王文韜

【摘? 要】隨著我國經(jīng)濟的不斷發(fā)展，我國對網(wǎng)絡(luò)信息建設(shè)愈來愈重視，網(wǎng)絡(luò)線上辦公成為當前機關(guān)的日常業(yè)務(wù)工作。而檔案是各個機關(guān)單位在進行自身的發(fā)展和領(lǐng)導(dǎo)建設(shè)過程中出現(xiàn)的相關(guān)文件，良好的管理能夠充分發(fā)揮檔案自身的指導(dǎo)優(yōu)勢，直接影響著各個機關(guān)單位的整體發(fā)展，是單位未來發(fā)展、建設(shè)的根本動力。基于此，相關(guān)管理人員應(yīng)該引起重視，充分意識到檔案管理的重要意義，與時俱進，利用當前的技術(shù)優(yōu)勢和環(huán)境優(yōu)勢不斷在電子文件的基礎(chǔ)上進行完善，促進機關(guān)檔案信息化建設(shè)。對此，本文首先敘述機關(guān)單位電子文件的形成模式以及對檔案信息化管理的影響，隨后簡要說明機關(guān)檔案信息化管理面臨的問題，最后詳細闡釋優(yōu)化機關(guān)檔案信息化管理的相關(guān)對策，以此來供相關(guān)專業(yè)人士交流思考。

【關(guān)鍵詞】電子文件管理;機關(guān)檔案;信息化建設(shè)

引言

計算機信息技術(shù)作為當前時代影響最為深遠的科學(xué)技術(shù)，其所帶來的技術(shù)效果充分作用于我們的社會生活之中，并對各行各業(yè)、各類人群帶來巨大的影響效果。在這樣的發(fā)展環(huán)境之下，我國機關(guān)單位也逐漸利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)開展日常辦公。而辦公過程中就存在數(shù)量巨大的電子文件，而由于機關(guān)工作具有特殊性，檔案文件管理對機關(guān)發(fā)展十分重要。因此，如何在現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)環(huán)境之下合理管理電子文件，促進機關(guān)檔案的信息化發(fā)展成為機關(guān)檔案管理工作的核心內(nèi)容，值得相關(guān)工作人員引起重視。

1.機關(guān)單位電子文件的形成模式以及對檔案信息化管理的影響

1.1機關(guān)單位的電子文件形成模式

伴隨著我國社會的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的文件傳輸形式已經(jīng)逐漸被淘汰，取而代之的是以數(shù)字化形式而出現(xiàn)的文件類型。而機關(guān)單位作為以文本資料內(nèi)容為核心的工作單位，也在工作之中融入信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，從而機關(guān)單位的工作內(nèi)容容易涉及較多的電子文件信息。而這些電子文件的形成，主要分為兩大類型。首先，第一個類型是單位對傳統(tǒng)檔案信息的數(shù)字化管理。由于我國信息技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)文本紙張檔案管理的弊端愈來愈突出。對此，一些單位為提高檔案信息管理的質(zhì)量，對傳統(tǒng)紙張文本進行信息數(shù)字化處理，通過掃描進行數(shù)據(jù)光盤刻錄，以此來方便單位的數(shù)據(jù)應(yīng)用和處理。其次，第二個類型是自動形成的電子文件數(shù)據(jù)。該類文件是數(shù)量最多、內(nèi)容最為復(fù)雜的文本類型，也是機關(guān)文件管理的核心內(nèi)容。該類電子文件主要是在我國信息技術(shù)的飛速發(fā)展背景下出現(xiàn)的，由于信息技術(shù)的成熟運用，我國的大部分機關(guān)單位都積極利用信息技術(shù)進行電腦信息化辦公。而在這樣的辦公模式之下，各機關(guān)單位就會存在一些數(shù)據(jù)文本記錄以及圖片、視頻等信息。這些文件對于機關(guān)單位的發(fā)展有著重要意義和影響，值得相關(guān)工作人員積極重視和關(guān)注。

1.2機關(guān)單位電子文件對檔案信息化管理的影響

電子文件承載著當前運用成熟的信息技術(shù)優(yōu)勢，是對傳統(tǒng)檔案管理的完善和優(yōu)化，十分符合當前的現(xiàn)代化社會需求，對于我國現(xiàn)代檔案管理有著積極作用。這樣的數(shù)字化文件檔案，不需要大量的空間進行擺放，不需要進行修飾裝訂。但是，由于我國數(shù)字化檔案管理的經(jīng)驗不夠，也沒有相關(guān)的政策、指南進行規(guī)范和引導(dǎo)，還是有很大的漏洞和管理缺陷。對此，相關(guān)單位應(yīng)該引起重視，積極根據(jù)現(xiàn)實管理情況進行改革工作，努力跟上現(xiàn)代化管理步伐，提高管理質(zhì)量和效率。

2.機關(guān)檔案信息化管理面臨的問題

2.1管理設(shè)備和技術(shù)應(yīng)用效果不佳

隨著我國信息化技術(shù)的不斷深入，我國對于檔案信息管理的要求愈來愈高。而傳統(tǒng)的檔案管理方式不能夠達到當前的工作要求和效率，難以保證實際的檔案管理質(zhì)量的提高。對此，針對檔案管理工作應(yīng)該積極進行創(chuàng)新，正確認識到當前電子文件的必要性，努力跟上時代的發(fā)展需要，不斷提高檔案管理的信息化程度。但是，在實際的管理過程中，部分機關(guān)單位自身的管理設(shè)備和管理技術(shù)應(yīng)用都較為滯后，有的單位知道當前的信息化需求，也購置了一些信息化產(chǎn)品輔助工作。然而，這只停留在對檔案的儲存、導(dǎo)入工作之上，其他工作還是依靠人工進行。沒有充分地將信息技術(shù)和信息設(shè)備應(yīng)用到實際的文書檔案管理工作之中，不能夠滿足當前社會的文書檔案管理信息化需要。

2.2相關(guān)管理人員素質(zhì)還需提高

電子文件當前隨著信息技術(shù)的成熟運用，其使用頻率和價值優(yōu)勢都愈來愈突出。但是，在實際的檔案管理工作中，相關(guān)工作人員的檔案管理素質(zhì)卻不夠高，大部分事業(yè)單位的檔案管理人員都是兼職狀態(tài)，大都是其他崗位的工作人員，只是在存放相關(guān)資料的時候作為臨時員工。而機關(guān)單位都是將文書檔案管理看成是簡單的文件資料收集，雖然知道其實際具有一定的利用價值，但是沒有設(shè)立專門的工作人員進行信息化管理。其次，還有的單位雖然設(shè)立了文書檔案管理人員，但是單位領(lǐng)導(dǎo)對于該項工作還是不夠重視，較為忽視這一崗位帶來的價值和意義，這也使得實際的檔案管理信息化工作很難開展。最后，我國對于檔案管理人才的培養(yǎng)也有很大的漏洞，從數(shù)量和質(zhì)量上都難以滿足當前的社會需求，極不利于后期的檔案信息化管理體制的建成。

3.優(yōu)化機關(guān)檔案信息化管理的相關(guān)對策

3.1保證檔案管理工作的整體性

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案管理工作借助網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，可以大大提高工作效率和工作質(zhì)量。而在這樣的環(huán)境中進行檔案管理工作，其工作量相較于傳統(tǒng)工作模式來說，提升數(shù)十倍。對此，如果工作人員不具備一定的信息化意識和應(yīng)用能力，就會導(dǎo)致錄入的檔案管理信息不完整。加之，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案管理信息具有較強的聯(lián)系性，信息內(nèi)容存在著環(huán)環(huán)相扣的特點。如果一部分的檔案管理工作存在漏洞，就會導(dǎo)致后期的整體檔案管理出現(xiàn)安全隱患，極不利于檔案信息的應(yīng)用和管理。

3.2完善檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的安全控制

隨著檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息化的不斷發(fā)展，其管理工作在效率提高的同時，安全風(fēng)險也在不斷提高。對此，相關(guān)管理工作人員應(yīng)該引起重視，積極落實軟硬件相結(jié)合的工作模式，使得檔案管理工作能夠在更好的平臺上體現(xiàn)更大的價值。其次，為保證檔案信息得到更好的應(yīng)用和管理，還需要工作人員保證信息資源的傳輸安全和管理安全，設(shè)置相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)“防火墻”，并同有關(guān)部門聯(lián)合，共同打擊網(wǎng)絡(luò)信息犯罪行為，確保檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展。

3.3加強重視力度

單位領(lǐng)導(dǎo)的重視，是進行一切工作落實的基礎(chǔ)，只有領(lǐng)導(dǎo)層方面得到重視，才能夠通過相關(guān)的規(guī)范來約束實際工作情況，構(gòu)建完善的檔案信息化管理工作體制，提高工作效率和工作質(zhì)量。對此，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該積極制定相應(yīng)的規(guī)章制度，將《檔案法》牢牢深入到實際的檔案管理工作之中，通過良好的引導(dǎo)促進單位檔案管理質(zhì)量的提高。其次，還應(yīng)該積極進行宣傳活動，讓工作人員能夠意識到文書檔案管理的重要意義。這樣會更大程度地讓單位員工意識到檔案管理的延伸影響和實際價值，利于工作人員提高工作責(zé)任心和熱情。

4.結(jié)束語

綜上所述，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，機關(guān)單位的電子文件信息數(shù)量愈來愈多。對此，相關(guān)機關(guān)單位應(yīng)該引起重視，積極在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下實現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新，對電子文件進行完善管理。并且需要保證檔案管理的安全性，促進檔案管理工作在安全、穩(wěn)定的環(huán)境下持續(xù)發(fā)展，提升檔案管理的社會服務(wù)水平和信息化質(zhì)量。

參考文獻

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