孟婧媛?オ?

摘要：隨著信息技術以及網(wǎng)絡技術的飛速發(fā)展，人們對信息的需求量越來越大，為了滿足不同領域的人們對信息的渴求，檔案的數(shù)字化與信息化建設勢在必行。本文介紹了數(shù)字檔案資源的建設及其在檔案信息化建設中的重要意義，分析了檔案信息化建設在現(xiàn)階段信息化條件下的必然趨勢，提出在實現(xiàn)了數(shù)字化檔案資源后，如何更好地實現(xiàn)檔案信息化建設。

關鍵詞： 數(shù)字檔案資源；建設途徑；檔案信息化建設；管理措施

當今社會已經(jīng)進入信息時代，數(shù)字化與信息化手段日益增多，這也為檔案工作帶來了前所未有的發(fā)展機遇和挑戰(zhàn)。更新原有的管理理念，充分認識和接受數(shù)字檔案資源，學習和運用高新技術，做好檔案信息化建設，創(chuàng)新管理方法，是檔案管理在信息化時代迫在眉睫的工作。

數(shù)字檔案資源與加強檔案信息化建設有何聯(lián)系？

數(shù)字檔案資源是檔案信息化建設的基礎和前提。這部分檔案資源與傳統(tǒng)檔案資源在本質(zhì)上有許多不同點，但最大的不同就是內(nèi)容數(shù)字化，即這種檔案資源必須用計算機二進制數(shù)字代碼來記錄和閱讀。面對這種全新的檔案資源，檔案部門需要一個逐漸接納和全新的管理模式進行改造，在這個過程中需要的第一步就是數(shù)字檔案資源的建設問題。

1如何實現(xiàn)數(shù)字檔案資源建設

1.1數(shù)字檔案資源建設的途徑主要有兩種：

1.1.1 辦公自動化條件下形成的電子文件直接轉化而來的數(shù)字檔案資源。這部分數(shù)字檔案資源又有兩種存在形式：一種形式是辦公自動化條件下形成的電子文件轉存在一定載體上，以物理形式移交給檔案館；另一種形式是存在于網(wǎng)絡上的電子文件，通過邏輯歸檔移交給檔案館。這兩部分是數(shù)字檔案資源最直接的來源，也是數(shù)字檔案資源的主體和發(fā)展主流。到目前為止，我國對數(shù)字檔案資源的積累和收集在規(guī)模和效益上還遠遠不夠。當務之急是要做好以下兩方面工作：一是加強對基層部門有關數(shù)字檔案形成、保管、收集等方面的工作的規(guī)章制度的規(guī)范和管理工作；二是對傳統(tǒng)檔案工作現(xiàn)狀進行適應數(shù)字資源的現(xiàn)代化改造工作。

1.1.2館藏檔案數(shù)字化后形成的數(shù)字檔案。這部分數(shù)字檔案資源是整個數(shù)字檔案資源的補充和豐富。它主要來源于對傳統(tǒng)檔案館中開放的且利用效率高的檔案進行數(shù)字化處理，其目的是使深藏在傳統(tǒng)檔案館中的重要檔案信息使之充分地為人們所利用。這也是傳統(tǒng)檔案工作向數(shù)字檔案工作進行過度和銜接的必經(jīng)之路。

1.2數(shù)字檔案資源建設的技術環(huán)節(jié)

1.2.1 數(shù)據(jù)庫技術：數(shù)據(jù)庫技術是數(shù)字檔案信息保存和利用的重要技術。檔案資源是一種數(shù)量巨大、內(nèi)容類別繁多的信息資源，要把這種浩如煙海的信息有序化便于人們利用，必須加強檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設，開發(fā)標準化的檔案管理系統(tǒng)，加強檔案目錄的輸入、保存，對各種數(shù)據(jù)庫進行資源有效組織。

1.2.2 數(shù)字化檔案接收：隨著OA辦公自動化的擴展與提高，接收本身就已是數(shù)字化產(chǎn)物的電子檔案，必須重點抓好這幾個環(huán)節(jié)的工作：密切關注電子文件的形成和積累，實行前端控制，研究其運作規(guī)律，提出質(zhì)量要求；制定電子文件歸檔細則和管理規(guī)范，研制歸檔軟件，使產(chǎn)生于不同平臺和數(shù)據(jù)庫的電子文件能按要求及時歸檔；檔案館接收電子檔案要按統(tǒng)一的格式轉換數(shù)據(jù)，并與館藏檔案數(shù)字化工作融為一體。

1.2.3 數(shù)字檔案安全性的保障技術：

a不同安全級別檔案的制作和使用：檔案信息的開放是有一定限制的。根據(jù)檔案的保密和開放范圍，對數(shù)字檔案資源利用范圍的設置是非常重要的一項技術工作。這方面的技術主要是通過利用權限的設置和傳播環(huán)境的設置來實現(xiàn)。對不同密級的檔案分別采取在線利用和脫機利用；對不同的讀者，又可以利用不同的權限來控制對檔案資源的獲取。

b保障數(shù)字檔案信息的原始性技術：數(shù)字檔案不留痕跡的易改性如不加以控制，將使它的原始記錄難以保障。人們針對這一缺陷研究出一些改善措施來最大限度的保證檔案的原始性。這些技術措施主要有：加密技術、電子簽署技術、消息認證技術、身份驗證技術、防火墻技術、仿寫技術等。這些技術的使用在數(shù)字檔案設計和形成時就應該成為數(shù)字檔案內(nèi)容不可或缺的一部分。

1.3數(shù)字檔案資源管理環(huán)節(jié)

數(shù)字檔案資源建設要堅持規(guī)范性原則，統(tǒng)一標準，統(tǒng)一規(guī)范，確保電子文件的歸檔，數(shù)字化檔案的保管、傳遞與利用等工作都實現(xiàn)有序化、標準化和規(guī)范化。除此之外，還要提高檔案工作者的計算機網(wǎng)絡保密意識，同時積極構建本部門信息系統(tǒng)主體，及其與外界關聯(lián)行為約束機制。凡涉密網(wǎng)絡一定要與互聯(lián)網(wǎng)實行物理隔離；定期進行網(wǎng)上信息檢查，確保涉密信息不上網(wǎng)。要準確把握紙質(zhì)檔案與電子檔案的關系，妥善處理兩種不同功能的檔案，使檔案資源利用取得較好的效益。

2如何實現(xiàn)檔案信息化建設

檔案信息化與數(shù)字化相比，它的概念更為宏觀。檔案信息化有著極其豐富的內(nèi)涵，檔案信息化建設是一項龐大的系統(tǒng)工程，它包含了檔案數(shù)字化、人員、法律、政策和標準等社會因素?？梢哉f，檔案信息化是由檔案信息的數(shù)字化、檔案傳輸?shù)木W(wǎng)絡化和檔案管理的標準化、檔案系統(tǒng)的集成化、檔案人員的知識化構成的有機體系。有了數(shù)字化的檔案資源，檔案信息化的物質(zhì)基礎和技術基礎也就有了保障。而處在當前迅猛發(fā)展的信息社會，檔案信息化建設已成為檔案事業(yè)應對迅猛發(fā)展的信息社會的必然選擇。

2.1加強檔案部門基礎設施建設

加強檔案管理現(xiàn)代基礎設施建設，保證電子文件有效安全運行和歸檔。檔案信息化基礎設施是檔案信息資源建設以及各項檔案應用系統(tǒng)建設的基礎和前提，關系著檔案信息化建設的成敗和整體水平。檔案信息化基礎設施建設整體規(guī)劃包含了檔案信息化建設的整個硬件平臺和網(wǎng)絡。要在建立檔案局域網(wǎng)的基礎上與辦公自動化、互聯(lián)網(wǎng)等系統(tǒng)相連接，加快檔案目錄和檔案信息資源數(shù)據(jù)庫的建設。

2.2加強檔案信息的安全保障體系

加強對計算機檔案信息系統(tǒng)的管理，確保檔案數(shù)據(jù)庫安全；加強對電子文件歸檔工作的監(jiān)督和指導，保證歸檔文件的真實、完整、有效；檔案信息要轉存到檔案專用服務器上，實行物理隔離。在利用檔案信息資源和信息化處理過程中，要提高信息安全意識，防止失密、泄密的發(fā)生。

2.3加強檔案信息化管理

檔案信息化管理要堅持以下幾項原則：

2.3.1規(guī)范性原則：制定和實施檔案工作標準和規(guī)范是檔案工作現(xiàn)代化的需要，是提高工作質(zhì)量和效率的需要。實現(xiàn)館（室）藏檔案信息化，一方面可以將館（室）藏的檔案通過掃描等技術手段轉化成計算機可識別和處理的數(shù)字化信息，另一方面可以通過接收電子文件進館。不管是通過館（室）藏檔案數(shù)字化還是接收電子文件，都應該堅持規(guī)范性原則，制定相應的標準、規(guī)范和法規(guī)。

2.3.2安全性原則：隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡化、信息化建設的不斷深入，網(wǎng)絡的脆弱性和潛在威脅也日益顯現(xiàn)出來。因此，我們必須加強網(wǎng)絡安全技術的研究與開發(fā)，采取有利的安全措施，充分保障檔案信息的安全性。在保證檔案信息的安全性方面我們要采?。何锢戆踩呗?；訪問控制策略；信息加密策略；網(wǎng)絡安全管理策略等。

2.3.3效益性原則：由于檔案信息數(shù)字化建設是一項巨大的系統(tǒng)工程，需要投入相當大的人力、物力、財力，因此必須要遵守效益性原則，講究信息化工作的效益。要根據(jù)自身的能力，分析用戶需求，考慮檔案的利用率。把重要的，利用率較高的檔案進行數(shù)字化，把那些利用率較高且利用后能產(chǎn)生較大經(jīng)濟效益和社會效益的檔案數(shù)字化，可以帶來巨大的效益。

3數(shù)字化、信息化檔案資源建設需加強人才的培養(yǎng)

數(shù)字化、信息化檔案資源建設最根本的是高素質(zhì)人才的培養(yǎng)。檔案人員的隊伍建設是實現(xiàn)檔案信息化建設的根本，決定著檔案數(shù)字化、信息化發(fā)展的速度和質(zhì)量。檔案事業(yè)的發(fā)展與廣大檔案工作者的整體素質(zhì)密切相關，較高思想覺悟和專業(yè)技能水平的檔案人員隊伍是做好檔案工作的保障。

檔案人員光掌握專業(yè)知識是不夠的。加強信息技術人才的培養(yǎng)工作，參加計算機技術、網(wǎng)絡技術、信息管理技術和現(xiàn)代管理技術等知識的培訓，積極開展多種形式的技術交流，建立起高科技人才為骨干的檔案隊伍，才能滿足檔案信息化建設的需要。

4 結束語

隨著信息技術的迅猛發(fā)展和廣泛利用，不僅對國民經(jīng)濟和社會發(fā)展產(chǎn)生了深刻影響，更是對檔案工作也提出了新的挑戰(zhàn)。加強數(shù)字檔案資源，檔案信息化建設是檔案管理適應時代和社會發(fā)展的必然選擇，也是檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求，更是提高檔案信息服務水平的必由之路。因此，我們要立足現(xiàn)在，著眼未來，積極創(chuàng)造條件，充分利用先進技術與手段探索數(shù)字檔案資源和檔案信息化建設的新途徑、新方法。推進檔案資源信息化建設的進程，促進檔案事業(yè)持續(xù)、健康、快速的發(fā)展。只有這樣檔案事業(yè)才能適應社會和時代發(fā)展的需要，從而達到更好的目的。

[參考文獻]

[1]陳春紅.檔案信息化建設初探[J].上海檔案，2006，（5）.

[2]陳春紅.檔案信息化建、數(shù)字化、網(wǎng)絡化三者關系，[J].科技檔案，2006，（3）.

[3]修紫陽.淺談檔案館檔案信息資源開發(fā)利用，[J].和田師范?？茖W校學報，2008，（5）.

[4]朱旭心.談海事檔案信息資源的開發(fā)利用，[J].蘭臺世界，2006，（13）.

（作者單位：西安長峰機電研究所， 陜西 西安 710065）