業(yè)戰(zhàn)略決策的正確性和準(zhǔn)確性大打折扣，甚至造成重大失誤，導(dǎo)致企業(yè)破產(chǎn)倒閉。其二，企業(yè)運(yùn)行大多靠親情。許多民營(yíng)企業(yè)內(nèi)部職能的運(yùn)作很大程度上依靠家族成員之間形成的一系列非正式制度、行為，“人治”色彩濃厚，以人情代替制度，甚至因分配不公而使企業(yè)運(yùn)行低效，內(nèi)部交易成本上升。

2.2 企業(yè)內(nèi)控文化缺失

企業(yè)內(nèi)部自上而下不重視內(nèi)控建設(shè)，內(nèi)控制度難以嚴(yán)格執(zhí)行，形同虛設(shè)，甚至出現(xiàn)高管集體舞弊事件。民營(yíng)企業(yè)在發(fā)展初期，家族式管理有利于集中人力物力財(cái)力，使企業(yè)快速發(fā)展。企業(yè)發(fā)展到一定規(guī)模后，家族內(nèi)部成員成為各部門的管理人員，對(duì)內(nèi)控制度存在抵觸心理，認(rèn)為內(nèi)控制度束手束腳，不知變通，降低效率，從而造成了高管凌駕內(nèi)控制度之上，從而帶來了管理混亂。比如2020年5月13日出具的〔2020〕24號(hào)行政處罰決定書顯示，康美藥業(yè)股份有限公司財(cái)務(wù)造假金額高達(dá)300億元，涉及收入、成本、存貨、貨幣資金、固定資產(chǎn)、在建工程等多個(gè)會(huì)計(jì)科目，而企業(yè)的控股股東同時(shí)兼任董事長(zhǎng)、總經(jīng)理馬興田不僅用自己的身份實(shí)施違法行為，同時(shí)還存在指使信息披露違法行為。

2.3 風(fēng)險(xiǎn)控制意識(shí)不強(qiáng)，風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系缺失

企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)是指對(duì)企業(yè)的戰(zhàn)略與經(jīng)營(yíng)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)產(chǎn)生影響的不確定性，一般用事件后果和發(fā)生可能性的組合來表達(dá)。由于風(fēng)險(xiǎn)控制意識(shí)不強(qiáng)，在受到客戶、信息披露等外部壓力的時(shí)候，企業(yè)相關(guān)人員無視內(nèi)控制度，會(huì)出現(xiàn)上下游聯(lián)合造假、違規(guī)披露等現(xiàn)象，致使企業(yè)面臨財(cái)務(wù)、經(jīng)營(yíng)、法律等各種風(fēng)險(xiǎn)。如證監(jiān)會(huì)2020年5月8日出具的〔2020〕21號(hào)行政處罰決定書顯示，深圳市新綸科技股份有限公司在2016—2018年，聯(lián)合張某控制的多家公司利用虛構(gòu)業(yè)務(wù)增加收入約7.4億元、成本約5.4億元、利潤(rùn)1.8億元，期間新綸科技偽造相應(yīng)的出庫(kù)和入庫(kù)單據(jù)，并按采購(gòu)金額的15%計(jì)算稅費(fèi)和采購(gòu)金額的3%計(jì)算手續(xù)費(fèi)支付給張某控制的公司。這種事件的發(fā)生最直接的就是使新綸科技、張某及其控制的多家公司都會(huì)面對(duì)經(jīng)營(yíng)和法律風(fēng)險(xiǎn)，而潛在的信任風(fēng)險(xiǎn)會(huì)給公司帶來巨大損失。

2.4 財(cái)務(wù)監(jiān)督職能缺失

民營(yíng)企業(yè)成立初期，為了節(jié)約資金，加之對(duì)財(cái)務(wù)管理的不重視，出于應(yīng)付報(bào)稅等原因，多數(shù)企業(yè)聘請(qǐng)兼職會(huì)計(jì)或會(huì)計(jì)人員身兼行政、人力等多種身份，而兼職會(huì)計(jì)及身兼數(shù)職的會(huì)計(jì)人員并不直接參與企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理，對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬務(wù)處理都是事后反映，甚至因?yàn)閱螕?jù)傳遞不及時(shí)、單據(jù)丟失等原因造成財(cái)務(wù)處理不夠完善、完整，因此做不到會(huì)計(jì)人員應(yīng)盡的最基本的職責(zé)，即核算與監(jiān)督。成本管理、盈利核算、稅務(wù)管理等不健全，直接影響企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)決策。由于財(cái)務(wù)管理職能的缺失，企業(yè)內(nèi)控也隨之失能，甚至產(chǎn)生違法風(fēng)險(xiǎn)。

2.5 人員流動(dòng)性大，內(nèi)控執(zhí)行的穩(wěn)定性差

傳統(tǒng)管理模式下，內(nèi)控的執(zhí)行更多的是依賴員工的個(gè)人素質(zhì)，比如同樣是報(bào)銷崗位可能因個(gè)人對(duì)報(bào)銷要求就會(huì)有差別，這就使得內(nèi)控執(zhí)行的尺度忽松忽緊，讓人無所適從，也大大削弱了內(nèi)控的嚴(yán)肅性和鋼性，久而久之，內(nèi)控就變成一種可有可無的形式。

3 信息化環(huán)境下民營(yíng)企業(yè)完善內(nèi)部控制的具體策略

3.1 規(guī)范法人治理結(jié)構(gòu)

企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身的經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，合理合法規(guī)范公司的治理結(jié)構(gòu)和議事規(guī)則，明確董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)和內(nèi)部各層級(jí)的機(jī)構(gòu)設(shè)置、職責(zé)權(quán)限、人員編制、工作程序和相關(guān)要求的制度安排，形成科學(xué)有效的職責(zé)分工和制衡機(jī)制。在重大決策、重要人事任免、重大項(xiàng)目安排和大額度資金運(yùn)作等按照規(guī)定的權(quán)限和程序?qū)嵭屑w決策或聯(lián)簽制度，避免決策失誤。在規(guī)范的治理結(jié)構(gòu)框架內(nèi)，梳理各個(gè)業(yè)務(wù)循環(huán)的重要節(jié)點(diǎn)，畫出內(nèi)控流程圖，并據(jù)此設(shè)計(jì)內(nèi)控制度，設(shè)計(jì)內(nèi)控制度時(shí)可以使用不相容職務(wù)分離、授權(quán)審批、會(huì)計(jì)系統(tǒng)、財(cái)產(chǎn)保護(hù)、預(yù)算、運(yùn)營(yíng)分析和績(jī)效考評(píng)控制等，提高內(nèi)控的監(jiān)督和制約功能，防止舞弊的發(fā)生。

3.2 自上而下的提高全員內(nèi)控意識(shí)，塑造內(nèi)控氛圍文化

民營(yíng)企業(yè)家族式管理的特點(diǎn)決定，民營(yíng)企業(yè)的文化更像是一種創(chuàng)始人文化，創(chuàng)始人的個(gè)人理念滲透到企業(yè)的方方面面，它對(duì)其家族內(nèi)部人員以及內(nèi)部各層級(jí)會(huì)產(chǎn)生效仿效應(yīng)和表率作用。所以提高內(nèi)控意識(shí)要從以經(jīng)營(yíng)人為代表的高層開始進(jìn)行系統(tǒng)的內(nèi)控學(xué)習(xí)，制定科學(xué)的獎(jiǎng)懲制度，形成自上而上重視制度，尊重制度的氛圍。

3.3 重視企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估活動(dòng)，加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)控制

企業(yè)面臨的風(fēng)險(xiǎn)有很多種，可以通過內(nèi)部信息系統(tǒng)控制的風(fēng)險(xiǎn)一般為經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)等。民營(yíng)企業(yè)在進(jìn)行內(nèi)部管理時(shí)更多的是憑經(jīng)驗(yàn)管理，風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)相對(duì)較弱，因個(gè)體經(jīng)驗(yàn)的不同以及對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的把控程度會(huì)影響企業(yè)經(jīng)營(yíng)的穩(wěn)定性。在信息化環(huán)境下，對(duì)重要業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)如安全庫(kù)存量、合格率、供貨商產(chǎn)品質(zhì)量、客戶回款情況等指標(biāo)，建立統(tǒng)一的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和分析，將結(jié)果實(shí)時(shí)反饋給風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估部門，這樣會(huì)更好地保障經(jīng)營(yíng)的穩(wěn)定性，高層可結(jié)合外部環(huán)境做出更全面的判斷。

3.4 加強(qiáng)財(cái)務(wù)的動(dòng)態(tài)管理職能，通過財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分析檢驗(yàn)內(nèi)控問題

現(xiàn)代企業(yè)信息化環(huán)境的管理模式下，財(cái)務(wù)職能正從核算、監(jiān)督職能轉(zhuǎn)向管理職能，在各個(gè)業(yè)務(wù)循環(huán)的重要節(jié)點(diǎn)，如銷售合同簽訂、殘品率、生產(chǎn)成本、人力成本等各個(gè)環(huán)節(jié)，設(shè)置財(cái)務(wù)參與的路徑，讓財(cái)務(wù)在事前或事中進(jìn)行參與，及時(shí)發(fā)現(xiàn)可能存在的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，并采取有效的防范措施;事后通過對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行多維分析，查看數(shù)據(jù)異常環(huán)節(jié)的內(nèi)控設(shè)計(jì)及執(zhí)行問題，促進(jìn)內(nèi)控的完善和發(fā)展。

3.5 完善用人制度，注意信息系統(tǒng)的使用問題及信息安全管理

無論信息系統(tǒng)還是內(nèi)控制度，最終還是要靠人來運(yùn)行，所以建立科學(xué)合理的人力資源制度，對(duì)人員進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，盡最大可能地保持人員的穩(wěn)定性和積極性是基礎(chǔ)。首先，信息化環(huán)境下資料以電子版的形式存在，更容易被內(nèi)部人員獲取，所以加強(qiáng)權(quán)限的管理、合理設(shè)置獎(jiǎng)懲機(jī)制非常重要;其次，計(jì)算機(jī)程序更易遭到黑客的攻擊，給信息安全帶來潛在威脅，加強(qiáng)防火墻的建設(shè)，同時(shí)配備有足夠勝任能力的信息系統(tǒng)管理人員也是信息化環(huán)境下民營(yíng)企業(yè)內(nèi)控建設(shè)必不可少的;再次，由于大部分民營(yíng)企業(yè)還是直接采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)模塊的信息系統(tǒng)，要想使其生成的信息真實(shí)可靠，就要根據(jù)自身情況不斷完善信息系統(tǒng)和優(yōu)化內(nèi)控流程，并對(duì)使用人員進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，保證信息錄入、調(diào)取、分析的準(zhǔn)確性，以便信息系統(tǒng)提供的數(shù)據(jù)完整、真實(shí)、可靠;最后可以通過內(nèi)審部門、外部審計(jì)等來驗(yàn)證信息系統(tǒng)的準(zhǔn)確性。

4 結(jié)論

信息化環(huán)境已是大勢(shì)所趨，而作為民營(yíng)企業(yè)更多的要從內(nèi)控制度上下工夫，認(rèn)清自身的問題，完善的內(nèi)控與信息化系統(tǒng)互相促進(jìn)，相輔相成，借助信息化的東風(fēng)，讓企業(yè)的內(nèi)控制度真正做到為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)保駕護(hù)航，為企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展奠定一個(gè)堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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