劉鐵成

摘 要：在社會的日益發(fā)展下，檔案管理的模式發(fā)生了新的轉(zhuǎn)變。有效地展開檔案管理，可以對政府活動、工作詳情進(jìn)行實(shí)時記錄，利于對數(shù)據(jù)、信息進(jìn)行整理分析，促進(jìn)工作順利實(shí)施和管理優(yōu)化?，F(xiàn)如今，人們對檔案也有了一定的認(rèn)識和重視。在信息公開背景下，政府要想有效地推進(jìn)方案管理，必須正視管理中存在的問題，尋找優(yōu)化策略予以落實(shí)，提高管理質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)資源的合理利用。

關(guān)鍵詞：信息公開;政府檔案管理;問題與策略

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：2096-3866（2020）23-0-02

檔案作為一個歷史階段的獨(dú)有的信息資源，對社會政治、經(jīng)濟(jì)的發(fā)展具有不容小覷的影響。政府信息公開是衡量一個國家民主化進(jìn)程的重要標(biāo)桿。但反觀實(shí)情，發(fā)現(xiàn)檔案管理中還存在一些問題，如基礎(chǔ)業(yè)務(wù)較為薄弱、信息實(shí)效性不強(qiáng)等，有所影響管理效果。基于此，本文將先行剖析現(xiàn)階段政府檔案管理的問題所在，后結(jié)合時代新變化、以及管理經(jīng)驗(yàn)，探討信息公開背景下政府檔案管理優(yōu)化策略。

一、現(xiàn)階段政府檔案管理切實(shí)存在的問題

（一）檔案信息范圍輻射面較窄

縱觀檔案管理實(shí)情，存在檔案資源利用率低的問題，究其主要原因是涉及的范圍太過于局限，對專家、學(xué)者、社會公眾所提供服務(wù)的比例較小，館藏資源無法滿足人們的需求。而且檔案資源文件多以紙質(zhì)文件為主，電子類、多媒體等其他載體形式的檔案少之又少，這樣情況的存在也造成相關(guān)服務(wù)的開展存在滯后性，服務(wù)手段的可操作性弱，基本處于被動式服務(wù)階段。

（二）檔案信息管理缺乏實(shí)效性

社會每一個層級對檔案的需求程度不同。從需求情況角度分析，社會和群眾主要所需的是形成時間在十年以內(nèi)的檔案。而因管理工作具有其繁瑣性，政府部門長期以傳統(tǒng)的、單一的管理方式開展工作，已不適應(yīng)現(xiàn)代化社會發(fā)展需求，且在管理上還缺乏合理的監(jiān)督機(jī)制，管理?xiàng)l例未落實(shí)，質(zhì)量無法達(dá)到預(yù)期目標(biāo)，導(dǎo)致檔案管理工作經(jīng)常處于期限錯配的狀態(tài)，無法及時面向公眾公開部分信息和提供所需服務(wù)。

（三）分段管理機(jī)制制約信息公開

在機(jī)關(guān)文件向檔案館轉(zhuǎn)移的過程中，由于受管理體制的制約，在這一過程中要經(jīng)歷一個銜接環(huán)節(jié)。具體指的是：文件先由機(jī)關(guān)內(nèi)部業(yè)務(wù)部門產(chǎn)生，經(jīng)整理立卷后，遞交內(nèi)部的檔案機(jī)構(gòu)歸檔。在機(jī)關(guān)內(nèi)部的檔案機(jī)構(gòu)中現(xiàn)存著相當(dāng)大的一部分最具利用價值的文件檔案，且部分方案檔案在信息庫未記錄。機(jī)關(guān)檔案機(jī)構(gòu)因具有文件保管權(quán)，所以對檔案是否面對公眾進(jìn)行公開具有一定的決定權(quán)，制約著政府檔案信息公開工作的推進(jìn)。

二、信息公開背景下政府檔案管理優(yōu)化策略

（一）提高重視程度，加大資金投入

政府是面向群眾的服務(wù)性機(jī)構(gòu)，每天要接收到相當(dāng)龐大的信息數(shù)據(jù)，所以必須要進(jìn)行檔案的管理。檔案管理工作的有效推進(jìn)離不開人力、物力等方面給予支持，而且在今天信息日益龐雜的環(huán)境下，政府檔案管理工作必須依靠先進(jìn)化設(shè)備快速展開，有益于其朝向更好的方向發(fā)展建設(shè)。而因前期投入不足，館內(nèi)儀器設(shè)備不健全，條件不足的限制令電子檔案的工作無法順利開展，整個檔案管理效果欠佳。基于此，政府單位應(yīng)召集相關(guān)人員開會討論，為檔案管理信息化建設(shè)立專項(xiàng)資金，以用來購買存放檔案所需物資，以及電子化設(shè)備等。同時，政府單位要加強(qiáng)與社會上公司間的合作，尋找專業(yè)的技術(shù)人才和資源，以促進(jìn)政府檔案管理工作可順利推進(jìn)。

（二）開展員工培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平

要想高效地展開檔案管理工作，作為檔案管理人員應(yīng)先建立起信息化的管理意識，熟悉辦公軟件的操作用法。為此，政府單位要為員工創(chuàng)設(shè)學(xué)習(xí)平臺，引領(lǐng)檔案管理人員的自身綜合素質(zhì)。培訓(xùn)工作可從以下幾個層面開展：一是面向新晉員工要做好入職培訓(xùn)，使員工盡快熟悉政府部門的具體職務(wù)，且要設(shè)置考核，待考核合格方可正式上崗。二是可邀請業(yè)內(nèi)專家前來部門定期開展講座和培訓(xùn)，強(qiáng)化員工的信息技能，使檔案管理人員通過學(xué)習(xí)和實(shí)踐練習(xí)可以掌握技能，提升自身的業(yè)務(wù)水平能力。三是在抓好技能培訓(xùn)的同時，也不可忽略理論方面的培訓(xùn)，以引領(lǐng)檔案管理人員提高思想政治覺悟，具備服務(wù)的意識，能夠樹立正確的心態(tài)，堅守崗位，更好地為檔案事業(yè)奉獻(xiàn)自己的力量。

（三）立足實(shí)際情況，構(gòu)建長效機(jī)制

在以往，政府部門人員與群眾都普遍習(xí)慣使用紙質(zhì)檔案、摘抄信息，這種情況的存在造成部分信息未能及時上傳到網(wǎng)絡(luò)平臺上，一些外來人員無法通過訪問網(wǎng)絡(luò)信息端口獲得信息。而且，檔案管理工作的過程中需要關(guān)注到存儲載體的安全性，這就要求利用專門的技術(shù)進(jìn)行檢查和加密，以此保證重要文件的安全性?；诖耍瑸楸Ｕ瞎芾淼男屎唾|(zhì)量，應(yīng)對紙質(zhì)、電子兩類文件，實(shí)施雙軌制的管理方法，具體是指將兩者編成一致的檔案卷號與著錄信息，以此完善數(shù)據(jù)庫，方便使用者按篩選條件查閱檔案。若在經(jīng)濟(jì)條件允許下，政府部門還可聯(lián)合外部信息技術(shù)開發(fā)公司，一起攜手搭建數(shù)字檔案室，將分散在不同地理位置和載體中的檔案信息集于一起，利用數(shù)字化方式進(jìn)行存儲，綜合信息資源為檔案管理核心，以協(xié)調(diào)統(tǒng)一的方式開展管理，不僅可增強(qiáng)輻射范圍，還可推動檔案資源共享。

（四）搭建管理系統(tǒng)，公開部分信息

政府作為社會的服務(wù)性機(jī)構(gòu)，為更好地在新的社會形勢下推進(jìn)檔案管理服務(wù)，可以從以下兩方面入手進(jìn)行改革。

一方面，政府部門首先要著力打造文檔一體化管理系統(tǒng)。實(shí)施政府信息公開明確要求政府部門要及時主動向檔案機(jī)構(gòu)提供可對外公開的信息，這是必須遵循的義務(wù)。而檔案機(jī)構(gòu)在平日里需要整理、歸檔并保存這些重要的文件信息，對此需要建成文檔一體化管理系統(tǒng)，并與政府電子政務(wù)系統(tǒng)、檔案信息化管理系統(tǒng)等服務(wù)平相鏈接，使其輻射范圍廣。其次，政府還應(yīng)該從人性化的角度考慮，設(shè)計電子文件的歸檔、管理等功能，以便公眾可以輕松、準(zhǔn)確操作，快速查詢到所需文件。例如，可搭建微信公眾平臺，增加網(wǎng)絡(luò)窗口覆蓋率，簡易訪問流程，便于公眾利用手機(jī)上網(wǎng)，觸控操作就可查閱，這樣整體系統(tǒng)的價值得以展現(xiàn)，能夠滿足公眾對政府檔案信息的查詢與利用需求。

另一方面，在信息化的背景下，政府部門要將目光放長遠(yuǎn)，投入技術(shù)努力促進(jìn)檔案網(wǎng)站建設(shè)。近兩年來，面向公眾開放的檔案網(wǎng)站越來越多，但大多網(wǎng)站平臺上內(nèi)容和功能單一，且更新速度緩慢，給公眾的使用帶來了不便。因此，政府部門要注意細(xì)分每一個網(wǎng)站切片的內(nèi)容，完善其服務(wù)功能。不僅要涉及檔案類要點(diǎn)新聞的宣傳，還要結(jié)合政府部門的信息公開工作，專門開設(shè)公開欄目窗口，公眾可檢索和查閱，并同時能夠享受到查詢和下載的服務(wù)。除此之外，檔案管理人員要負(fù)責(zé)任，及時更新檔案網(wǎng)站上的頁面信息，提高信息的實(shí)效性?？紤]到網(wǎng)站建設(shè)，既要平臺簡約美觀，又要內(nèi)容詳盡，為此最好聘請專業(yè)人士協(xié)助設(shè)計檔案網(wǎng)站，促使通過研討、方案制定、設(shè)計定版、試運(yùn)行，最終使檔案網(wǎng)站發(fā)揮應(yīng)有價值，政府檔案信息利用率也在逐步提升。

（五）精細(xì)進(jìn)行管理，提高服務(wù)質(zhì)量

為使各項(xiàng)服務(wù)能真正落到實(shí)處，檔案管理人員應(yīng)有責(zé)任感，以嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的態(tài)度去面對工作，時刻關(guān)注檔案管理信息化建設(shè)的狀況，便于直觀地發(fā)現(xiàn)其中所隱藏的問題，召集相關(guān)負(fù)責(zé)人員商討有效的解決措施，予以改善檔案管理的措施、方案，使其管理效能可持續(xù)地發(fā)揮，提高政府檔案服務(wù)的質(zhì)量與水平。而且要始終要將檔案信息化建設(shè)的安全保密工作放在重要位置，在這一方面所涉及的技術(shù)包涵信息加密技術(shù)、數(shù)字證書、網(wǎng)絡(luò)防火墻技術(shù)等，檔案館具體在實(shí)施的過程之中可以聯(lián)合技術(shù)人員集各項(xiàng)技術(shù)的優(yōu)勢特點(diǎn)，對文件進(jìn)行加密防護(hù)，為其建立一道嚴(yán)密的防護(hù)網(wǎng)，以此避免檔案信息丟失。通過完善的系統(tǒng)平臺和管理機(jī)制，進(jìn)而為公眾提供更便捷、更安全的檔案服務(wù)?？紤]到公眾的所處職業(yè)領(lǐng)域不同，需要閱讀的檔案文件也不同，所以檔案管理人員要對文件進(jìn)行細(xì)致分類，區(qū)分出不同的檔案信息化操作群體，在這里也要注意安全性，要嚴(yán)格遵循最小權(quán)限原則，對訪問進(jìn)行控制，最好細(xì)化到每一個用戶、每一項(xiàng)任務(wù)、每一份檔案，對所有檔案資源做到精細(xì)化管理。雖說將信息技術(shù)應(yīng)用于政府檔案管理當(dāng)中是一項(xiàng)長期的、系統(tǒng)性的工程，并不是一朝一夕就能夠完成的，但我們要堅信通過政府部門人員的配合和努力，以及信息化技術(shù)的更新發(fā)展，檔案信息管理效能可日益變得完善，面向工作所提供的服務(wù)也越趨朝向優(yōu)質(zhì)化的方向發(fā)展。

三、結(jié)語

總而言之，新時期政府部門必須充分認(rèn)識到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，將發(fā)展的目光放長遠(yuǎn)，在日常管理中與時俱進(jìn)，并從人性化角度考慮進(jìn)行改革，利用信息技術(shù)完善平臺建設(shè)，拓展檔案信息服務(wù)領(lǐng)域，且可在網(wǎng)絡(luò)窗口上增加投訴意見窗口，面向公眾收集可行的建議，以便后期有針對性地進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，使整個服務(wù)系統(tǒng)更好地適應(yīng)社會發(fā)展需求。

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