肖華

摘要：檔案無論對國有企業(yè)還是對國家來說都具有不容忽視的作用。隨著數(shù)據(jù)時(shí)代的全面到來，電子資源在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮出越來越重要的作用。數(shù)字化檔案系統(tǒng)是以信息化技術(shù)和數(shù)據(jù)技術(shù)為支持的新型檔案管理系統(tǒng)，文章對檔案數(shù)字化建設(shè)議題進(jìn)行分析探討，旨在提高國有企業(yè)檔案管理數(shù)字化水平，為企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展提供更充分的效用。

關(guān)鍵詞：檔案;數(shù)字檔案;數(shù)字化建設(shè);建設(shè)系統(tǒng);建設(shè)途徑

1引言

國有企業(yè)是黨執(zhí)政的重要依靠力量，在國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展中發(fā)揮出最根本的支撐作用。十四五時(shí)期，國有企業(yè)面臨新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，必須加快提升企業(yè)的經(jīng)營治理能力，通過轉(zhuǎn)型升級，走上高質(zhì)量發(fā)展道路。檔案管理是國有企業(yè)的重要資產(chǎn)，凝聚著企業(yè)歷史發(fā)展智慧的結(jié)晶，是企業(yè)寶貴的財(cái)富。如何管理好和利用好企業(yè)的檔案資源是企業(yè)和檔案部門關(guān)注和研究的重要內(nèi)容。

2檔案數(shù)字化建設(shè)概述

檔案數(shù)字化建設(shè)是以建設(shè)數(shù)字化的檔案管理體系為基礎(chǔ)，同時(shí)配套相應(yīng)的管理制度、管理標(biāo)準(zhǔn)、管理流程和管理內(nèi)容，完成檔案管理的整體升級。檔案數(shù)字化建設(shè)不僅包括硬件設(shè)備設(shè)施，還包括軟件系統(tǒng)的配備完善。此外，檔案數(shù)字化建設(shè)還包括管理理念的革新、管理人員技能提升、管理組織的優(yōu)化?？偟膩碚f，檔案數(shù)字化建設(shè)是系統(tǒng)性的工程，是推動國有企業(yè)檔案高質(zhì)量發(fā)展的有力支持。

3檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性

通過檔案數(shù)字化建設(shè)可以節(jié)約資源。檔案數(shù)字化管理模式下，傳統(tǒng)的管理模式逐漸被取代，紙質(zhì)檔案庫逐漸縮減，節(jié)省了檔案存儲空間和存儲成本。無論是檔案紙質(zhì)資源，還是人力資源、空間資源都大大減少，實(shí)現(xiàn)了節(jié)約資源的目標(biāo)。

通過檔案數(shù)字化建設(shè)可以提高效率。國有企業(yè)業(yè)務(wù)規(guī)模和業(yè)務(wù)類型發(fā)生變化，檔案數(shù)量也越來越多。數(shù)字檔案管理模式精簡了管理流程，減少了重復(fù)工作量，計(jì)算機(jī)設(shè)備和軟件技術(shù)代替人工做了大量工作，使檔案管理效率提升。

通過檔案數(shù)字化建設(shè)可以提高使用率。檔案查詢在檔案管理和檔案利用中十分重要。數(shù)字化建設(shè)使檔案使用起來更加簡單方便快速。用戶可以通過移動端在手機(jī)和電子設(shè)備上進(jìn)行檔案信息查詢，通過數(shù)字化系統(tǒng)提交檔案，提高了檔案利用率。

通過檔案數(shù)字化建設(shè)可以進(jìn)行檔案修復(fù)。紙質(zhì)檔案容易破損丟失，在數(shù)字化技術(shù)支持下可以對檔案進(jìn)行修復(fù)，提高檔案完整性。同時(shí)紙質(zhì)檔案因破損丟失而造成的檔案失誤率高的問題也可以得到解決。

通過檔案數(shù)字化建設(shè)可以進(jìn)行自動識別。通過二維碼技術(shù)、OCR技術(shù)，對編碼或圖像進(jìn)行識別，快速讀取檔案信息，提高檔案管理準(zhǔn)確度。采用自動識別技術(shù)很好的提高了數(shù)據(jù)錄入的準(zhǔn)確度，避免了傳統(tǒng)管理方式下人為出錯率高的情況發(fā)生。

4國企檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的阻力

檔案數(shù)字化建設(shè)資源缺乏。在檔案數(shù)字化建設(shè)中，需要從硬件設(shè)施、硬件設(shè)備、軟件技術(shù)等方面進(jìn)行全面考量，不僅要投入資金，同時(shí)還需要專業(yè)人員作支持。企業(yè)檔案管理在過去都是傳統(tǒng)的管理模式，檔案部門中的在職人員有很多是不具備數(shù)字化設(shè)備設(shè)施和軟件技術(shù)的專業(yè)知識背景的。企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)雖然有大的框架，但是在細(xì)節(jié)上沒有成熟的經(jīng)驗(yàn)，給數(shù)字化建設(shè)增加難度。

檔案數(shù)字化建設(shè)存在各單位發(fā)展參差不齊的情況。各單位檔案管理自成系統(tǒng)，在大的范圍內(nèi)存在檔案信息整合不暢的情況。檔案數(shù)字化建設(shè)的根本要求是打破過去檔案管理過程中的屏障，以更加順暢的信息傳輸方式提高檔案管理水平。集團(tuán)下屬單位多，業(yè)務(wù)類型不同，檔案的建設(shè)需求不一樣，給檔案數(shù)字化建設(shè)增加難度。

檔案數(shù)字化建設(shè)安全隱患意識不強(qiáng)。檔案數(shù)字化建設(shè)中，電子檔案越來越多，意味著檔案管理從實(shí)物管理變成了信息化管理，這樣的管理模式下，很多風(fēng)險(xiǎn)隱患更加隱蔽，不容易發(fā)現(xiàn)，如果缺乏安全隱患意識，沒有采取妥善的風(fēng)險(xiǎn)防控措施，很容易造成電子檔案的失竊、篡改、丟失、損壞等事故，尤其是企業(yè)的機(jī)密性檔案，涉及到企業(yè)的發(fā)展利益，必須提高電子檔案的安全性。因企業(yè)檔案管理人員隊(duì)伍中懂得數(shù)字技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)技術(shù)的人員較少，在日常檔案管理中，工作人員操作不規(guī)范，忽視了數(shù)字檔案管理的安全性，給數(shù)字檔案管理增加了風(fēng)險(xiǎn)隱患。

5強(qiáng)化國企檔案數(shù)字化建設(shè)的有效途徑

檔案數(shù)字化技術(shù)不是對傳統(tǒng)檔案管理的全盤否定，而是對傳統(tǒng)檔案的革新升級。對過去的檔案進(jìn)行檢查，做好信息補(bǔ)錄，對過去檔案管理中的破損檔案進(jìn)行重新修復(fù)和整理。同時(shí)對各單位的業(yè)務(wù)類型進(jìn)行梳理分類，加強(qiáng)檔案系統(tǒng)的對接，構(gòu)建規(guī)范的數(shù)字檔案系統(tǒng)。

引入專業(yè)的服務(wù)方，將專業(yè)的技術(shù)類工作交給專業(yè)的服務(wù)團(tuán)隊(duì)完成。對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案、音像檔案等進(jìn)行數(shù)字加工，重新梳理，修復(fù)和整理，完成檔案的電子化錄入。對全體檔案進(jìn)行編碼，明確檔案的類型、條目，統(tǒng)一檔案格式，提高檔案管理規(guī)范性。與服務(wù)方簽訂保密協(xié)議，保證企業(yè)檔案原件完整和數(shù)字化建設(shè)中檔案信息安全。

制定建設(shè)流程。對數(shù)字化建設(shè)方案進(jìn)行梳理，制定建設(shè)的具體流程，并對各個流程和環(huán)節(jié)做好記錄。全體人員根據(jù)建設(shè)流程的統(tǒng)一規(guī)定，從檔案提交到最終歸檔的全過程采取統(tǒng)一規(guī)范的制度標(biāo)準(zhǔn)。檔案交接環(huán)節(jié)制定明確的檔案交接格式，不同類型的檔案采取相應(yīng)的格式和要求。對圖像的處理制定統(tǒng)一流程和標(biāo)準(zhǔn)，對影響圖像閱讀方式做好處理，保證圖像質(zhì)量符合檔案數(shù)字化管理的要求。對于紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子化錄入的情況，根據(jù)相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)真做好二次處理，保證電子化錄入質(zhì)量合格。

統(tǒng)一檔案數(shù)據(jù)對接標(biāo)準(zhǔn)。檔案數(shù)字化建設(shè)中，不同業(yè)務(wù)類型、不同單位的檔案信息采用的方式存在差異，檔案對接環(huán)節(jié)有很多的不便。由于檔案數(shù)據(jù)對接不順暢，不及時(shí)，影響了企業(yè)檔案信息的共享和檔案資源的利用。在檔案數(shù)字化建設(shè)中，結(jié)合不同單位的業(yè)務(wù)類型，對檔案類型進(jìn)行重新歸類，然后對不同的檔案類型制定統(tǒng)一檔案數(shù)據(jù)對接標(biāo)準(zhǔn)。通過統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)要求，更好的完成檔案對接，提高檔案管理和檔案信息利用效率

加強(qiáng)電子檔案風(fēng)險(xiǎn)防范。對數(shù)字化系統(tǒng)中的風(fēng)險(xiǎn)節(jié)點(diǎn)和風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行分析，從安全防范技術(shù)層面、人員操作層面、監(jiān)督管理層面構(gòu)建電子檔案安全防護(hù)網(wǎng)，減少檔案數(shù)字化系統(tǒng)運(yùn)行中的事故發(fā)生率。對企業(yè)的涉密檔案做好重點(diǎn)管理，提高參與人員的安全保密意識，避免檔案管理事故發(fā)生，保護(hù)企業(yè)的利益。

探索建立集團(tuán)化的數(shù)字檔案信息化管理系統(tǒng)。結(jié)合集團(tuán)檔案管理狀況，梳理數(shù)字檔案信息化管理的需求，通過內(nèi)部技術(shù)攻關(guān)或招投標(biāo)方式進(jìn)行檔案管理系統(tǒng)升級，通過建立集團(tuán)化數(shù)字檔案信息化管理系統(tǒng)，打通各單位各業(yè)務(wù)之間的檔案信息傳輸屏障，提高集團(tuán)檔案管理效率，提升檔案信息共享利用率。

6結(jié)語

在傳統(tǒng)的檔案管理中，因自然因素、管理因素導(dǎo)致檔案損壞、缺失、丟失的情況屢屢發(fā)生。在新的發(fā)展時(shí)期，國有企業(yè)檔案管理必須提高思想意識，緊跟國家檔案事業(yè)發(fā)展的步伐，積極推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)工作，發(fā)揮出檔案的多重效能，推動企業(yè)和社會的進(jìn)步。

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