汪敬

[摘 ?要：政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案是指在政府采購(gòu)活動(dòng)過(guò)程中形成的文字材料、圖紙、圖表及聲像資料等。包括紙質(zhì)、磁盤、光盤等不同媒質(zhì)載體的各種記錄。它是對(duì)政府采購(gòu)全過(guò)程的真實(shí)反映，是政府采購(gòu)活動(dòng)的重要見證。采購(gòu)人和采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)在組織實(shí)施政府采購(gòu)項(xiàng)目活動(dòng)中形成的文件材料，都應(yīng)歸入政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理。采購(gòu)人和采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)項(xiàng)目檔案的立卷、歸檔工作，保證檔案資料的真實(shí)性和完整性。本文對(duì)高職院校在政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理工作中存在的問題和對(duì)策進(jìn)行了分析，以供有類似情況的高職院校共同交流和探討。

關(guān)鍵詞：高職院校;政府采購(gòu)項(xiàng)目;檔案管理]

政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理工作是高職院校檔案工作的重要組成部分，作為采購(gòu)人，對(duì)政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案進(jìn)行科學(xué)、規(guī)范化管理有助于保證檔案資料的完整性和系統(tǒng)性，能夠?yàn)榻窈蟮牟少?gòu)工作、處理各種質(zhì)疑、投訴和接受監(jiān)督檢查等提供客觀真實(shí)的數(shù)據(jù)和法律依據(jù)。

1政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理工作存在的問題

1.1政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理工作基礎(chǔ)薄弱

政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案是隨著政府采購(gòu)工作應(yīng)運(yùn)而生的，是一種新興的檔案。雖然在2014年修訂的《政府采購(gòu)法》中第四十二條對(duì)政府采購(gòu)檔案進(jìn)行了規(guī)定：采購(gòu)人、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)對(duì)政府采購(gòu)項(xiàng)目每項(xiàng)采購(gòu)活動(dòng)的采購(gòu)文件應(yīng)當(dāng)妥善保存，不得偽造、變?cè)?、隱匿或者銷毀。采購(gòu)文件的保存期限為從采購(gòu)結(jié)束之日起至少保存十五年;各地也相繼出臺(tái)了政府采購(gòu)檔案管理辦法，但政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理依然沒有統(tǒng)一的制度規(guī)范，具體到檔案的收集、分類、立卷、保管、查閱和銷毀等各項(xiàng)工作沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理基礎(chǔ)仍較為薄弱。

1.2政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理缺乏制度規(guī)范

規(guī)范的制度是政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理工作順利開展的基礎(chǔ)。目前，一些地方雖出臺(tái)了《政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理辦法》，但是沒有制定相關(guān)的政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理制度，如：政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案的收集、保管、利用和銷毀等制度。我院現(xiàn)行的檔案歸檔范圍里只有XZ15里提及到了5萬(wàn)元以下物資采購(gòu)的招投標(biāo)文件，保管期限為30年，針對(duì)新興的政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案既沒有相關(guān)的制度規(guī)范，也沒有明確的分類方案、歸檔范圍和保管期限，這就導(dǎo)致了檔案的收集整理、分類立卷、歸檔保存等工作缺乏制度保障、分類依據(jù)和和歸檔標(biāo)準(zhǔn)。

1.3專業(yè)人員缺乏，現(xiàn)有的檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，管理質(zhì)量差

由于檔案隊(duì)伍建設(shè)沒有得到加強(qiáng)。目前，檔案科的專職檔案人員和兼職檔案人員都缺乏專業(yè)的背景和理論知識(shí)，素質(zhì)參差不齊，政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案歸檔工作經(jīng)驗(yàn)不足，且缺乏專業(yè)的指導(dǎo)，更多時(shí)候是自己在摸索，導(dǎo)致政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理質(zhì)量差。

1.4政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案收集不齊全，影響檔案資料的完整性

因?yàn)闆]有明確的歸檔范圍和政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案目錄，在收集檔案資料時(shí)，存在漏收，少收的情況。比如，投標(biāo)文件、評(píng)（標(biāo)）審報(bào)告、采購(gòu)人對(duì)評(píng)標(biāo)結(jié)果的確認(rèn)文件等。

2做好政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理工作的對(duì)策

2.1制定完善的政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理制度

檔案管理制度是檔案管理的準(zhǔn)則。高職院校作為采購(gòu)人，應(yīng)加強(qiáng)采購(gòu)項(xiàng)目檔案的立卷、歸檔、保管、利用和銷毀的管理，積極制定政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理規(guī)章制度，使政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案歸檔工作有章可循，做到歸檔有依據(jù)，借閱有規(guī)定，保密有條例，查閱有程序，移交有記錄，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的制度化。

2.2明確政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案分類方案、歸檔范圍和保管期限

為規(guī)范政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理工作，高職院校應(yīng)在制定政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理制度的基礎(chǔ)上，明確采購(gòu)項(xiàng)目檔案的分類方案、歸檔范圍和保管期限。嚴(yán)格遵循保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系、科學(xué)分類、方便查閱的原則，結(jié)合具體的采購(gòu)方式，統(tǒng)一歸檔內(nèi)容或目錄，做到歸檔有范圍，立卷有標(biāo)準(zhǔn)，保管有期限，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化和科學(xué)化。

2.3積極引進(jìn)專業(yè)人才，提高政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

高職院校應(yīng)加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，一是積極引進(jìn)檔案專業(yè)管理人員，充實(shí)檔案管理隊(duì)伍，二是定期對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和職業(yè)技能，內(nèi)容包括有關(guān)政府采購(gòu)方面的法律法規(guī)、政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理辦法、政府采購(gòu)檔案管理規(guī)章制度等。必要時(shí)可組織相關(guān)人員進(jìn)行政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理專題培訓(xùn)，在通過(guò)技能培訓(xùn)，提高相關(guān)人員的理論水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)，采購(gòu)活動(dòng)結(jié)束后，經(jīng)辦人員應(yīng)及時(shí)收集第一手資料，并在項(xiàng)目合同簽訂、交付驗(yàn)收完成后，把政府采購(gòu)項(xiàng)目相關(guān)檔案一并移交給檔案管理人員，使之能及時(shí)整理匯總。檔案管理人員應(yīng)熟悉政府采購(gòu)相關(guān)流程，對(duì)照政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案歸檔目錄，積極主動(dòng)催收遺漏的檔案資料，確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。

總之，政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理工作是學(xué)院檔案管理工作的重要組成部分，作為一種新興檔案類型，高職院校應(yīng)該從根本上加強(qiáng)對(duì)這項(xiàng)工作重要性的認(rèn)識(shí)，及時(shí)制定政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案規(guī)章制度，明確科學(xué)的分類方案、歸檔目錄和保管期限，并加強(qiáng)對(duì)相關(guān)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理工作的制度化、規(guī)范化和科學(xué)化。

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[5]政府采購(gòu)檔案管理（搜狗百科）.