蔡冰

摘要：加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)是如今檔案工作滿足社會(huì)發(fā)展需要的必然選擇。所以，若是想加快檔案信息化建設(shè)的速度，就應(yīng)該通過(guò)合理的統(tǒng)籌規(guī)劃、檔案管理制度的完善、信息資源的有效整合等諸多方式，將檔案管理系統(tǒng)和安全管理體系納入到信息化建設(shè)中，并對(duì)工作人員進(jìn)行嚴(yán)格的培訓(xùn)，只有如此才能夠?yàn)闄n案信息化建設(shè)提供充足的人才支撐。基于此，筆者將結(jié)合自己的經(jīng)驗(yàn)，就加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的策略進(jìn)行分析，希望可以為相關(guān)人士提供一定的參考和幫助。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化建設(shè);有效策略

檔案信息化建設(shè)主要是指各個(gè)檔案部門(mén)在我國(guó)宏觀調(diào)控與合理引導(dǎo)下，應(yīng)用先進(jìn)信息技術(shù)，對(duì)檔案資源進(jìn)行全面的收集、歸納、分析及運(yùn)用，其是如今時(shí)期各大檔案部門(mén)需要完成的一項(xiàng)重要工作。以宏觀的角度來(lái)說(shuō)，檔案信息化建設(shè)屬于一種較為繁瑣且復(fù)雜的工作。加快檔案信息化建設(shè)能夠推動(dòng)檔案管理事業(yè)朝著科學(xué)化和現(xiàn)代化的方向不斷發(fā)展，還可以增強(qiáng)工作人員的專(zhuān)業(yè)能力與職業(yè)素養(yǎng)，幫助電子政務(wù)、電子商務(wù)甚至是社會(huì)工作實(shí)現(xiàn)智能化管理，讓檔案工作可以為各個(gè)企業(yè)和國(guó)家提供良好服務(wù)。

一、統(tǒng)籌規(guī)劃加強(qiáng)管理制度的建設(shè)

（一）完善運(yùn)行機(jī)制

若是想把檔案信息化建設(shè)工作完全融入到各級(jí)黨委、有關(guān)部門(mén)或者是事業(yè)單位開(kāi)展的信息化建設(shè)環(huán)節(jié)中，讓檔案信息化可以和我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)甚至是社會(huì)發(fā)展目標(biāo)一起進(jìn)行[1]。就需要讓各個(gè)檔案部門(mén)和相關(guān)的信息化建設(shè)部門(mén)進(jìn)行密切的交流，主動(dòng)加入到當(dāng)?shù)氐木W(wǎng)絡(luò)建設(shè)項(xiàng)目又或是電子商務(wù)項(xiàng)目中。最為關(guān)鍵的是，檔案部門(mén)應(yīng)該提高自己原本的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)速度，把大量文件資源當(dāng)做關(guān)鍵依據(jù)儲(chǔ)存到整個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)，同時(shí)將其納入到有關(guān)部門(mén)的電子政務(wù)格局內(nèi)，讓檔案的儲(chǔ)存和運(yùn)用都能夠滿足相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)與要求。

（二）優(yōu)化管理標(biāo)準(zhǔn)

如果想推動(dòng)檔案信息化建設(shè)工作更加順利的開(kāi)展下去，就應(yīng)該建立完善的標(biāo)準(zhǔn)與制度。檔案信息化建設(shè)的基本目標(biāo)就是達(dá)成各項(xiàng)信息和數(shù)據(jù)的共享，因?yàn)槭艿揭酝鶛n案管理方式帶來(lái)的影響，就導(dǎo)致如今的檔案信息化管理的要求和規(guī)定較為繁瑣且復(fù)雜，若是想確保信息系統(tǒng)獲得科學(xué)合理的應(yīng)用，保障信息數(shù)據(jù)有著較高的安全性，就應(yīng)該進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)劃、建立完善的標(biāo)準(zhǔn)、做好數(shù)字檔案館的建設(shè)、完成信息資源的歸檔處理等等，只有如此才能夠慢慢形成健全可靠的安全機(jī)制，為將來(lái)檔案信息的共享鋪墊牢固基礎(chǔ)。

二、建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)

（一）通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)

各地區(qū)內(nèi)部的檔案館需要加快目錄中心的順利建設(shè)，同時(shí)利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)達(dá)成資源的交換或者是共享。具備一定經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)的檔案館，還能夠和周?chē)氖∈?、地區(qū)的檔案館共同合作，完成檔案目錄和檔案數(shù)據(jù)的互通及共享，如此就可以在更大的領(lǐng)域內(nèi)進(jìn)行信息資源或者是數(shù)據(jù)資源的傳輸。

（二）主動(dòng)推進(jìn)多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

建立專(zhuān)門(mén)的檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，利用新型的接收方式又或是信息化等形式，就可以讓館藏照片、影像帶以及錄像帶被傳輸?shù)綌?shù)據(jù)庫(kù)中，建立起更加完善、可靠、安全的數(shù)據(jù)檢索庫(kù)，如建設(shè)出完善的擁有一定特色的交通檔案信息庫(kù)，以此來(lái)增強(qiáng)檔案檢索工作的實(shí)際效果和質(zhì)量[2]。并且，還應(yīng)該主動(dòng)建設(shè)有著地方特色的數(shù)據(jù)庫(kù)，如重點(diǎn)工程、河道建設(shè)、聲像檔案等等。

（三）推進(jìn)信息資源的二次開(kāi)發(fā)

相關(guān)檔案部門(mén)需要對(duì)各個(gè)保存的檔案做好細(xì)致的研究和分析，如此就能夠增強(qiáng)檔案本身的應(yīng)用價(jià)值和應(yīng)用效率。另外，檔案管理部門(mén)還能夠通過(guò)各種各樣先進(jìn)技術(shù)讓檔案本身的應(yīng)用效果獲得提升，如借助網(wǎng)站平臺(tái)上傳各個(gè)類(lèi)型的檔案信息，讓越來(lái)越多的用戶可以對(duì)檔案的價(jià)值和作用有著清楚地了解，真正達(dá)成資源的最大化應(yīng)用。

三、構(gòu)建檔案信息安全保障體系

計(jì)算機(jī)設(shè)備出現(xiàn)嚴(yán)重的故障、存在病毒侵襲的情況、用戶錯(cuò)誤操作等因素都會(huì)對(duì)整個(gè)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)本身的安全產(chǎn)生巨大威脅，還會(huì)致使已經(jīng)被保存的數(shù)據(jù)信息逐漸丟失或者是損壞[3]。所以，信息安全確實(shí)是檔案信息化建設(shè)最為關(guān)鍵的構(gòu)成內(nèi)容。檔案信息和普通的信息有著較大不同，其記錄著黨與國(guó)家開(kāi)展重大會(huì)議或者是活動(dòng)的整個(gè)過(guò)程，最為關(guān)鍵的是，檔案中的某些內(nèi)容還包含著國(guó)家機(jī)密和重大事件，如政治經(jīng)濟(jì)、科學(xué)技術(shù)、軍事發(fā)展等較為敏感的信息，擁有著高度的隱秘性和限制性。這部分信息如果被違法人員盜取和利用的話，就必定會(huì)對(duì)國(guó)家的安全造成影響，嚴(yán)重的情況下，還會(huì)損壞大眾的利益，讓社會(huì)出現(xiàn)混亂。所以，對(duì)檔案信息安全進(jìn)行嚴(yán)格的管理，是如今檔案信息化建設(shè)中的關(guān)鍵構(gòu)成內(nèi)容，一定要將檔案安全管理歸納進(jìn)整個(gè)信息化建設(shè)環(huán)節(jié)中，制定出完善的資金、技術(shù)保障體系，并通過(guò)安全技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)立，保障檔案數(shù)據(jù)或者是檔案系統(tǒng)有著高度的安全性。此外，還應(yīng)該對(duì)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上的內(nèi)容和信息進(jìn)行全面的審查，避免出現(xiàn)泄密和失密的情況，做好內(nèi)部管理工作，將安全責(zé)任制度一一落實(shí)下去，保障所有工作流程涉及到的檔案都體現(xiàn)出較強(qiáng)的安全性，能夠萬(wàn)無(wú)一失。

若是想保障檔案本身的安全和可靠，相關(guān)管理部門(mén)就需要應(yīng)用以下多種方式：其一，在計(jì)算機(jī)硬件上通過(guò)各種先進(jìn)的技術(shù)方式徹底隔絕安全隱患，如此就可以確保系統(tǒng)運(yùn)行有著高度的安全性，如能夠裝置防火墻軟件，避免病毒或者是違法人士的入侵。其二，制定出完善的管理機(jī)制，加強(qiáng)各個(gè)項(xiàng)目的管理，保障信息長(zhǎng)時(shí)間處在流暢的狀態(tài)中，有著高度的安全性或者是可靠性，如對(duì)于某些較為敏感的信息和數(shù)據(jù)來(lái)說(shuō)，不能直接將其上傳到網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上，尤其是包含有國(guó)家機(jī)密的內(nèi)容，嚴(yán)禁任何人員將其發(fā)布在各大網(wǎng)絡(luò)上。其三，對(duì)檔案工作人員進(jìn)行嚴(yán)格的管理，讓他們形成“信息安全、人人有責(zé)”的良好理念和意識(shí)，組建出一支高素質(zhì)、高能力的工作隊(duì)伍，可以自覺(jué)遵守檔案規(guī)則，不會(huì)出現(xiàn)知法犯法的情況，讓電子檔案的應(yīng)用有著明顯的安全性，能夠被越來(lái)越多人員所注重。

結(jié)束語(yǔ)：總而言之，若是想提高檔案信息化建設(shè)的速度，就應(yīng)該不斷克服信息化建設(shè)環(huán)節(jié)中存在的各種問(wèn)題和阻力，加強(qiáng)檔案部門(mén)的管理，增強(qiáng)工作人員的認(rèn)知，提高他們的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)和安全意識(shí)，深度研究且分析檔案管理技術(shù)，并將安全責(zé)任一一落實(shí)下去，組建出高素質(zhì)、高能力的人才隊(duì)伍，更有效的控制風(fēng)險(xiǎn)。并對(duì)運(yùn)行機(jī)制、管理制度進(jìn)行優(yōu)化，建立專(zhuān)門(mén)的數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)信息資源做好二次開(kāi)發(fā)，構(gòu)建出完善的檔案信息安全保障體系，只有如此才可以確保檔案信息有著高度的安全性，不會(huì)出現(xiàn)嚴(yán)重的損失和后果，確保檔案信息化建設(shè)工作更加順利的開(kāi)展下去。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳聰.關(guān)于加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考[J].機(jī)電兵船檔案，2021（05）：34-36.

[2]盧曉茜.加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程的幾點(diǎn)思考[J].機(jī)電兵船檔案，2015（03）：57-59.

[3]張瑞霞.關(guān)于加快檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考[J].科技情報(bào)開(kāi)發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2012，22（23）：101-103.