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        互聯(lián)網(wǎng)背景下加強(qiáng)高職院校學(xué)籍檔案信息化管理探析

        2021-03-19 20:41:35王娜
        蘭臺(tái)內(nèi)外 2021年3期
        關(guān)鍵詞:學(xué)籍檔案信息化管理高職院校

        王娜

        摘 要:高職院校學(xué)籍檔案不僅是教與學(xué)過(guò)程中最原始、最真實(shí)地記錄,而且是評(píng)價(jià)教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)管理水平的重要依據(jù)。隨著信息技術(shù)的發(fā)展和提升,應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案實(shí)施管理是解決現(xiàn)有學(xué)籍檔案管理繁瑣及簡(jiǎn)化工作的關(guān)鍵性問(wèn)題。加強(qiáng)高職院校學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)有利于學(xué)籍檔案的整理、查閱,也有利于信息整合、共享、利用和開(kāi)發(fā)。分析互聯(lián)網(wǎng)背景下高職院校積極開(kāi)展學(xué)籍檔案信息化管理的必要性、基本現(xiàn)狀以及目前管理中存在的幾點(diǎn)問(wèn)題,提出應(yīng)加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍檔案管理培訓(xùn)及考核,強(qiáng)化學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)及學(xué)籍檔案信息安全工作,加大對(duì)學(xué)籍檔案管理的資源配置及實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化管理等方面的措施,以期提供參考。

        關(guān)鍵詞:高職院校;學(xué)籍檔案;信息化管理;問(wèn)題;措施

        高職院校的學(xué)籍檔案真實(shí)地記錄了高職學(xué)生在校期間接受培養(yǎng)的整個(gè)過(guò)程,除了具有一般檔案的特點(diǎn)外,還有一定的獨(dú)特性,如檔案內(nèi)容的多樣性、檔案形成的分散性、檔案管理的動(dòng)態(tài)性、檔案利用的頻繁性等特點(diǎn)。學(xué)籍檔案不僅是教與學(xué)過(guò)程中最原始、最真實(shí)地記錄,而且是評(píng)價(jià)教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)管理水平的重要依據(jù)。

        隨著信息技術(shù)的發(fā)展和提升,應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案實(shí)施管理是解決現(xiàn)有學(xué)籍檔案管理繁瑣及簡(jiǎn)化工作的關(guān)鍵性問(wèn)題。加強(qiáng)高職院校學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)有利于學(xué)籍檔案的整理、查閱,也有利于信息整合、共享、利用和開(kāi)發(fā)。檔案信息化建設(shè)的最終目標(biāo)是提高信息管理和服務(wù)水平。高職院校必須改變傳統(tǒng)的手工管理模式,充分利用新的技術(shù)建立學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)。因此,學(xué)籍檔案的現(xiàn)代化管理對(duì)學(xué)籍檔案管理的高效及降本將發(fā)揮重要作用。

        互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展及在學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用為學(xué)籍檔案的高效有序管理起到了關(guān)鍵作用。而應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)施學(xué)籍檔案管理也是目前學(xué)校檔案室實(shí)施檔案信息化管理、現(xiàn)代化管理最有效的方法之一。從學(xué)籍檔案管理來(lái)講,實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)代化、信息化管理對(duì)學(xué)籍檔案管理的高效及降本將發(fā)揮重要作用。而高職院校學(xué)籍檔案在實(shí)際管理中存在較多問(wèn)題,高職院校及相關(guān)人員應(yīng)采取有效措施加以應(yīng)對(duì)。

        檔案信息化建設(shè)是指運(yùn)用信息開(kāi)發(fā)檔案信息資源,做好檔案管理,保護(hù)檔案資料,提高檔案利用率。隨著信息技術(shù)不斷的發(fā)展和提升,信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用在各行各業(yè)中,越來(lái)越多的高職院校也開(kāi)始借助于信息技術(shù)加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理工作。目前,高職院校檔案管理人員針對(duì)于學(xué)籍檔案管理工作的開(kāi)展也開(kāi)始逐漸為實(shí)現(xiàn)信息化管理而努力,信息技術(shù)的引入為高職院校學(xué)生管理工作的開(kāi)展帶來(lái)了很大的幫助,且在一定程度上提升了學(xué)習(xí)信息管理工作的效率。同時(shí),減輕了工作人員的工作壓力,最重要的是可以實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案信息的統(tǒng)一化管理,降低了管理的難度,但是在實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)引入的過(guò)程中卻存在很多的問(wèn)題,比如,缺乏相關(guān)的信息化建設(shè)管理意識(shí)、信息化管理系統(tǒng)存在問(wèn)題以及學(xué)籍檔案信息化管理存在安全問(wèn)題等等。倘若這些問(wèn)題不能夠被很好地改善和解決,將嚴(yán)重影響高職院校教學(xué)及信息化管理的質(zhì)量和水平,由此可見(jiàn),探討高職院校學(xué)籍檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題及解決對(duì)策具有重要意義。

        一、高職院校學(xué)籍檔案管理內(nèi)容及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在學(xué)籍檔案管理中的必要性分析

        1.高職院校學(xué)籍檔案管理內(nèi)容說(shuō)明

        對(duì)于高職院校學(xué)籍檔案管理來(lái)講,主要包括以下內(nèi)容:一是對(duì)高職院校學(xué)籍檔案資源和學(xué)籍檔案信息的收集、整理、查閱、保管、開(kāi)發(fā)以及利用活動(dòng);二是高職院校學(xué)籍檔案管理組織結(jié)構(gòu)的管理、組織職能的管理、學(xué)籍檔案服務(wù)形式、手段的管理及學(xué)籍檔案利用者的管理。根據(jù)高職院校的實(shí)際情況,大部分院校的檔案管理是由學(xué)籍檔案管理部門進(jìn)行或由學(xué)生、人事管理部門設(shè)立專門的檔案室進(jìn)行管理。

        加強(qiáng)高職院校等學(xué)籍檔案管理具有以下作用:一是學(xué)籍檔案是高職院校學(xué)生成長(zhǎng)過(guò)程的重要資料依據(jù),關(guān)系學(xué)生后期的發(fā)展,實(shí)施學(xué)籍檔案管理則對(duì)學(xué)生發(fā)展具有積極影響。二是做好高職院校學(xué)籍檔案管理是高職院校管理水平的標(biāo)志,對(duì)提高高職院校管理能力具有重要價(jià)值。因此,收集、整理、保管好高職院校學(xué)籍檔案應(yīng)作為高職院校管理的重要任務(wù)之一。在高職院校學(xué)籍檔案管理中實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理能使得學(xué)籍檔案管理更加有序及高效,有利于學(xué)籍檔案信息的收集和管理,有利于學(xué)籍檔案信息的查閱、整合和利用,對(duì)高職院校日常工作開(kāi)展也有積極的作用和價(jià)值。

        2.實(shí)施互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案信息化管理的必要性分析

        隨著信息技術(shù)的發(fā)展和提升,應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案實(shí)施管理是解決現(xiàn)有學(xué)籍檔案管理繁瑣及簡(jiǎn)化工作的關(guān)鍵,運(yùn)用信息開(kāi)發(fā)檔案信息資源,做好檔案管理,保護(hù)檔案資料,提高檔案利用率是檔案信息化建設(shè)的最終目的。因此,結(jié)合現(xiàn)有互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)高職院校學(xué)生學(xué)籍檔案的信息化管理,其與傳統(tǒng)的管理模式來(lái)講,具有管理方式間接、便于檢索及人力資源消耗少等優(yōu)點(diǎn),具體來(lái)講,可從以下幾個(gè)方面進(jìn)行說(shuō)明:

        (1)基于傳統(tǒng)的學(xué)籍檔案管理方式,存在人員消耗多及效率低的問(wèn)題,傳統(tǒng)的管理環(huán)境下,很多的學(xué)籍檔案信息都是紙質(zhì)的,收集、整理、查閱、記錄等工作都是十分的繁瑣且工作量非常大。利用信息化的管理手段,將紙質(zhì)的學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)換成電子格式,并利用數(shù)據(jù)庫(kù)或是云存儲(chǔ)技術(shù)進(jìn)行妥善保存等,均可以有效彌補(bǔ)傳統(tǒng)人工管理方法中的各種局限。在有效擴(kuò)大高職院校學(xué)籍檔案管理范圍,避免出現(xiàn)管理遺漏和管理錯(cuò)誤的同時(shí),還可以有效推動(dòng)學(xué)籍檔案管理工作的長(zhǎng)久穩(wěn)定發(fā)展。如對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案管理中需要消耗大量的人力資源進(jìn)行學(xué)生學(xué)籍檔案的歸類,也需要大量的空間對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案實(shí)施保存,同時(shí)也需要專業(yè)對(duì)學(xué)籍檔案的完好情況進(jìn)行觀測(cè)。在該種情況下,應(yīng)用現(xiàn)有信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用于高職院校學(xué)生學(xué)籍檔案管理則具有便于學(xué)生學(xué)籍檔案收集、便于信息查閱及交流的作用,且減少了資源的浪費(fèi)、摒棄了紙質(zhì)化的管理模式,在實(shí)際管理中具有極大的價(jià)值。

        (2)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已在各個(gè)行業(yè)得到了廣泛的使用且取得了較好的效果。利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案進(jìn)行收集及信息完善是現(xiàn)有社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì),以往的學(xué)籍檔案管理模式也將隨之淘汰。因此,在現(xiàn)有高職院校學(xué)籍檔案管理中應(yīng)加大對(duì)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用,以提高學(xué)生學(xué)籍檔案管理的及時(shí)性及準(zhǔn)確性,以實(shí)現(xiàn)信息資源的共享。

        (3)現(xiàn)有情況下,對(duì)學(xué)籍檔案的管理模式的研究已經(jīng)比較成熟,而互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在學(xué)生學(xué)籍檔案管理中的研究將是目前最佳的管理模式,該種模式極大的突破了傳統(tǒng)學(xué)生學(xué)籍檔案管理的局限性,如需求者可以直接通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)搜索功能實(shí)現(xiàn)對(duì)自己所需要的學(xué)籍檔案的查詢。同樣,作為管理者亦可以借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)籍檔案的搜集與完善,可提高工作效率。

        二、當(dāng)前高職院校學(xué)籍檔案管理主要問(wèn)題及分析

        1.學(xué)籍檔案管控制度欠缺及管理混亂

        結(jié)合現(xiàn)有情況,學(xué)籍檔案管理制度的不健全問(wèn)題主要包括以下幾個(gè)方面:一是現(xiàn)有學(xué)生學(xué)籍檔案管理存在滯后性問(wèn)題,如高職院?;谌肆Φ榷喾矫娴脑?qū)τ趯W(xué)生的學(xué)籍檔案沒(méi)有及時(shí)更新,時(shí)效性差。二是高職院校學(xué)籍檔案管理中的規(guī)章制度不健全問(wèn)題也是關(guān)鍵性問(wèn)題,崗位職責(zé)及分工不明確問(wèn)題造成相關(guān)人員對(duì)學(xué)籍檔案收集、整理及歸檔方面存在不足。三是學(xué)籍檔案管理人員意識(shí)問(wèn)題也是主要問(wèn)題,管理人員對(duì)學(xué)籍檔案的認(rèn)識(shí)程度不足及檔案管理意識(shí)薄弱等情況也造成了檔案管理的系統(tǒng)化程度不強(qiáng),即學(xué)籍檔案管理意識(shí)僅處于應(yīng)付及整理存放程度上的狀態(tài),為發(fā)揮學(xué)籍檔案管理的實(shí)際價(jià)值。

        2.學(xué)籍檔案移交不及時(shí)性

        高職院校學(xué)籍檔案不僅是教與學(xué)過(guò)程中最原始、最真實(shí)地記錄,而且是評(píng)價(jià)教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)管理水平的重要依據(jù)。然而,學(xué)籍檔案管理中存在較多的不確定性,且學(xué)籍檔案管理人員流動(dòng)頻繁,存在學(xué)籍檔案移交無(wú)人管理或缺乏管理等情況。如一些科研項(xiàng)目,耗時(shí)周期長(zhǎng),學(xué)籍檔案資料復(fù)雜等。責(zé)任人員忽視學(xué)籍檔案管理,未能及時(shí)收集與上報(bào),且文件丟失或損壞的情況時(shí)有發(fā)生,將對(duì)學(xué)籍檔案管理的及時(shí)性及完整性造成較大影響。

        3.管理人員思維管理模式改變難度大

        長(zhǎng)期以來(lái),高職院校學(xué)籍檔案管理人員對(duì)學(xué)籍檔案管理的思維理念僅僅停留在收、藏、管、用、編等方面,大多檔案管理人員僅僅認(rèn)為學(xué)籍檔案管理只是簡(jiǎn)單的進(jìn)行歸類存放的過(guò)程。很少人會(huì)把學(xué)籍檔案管理與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行有效的結(jié)合?,F(xiàn)有互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)下,如何改變已有學(xué)籍檔案管理人員的思維意識(shí),使其積極學(xué)習(xí)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù),應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案的管理的主要模式應(yīng)作為重點(diǎn)工作。

        4.技術(shù)手段及標(biāo)準(zhǔn)化管理的要求欠佳

        對(duì)于實(shí)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在學(xué)生學(xué)籍檔案管理中的應(yīng)用,其最基本的要求應(yīng)為相關(guān)資源的配置,如高職院校應(yīng)配置必要的軟硬件并應(yīng)制定統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)。而就目前來(lái)看,對(duì)于高職院校對(duì)于學(xué)生學(xué)籍檔案的管理所投入的資源有限,如沒(méi)有配置相關(guān)用于學(xué)籍檔案管理所具備的資源,未建立學(xué)籍檔案管理統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),未對(duì)學(xué)籍檔案信息進(jìn)行規(guī)范化管理是目前應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)施學(xué)生學(xué)籍檔案管理的基本障礙。

        三、實(shí)施高職院校學(xué)籍檔案現(xiàn)代化管理的主要措施分析

        1.明確職責(zé),加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍檔案管理培訓(xùn)及考核

        做好檔案管理工作,明確職責(zé)是關(guān)鍵。一是學(xué)校應(yīng)建立并完善檔案管理制度,明確檔案管理人員的職責(zé)及明確學(xué)籍檔案管理的具體要求,并對(duì)檔案管理人員開(kāi)展必要的培訓(xùn),使相關(guān)人員明確學(xué)籍檔案管理的重點(diǎn)及難點(diǎn),以更好開(kāi)展檔案管理工作。二是加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的考核工作,檔案管理人員工作績(jī)效的評(píng)定問(wèn)題一直是學(xué)校管理工作中的盲點(diǎn),學(xué)校應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況制定可靠的績(jī)效評(píng)定機(jī)制,以監(jiān)督、約束檔案管理工作者更好開(kāi)展檔案管理工作。三是檔案管理人員的技能水平問(wèn)題也是關(guān)鍵,學(xué)校應(yīng)提供良好的培訓(xùn)平臺(tái),強(qiáng)化檔案管理工作者技能培訓(xùn),使其明確學(xué)籍檔案管理流程、教學(xué)檔案管理具體要求,提高學(xué)籍檔案管理工作的效率。

        2.強(qiáng)化學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)及學(xué)籍檔案信息安全工作

        關(guān)于高職院校學(xué)籍檔案信息化管理問(wèn)題,屬于現(xiàn)有學(xué)籍檔案管理現(xiàn)代化管理的重點(diǎn),而實(shí)施信息化管理,其主要是將學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)為電子形式并借助網(wǎng)絡(luò)資源實(shí)施共享及查閱。對(duì)于電子文檔而言,應(yīng)做好安全把關(guān),如杜絕文件丟失及修改應(yīng)作為重點(diǎn)問(wèn)題考慮。對(duì)于此,在實(shí)際實(shí)施管理中必須注意案卷的排列順序,建立電子目錄,以便后期學(xué)籍檔案調(diào)閱管理。此外,完善網(wǎng)站建設(shè)和學(xué)籍檔案信息安全方面的規(guī)章制度,做好數(shù)字學(xué)籍檔案的異地保存及備份,以免學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)丟失。當(dāng)前信息化管理過(guò)程中,一定要做好信息化建設(shè)的安全防范工作,從意識(shí)上安全防范,防控病毒、注意保密,注意計(jì)算機(jī)硬件的安全,同時(shí)加強(qiáng)制度管理,減少人為因素造成的信息損失。

        3.加大對(duì)學(xué)籍檔案管理人員的培訓(xùn)

        新的管理方式及理念在日常工作的應(yīng)用離不開(kāi)有效的培訓(xùn)機(jī)制。因此,高職院校應(yīng)采取有效的措施對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。一是高職院校應(yīng)制定更加完善的檔案培訓(xùn)制度或者手冊(cè),如互聯(lián)網(wǎng)實(shí)施學(xué)籍檔案管理的流程、要點(diǎn)、模塊等重點(diǎn)培訓(xùn),對(duì)學(xué)籍檔案的整理、查閱、信息整合、共享、利用和開(kāi)發(fā)等知識(shí)要點(diǎn)進(jìn)行講解和培訓(xùn)。以使相關(guān)人員能夠?qū)W會(huì)基本技能及管理要求。二是通過(guò)有效的培訓(xùn)機(jī)制逐步改變現(xiàn)有學(xué)籍檔案管理人員思維理念,逐步改變傳統(tǒng)的管理觀念,以更好應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案的有效管理。三是人才的引進(jìn)也是關(guān)鍵,如高職院??赏ㄟ^(guò)外招的模式引進(jìn)學(xué)籍檔案管理的優(yōu)秀人才,以強(qiáng)化學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作。

        4.加大對(duì)學(xué)籍檔案管理的資源配置及實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化管理

        隨著信息技術(shù)的發(fā)展和提升,應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案實(shí)施管理是解決現(xiàn)有學(xué)籍檔案管理繁瑣及簡(jiǎn)化工作的關(guān)鍵性問(wèn)題。對(duì)于應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案管理,學(xué)校應(yīng)加大對(duì)基本資源的配置并應(yīng)建立相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)。高職院校學(xué)籍檔案不僅是教與學(xué)過(guò)程中最原始、最真實(shí)地記錄,而且是評(píng)價(jià)教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)管理水平的重要依據(jù)。如高職院校應(yīng)建立完善的信息數(shù)據(jù)庫(kù),建立有效的信息安全保障機(jī)制,并配置相關(guān)的計(jì)算機(jī)輔助設(shè)備等,為學(xué)籍檔案管理提供基本的物資保障及保證后續(xù)實(shí)施信息化管理后的數(shù)據(jù)安全。再如高職院校應(yīng)結(jié)合不同類型的學(xué)籍檔案建立并完善學(xué)籍檔案管理標(biāo)準(zhǔn),以便學(xué)籍檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化及統(tǒng)一化的實(shí)現(xiàn),以便于后期學(xué)籍檔案的查詢及歸檔。

        四、結(jié)語(yǔ)

        綜上分析,檔案信息化建設(shè)的最終目標(biāo)是提高信息管理和服務(wù)水平。高職院校必須改變傳統(tǒng)的手工管理模式,充分利用新的技術(shù)建立學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)。只有加強(qiáng)高職院校學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè),才能更好地為學(xué)生管理服務(wù),也更有利于學(xué)籍檔案的整理、查閱、信息整合、共享、利用和開(kāi)發(fā)。針對(duì)高職院校學(xué)籍檔案管理中存在較多問(wèn)題,高職院校還應(yīng)進(jìn)一步提升信息化管理意識(shí),加強(qiáng)安全防范管理等有效措施。

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        作者單位:楊凌職業(yè)技術(shù)學(xué)院藥物與化工分院

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