席曙光

摘 要：在新形勢發(fā)展下，高校學(xué)生檔案管理工作面臨著嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，了解高校學(xué)生檔案管理的重要性、認(rèn)清學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀、創(chuàng)新檔案管理模式，是目前高校需要重點考慮的內(nèi)容，只有這樣才能更好地發(fā)揮出學(xué)生檔案的積極作用，為學(xué)生日后發(fā)展提供保障?；诖耍疚闹饕治隽诵滦蝿菹赂咝W(xué)生檔案管理策略。

關(guān)鍵詞：新形勢;高校;學(xué)生檔案管理

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.014

新時期高校應(yīng)順應(yīng)時代的發(fā)展潮流，轉(zhuǎn)變檔案管理工作方式，準(zhǔn)確記錄學(xué)生各方面的信息，通過統(tǒng)一化與專業(yè)化的管理引導(dǎo)他們加強(qiáng)學(xué)習(xí)，增強(qiáng)他們的綜合素質(zhì)，為他們走入社會提供必要的幫助。傳統(tǒng)檔案管理模式存在不足，已經(jīng)不適應(yīng)新時期的發(fā)展要求，因此需要開展工作變革，制定有效的管理目標(biāo)與全面的管理方案，利用新平臺提高工作效率，保證檔案中記錄的信息符合學(xué)生的實際情況，并做到安全的存儲。

1 高校學(xué)生檔案管理工作的重要性

1）促進(jìn)學(xué)生全面發(fā)展。高校學(xué)生檔案能夠反映一個學(xué)生在學(xué)校的日常狀況和學(xué)習(xí)情況。完善的學(xué)習(xí)檔案記錄能夠促進(jìn)學(xué)生全面發(fā)展，高校學(xué)生檔案的建立是對學(xué)生全面接受素質(zhì)教育的展現(xiàn)，對學(xué)生成長發(fā)育有積極作用。完善健全的檔案管理制度，能夠提高學(xué)生學(xué)習(xí)熱情和展現(xiàn)良好的競爭意識，推動學(xué)生努力學(xué)習(xí)，提高成績的信心[1]。2）為用人單位提供服務(wù)。高校對于學(xué)生的培養(yǎng)最終目標(biāo)是走向社會，為國家做貢獻(xiàn)。企業(yè)在招收員工時除了考察員工的文憑和處事能力，對于員工的內(nèi)在素養(yǎng)考察也尤為看重。學(xué)生檔案是每位學(xué)生道德素質(zhì)和在校期間學(xué)習(xí)成績的體現(xiàn)，所以全面準(zhǔn)確的信息檔案方便每個用人單位對雇傭員工的全面了解。3）推動高校全面發(fā)展。高校學(xué)生檔案建立工作是高校全面發(fā)展不可或缺的部分，對于建立健全高校制度起到重要的推動作用。在學(xué)生檔案建立的過程中會存在許多問題，對于這些問題高校應(yīng)采取合理的解決辦法，歸納總結(jié)吸取經(jīng)驗為今后工作開展奠定基礎(chǔ)，推動校方教育事業(yè)的發(fā)展[2]。隨著每年的擴(kuò)招，大量學(xué)生進(jìn)入校園，高校檔案管理工作也面臨著極大挑戰(zhàn)，這就要求高校加強(qiáng)檔案管理工作，制定合理、科學(xué)的檔案管理制度，以更加優(yōu)化和準(zhǔn)確的工作效率服務(wù)廣大師生。推動高校全面運轉(zhuǎn)。

2 高校學(xué)生檔案管理存在的問題

1）檔案意識薄弱，檔案管理難度大。目前很多高校在開展學(xué)生檔案管理工作時，都認(rèn)為其與高校自身發(fā)展沒有任何關(guān)系，所以不需要將其劃分在高校運營的主要內(nèi)容中，其對學(xué)生檔案管理的重視度不高，使得檔案管理系統(tǒng)在構(gòu)建中存在諸多問題，降低了學(xué)生檔案管理工作的質(zhì)量，影響學(xué)生檔案的準(zhǔn)確性。也是由于這一原因，高校在開展檔案管理時，并未對其進(jìn)行科學(xué)系統(tǒng)的規(guī)劃和設(shè)計，檔案管理內(nèi)容、管理標(biāo)準(zhǔn)等也缺少規(guī)范性，再加上學(xué)校宣傳力度不夠，學(xué)生自身對檔案管理的重視度不強(qiáng)，嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作的開展，加大管理難度[3]。2）部門協(xié)調(diào)能力差，缺少統(tǒng)一化管理。高校學(xué)生檔案反映的是學(xué)生的綜合素質(zhì)能力，其涵蓋的內(nèi)容相對較多，所以需要與各部門的高效協(xié)調(diào)來促進(jìn)學(xué)生檔案管理工作的順利開展，充分發(fā)揮學(xué)生檔案的重要作用。但結(jié)合目前情況來看，高校檔案管理中，與各部門協(xié)調(diào)能力較差，很多檔案資料得不到及時地收集和整理，出現(xiàn)檔案資料不全、檔案缺失、分離等問題，降低了傳遞效率。3）管理人員自身能力水平不高。由于缺乏完善的高校學(xué)生檔案管理人員規(guī)范條例，高校對管理人員的要求較低，檔案管理人員普遍存在著專業(yè)知識能力不高，管理技能水平較差的情況，很難合理規(guī)劃學(xué)生檔案管理工作。一些高校的檔案管理工作基本是將檔案資料分配給各個院系，由輔導(dǎo)員老師自行分配，檔案質(zhì)量得不到保證，格式及材質(zhì)都存在著不規(guī)范、不合理等情況[4]。

3 高校學(xué)生檔案管理的改進(jìn)措施

1）制定檔案管理目標(biāo)。傳統(tǒng)的檔案管理模式存在不足，無法應(yīng)對大數(shù)據(jù)時代帶來的挑戰(zhàn)，也不符合新時期的發(fā)展要求。當(dāng)下高校檔案管理工作的側(cè)重點在于保管，記錄的信息中僅僅為學(xué)生的情況，不包含對他們的個性、心理等方面的分析，因此專業(yè)性不高，無法起到引導(dǎo)學(xué)生發(fā)展的作用。為此需要制定合理的檔案管理目標(biāo)，推動管理方式的轉(zhuǎn)變，增強(qiáng)檔案管理的工作質(zhì)量。根據(jù)目標(biāo)要求解決管理過程中存在的問題，提升檔案管理的質(zhì)量與效率。在目標(biāo)的指引下，檔案管理人員將堅持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，并發(fā)揮自己的創(chuàng)造性來改進(jìn)管理方式，避免工作失誤的情況出現(xiàn)，保證檔案是高校學(xué)生學(xué)習(xí)與實踐的準(zhǔn)確記錄，根據(jù)學(xué)生的情況及時修改相關(guān)內(nèi)容，如相關(guān)處分的撤銷等，避免影響學(xué)生今后的工作生活。2）創(chuàng)新檔案建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和操作流程。在“互聯(lián)網(wǎng)+”思維引導(dǎo)下，可以創(chuàng)新不一樣的展現(xiàn)方式，把專職檔案管理人員和勤工儉學(xué)學(xué)生的檔案結(jié)合起來，這樣就可以根據(jù)實際情況，制定合理的解決措施，轉(zhuǎn)變原有的缺失性，避免造成大量的時間浪費或者是材料的浪費。還需要按照不一樣的形式，展現(xiàn)不一樣的整理、歸檔、登記等，結(jié)合自身的實際情況，制定對應(yīng)的細(xì)節(jié)展現(xiàn)。需要在不一樣的步驟或者是流程當(dāng)中，提高技能競賽或者是企業(yè)實踐，頂崗實習(xí)結(jié)束之后，就可以提高對應(yīng)的質(zhì)量和內(nèi)容。保持對應(yīng)的完整性和真實性、全面性。對于人才培訓(xùn)來說，可以結(jié)合實際情況，完成對應(yīng)的內(nèi)容擴(kuò)充。將個人的發(fā)展材料和學(xué)生的誠信發(fā)展，企業(yè)的實踐經(jīng)歷，技能的競賽或者是心理檔案的范圍明確等內(nèi)容相結(jié)合。如此，就能夠保證檔案的真實性和連貫性。并且就會在信息化系統(tǒng)的作用下，保證學(xué)生信息檔案的有效性[5]。3）高校學(xué)生檔案管理應(yīng)加快數(shù)字化、信息化建設(shè)。眾所周知，隨著高校的不斷發(fā)展，以往的紙質(zhì)版檔案管理已無法滿足當(dāng)下快速發(fā)展社會的需求。尤其，信息技術(shù)發(fā)展一日千里和用人單位需求的不斷增加，對于高校學(xué)生檔案管理也提出了新的挑戰(zhàn)。為此，各高校應(yīng)高度重視信息化建設(shè)，普及信息化、數(shù)據(jù)化管理在學(xué)生檔案管理中的應(yīng)用，根據(jù)自身檔案管理工作的需要努力開展通過信息化、數(shù)字化、數(shù)據(jù)化的來高效和更為安全的管理學(xué)生檔案工作。當(dāng)然，對于通過信息化、數(shù)據(jù)化等信息技術(shù)管理學(xué)生檔案的高校，在信息保密方面難度增大，高校及管理者更要加強(qiáng)學(xué)生信息的保密工作，以防泄密。4）提高檔案管理人員素質(zhì)。首先加強(qiáng)人員管理素質(zhì)，強(qiáng)化檔案管理人員的思想覺悟，作為一名檔案管理人員應(yīng)該有責(zé)任心，在檔案管理過程中應(yīng)具有大局意識。其次，校方應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員的知識業(yè)務(wù)水平，提升人員素質(zhì)，并且要做到責(zé)任與義務(wù)的同時落實，落實每一名管理人員的義務(wù)，在出錯時相關(guān)管理人員也應(yīng)當(dāng)勇于承擔(dān)責(zé)任。并且對管理人員定期開展培訓(xùn)工作，加強(qiáng)現(xiàn)有工作人員的培訓(xùn)。然后另一方面也需要增加一些新的具備檔案管理能力的復(fù)合型人才，以此來提升管理人員管理水平和管理素質(zhì)，全面提高檔案管理人員的素質(zhì)與能力，有助于學(xué)校檔案工作的順利進(jìn)行，實現(xiàn)學(xué)校整體管理水平的提高[6]。

4 結(jié)束語

綜上所述，加強(qiáng)高校學(xué)生的檔案管理是必不可少的，對于學(xué)校中的檔案管理學(xué)校應(yīng)該結(jié)合大數(shù)據(jù)時代的背景將其充分的展現(xiàn)出來，結(jié)合信息化將檔案的技術(shù)進(jìn)行革新，并且按照信息化的步驟將檔案充分的保管好。以便日后能夠盡快的導(dǎo)出檔案或者是查看檔案，保證辦事的效率和時效性。

參考文獻(xiàn)

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[5]宋陽.信息化時代高校檔案管理工作創(chuàng)新策略[J].管理觀察，2019（21）：135-136.

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