錢瑞瓊

高?；ㄘ攧?wù)管理離不開檔案管理，財務(wù)檔案管理不僅為項目預(yù)算管理提供科學(xué)合理的參考依據(jù)，也為不同層次的審計巡視督察提供真實的數(shù)據(jù)保障。因此本文就當(dāng)前對基建財務(wù)檔案管理的必要性及普遍存在的問題進(jìn)行闡述，并結(jié)合工作實際針對這些問題提出了建立檔案聯(lián)查體系、加強(qiáng)檔案管理流動考核評審力度、完善高校政務(wù)網(wǎng)絡(luò)平臺一體化建設(shè)等幾點建議，以便為完善高校在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)上的可持續(xù)發(fā)展做一些探討。

一、引言

高?；ㄘ攧?wù)檔案反映了基建項目從誕生到建成的詳細(xì)過程，也為領(lǐng)導(dǎo)層日后對于類似的項目建設(shè)投資提供了一定的參考價值，因此高校應(yīng)重視和加強(qiáng)對基建財務(wù)檔案的管理工作。根據(jù)高校的發(fā)展要求而建立檔案管理聯(lián)查體系，進(jìn)一步推進(jìn)檔案信息子系統(tǒng)平臺建設(shè)，是保證基建財務(wù)及其他檔案資料完整性、歷史數(shù)據(jù)查閱便捷性的重要工作之一，也是高校尋求可持續(xù)發(fā)展的重要途徑。

二、健全高?；ㄘ攧?wù)檔案體系及必要性

建立高?；ㄘ攧?wù)檔案體系是基建財務(wù)最基本的工作要求，尤其在當(dāng)前基建信息化管控日趨嚴(yán)格的背景下，更加科學(xué)、合理、透明的管理方式凸顯重要，建立健全基建財務(wù)檔案不光為財務(wù)人員多維度查詢、核算項目成本提供歷史依據(jù)，更減少了部門間不必要的協(xié)調(diào)，提高了工作效率。同時，財務(wù)檔案中反映的歷史數(shù)據(jù)也能夠輔助下一年度預(yù)算管理工作的開展，使得預(yù)算分配更加科學(xué)化、合理化。

另外，財務(wù)內(nèi)部控制管理、基建項目審計等工作的開展也需要查閱相關(guān)基建財務(wù)檔案。一般來說，高校基建項目多由國家撥款投資興建，偶涉重大投資項目除了專項審計外，還需接受國家部委或省級單位巡視督察。審計部門會根據(jù)檔案反映內(nèi)容的清晰度、完整性來判斷單位內(nèi)控環(huán)境的好壞;也會依據(jù)檔案中保存的原始憑證等材料來核實基建業(yè)務(wù)賬務(wù)處理的真實性。因此就上述情形來看，完善高?；ㄘ攧?wù)檔案管理刻不容緩。

高校基建財務(wù)檔案體系一般分為四類，即會計憑證類、會計賬簿類、財務(wù)報表類及其他類，具體見下表所示。

三、目前存在的問題

（一）基建項目周期長、參建決策人員多而雜，導(dǎo)致財務(wù)檔案管理難度大

一般情況下基建項目建設(shè)周期都較長，尤其是對建設(shè)周期跨年度的工程而言，建設(shè)期內(nèi)不能按期投產(chǎn)的工程、建設(shè)過程中變更項目多以及未按合同履約需索賠等情況將直接影響財務(wù)跨年預(yù)算管理及項目成本核算管理，這些情況也使基建財務(wù)的檔案管理變得復(fù)雜;再者高校參建決策人員多，靠人工協(xié)調(diào)管理的效率遠(yuǎn)不能滿足及時、同步、準(zhǔn)確反映建設(shè)項目現(xiàn)場情況;另外高校參建人員也是按其崗位劃分各負(fù)其責(zé)。因此建設(shè)資料很難完整地收集，項目資料在建設(shè)期內(nèi)也存在斷檔、模糊不清的情況，也就更不用說將項目建設(shè)周期內(nèi)每個年度內(nèi)付款節(jié)點上與現(xiàn)掌握的建設(shè)資料建立同步對應(yīng)的關(guān)系。

（二）高校業(yè)務(wù)部門檔案管理意識不足且缺乏經(jīng)驗

高校雖重視財務(wù)憑證的管理工作，但卻忽略了基建等業(yè)務(wù)部門的檔案管理對財務(wù)工作的重要支撐作用。財務(wù)人員通常會根據(jù)審計及本身的工作要求保管基建項目付款憑證及相關(guān)支撐材料檔案，但這并不代表基建一線業(yè)務(wù)部門就可以免去基礎(chǔ)檔案管理工作。若基建部門對第一手資料檔案長期不加歸類管理，日后尤其是當(dāng)審計人員問及類似合同付款約定以外的臨時變更事項等問題時，財務(wù)部門就不能根據(jù)檔案記錄找到精確的原因。目前高?；I(yè)務(wù)部門的檔案管理仍有較大漏洞，主要是因為業(yè)務(wù)部門經(jīng)常進(jìn)駐項目現(xiàn)場，較大的工作強(qiáng)度下忽略了檔案管理的重要性，且業(yè)務(wù)部門人員流動性大且缺乏管理經(jīng)驗，即便業(yè)務(wù)部門掌握了部分的工程資料，也不知道如何按照一定流程及規(guī)律整理項目建設(shè)資料。

（三）高校信息化體系建設(shè)不完善導(dǎo)致檔案管理難度大

近年來一些高校在建立行政組織架構(gòu)方面進(jìn)行了重大調(diào)整，而調(diào)整的重心則放在推進(jìn)行政工作的信息網(wǎng)絡(luò)平臺化建設(shè)上。雖然信息化體系建設(shè)覆蓋了行政工作的諸多方面，但高校構(gòu)建信息平臺仍未精準(zhǔn)地考慮到一些部門業(yè)務(wù)特點。例如，從業(yè)務(wù)內(nèi)容上來看，財務(wù)處、國資處及基建辦的業(yè)務(wù)量大、覆蓋面廣且具有一定關(guān)聯(lián)性，倘若這些部門將與基建業(yè)務(wù)相關(guān)的資料檔案上傳至平臺后實現(xiàn)一定范圍的資料共享，那么將極大程度地促進(jìn)工作效率?，F(xiàn)如今的基建辦檔案整理止步于手工歸檔分類階段，這不但容易出錯，更不易與相關(guān)部門之間形成資料聯(lián)查體系，且隨著工作量的不斷增加勢必導(dǎo)致行政部門超負(fù)荷運行。

四、對策及建議

（一）建立高?；n案資料庫，形成基建辦、財務(wù)、國資等部門的檔案聯(lián)查體系

基建項目從招標(biāo)、簽訂合同到最終建成樓棟，其過程一般都涉及到基建辦、財務(wù)處及國資處這幾個部門?；ú块T需向國資處報招標(biāo)文件書并確定至少一家建設(shè)單位?；ú块T在項目建設(shè)初始階段需要擬定項目名稱，確定施工范圍，在與承包單位簽訂正式合同后，施工過程中若發(fā)生合同調(diào)整或是法律訴訟等情況時，基建業(yè)務(wù)人員需及時跟蹤了解，其中涉及到項目付款變動時，還需及時告知財務(wù)人員并提供相應(yīng)的臨時會議文件等資料。待項目竣工驗收、審計結(jié)束后，財務(wù)處需核算單體成本，并向國資處提供基建項目決算表并及時作轉(zhuǎn)固的賬務(wù)處理。國資處出具固定資產(chǎn)卡片單一式三份，財務(wù)處、國資處、基建業(yè)務(wù)部門各留存一份。此過程可看出財務(wù)處、國資處、基建辦等這幾個部門在基建檔案資料留存、編號歸類的管理過程中應(yīng)有對應(yīng)的規(guī)律，而這個規(guī)律是建立這些部門資料聯(lián)查體系的索引。

例如，基建辦與財務(wù)處之間可以將統(tǒng)一的項目名稱、合同編號作為資料歸檔的基礎(chǔ)索引;而在某一項目合同號下，基建辦填寫的支付申請表次數(shù)編號可以作為基建辦與財務(wù)處付款憑證、資料文件的統(tǒng)一索引號;再如，財務(wù)處與國資處的檔案聯(lián)查索引號可以統(tǒng)一為資產(chǎn)編號，每個資產(chǎn)編號對應(yīng)一個基建單體，每個單體對應(yīng)的是項目名稱、合同編號子索引。相關(guān)部門通過建立層層遞進(jìn)的檔案索引體系能夠?qū)⒏鞑块T獨自掌握的基建檔案資料串聯(lián)起來，從而更好地解決檔案管理松散、混亂的問題?；诮⒔y(tǒng)一的檔案聯(lián)查思路，基建業(yè)務(wù)各相關(guān)部門也可就此問題進(jìn)行會議討論，劃分清楚各部門基建相關(guān)事務(wù)職責(zé)并確定相關(guān)部門間的項目檔案查詢索引。

（二）高校應(yīng)組織檔案管理及相關(guān)業(yè)務(wù)知識交叉培訓(xùn)

高校檔案管理不是某個部門的任務(wù)，而是相關(guān)部門之間聯(lián)動配合完成的一項工作。就基建相關(guān)檔案管理來說，相關(guān)部門應(yīng)組織檔案管理理論學(xué)習(xí)，并依據(jù)行業(yè)規(guī)范及單位檔案管理要求制定各部門檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)審計巡視要求及單位會議、領(lǐng)導(dǎo)查閱等要求規(guī)范、簡化檔案管理程序，根據(jù)基建業(yè)務(wù)特征、以方便查找為前提從源頭開始梳理業(yè)務(wù)檔案，盡可能的為領(lǐng)導(dǎo)層決策或是財務(wù)管理提供真實可靠的歷史依據(jù)。高?？裳埿?nèi)外專家定期對部門業(yè)務(wù)人員進(jìn)行統(tǒng)一的檔案管理知識培訓(xùn)，并對培訓(xùn)人員進(jìn)行考核激勵以加強(qiáng)其檔案管理意識。

對于基建財務(wù)檔案管理而言，一方面需要通過課程培訓(xùn)來提高財務(wù)人員檔案管理水平，完善憑證、賬簿資料保存方法及檔案移交、銷毀手續(xù);另一方面，財務(wù)人員更需掌握一定的基建業(yè)務(wù)知識來充實檔案管理知識框架，使得理論知識可以滲透進(jìn)基建財務(wù)工作實踐中并落地生根，使基建財務(wù)檔案管理過程能夠有序反映出單位對基建項目投資決策的全過程。同時，基建財務(wù)人員也需掌握檔案對標(biāo)管理技能，即財務(wù)人員要清楚某次報銷的付款進(jìn)度下所對應(yīng)的基建項目進(jìn)展及施工履行的程序，在該付款進(jìn)度下需要基建業(yè)務(wù)部門提供哪些材料及會議文件。這樣的資料收集管理過程勢必要求財務(wù)人員深入學(xué)習(xí)了解項目建設(shè)詳細(xì)過程及工程報批報建等程序知識。財務(wù)人員在完成本職工作之余應(yīng)定期駐地觀察項目建設(shè)，經(jīng)常向基建方面專業(yè)人士討教相關(guān)知識以充實自身對于基建工作的認(rèn)識，以便更好的進(jìn)行基建財務(wù)檔案管理工作。

（三）加強(qiáng)部門檔案審查力度并形成部門間流動考核機(jī)制

高校行政部門應(yīng)統(tǒng)一檔案管理目標(biāo)及標(biāo)準(zhǔn)，并在此基礎(chǔ)之上建立考核制度。檔案管理部門應(yīng)定期組織行政人員去其他高校參觀學(xué)習(xí)，組織開展事業(yè)單位之間的檔案管理經(jīng)驗交流會。另外，檔案管理部門可牽頭組織業(yè)務(wù)相關(guān)部門間的不定期檔案管理流動考核，將考核成績作為部門校級評比的一項成績。這樣不僅可以調(diào)動業(yè)務(wù)人員檔案管理工作的主觀能動性，還能在一定程度上促進(jìn)高校各部門間的工作交流與學(xué)習(xí)。

（四）加強(qiáng)基建檔案管理宣傳力度，不斷推進(jìn)高校行政平臺一體化建設(shè)

基建財務(wù)檔案管理是一項長期工作，在連續(xù)會計期間內(nèi)檔案管理工作也要具有連續(xù)性。財務(wù)檔案管理人員在做好交接的同時，更要加強(qiáng)與外界的交流溝通，與業(yè)務(wù)相關(guān)部門商議統(tǒng)一檔案管理思路，以便及時、系統(tǒng)地收集到所需的基建財務(wù)原始檔案資料。

高校行政部門可以依托信息平臺，根據(jù)自身管理工作及對外部信息獲取的需要，按照部門權(quán)限設(shè)計平臺對應(yīng)的本部門子模塊功能架構(gòu)，將可以共享的檔案資料上傳至平臺，并建立對其他部門共享數(shù)據(jù)的索引查詢菜單。信息系統(tǒng)需嚴(yán)格執(zhí)行權(quán)限設(shè)定，查閱、下載相關(guān)文件需向相關(guān)業(yè)務(wù)部門申請授權(quán)，特別是要謹(jǐn)防基建財務(wù)檔案等重要信息外泄及被盜取、篡改的可能性。此外，業(yè)務(wù)部門還應(yīng)妥善保管紙質(zhì)檔案，并根據(jù)要求辦理相應(yīng)移交手續(xù)。

（作者單位：安徽工程大學(xué) 財務(wù)處）